Федеральний податковий кредит на паливо, який більшість підрядників, ландшафтників та ферм ніколи не заявляють

Кожен галон бензину, який ви заливаєте в газонокосарку, бензопилу чи генератор на будівельному майданчику, вже містить 18,3 цента федерального податку. Кожен галон дизельного пального, який ви спалюєте в екскаваторі, міні-навантажувачі чи фермерському тракторі, містить 24,3 цента. Цей податок існує для фінансування шосе — які ваша позашляхова техніка ніколи не використовує. IRS поверне його вам. Більшість дрібних операторів ніколи не просять.

Механізм — це Form 4136, Credit for Federal Tax Paid on Fuels. Це кредит долар за долар проти вашого податку на доходи, і якщо кредит перевищує суму, яку ви заборгували, надлишок повертається як відшкодування. Для ландшафтної бригади, невеликої землерийної компанії чи сімейної ферми це зазвичай становить від сотень до тисяч доларів на рік — за пальне, яке ви вже купили і на яке вже маєте чеки.

Ось як працює кредит, хто має право на нього і як його заявити, не спіткнувшись об правила.

Чому використання палива поза дорогами не підлягає оподаткуванню​

Федеральний акциз на моторне пальне — це плата за користування шосе, що стягується на заправці. Коли ви купуєте бензин або небарвлений дизель на заправній станції, податок вбудований у ціну, незалежно від того, чи потрапить пальне у вантажівку для шосе, чи в дробарку пнів.

Конгрес визнав цю невідповідність десятиліття тому: пальне, спалене будь-де, крім громадських шосе, ніколи не повинно було нести податок на шосе. Тож податковий кодекс розглядає використання поза дорогами в бізнесі та сільськогосподарське використання як таке, що не підлягає оподаткуванню. Оскільки податок уже був стягнений на заправці, виправлення відбувається на зворотному кінці — ви повертаєте його як кредит (або відшкодування) під час подання декларації.

Це формулювання важливе, бо воно встановлює межі кредиту. Питання ніколи не в тому: «чи я вів бізнес?» Воно в тому: «чи був сплачений федеральний акциз на це пальне, і чи було воно спалене десь інде, ніж на шосе?» Дайте правильні відповіді на ці два питання, і решта — арифметика.

Хто має право: правило кінцевого покупця​

Кредит належить кінцевому покупцеві — особі або бізнесу, який фактично купив оподатковане пальне і використав його кваліфікованим чином. Вам не потрібно бути C-корпорацією, вам не потрібні працівники, а в деяких випадках вам навіть не потрібен бізнес.

Кваліфіковані види використання, які найбільше важливі для дрібних операторів, включають:

• Використання поза дорогами в бізнесі. Пальне, спалене в техніці, яка не зареєстрована — або не вимагає реєстрації — для використання на шосе. Маються на увазі екскаватори, бульдозери, міні-навантажувачі, екскаватори-навантажувачі, навантажувачі, комерційні газонокосарки, бензопили, подрібнювачі, мийки високого тиску, насоси, зварювальні апарати та генератори на будівельних майданчиках.
• Сільськогосподарські цілі. Пальне, використане на фермі для ведення сільського господарства — трактори, комбайни, іригаційні насоси, зерносушарки, квадроцикли, що використовуються в господарстві, та вантажівки, що використовуються виключно на території ферми.
• Мобільна техніка. Спеціально побудовані позашляхові транспортні засоби (крани, бурові установки), які випадково переміщуються громадськими дорогами. Якщо такий транспортний засіб проїжджає менше 7 500 миль на рік по шосе, його пальне все одно кваліфікується — але лише через річний кредит, а не квартальне відшкодування, описане нижче.
• Інші види використання, що не підлягають оподаткуванню. Паливо для опалення, пальне, використане в човнах у певних контекстах комерційного рибальства, та експорт — кожен із них має власні рядки у формі.

Один сюрприз: некомерційне використання бензину поза дорогами також кваліфікується. Пальне, яке ви спалюєте у власній газонокосарці з сидінням, снігоході чи підвісному моторі — без жодного бізнесу — має право на той самий кредит за галон. Якщо ви вже подаєте Form 4136 для бізнесу, додавання галонів особистого використання коштує лише одного додаткового рядка.

