Минулого місяця ви витратили $8,000 на сировину та $5,000 на оренду офісу. Ось незручне питання: лише одне з цих двох зменшило прибуток минулого місяця. Інше зараз лежить на вашому балансі, тихо чекаючи майбутнього продажу, перш ніж воно взагалі торкнеться звіту про прибутки та збитки. Якщо ви не можете сказати, яке з них яке — або, що гірше, якщо ваші книги обліковують обидва однаково — ваш прибуток неправильний, ваше ціноутворення на продукцію побудоване на хибних даних про витрати, а ваша податкова декларація може включати до витрат те, що IRS вимагає капіталізувати. Межа між ними — це різниця між витратами періоду та витратами на продукцію, і кожен бізнес, який виробляє або продає фізичні товари, живе по той чи інший бік цієї межі.
Витрати на продукцію та витрати періоду в одному абзаці
Витрати на продукцію — це будь-які витрати, пов'язані з виготовленням або придбанням товарів, які ви продаєте: прямі матеріали, пряма праця та виробничі накладні витрати. Ці витрати прикріплюються до запасів — вони лежать на балансі як актив і стають витратами (собівартість реалізованої продукції) лише тоді, коли готовий продукт продано. Витрати періоду — це все інше: витрати на збут, загальні та адміністративні витрати, прив'язані до періоду часу, а не до виробництва. Оренда офісу продажів, реклама, зарплати керівництва та витрати на відсотки потрапляють до звіту про прибутки та збитки в тому місяці, коли вони понесені, незалежно від того, чи продали ви хоч одну одиницю. Ті самі гроші виходять за двері; абсолютно різний вплив на час відображення у прибутку.
Подумайте про це так: витрати на продукцію подорожують разом із товарами, витрати періоду спливають разом із календарем.
Що вважається витратами на продукцію
Витрати на продукцію — іноді звані капіталізованими витратами — мають три складники для виробника:
- Прямі матеріали. Сировина та деталі, які стають частиною готового продукту: деревина для виробника меблів, тканина для бренду одягу, мікрочіпи для складальника електроніки. Включайте вхідні витрати на доставку цих матеріалів на вашу фабрику.
- Пряма праця. Заробітна плата, податки на фонд оплати праці та пільги для працівників, які фізично виготовляють продукт: оператори верстатів, складальники, бригада на виробничій лінії.
- Виробничі накладні витрати. Кожна інша фабрична витрата, яка підтримує виробництво, але не може бути віднесена до окремої одиниці: оренда фабрики, комунальні послуги для заводу, амортизація виробничого обладнання, зарплата керівника заводу, непрямі матеріали, такі як мастила та засоби для чищення, праця з контролю якості.
Додайте всі три разом, і ви отримаєте загальну виробничу собівартість за період. Товари, завершені протягом періоду, переносять цю собівартість у запаси готової продукції; товари, продані протягом періоду, переносять її до звіту про прибутки та збитки як собівартість реалізованої продукції (COGS).
Якщо ви роздрібний продавець або оптовик, а не виробник, ваша витрата на продукцію простіша: ціна придбання товару плюс вхідна доставка та будь-які імпортні мита. У вас немає фабрики, тому немає накладних витрат для розподілу — але логіка часу ідентична. Вартість товарів на ваших полицях — це актив, а не витрата, доки клієнт їх не купить.
Сервісні бізнеси здебільшого не стикаються з цим розрізненням. Без запасів, які переносять витрати вперед, майже все, що витрачає консалтингова чи агенційна фірма — зарплати, оренда, програмне забезпечення — є витратами періоду, які списуються в міру виникнення. (Єдиний частковий виняток — довгострокова контрактна робота, де витрати можуть накопичуватися за проєктом до визнання доходу.)
Що вважається витратами періоду
Витрати періоду базуються на часі, а не на виробництві. Стандартні категорії:
- Витрати на збут. Реклама, комісійні з продажу, зарплати вашої команди продажів, витрати на виставки, вихідна доставка готових товарів клієнтам (freight-out) та амортизація вантажівок для доставки.
