Федеральний податковий кредит на паливо, який більшість підрядників, ландшафтників та ферм ніколи не заявляють

Кожен галон бензину, який ви заливаєте в газонокосарку, бензопилу чи генератор на будівельному майданчику, вже містить 18,3 цента федерального податку. Кожен галон дизельного пального, який ви спалюєте в екскаваторі, міні-навантажувачі чи фермерському тракторі, містить 24,3 цента. Цей податок існує для фінансування шосе — які ваша позашляхова техніка ніколи не використовує. IRS поверне його вам. Більшість дрібних операторів ніколи не просять.

Механізм — це Form 4136, Credit for Federal Tax Paid on Fuels. Це кредит долар за долар проти вашого податку на доходи, і якщо кредит перевищує суму, яку ви заборгували, надлишок повертається як відшкодування. Для ландшафтної бригади, невеликої землерийної компанії чи сімейної ферми це зазвичай становить від сотень до тисяч доларів на рік — за пальне, яке ви вже купили і на яке вже маєте чеки.

Ось як працює кредит, хто має право на нього і як його заявити, не спіткнувшись об правила.

Чому використання палива поза дорогами не підлягає оподаткуванню​

Федеральний акциз на моторне пальне — це плата за користування шосе, що стягується на заправці. Коли ви купуєте бензин або небарвлений дизель на заправній станції, податок вбудований у ціну, незалежно від того, чи потрапить пальне у вантажівку для шосе, чи в дробарку пнів.

Конгрес визнав цю невідповідність десятиліття тому: пальне, спалене будь-де, крім громадських шосе, ніколи не повинно було нести податок на шосе. Тож податковий кодекс розглядає використання поза дорогами в бізнесі та сільськогосподарське використання як таке, що не підлягає оподаткуванню. Оскільки податок уже був стягнений на заправці, виправлення відбувається на зворотному кінці — ви повертаєте його як кредит (або відшкодування) під час подання декларації.

Це формулювання важливе, бо воно встановлює межі кредиту. Питання ніколи не в тому: «чи я вів бізнес?» Воно в тому: «чи був сплачений федеральний акциз на це пальне, і чи було воно спалене десь інде, ніж на шосе?» Дайте правильні відповіді на ці два питання, і решта — арифметика.

Хто має право: правило кінцевого покупця​

Кредит належить кінцевому покупцеві — особі або бізнесу, який фактично купив оподатковане пальне і використав його кваліфікованим чином. Вам не потрібно бути C-корпорацією, вам не потрібні працівники, а в деяких випадках вам навіть не потрібен бізнес.

Кваліфіковані види використання, які найбільше важливі для дрібних операторів, включають:

• Використання поза дорогами в бізнесі. Пальне, спалене в техніці, яка не зареєстрована — або не вимагає реєстрації — для використання на шосе. Маються на увазі екскаватори, бульдозери, міні-навантажувачі, екскаватори-навантажувачі, навантажувачі, комерційні газонокосарки, бензопили, подрібнювачі, мийки високого тиску, насоси, зварювальні апарати та генератори на будівельних майданчиках.
• Сільськогосподарські цілі. Пальне, використане на фермі для ведення сільського господарства — трактори, комбайни, іригаційні насоси, зерносушарки, квадроцикли, що використовуються в господарстві, та вантажівки, що використовуються виключно на території ферми.
• Мобільна техніка. Спеціально побудовані позашляхові транспортні засоби (крани, бурові установки), які випадково переміщуються громадськими дорогами. Якщо такий транспортний засіб проїжджає менше 7 500 миль на рік по шосе, його пальне все одно кваліфікується — але лише через річний кредит, а не квартальне відшкодування, описане нижче.
• Інші види використання, що не підлягають оподаткуванню. Паливо для опалення, пальне, використане в човнах у певних контекстах комерційного рибальства, та експорт — кожен із них має власні рядки у формі.

Один сюрприз: некомерційне використання бензину поза дорогами також кваліфікується. Пальне, яке ви спалюєте у власній газонокосарці з сидінням, снігоході чи підвісному моторі — без жодного бізнесу — має право на той самий кредит за галон. Якщо ви вже подаєте Form 4136 для бізнесу, додавання галонів особистого використання коштує лише одного додаткового рядка.

Математика: скільки коштує галон​

Ставка кредиту залежить від пального і дорівнює федеральному акцизу мінус крихітна частка, що залишається уряду:

Відсутня десята цента — це збір Leaking Underground Storage Tank (LUST), який Конгрес зробив таким, що не підлягає поверненню. Усе інше повертається.