Математика: скільки коштує галон​

Ставка кредиту залежить від пального і дорівнює федеральному акцизу мінус крихітна частка, що залишається уряду:

Відсутня десята цента — це збір Leaking Underground Storage Tank (LUST), який Конгрес зробив таким, що не підлягає поверненню. Усе інше повертається.

Порахуйте цифри для типової операції:

• Ландшафтна компанія з двома бригадами, що спалює 40 галонів бензину на тиждень протягом 30-тижневого сезону, використовує 1 200 галонів. За $0,183 це $219,60 повернення.
• Невеликий підрядник-землерийник, що використовує дизельну техніку на 5 000 галонів на рік, повертає $1 215.
• Ферма середнього розміру з рядковими культурами, що спалює 12 000 галонів небарвленого дизелю на тракторах, комбайнах та сушарках, повертає $2 916.

Ніщо з цього не вимагає купувати щось нове, наймати когось або змінювати спосіб роботи. Це вимагає лише порахувати галони, які ви вже спалили.

Що не кваліфікується​

Кредит має гострі краї, і заявка через них — найшвидший спосіб отримати коригування під час аудиту. Основні виключення:

• Барвлений дизель і барвлений гас. Без податку при покупці, тож нема чого повертати. Якщо ви купуєте барвлений позашляховий дизель у фермерському кооперативі, ви вже отримали свою вигоду на заправці — не заявляйте його також у Form 4136. Заявка кредиту на пальне, яке ніколи не оподатковувалося, — саме той тип подвійної вигоди, яку шукають перевіряючі.
• Пальне, спалене в транспортних засобах для шосе. Бензин або дизель, використаний у зареєстрованих вантажівках, фургонах та автомобілях — включаючи поїздки між об'єктами — не кваліфікується, незалежно від того, наскільки поїздка пов'язана з бізнесом.
• Особисті поїздки на роботу та особисті транспортні засоби. Поїздки на роботу — це ні поза дорогами, ні бізнес-використання.
• Пальне, вже заявлене в квартальному відшкодуванні. Галони, заявлені у Form 8849 протягом року, не можна заявляти знову у Form 4136. Річна форма — для залишків.
• Збір LUST. Той $0,001 за галон не підлягає кредитуванню на жодному пальному.

Правило щодо барвленого пального заслуговує на наголос, бо це найпоширеніша дорога помилка. Операції, які використовують і барвлений дизель (у тракторах), і небарвлений дизель (у вантажівках для шосе або в техніці, заправленій на станціях), повинні відстежувати ці два потоки окремо. Лише небарвлені галони потрапляють у форму.

Два способи заявити: річний кредит або квартальне відшкодування​

Більшість дрібних операторів заявляють кредит раз на рік у Form 4136, поданій разом із декларацією про доходи. Загальна сума переходить до Schedule 3 форми 1040 для фізичних осіб та одноосібних власників, або до відповідного рядка кредиту в корпоративних деклараціях, деклараціях S-корпорацій та трастів. Він зменшує податок долар за долар, а будь-який надлишок відшкодовується.

Але якщо ваша заявка достатньо велика, вам не потрібно чекати до квітня. Платники податків, які можуть заявити $750 або більше за квартал, можуть подати на відшкодування щоквартально у Form 8849, Schedule 1. Суми нижче $750 переносяться на наступний квартал, а все, що залишилося незаявленим на кінець року, потрапляє у Form 4136. За ставкою дизелю квартальний поріг становить приблизно 3 086 галонів на квартал — досяжно для завантаженої землерийної чи фермерської операції в пік сезону, але більшість ландшафтників і дрібних підрядників просто візьмуть річний кредит.

Три правила щодо термінів, які слід пам'ятати:

1. Квартал, заявлений у Form 8849, завершено. Ці галони поза річним пулом — відніміть їх перед заповненням Form 4136.
2. Використання мобільної техніки — лише річне. Використання поза дорогами в мобільній техніці, яка переміщується громадськими дорогами, не може проходити через квартальне відшкодування; заявіть його у Form 4136 наприкінці року.
3. Ви можете подати уточнену декларацію. Якщо ви виявили цей кредит із запізненням на роки, ви зазвичай можете уточнити відкриті податкові роки, додавши Form 4136 — як правило, останні три роки. Це перетворює один рік знайдених грошей на три.