- Загальні та адміністративні витрати. Оренда офісу, зарплати керівництва та бухгалтерії, юридичні та професійні послуги, офісні витрати, страхування та амортизація офісного обладнання.
- Дослідження та розробки. Згідно з US GAAP, R&D списуються в міру виникнення, навіть коли дослідження спрямовані на майбутній продукт.
- Витрати на відсотки. Вартість запозичення — це фінансове рішення, ніколи не виробнича витрата, тому відсотки за кредитом потрапляють до звіту про прибутки та збитки негайно.
Жодне з них не може бути відкладене в запасах. Витратьте $3,000 на рекламу в березні — і прибуток березня впаде на $3,000 повністю — навіть якщо кожна одиниця, яку ви виготовили того місяця, все ще лежить на складі.
Чому це розрізнення змінює ваш прибуток
Оскільки витрати на продукцію чекають у запасах, а витрати періоду впливають негайно, неправильна класифікація витрати переносить прибуток між періодами. Розгляньте невеликого виробника меблів, який витрачає $50,000 за місяць: $30,000 на деревину та цехову працю (витрати на продукцію) і $20,000 на оренду, рекламу та офісні зарплати (витрати періоду). Він завершує 100 столів, але продає лише 60.
- Правильний облік: COGS становить 60 відсотків від $30,000, або $18,000. Витрати періоду — $20,000. Загальні витрати проти доходу місяця: $38,000. Решта $12,000 витрат на продукцію залишається в кінцевих запасах як актив.
- Неправильний облік (списання всього): місяць показує $50,000 витрат — прибуток занижений на $12,000 — а наступного місяця, коли решта 40 столів продадуться без відповідної витрати, прибуток буде завищений на ті самі $12,000.
Та сама помилка також спотворює вашу валову маржу — число, яке кредитори та покупці вивчають першим. Валовий прибуток — це дохід мінус COGS, тому вкладення витрат періоду в COGS занижує вашу маржу і змушує здоровий бізнес виглядати кволим, тоді як витік витрат на продукцію в операційні витрати завищує її та приховує проблему ціноутворення. У будь-якому випадку рішення, які ви ухвалюєте на основі цих чисел — скільки брати, які продуктові лінії зберегти, чи можете дозволити собі ще одного найманого працівника — починаються з вигадки.
Сірі зони, які збивають з пантелику малий бізнес
Підручникова версія чиста; реальні витрати — ні. Наведені нижче витрати спричиняють більшість неправильних класифікацій у книгах малих компаній:
Вхідна доставка проти вихідної. Доставка сировини на вашу фабрику — це витрата на продукцію; вона є частиною того, скільки коштували вам товари. Доставка готових товарів вашому клієнту — це витрата на збут, витрата періоду. Бізнеси, які обліковують усі доставки на одному рахунку, щомісяця роблять одну з двох помилок.
Фабричні витрати проти офісних. Оренда та комунальні послуги для виробничого цеху — це виробничі накладні витрати (витрати на продукцію); оренда та комунальні послуги для головного офісу — витрати періоду. Якщо ви виробляєте й адмініструєте під одним дахом, розділіть рахунки на розумній основі — площа є стандартом — і задокументуйте це.
Амортизація залежить від того, що амортизується. Амортизація верстата з ЧПК — це виробничі накладні витрати. Амортизація офісних комп'ютерів та автомобіля генерального директора — витрата періоду. Один рахунок амортизації не може правильно вмістити обидва.
Проблема керівника. Керівник заводу, який наглядає за виробництвом, — це непряма праця, тобто виробничі накладні витрати, витрата на продукцію. Але якщо ця сама людина також займається закупівлями чи загальним управлінням, частина її зарплати належить до кожної категорії. Виберіть обґрунтований розподіл і перегляньте його, коли обов'язки зміняться.
Понаднормові та переробка. Понаднормові, спричинені сплеском замовлень, зазвичай є прямою працею. Понаднормові, спричинені вашими власними помилками в плануванні, та вартість переробки дефектних одиниць — це в кращому разі виробничі накладні витрати, і багато бухгалтерів стверджують, що аномальні відходи слід негайно списувати як витрати періоду, щоб вони ніколи не завищували вартість запасів.
