Якщо ви керуєте коледжем, університетом або будь-якою школою, яка працевлаштовує власних студентів — або ви студент, який працює на кампусі — ви можете віддавати 7,65% кожної зарплати до IRS без жодної причини. Не як податок на дохід. А як податок на соціальне страхування та Medicare, який закон каже, що ви не повинні платити.
Згідно з розділом 3121(b)(10) Податкового кодексу США, заробітна плата, виплачена студенту, якого наймає школа, де цей студент навчається та регулярно відвідує заняття, звільняється від податку FICA. Це означає відсутність 6,2% відрахувань на соціальне страхування та відсутність 1,45% відрахувань на Medicare — з обох сторін зарплати. Студент зберігає більше з кожного чека, а школа уникає сплати внесків роботодавця. На $10,000 академічного заробітку це $765 назад у кишені студента та ще $765, які школа ніколи не має платити.
Але звільнення вужче, ніж вважає більшість payroll-відділів, і саме на межах втрачаються гроші — або починаються штрафи. Ось як правило насправді працює, хто проходить тест, і про обрив у день випуску, який застає роботодавців зненацька.
Що охоплює звільнення — а що ні
Основне правило коротке: податки FICA не застосовуються до роботи, яку виконує студент, найнятий школою, коледжем або університетом, де студент здобуває освіту.
Три речі, на які варто звернути увагу одразу:
- Це лише FICA. Федеральне (і зазвичай штатне) утримання податку на дохід все одно застосовується до студентської зарплати. Студенти, які вважають, що "звільнено" означає "жодних податків взагалі", чекає неприємний сюрприз у квітні.
- Роботодавцем має бути школа. Відповідність організації залежить від її основної функції. Університет, який наймає власних студентів, відповідає вимогам. Приватна компанія, яка наймає студентів коледжу на літнє стажування, — ні, навіть якщо робота має освітній характер.
- Статус студента визначається відносинами, а не посадою. Присвоєння коду "студент-працівник" не робить людину студентом. IRS дивиться на те, чи переважає освітній аспект у відносинах між працівником і школою.
Саме останній пункт є джерелом претензій під час перевірок. IRS опублікувала остаточні правила у грудні 2004 року (Treasury Decision 9167) разом із безпечною гаванню (Revenue Procedure 2005-11), яку школи можуть використовувати для визначення відповідності. Якщо ви ведете студентський payroll, безпечна гавань — це ваша настільна інструкція.
Безпечна гавань: чотири тести, які повинен пройти кожен студент-працівник
Згідно з Revenue Procedure 2005-11, виплата зарплати відповідає вимогам студентського звільнення від FICA, коли працівник відповідає всім чотирьом умовам:
1. Навчання принаймні на півставки
Студент повинен бути зарахований принаймні на півставки, вимірюючи так, як це робить Міністерство освіти для відповідного рівня навчання. Для студентів бакалаврату це зазвичай означає щонайменше 6 кредитних годин на семестр. Для аспірантів та студентів професійних програм кожна школа визначає статус навчання на півставки згідно з федеральними освітніми правилами, і сертифікований показник зарахування від реєстратора є авторитетним джерелом, на яке має покладатися payroll — а не слова студента.
Зарахування перевіряється кожного платіжного періоду, і більшість шкіл постійно перевіряють його протягом семестру. Коли зарахування студента падає в середині семестру, звільнення зазвичай припиняється разом із цим — а деякі школи застосовують зміну ретроactively до початку семестру. Тому payroll та реєстраторські системи повинні взаємодіяти одна з одною, не лише під час оформлення, а постійно протягом усього семестру.
2. Не повна зайнятість
Студент, чий нормальний робочий графік становить 40 або більше годин на тиждень, вважається працівником на повну ставку і не проходить тест на звільнення — незалежно від кількості кредитів. Повне навчальне навантаження плюс повний робочий день не рятують ситуацію; тест на години є незалежним.