Порахуйте цифри для типової операції:

• Ландшафтна компанія з двома бригадами, що спалює 40 галонів бензину на тиждень протягом 30-тижневого сезону, використовує 1 200 галонів. За $0,183 це $219,60 повернення.
• Невеликий підрядник-землерийник, що використовує дизельну техніку на 5 000 галонів на рік, повертає $1 215.
• Ферма середнього розміру з рядковими культурами, що спалює 12 000 галонів небарвленого дизелю на тракторах, комбайнах та сушарках, повертає $2 916.

Ніщо з цього не вимагає купувати щось нове, наймати когось або змінювати спосіб роботи. Це вимагає лише порахувати галони, які ви вже спалили.

Що не кваліфікується​

Кредит має гострі краї, і заявка через них — найшвидший спосіб отримати коригування під час аудиту. Основні виключення:

• Барвлений дизель і барвлений гас. Без податку при покупці, тож нема чого повертати. Якщо ви купуєте барвлений позашляховий дизель у фермерському кооперативі, ви вже отримали свою вигоду на заправці — не заявляйте його також у Form 4136. Заявка кредиту на пальне, яке ніколи не оподатковувалося, — саме той тип подвійної вигоди, яку шукають перевіряючі.
• Пальне, спалене в транспортних засобах для шосе. Бензин або дизель, використаний у зареєстрованих вантажівках, фургонах та автомобілях — включаючи поїздки між об'єктами — не кваліфікується, незалежно від того, наскільки поїздка пов'язана з бізнесом.
• Особисті поїздки на роботу та особисті транспортні засоби. Поїздки на роботу — це ні поза дорогами, ні бізнес-використання.
• Пальне, вже заявлене в квартальному відшкодуванні. Галони, заявлені у Form 8849 протягом року, не можна заявляти знову у Form 4136. Річна форма — для залишків.
• Збір LUST. Той $0,001 за галон не підлягає кредитуванню на жодному пальному.

Правило щодо барвленого пального заслуговує на наголос, бо це найпоширеніша дорога помилка. Операції, які використовують і барвлений дизель (у тракторах), і небарвлений дизель (у вантажівках для шосе або в техніці, заправленій на станціях), повинні відстежувати ці два потоки окремо. Лише небарвлені галони потрапляють у форму.

Два способи заявити: річний кредит або квартальне відшкодування​

Більшість дрібних операторів заявляють кредит раз на рік у Form 4136, поданій разом із декларацією про доходи. Загальна сума переходить до Schedule 3 форми 1040 для фізичних осіб та одноосібних власників, або до відповідного рядка кредиту в корпоративних деклараціях, деклараціях S-корпорацій та трастів. Він зменшує податок долар за долар, а будь-який надлишок відшкодовується.

Але якщо ваша заявка достатньо велика, вам не потрібно чекати до квітня. Платники податків, які можуть заявити $750 або більше за квартал, можуть подати на відшкодування щоквартально у Form 8849, Schedule 1. Суми нижче $750 переносяться на наступний квартал, а все, що залишилося незаявленим на кінець року, потрапляє у Form 4136. За ставкою дизелю квартальний поріг становить приблизно 3 086 галонів на квартал — досяжно для завантаженої землерийної чи фермерської операції в пік сезону, але більшість ландшафтників і дрібних підрядників просто візьмуть річний кредит.

Три правила щодо термінів, які слід пам'ятати:

1. Квартал, заявлений у Form 8849, завершено. Ці галони поза річним пулом — відніміть їх перед заповненням Form 4136.
2. Використання мобільної техніки — лише річне. Використання поза дорогами в мобільній техніці, яка переміщується громадськими дорогами, не може проходити через квартальне відшкодування; заявіть його у Form 4136 наприкінці року.
3. Ви можете подати уточнену декларацію. Якщо ви виявили цей кредит із запізненням на роки, ви зазвичай можете уточнити відкриті податкові роки, додавши Form 4136 — як правило, останні три роки. Це перетворює один рік знайдених грошей на три.

Податкова пастка: кредит може бути оподатковуваним​

Ось нюанс, який дивує людей. Якщо ви вирахували повну вартість пального — включаючи податок — як звичайні ділові витрати, тоді повернення податку є відшкодуванням вирахуваної суми. Згідно з правилом податкової вигоди, ви зазвичай включаєте кредит або відшкодування до валового доходу в рік, коли ви його отримуєте або заявляєте.

