Lay Shares і розрахункові відомості: як оператори риболовецьких суден платять екіпажу та обробляють податки членів екіпажу

Ваш екіпаж не отримує заробітної плати. Вони отримують частку від усього, що зловить судно — а це означає, що кожен рейс завершується одним і тим самим ритуалом: підрахувати квитанції за приймання улову, відняти пальне та приманку і поділити залишок відповідно до часток, узгоджених ще до того, як судно покинуло причал. Зробіть цю математику правильно і задокументуйте її чисто — і оплата екіпажу стане однією з найпростіших систем розрахунку заробітної плати в будь-якій галузі. Зробіть це неправильно — дайте матросу гарантовану денну ставку, загубіть розрахункову відомість, неправильно відобразіть частку у 1099 — і ви можете випадково перетворити самозайнятих членів екіпажу на працівників, з відповідними недоплаченими податками на заробітну плату.

Цей посібник розповідає про те, як працює система lay, що містить належна розрахункова відомість за рейс, які витрати відраховуються зверху, і як насправді працюють податковий статус членів екіпажу та звітування про інформацію.

Як працює система lay​

«Lay» — це традиційна система часток у комерційному рибальстві. Замість погодинної оплати кожна особа на борту отримує частку від чистого доходу рейсу. Типова морська домовленість виглядає так:

• Судно (частка судна): часто 25–50 відсотків, що покриває капітальні витрати власника — судно, дозволи або квоти, страхування та основний ремонт.
• Капітан: часто додаткова частка понад частку матроса, що відображає відповідальність за пошук риби та керування судном.
• Кожен матрос: одна частка, іноді пів частки для новачка в пробному рейсі.

Точні розподіли узгоджуються, варіюються залежно від промислу і мають бути письмово зафіксовані до початку сезону. Аудитори IRS, які перевіряють риболовецькі операції, починають саме з цих угод з екіпажем і розрахункових відомостей за кожен рейс, тож ставтеся до них як до податкових документів, а не як до розрахунків на серветці.

Ключова особливість системи lay полягає в тому, що кожна частка залежить від улову. Вдалий рейс означає високу оплату; невдалий рейс означає, що всі заробляють мало або нічого. Ця залежність — не просто традиція; це правова основа податкового статусу членів екіпажу, як пояснюється нижче.

Будова розрахункової відомості за рейс​

Розрахункова відомість (також звана розрахунком за рейс або розрахунковою відомістю екіпажу) — це розрахунковий листок риболовецької галузі. Складайте її для кожного рейсу або періоду здачі, видавайте копію кожному члену екіпажу та зберігайте власний комплект разом із книгами судна. Повна розрахункова відомість містить:

1. Валовий дохід рейсу — те, що покупець заплатив за прийнятий улов, за видами та вагою.
2. Спільні витрати рейсу — витрати, що відраховуються до розрахунку часток.
3. Чистий дохід — валовий дохід мінус спільні витрати.
4. Розподіл — грошова вартість кожної частки та хто її отримав.
5. Індивідуальні відрахування — аванси, витрати на спорядження або нарахування за харчування щодо конкретного члена екіпажу.

Ось спрощений приклад для малого судна-зятника з капітаном-власником і двома матросами на рівних частках екіпажу після рейсу з валовим доходом $24 000:

Чек кожного члена екіпажу дорівнює їхньому відсотку чистого доходу мінус будь-які особисті аванси. Зверніть увагу, що доводить розрахункова відомість: кожен долар можна простежити від рибальського квитка до кишені члена екіпажу. Якщо IRS колись поставить під сумнів виплати екіпажу, цей односторінковий паперовий слід — весь ваш захист, і саме тому перевіряючі насамперед запитують розрахункові відомості.

Спільні витрати проти витрат судна: що відраховується зверху​

Не кожна витрата судна є спільною з екіпажем. Загальне правило в різних промислах:

Спільні витрати рейсу (відраховуються до розподілу) зазвичай включають пальне та оливу, спалені в рейсі, приманку, лід, продукти, спожиті на борту, втрати спорядження, специфічні для рейсу, витрати на розвантаження та витрати на спостерігачів або моніторинг для рейсу. Це витрати на виробництво цього улову, тож екіпаж їх поділяє.

Витрати судна (які несе частка судна, а не відраховуються з екіпажу) зазвичай включають страхування судна, стоянку, платежі за кредитами, основний ремонт і підйом на сушу, витрати на дозволи та квоти, навігаційну електроніку та берегове зберігання. Це витрати власника на володіння засобами виробництва.

