如何建立能真正保护你的小微企业的资本储备
你的业务正在蓬勃发展。收入在攀升，客户很满意，你终于开始觉得自已已经摸透了创业这门学问。然后，一位大客户推迟了三个月的付款，或者一个关键设备发生故障，亦或是经济低迷对你所在行业的打击超出了预期。
突然之间，问题不再是你的企业是否盈利，而是你是否有足够的现金在接下来的 90 天内生存下去。
这是一个发人深省的现实：根据 SCORE 的数据，82% 的企业失败可以追溯到现金流问题。不是因为产品不好，也不是因为营销不力，而是现金流。而那些在意外挑战中幸存下来的企业几乎都有一个共同点：他们在需要之前就建立了资本储备。
什么是资本储备，为什么它们很重要？
资本储备——有时被称为应急基金或现金储备——是专门拨出用于处理意外支出、收入短缺或需要立即投入资金的商业机会的流动资金。
可以将资本储备视为你企业的财务免疫系统。当一切运转顺利时，你几乎感觉不到它们的存在。但当危机袭来时，它们就是安然度过风暴与关门大吉之间的区别。
无储备运营的真实代价
考虑以下场景：
没有储备：一家大客户欠你 50,000 美元并申请破产。下周你无法发放工资。你被迫背负高利息的应急贷款、解雇员工或停止运营。
有储备：同样的大客户破产虽然让人心痛，但你存有三个月的运营支出。你可以调整销售策略，减少非必要支出，并在重建收入流的同时继续运营。
美联储报告称，66% 的小企业面临财务挑战，其中支付运营支出是最常见的困难之一。资本储备将这些挑战从生存威胁转化为可控的挫折。
你应该保留多少储备金？
财务专家的标准建议是在资本储备中保留三到六个月的运营支出。但这一通用的建议值得进行更细致的分析。
计算你的每月运营支出
在确定目标之前，你需要确切知道每月经营业务的成本。以下是计算基准的方法：
第一步：收集你的支出
调取过去 12 个月的损益表。加总所有必要项：
- 工资和承包商付款
- 租金或抵押贷款支出
- 公用事业费用（电、气、水、互联网）
- 保费
- 软件订阅费
- 贷款还款
- 库存和物料
- 专业服务（会计、法律）
第二步：计算你的每月消耗率
将你的年度运营支出除以 12。这就是你的平均每月消耗率——即你的企业维持运营所需的最低金额。
第三步：识别已承诺现金与可用现金
这里有一个许多企业主都会忽略的关键区别：你运营账户中的余额并不等同于你的储备金。如果你的支票账户显示有 50,000 美元，但其中 35,000 美元已承诺用于下周的工资、供应商发票和季度税收，那么你实际可用的只有 15,000 美元。这 15,000 美元才是真正储备的开始。
确定你的目标储备金额
一旦你知道了每月消耗率，将其乘以你的目标覆盖期：
| 风险等级 | 建议储备 | 示例（每月 10,000 美元支出） |
|---|---|---|
| 低风险，收入稳定 | 3 个月 | $30,000 |
| 中等风险 | 4-5 个月 | $40,000-$50,000 |
| 高风险，收入波动大 | 6 个月以上 | $60,000+ |
应该增加目标的因素
季节性业务：如果你的收入全年波动较大，你需要更多的储备来支付淡季支出。依赖假日销售的零售业务可能需要 6-9 个月的储备才能度过 1 月到 10 月。
长销售周期：销售周期为 60-90 天或更长的 B2B 企业需要额外的缓冲，因为收入中断需要更长的时间来纠正。
行业波动性：建筑、酒店和基于活动的业务面临更不可预测的需求。应相应增加预算。
信贷获取受限：如果你无法快速获得信贷额度或其他融资，较大的储备可以提供更长的缓冲期。
增长阶段：快速增长的企业需要额外的现金，以便在新收入到达之前支付不断扩张的应收账款和库存。
建立储备的逐步计划
知道自己应该存下三到六个月的支出是一回事，在经营业务的同时实际建立起这道缓冲垫则是另一回事。这里有一个实用的方法：
第 1 步：从小额开始，立即行动
不要等到你能每月存下 10,000 美元才开始。从你能持续拨出的任何金额开始，哪怕只有 500 美元。
设定一个初始目标，即节省每月利润的 10%。随着业务趋于稳定，逐步提高这一比例。储蓄习惯比初始金额更重要。
第 2 步：自动化你的储蓄
意志力是不可靠的。让储蓄自动化：
- 设置从运营账户到准备金账户的定期转账
- 将转账时间安排在最大笔定期存款到账后的第二天
- 将转账视为一项不可逾越的支出
一些企业主使用应用程序将消费金额向上取整，并将差额存入储蓄。另一些人则自动划转收到的每笔发票付款的一定比例。
第 3 步：开设独立的准备金账户
你的紧急基金必须存放在与运营资金分开的账户中。为什么？
心理隔离：专用准备金账户中的资金感觉与运营现金不同。你不太可能在非紧急情况下动用它。
可见性：你可以立即看到自己确切拥有多少缓冲资金，而无需计算已承诺的支出。