На практиці це означає, що кредит вартий своєї номінальної суми мінус ваша гранична податкова ставка на включення — все ще безумовно вартий заявки, але не зовсім безкоштовні гроші. IRS детально описує саме цей підхід у своєму керівництві з акцизів: вирахуйте пальне, заявіть кредит, врахуйте кредит як дохід. Тримайте послідовність правильно у своїх книгах, і декларація практично заповниться сама.

Записи, які витримають аудит​

Form 4136 вимагає галони за типом пального та використанням — не чеки, додані до декларації. Але цифри повинні бути реальними, а «реальні» означає задокументовані. Побудуйте систему, яка видає цифри для форми як побічний продукт операцій:

• Фіксуйте галони за машинами, а не лише долари за місяцями. Журнал пального із датою, обладнанням та галонами — це основний запис. Виписки з карткових замків та паливних карт, які показують галони, підходять; квитанції з кредитних карток, що показують лише долари, — ні, бо ціну за галон доведеться виводити.
• Відокремлюйте оподатковане пальне від неоподаткованого. Якщо ви купуєте і барвлений, і небарвлений дизель, ведіть окремі журнали — ідеально окремі резервуари або чітко позначене сховище. Змішані записи — саме там, де перевіряючі починають відмовляти.
• Відокремлюйте використання на шосе від позашляхового. Техніка, заправлена з переносного бака в кузові пікапа, потребує розподілу своїх галонів від власного пального пікапа. Бізнеси зі змішаними автопарками роблять це за допомогою лічильників мото-годин, окремих записів заправки або розумного методу розподілу, застосованого послідовно.
• Зберігайте підтвердження покупки щонайменше три роки. Рахунки та чеки, які показують, що пальне було куплене з податком (небарвлене, у роздріб), замикають коло між тим, що ви купили, і тим, що заявляєте.

Це також місце, де чисте ведення книг окупається двічі. План рахунків, який розділяє витрати на пальне за класом обладнання — автопарк для шосе проти позашляхової техніки проти фермерського використання — перетворює Form 4136 з лютневого археологічного проєкту на десятихвилинний звіт. Якщо кожна покупка пального потрапляє в один недиференційований рахунок витрат, відновлення кваліфікованих галонів означає перечитування року чеків.

Не забудьте про відшкодування на рівні штату​

Федеральний кредит — це лише половина можливості в багатьох штатах. Більшість штатів стягують власний податок на моторне пальне — часто 30 центів або більше за галон — і більшість пропонують паралельне відшкодування або кредит для позашляхового та сільськогосподарського використання, який зазвичай заявляють через департамент доходів штату за власною формою та графіком.

Програми штатів дуже різняться: різні форми, різні терміни, різні визначення кваліфікованого використання, а в деяких штатах — вибір між купівлею неоподаткованого барвленого пального наперед або купівлею оподаткованого пального та заявкою на відшкодування пізніше. Суми в доларах часто більші за федеральний кредит, бо ставки штатів вищі. Коли ви налаштовуєте свій федеральний журнал галонів, спроєктуйте його так, щоб він одночасно задовольняв форму заявки вашого штату — один журнал, два відшкодування.

Поширені помилки, яких слід уникати​

• Заявка барвленого дизелю. Найпоширеніша помилка. Якщо податок не сплачено, кредиту не існує.
• Заявка пального для транспортних засобів на шосе. Ділові милі підлягають вирахуванню; вони не є використанням поза дорогами.
• Подвійна заявка квартальних і річних галонів. Відстежуйте, які галони пішли у Form 8849, і виключайте їх з Form 4136.
• Забути про включення до доходу. Якщо ви вирахували пальне як витрати, кредит зазвичай повертається як дохід. Пропуск цього створює невідповідність, а не несподіваний прибуток.
• Приблизна оцінка галонів. Оцінки круглими числами без підтверджуючого журналу не витримують перевірки. Записуйте в міру спалювання.
• Залишення старих років поза увагою. Якщо це ваш перший раз заявки, перевірте, чи варто уточнювати відкриті попередні роки, перш ніж ці роки закриються.

Тримайте свої журнали пального (і все інше) організованими​

Податковий кредит на пальне винагороджує одну звичку понад усе: точно знати, куди пішов кожен галон. Та сама звичка — детальні, одночасні записи замість реконструкції наприкінці року — це те, що змушує працювати і решту ваших фінансів, від прибутковості обладнання до захисту під час аудиту. Beancount.io забезпечує бухгалтерію у простому тексті, яка дає вам повну прозорість і контроль над вашими фінансовими даними — жодних чорних скриньок, жодної залежності від постачальника. Почніть безкоштовно і побачте, чому розробники та фінансові професіонали переходять на бухгалтерію у простому тексті.