Якщо сумніваєтеся, поставте одне питання, яке вирішує майже кожен випадок: чи існувала б ця витрата, якби ми виробили нуль одиниць цього місяця? Якщо так — оренда офісу продажів, рекламна кампанія, зарплата бухгалтера — це витрата періоду. Якщо ні — матеріали, праця на лінії, енергія для верстатів — вона йде за продуктом.
Що додає податкове законодавство: правила UNICAP
Для фінансової звітності GAAP проводить межу продукція/період, як описано вище. Для вашої податкової декларації Конгрес провів другу межу в Розділі 263A — правила рівномірної капіталізації (UNICAP) — і вони суворіші. Виробники та перепродавці, на яких поширюється UNICAP, повинні капіталізувати в запасах не лише прямі витрати, а й визначену частку непрямих витрат, включаючи закупівлі, обробку, зберігання та певні адміністративні витрати, які GAAP охоче списав би як витрати періоду.
Запобіжний клапан — це виняток для малого бізнесу: виробники та перепродавці, середній річний валовий дохід яких нижчий за поріг Розділу 448(c) — $25 мільйонів як базова сума, щороку коригована на інфляцію в бік збільшення — зазвичай звільняються від UNICAP. Більшість фрілансерів і малих продуктових бізнесів комфортно підпадають під нього, що означає, що ваш облік у книгах і податковий облік витрат на запаси зазвичай збігатимуться. Але якщо ваш бізнес наближається до цього порогу, або якщо ви купуєте компанію, яка його перевищує, очікуйте другого набору розрахунків запасів у податковій декларації — і залучіть CPA до кінця року, бо механіка вибору та зміни методу не прощає помилок.
П'ять помилок, які завищують або занижують ваш прибуток
- Списання матеріалів у витрати при їх придбанні. Запис придбання матеріалів на $10,000 прямо на рахунок витрат замість запасів сировини занижує прибуток цього місяця та завищує прибуток пізнішого місяця. Матеріали стають витратою лише тоді, коли готові товари продано.
- Відкладення витрат на збут у запасах. Реклама, комісійні та вихідна доставка ніколи не можуть бути витратами на продукцію. Їх капіталізація завищує як запаси, так і прибуток — саме той тип управління прибутком, який шукають аудитори та IRS.
- Повне забуття накладних витрат. Виробники, які встановлюють ціну лише з матеріалів плюс праці, систематично занижують ціну, бо оренда фабрики, амортизація обладнання та комунальні послуги — це реальні витрати на продукцію, які ціна повинна покривати. Проста попередньо визначена ставка накладних витрат — загальні оцінені накладні витрати, поділені на оцінені трудові години або машино-години — виправляє це за одну годину.
- Використання одного рахунку оренди чи комунальних послуг для змішаної будівлі. Без розділення фабрики/офісу ви не можете правильно обчислити COGS, і кожна податкова декларація, побудована на цих книгах, успадковує помилку.
- Ставлення до праці власника як до безкоштовної. Якщо ви самі виготовляєте продукт, ваші виробничі години — це пряма праця з реальною вартістю. Книги, які показують нульові витрати на працю, дають фантастичні маржі — і бізнес, який не може дозволити собі вас замінити.
Відстеження витрат на продукцію та витрат періоду у ваших книгах
Механіка прямолінійна, щойно рахунки створені. Налаштуйте окремі рахунки реєстру для сировини, незавершеного виробництва та готової продукції; обліковуйте придбання в сировину, а не у витрати; переносьте завершені виробничі витрати в готову продукцію; і списуйте готову продукцію в COGS з кожним продажем. Тримайте рахунки збуту та адміністративні рахунки суворо відокремленими від усього, пов'язаного з виробництвом. На кінець місяця формула COGS — це ваша звірка: початкові запаси готової продукції плюс собівартість виробленої продукції мінус кінцеві запаси готової продукції дорівнює COGS. Якщо числа не сходяться, щось перетнуло межу продукція/період посеред місяця.
Щодо механіки структурування цих рахунків, документація Beancount про запаси та бронювання пояснює, як реєстри у форматі простого тексту відстежують потоки витрат без жодної формули в електронній таблиці.