利息：将准备金存入高收益储蓄账户或货币市场账户。你的紧急基金在待命时也能赚取收益。
寻找具备以下条件的账户：
- 具有竞争力的利率
- 无月费
- 在真正需要资金时易于提取
- 受 FDIC 保险保护
第 4 步：在业绩强劲时期增加储蓄
当业务蓬勃发展时，抵制立即扩张的诱惑。相反，应加速储备建设：
- 将意外获得的大额款项中的一部分分配到准备金中
- 将意外收入（退税、和解款项）全部存起来
- 将月末任何预算结余存入银行
在业绩强劲的月份，你可能会存下收入的 20-25%，而不是标准的 10%。这些加速贡献会迅速产生复利效应。
第 5 步：每季度重新计算一次
你的准备金目标不是静态的。随着业务的增长或缩减，你的开支也会发生变化：
- 每季度审查一次你的烧钱率（Burn Rate）
- 相应地调整你的目标准备金
- 在五名员工时能保护你的资金，在十五名员工时将不足够
资金准备金存放在哪里
你的紧急基金需要有足够的流动性以便快速动用， 但不应存放在不产生收益的支票账户中。考虑：
高收益储蓄账户：目前提供的利率明显高于传统储蓄，且易于提取。这是存放主要准备金的理想选择。
货币市场账户：收益率略高于储蓄账户，并具有用于大额提款的支票开具功能。
短期定期存单 (CDs)：适用于你确定在未来 3-6 个月内不需要的部分准备金。利率更高，但提前取款会产生罚金。
拆分法：在向高收益储蓄账户中保留两个月的开支以便随时取用，并将其余准备金存入短期定期存单或货币市场账户。
避免将准备金存放在：
- 支票账户（太容易花掉，没有利息）
- 投资（波动性太大，在你最需要资金时可能会贬值）
- 实物现金（没有利息，存在安全风险）
何时使用准备金（以及何时不该动用）
拥有准备金并不意味着永远不去碰它。它意味着有策略地将其用于真正的紧急情况和机遇。
适当的用途
- 在收入暂时不足期间支付薪资
- 更换对运营至关重要的故障设备
- 在主要客户延迟付款时填补资金缺口
- 处理突如其来的税务责任
- 应对行业低迷期
- 抓住具有明确投资回报率（ROI）且有时效性的增长机遇
不当的用途
- 为所有者的个人生活开支提供资金
- 弥补长期的无利可图（应转而修复商业模式）
- 投机性投资
- 你明知会发生但未列入预算的支出
- 并非紧迫的“锦上添花”式升级
使用后的补充
当你动用准备金时，应优先重建它们：
- 设定明确的补充时间表
- 暂时减少非必要支出
- 与供应商协商延长付款期限
- 考虑临时的增收策略
- 跟踪每月实现目标的进展
不要习惯于在准备金耗尽的情况下运营。在恢复之前，下一个意外支出可能就会到来。
要避免的常见错误
预留太少：三个月的最低限额确实只是最低限额。尽量多留一些缓冲空间，尤其是在波动的行业。
预留太多：囤积过多现金意味着错过增长机会。如果你的准备金超过 12 个月的开支，考虑将多余部分重新投资于业务。
将应收账款计入准备金：欠你的钱不是手头的 现金。准备金计算应仅包括实际的流动资金。
将准备金视为运营账户：不要随意存入和取出资金。准备金应仅用于真正的紧急情况。
忽视通货膨胀：你的开支会随着时间推移而增加。三年前足够的紧急基金，今天可能已经不足了。
资金紧张时如何建立储备金
如果你已经捉襟见肘了怎么办？即使在资金紧张的情况下，也可以通过以下策略开始建立储备金：
削减一笔小额开支：取消不使用的订阅服务，与供应商协商稍低的价格，或将日常管理费用降低 5%。将节省下来的资金转入储备金。
加快开票速度：如果你是按月计费，请改为每两周计费一次。如果是完工后计费，请考虑分阶段付款。更快的现金回收意味着有更多资金可用于储备。
提供提前付款折扣：为 10 天内付款提供 2% 的折扣，可以加速你的现金流并加快储备金的建立。
重新审视定价：许多企业的定价偏低。即使是对最受欢迎的产品或服务进行小幅提价，也能为储备金带来额外现金。
催收逾期款项：未支付的账单代表你已经赚取的现金。建立一套系统的催收流程。
“内心安宁”的红利
除了实际的财务收益外 ，资本储备还提供了一些难以量化的东西：内心的安宁。
拥有充足储备的企业主睡眠质量更好。由于不是在绝望中运营，他们能做出更好的决策。他们可以凭实力与客户和供应商谈判。他们知道自己有安全网，因此可以承担经过深思熟虑的风险。
这种心理上的益处会随着时间的推移而产生复利效应。压力减轻意味着思维更清晰。思维更清晰意味着更好的业务决策。更好的决策意味着更强的业绩，并最终带来更丰厚的储备金。
从第一天起就保持财务井然有序
建立资本储备需要准确了解每月资金的去向。如果没有准确、实时的财务记录，你基本上是在盲目猜测自己的资金消耗率（burn rate）和储备目标。
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