Там, де оператори потрапляють у халепу, — це сіра зона: двигун, що зламався посеред сезону, втрачений невід вартістю тисячі, новий дощовий одяг для екіпажу. Визначте в передсезонній угоді з екіпажем, до якої категорії належить кожен елемент сірої зони. Суперечка щодо заміни невода за $6 000 у серпні набагато гірша, ніж абзац, узгоджений у квітні — а письмова угода — це також те, що хоче бачити аудитор.

Ще один бухгалтерський момент: спільні витрати зменшують оподатковувані частки екіпажу, але для ваших книг вони все одно залишаються витратами судна. Записуйте валові надходження повністю, записуйте витрати рейсу повністю та записуйте виплачені частки екіпажу як окрему витрату (підрядна праця або частки екіпажу). Якщо ви використовуєте бухгалтерію у простому тексті, розрахункова відомість природно відображається як одна транзакція на рейс: дебет рахунків витрат на пальне, приманку, продукти та частки екіпажу, кредит готівки та дебіторської заборгованості покупця, із номером розрахункової відомості в описі.

Податковий статус членів екіпажу: чому екіпаж на частках не є працівниками​

Ось правило, яке робить розрахунок заробітної плати в рибальстві несхожим на будь-яку іншу галузь. Згідно з Section 3121(b)(20) Внутрішнього кодексу доходів, послуги, виконувані членом екіпажу, виключені з трудових відносин — жодного Social Security, жодного Medicare, жодного утримання прибуткового податку — коли виконуються всі три умови:

1. Судно зазвичай має робочий екіпаж менш ніж 10 осіб, рахуючи всіх на борту, хто отримує будь-яку частку або оплату, включно з капітаном.
2. Член екіпажу оплачується лише часткою улову або часткою доходу від його продажу.
3. Розмір частки залежить від розміру улову.

Члени екіпажу, які відповідають цим критеріям, є самозайнятими для цілей федерального оподаткування. Вони декларують свій дохід від lay у Schedule C, сплачують податок на самозайнятість у Schedule SE і самостійно здійснюють авансові податкові платежі. Ви, оператор, не утримуєте нічого.

Пастка гарантованої оплати, яка створює працівників​

Виняток є все-або-нічого, і саме тут оператори суден зазнають шкоди. Якщо член екіпажу має право отримати будь-яку грошову оплату, окрім частки улову — навіть оплату, яку вони ніколи фактично не отримують, — виняток для податку на зайнятість не діє, і з ними поводяться як із працівниками.

Хрестоматійний приклад походить безпосередньо з положень Казначейства: домовленість про винагороду, яка обіцяє екіпажу погодинну оплату за ремонт сіток на додачу до їхньої частки улову, руйнує виняток для всіх членів екіпажу, охоплених домовленістю — незалежно від того, чи погодинна оплата колись виплачується. Та сама логіка застосовується до будь-якого гарантованого елемента: фіксованої денної ставки, мінімальної виплати за рейс, зарплати за керування судном між сезонами або погодинної оплати в майстерні, не прив'язаної до улову.

Практичні наслідки:

• Ніколи не змішуйте оплату за ставкою з оплатою часткою для одного й того самого екіпажу. Якщо вам потрібен хтось для берегових робіт у міжсезоння, розумійте, що оплата за цю роботу є оплатою за W-2 з повним утриманням — і перевірте, чи не псує ця домовленість статус їхньої частки.
• Зафіксуйте домовленість про чисту частку письмово. Підписана угода з екіпажем, яка зазначає, що оплата є виключно визначеним відсотком від чистого доходу рейсу, є вашим доказом того, що умови 2 і 3 виконуються.
• Ретельно рахуйте голови. Критерій «менш ніж 10» використовує середній розмір робочого екіпажу за рейси протягом попередніх чотирьох календарних кварталів. Судно, яке зазвичай рибалить із шістьма, але іноді бере десятьох або більше, може не пройти тест — відстежуйте кількість екіпажу від рейсу до рейсу.

Ваш обов'язок звітування: Form 1099-MISC, Box 5​

Статус самозайнятості не означає статус невидимості. Згідно з Section 6050A, оператор риболовецького судна повинен звітувати про частку кожного члена екіпажу до IRS у Form 1099-MISC, Box 5 (Fishing Boat Proceeds). Ключові моменти:

• Звітуйте про повну частку члена екіпажу від доходу від продажу улову або про справедливу ринкову вартість розподілу в натуральній формі (частка фактичної риби для самостійного продажу).
• Немає мінімального грошового порогу. На відміну від більшості полів 1099-MISC із їхнім порогом у $600, дохід від риболовецького судна підлягає звітуванню за будь-якої суми.
• Застосовується тест екіпажу менш ніж 10 осіб. Лише члени екіпажу на суднах, які зазвичай експлуатуються з менш ніж 10 членами екіпажу, отримують обробку Box 5; більші операції дотримуються звичайного звітування про заробітну плату.
• Малі виплати за додаткові обов'язки також потрапляють сюди. Готівка до $100 за рейс, обумовлена мінімальним уловом і сплачена виключно за традиційні додаткові обов'язки (помічник, механік, кухар), звітується в Box 5, а не як заробітна плата.
• Будь-яка справжня заробітна плата натомість потрапляє до Form W-2. Якщо хтось заробив і те, й інше (див. пастку вище), частина заробітної плати потребує повної обробки податку на зайнятість.