Школи застосовують цей тест до всіх робіт студента разом, а не до кожної посади окремо. Дві роботи по 22 години на тиждень на кампусі дають 44-годинний графік, і звільнення зникає для обох зарплат. Студенти, які поєднують кілька кампусних підробітків, — це найпоширеніший спосіб, як добре налаштовані відділи порушують цей тест, навіть не підозрюючи про це.
3. Не "професійний працівник"
Звільнення призначене для студентів, а не для дипломованих професіоналів, які випадково відвідують заняття. Якщо посада зазвичай вимагає диплома, ліцензії або професійної сертифікації — викладачі, лікарі, ліцензовані консультанти — працівник є професійним працівником, і звільнення не застосовується, навіть якщо він активно навчається. Співробітник кар'єрної служби, який відвідує вечірні курси для отримання диплома, працюючи на повну ставку, — це класичний провал: робота домінує, освіта є другорядною.
4. Відсутність пільг, характерних для кар'єрних працівників
Працівники, які отримують пільги, типові для постійної зайнятості — право на пенсійний план, оплачувана відпустка та лікарняні понад те, що передбачено студентськими призначеннями, страхування життя, освітні пільги, доступні лише штатним співробітникам — виглядають як працівники, а не як студенти. Школи, які надають такі пакети пільг довгостроковим "студентам", фактично документують власну невідповідність.
Літні та інші канікули: правило п'яти тижнів
Саме тут виникає більшість помилок у відповідності, бо відповідь змінюється разом із календарем.
Перерви до п'яти тижнів: звільнення зберігається, якщо студент відповідав вимогам наприкінці попереднього семестру та має право бути зарахованим на наступний. Весняні канікули, День подяки та зимові канікули зазвичай безпечні.
Перерви понад п'ять тижнів: звільнення автоматично не зберігається. Літня робота студента, який не навчається, оподатковується FICA, як і будь-яка інша зарплата. Щоб зберегти звільнення протягом тривалої літньої перерви, студент зазвичай повинен бути фактично зарахованим — багато шкіл встановлюють літній поріг, наприклад 3 кредити для бакалаврату — протягом відповідного платіжного періоду.
Практичний наслідок: щороку в травні payroll-відділи стикаються з хвилею студентів-працівників, чиє весняне зарахування щойно закінчилося і які працюють повний робочий день влітку, не навчаючись. Якщо вони не зареєструються на літній семестр, утримання FICA має розпочатися з першої літньої зарплати. Школи, які запізнюються з цим, отримують квартали з недоплаченими податками, які доведеться виправляти у змінених деклараціях — або переплачені внески та чергу студентів із запитаннями, куди поділися їхні гроші.
Обрив після випуску
Випуск припиняє звільнення, крапка. Щойно студент більше не навчається та не відвідує заняття регулярно, подальша зарплата оподатковується FICA на загальних підставах — включаючи роботу після випуску влітку перед початком аспірантури, а також зарплату нещодавнього випускника, який залишається працювати в тому ж відділі як звичайний працівник.
Дві перехідні пастки заслуговують на увагу:
- Останній семестр. Студент старшого курсу, який дотягує останній семестр із навантаженням нижче півставки — три кредити та прощальний круг — не має права на звільнення протягом цього семестру. Легкі фінальні семестри є поширеними, і кожен із них тихо перетворює звільнену від податків зарплату на оподатковувану.
- Прогалини між навчальними програмами. Випускник весняного семестру, який починає PhD-програму восени та працює в лабораторії все літо, не має права на звільнення протягом цієї прогалини, оскільки він не зарахований ніде протягом цих платіжних періодів. Зарахування має бути поточним, а не перспективним.
Payroll-системи повинні розглядати списки випускників як події зміни утримань із такою ж терміновістю, як перший день нового працівника.
Хто ніколи не має права
Деякі категорії виключені повністю, незалежно від зарахування чи годин:
- Медичні ординатори та інтерни. Остаточні правила Міністерства фінансів розглядають ординаторів як працівників на повну ставку за їхнім графіком, тому програми ординатури не можуть використовувати студентське звільнення для стипендій ординаторів.