Податкова пастка: кредит може бути оподатковуваним​

Ось нюанс, який дивує людей. Якщо ви вирахували повну вартість пального — включаючи податок — як звичайні ділові витрати, тоді повернення податку є відшкодуванням вирахуваної суми. Згідно з правилом податкової вигоди, ви зазвичай включаєте кредит або відшкодування до валового доходу в рік, коли ви його отримуєте або заявляєте.

На практиці це означає, що кредит вартий своєї номінальної суми мінус ваша гранична податкова ставка на включення — все ще безумовно вартий заявки, але не зовсім безкоштовні гроші. IRS детально описує саме цей підхід у своєму керівництві з акцизів: вирахуйте пальне, заявіть кредит, врахуйте кредит як дохід. Тримайте послідовність правильно у своїх книгах, і декларація практично заповниться сама.

Записи, які витримають аудит​

Form 4136 вимагає галони за типом пального та використанням — не чеки, додані до декларації. Але цифри повинні бути реальними, а «реальні» означає задокументовані. Побудуйте систему, яка видає цифри для форми як побічний продукт операцій:

• Фіксуйте галони за машинами, а не лише долари за місяцями. Журнал пального із датою, обладнанням та галонами — це основний запис. Виписки з карткових замків та паливних карт, які показують галони, підходять; квитанції з кредитних карток, що показують лише долари, — ні, бо ціну за галон доведеться виводити.
• Відокремлюйте оподатковане пальне від неоподаткованого. Якщо ви купуєте і барвлений, і небарвлений дизель, ведіть окремі журнали — ідеально окремі резервуари або чітко позначене сховище. Змішані записи — саме там, де перевіряючі починають відмовляти.
• Відокремлюйте використання на шосе від позашляхового. Техніка, заправлена з переносного бака в кузові пікапа, потребує розподілу своїх галонів від власного пального пікапа. Бізнеси зі змішаними автопарками роблять це за допомогою лічильників мото-годин, окремих записів заправки або розумного методу розподілу, застосованого послідовно.
• Зберігайте підтвердження покупки щонайменше три роки. Рахунки та чеки, які показують, що пальне було куплене з податком (небарвлене, у роздріб), замикають коло між тим, що ви купили, і тим, що заявляєте.

Це також місце, де чисте ведення книг окупається двічі. План рахунків, який розділяє витрати на пальне за класом обладнання — автопарк для шосе проти позашляхової техніки проти фермерського використання — перетворює Form 4136 з лютневого археологічного проєкту на десятихвилинний звіт. Якщо кожна покупка пального потрапляє в один недиференційований рахунок витрат, відновлення кваліфікованих галонів означає перечитування року чеків.

Не забудьте про відшкодування на рівні штату​

Федеральний кредит — це лише половина можливості в багатьох штатах. Більшість штатів стягують власний податок на моторне пальне — часто 30 центів або більше за галон — і більшість пропонують паралельне відшкодування або кредит для позашляхового та сільськогосподарського використання, який зазвичай заявляють через департамент доходів штату за власною формою та графіком.

Програми штатів дуже різняться: різні форми, різні терміни, різні визначення кваліфікованого використання, а в деяких штатах — вибір між купівлею неоподаткованого барвленого пального наперед або купівлею оподаткованого пального та заявкою на відшкодування пізніше. Суми в доларах часто більші за федеральний кредит, бо ставки штатів вищі. Коли ви налаштовуєте свій федеральний журнал галонів, спроєктуйте його так, щоб він одночасно задовольняв форму заявки вашого штату — один журнал, два відшкодування.

Поширені помилки, яких слід уникати​

• Заявка барвленого дизелю. Найпоширеніша помилка. Якщо податок не сплачено, кредиту не існує.
• Заявка пального для транспортних засобів на шосе. Ділові милі підлягають вирахуванню; вони не є використанням поза дорогами.
• Подвійна заявка квартальних і річних галонів. Відстежуйте, які галони пішли у Form 8849, і виключайте їх з Form 4136.
• Забути про включення до доходу. Якщо ви вирахували пальне як витрати, кредит зазвичай повертається як дохід. Пропуск цього створює невідповідність, а не несподіваний прибуток.
• Приблизна оцінка галонів. Оцінки круглими числами без підтверджуючого журналу не витримують перевірки. Записуйте в міру спалювання.
• Залишення старих років поза увагою. Якщо це ваш перший раз заявки, перевірте, чи варто уточнювати відкриті попередні роки, перш ніж ці роки закриються.