Зберіть Form W-9 від кожного члена екіпажу до початку сезону — гонитва за ідентифікаційними номерами платників податків у січні за матросом, який уже поїхав із міста, є вічним головним болем галузі, а відсутні TIN спричиняють зобов'язання щодо резервного утримання.

Проблема подвійного 1099 (і як екіпаж її уникає)​

Член екіпажу, який бере частку фактичної риби та продає її безпосередньо, може отримати дві інформаційні декларації за один і той самий дохід: 1099-MISC від вас за вартість частки та ще одну від покупця риби за готівкову покупку — часто на різні суми. Ця невідповідність — готове повідомлення від IRS.

Чисте рішення, рекомендоване податковими консультантами риболовецької галузі: нехай капітан продає весь улов покупцю, а потім виплачує кожному члену екіпажу його частку чеком із рахунку судна. Один продаж, одна розрахункова відомість, один 1099-MISC на кожного члена екіпажу, жодного дублювання звітності. Як бонус, члени екіпажу, оплачені чеком, мають банківські записи, що підтверджують отримане — набагато краще, ніж повна кишеня готівки та пам'ять.

Дедлайни рибалок: правило 1 березня та усереднення доходу​

Комерційні рибалки отримують дві часові пільги, недоступні більшості самозайнятих працівників:

Дедлайн подання 1 березня. Якщо щонайменше дві третини вашого валового доходу (у поточному або попередньому році) надходить від рибальства, ви можете повністю пропустити щоквартальні авансові платежі — за умови, що ви подасте декларацію та сплатите повний залишок до 1 березня. Пропустіть 1 березня — і вам потрібен був єдиний авансовий платіж до 15 січня, щоб уникнути штрафу за недоплату. Для сезонного бізнесу, де більшість доходу надходить за кілька літніх місяців, ця система з єдиним дедлайном набагато краще відповідає реальності, ніж щоквартальні платіжки.

Усереднення доходу в Schedule J. Рибалки (включно з екіпажем на частках, чий дохід від lay зараховується як дохід від риболовецького бізнесу) можуть обрати усереднення доходу від фермерства та рибальства за три роки, згладжуючи податковий удар одного надзвичайного сезону. У бізнесі, де заробітки коливаються залежно від ходів риби, цін і погоди, усереднення може заощадити реальні гроші — робіть розрахунок щороку, коли дохід різко зростає.

Обидва положення винагороджують ту саму звичку: книги, актуальні на кінець сезону, а не відтворені наступного квітня. Розрахункові відомості, підшиті за кожен рейс, зареєстровані квитанції на пальне, 1099 для екіпажу, видані до 31 січня — дедлайн 1 березня є щедрим лише за умови, що ваші записи готові.

Передсезонний контрольний список для операторів суден​

• Підписані угоди з екіпажем, що зазначають оплату чистою часткою та точні відсотки розподілу
• Шаблон розрахункової відомості, який пов'язує рибальські квитки з чеками екіпажу
• Form W-9, зібрана від кожного члена екіпажу до першого рейсу
• Журнал рейсів із записом кількості екіпажу (для тесту «менш ніж 10»)
• Окремий облік спільних витрат рейсу проти витрат судна/власника
• Календарні нагадування про видачу 1099-MISC (31 січня) та дедлайн подання 1 березня
• Письмова політика щодо витрат сірої зони (втрачене спорядження, поломки, аванси екіпажу)

Тримайте книги вашого судна такими ж чіткими, як ваші розрахункові відомості​

Кожен рейс уже виробляє сировину для хорошої бухгалтерії — розрахункова відомість є звітом про прибутки та збитки для рейсу. Процвітають ті оператори, які переносять цю дисципліну на берег: витрати рейсу категоризовані, частки екіпажу звірені з 1099, а сезони порівнювані рік за роком. Beancount.io забезпечує бухгалтерію у простому тексті, яка дає вам повну прозорість і контроль над вашими фінансовими даними — жодних чорних скриньок, жодної прив'язки до постачальника. Почніть безкоштовно і побачте, чому розробники та фінансові професіонали переходять на бухгалтерію у простому тексті.