- Постдокторанти та стипендіати. Постдоки — це працівники, які займаються дослідженнями, а не студенти, які здобувають освіту, навіть якщо вони афілійовані з університетом.
- Учні середніх шкіл у більшості моделей працевлаштування в шкільних округах, які належать до звичайних категорій асистентів, а не до студентських кодів оплати.
- Не-студенти, які працюють на кар'єрних посадах і відвідують заняття у вільний час, як обговорювалося вище.
Одна пов'язана примітка для іноземних студентів: нерезиденти у статусі F, J, M або Q мають власне окреме звільнення від FICA за іншим розділом кодексу, зі своїми часовими обмеженнями. Іноземний студент, який стає податковим резидентом, втрачає це окреме звільнення і повинен відповідати студентському звільненню, як і всі інші — навчання на півставки, роботодавець-школа тощо.
Механіка payroll: як зробити правильно та як виправити помилки
Для роботодавців студентське звільнення від FICA залежить від адміністрування payroll:
- Перевіряйте зарахування кожного платіжного періоду, в ідеалі через автоматизовану передачу даних від реєстратора, а не через самодекларацію при прийомі на роботу.
- Підсумовуйте години за всіма призначеннями, перш ніж застосовувати тест 40 годин.
- Плануйте канікули заздалегідь. Позначте кожного працівника, чиє звільнення залежить від перенесення на коротку перерву, і повторно перевіряйте зарахування на початку нового семестру.
- Документуйте все. Якщо IRS перевіряє звільнення, школа повинна мати записи про зарахування, записи про години та підстави для класифікації кожного працівника. Правила дозволяють перевіряючим ігнорувати звільнення там, де школа спотворила трудові відносини з метою уникнення FICA.
Коли трапляються помилки — а з тисячами призначень, які змінюються щосеместру, вони траплятимуться — виправлення залежить від напрямку:
- FICA було утримано, але не мало бути. Роботодавець подає заяву на відшкодування або зарахування за допомогою зміненої декларації з податку на зайнятість (форма 941-X) для своєї частки та частки працівника та відшкодовує студенту. Якщо роботодавець цього не робить, працівник може подати заяву безпосередньо до IRS (форма 843) після звернення до роботодавця.
- FICA не було утримано, але мало бути. Роботодавець заборгував обидві частки плюс потенційні штрафи та відсотки. Добровільне виправлення до перевірки завжди дешевше, ніж пояснення під час неї.
У будь-якому випадку суми швидко зростають у масштабах усього студентського персоналу, тому це звільнення має бути в кожному плані внутрішнього аудиту університету.
Тримайте свої payroll-записи готовими до аудиту з першого дня
Студентське звільнення від FICA винагороджує школи з чистими, пов'язаними записами: зарахування від реєстратора за семестрами, години, підсумовані за всіма призначеннями, календарі канікул, списки випускників та рішення про класифікацію для кожного працівника. Школи, які звіряють ці джерела кожного платіжного періоду, отримують законні податкові заощадження для своїх студентів і себе; школи, які встановлюють код оплати один раз при прийомі на роботу і більше ніколи не перевіряють, виробляють змінені декларації.
Та сама дисципліна — кожен працівник класифікований, кожна зарплата звірена, кожен виняток задокументований — відрізняє безболісний payroll від дорогого payroll у кожному іншому кутку податків на зайнятість. Відстеження статусу звільнення, змін зарахування та виправленої зарплати у прозорому, версіонованому реєстрі означає, що кожна змінена декларація має паперовий слід, який аудитор може прослідкувати за хвилини, а не за тижні.
Спрощуйте своє фінансове управління
Незалежно від того, чи ведете ви студентський payroll, звіряєте гранти чи закриваєте книги щомісяця, підтримання чітких фінансових записів є важливим. Beancount.io надає бухгалтерію у відкритому текстовому форматі, що дає вам повну прозорість і контроль над вашими фінансовими даними — без чорних скриньок, без прив'язки до постачальника. Почніть безкоштовно і побачте, чому розробники та фінансові професіонали переходять на бухгалтерію у відкритому текстовому форматі.