Член вашого мейкерспейсу ввечері у вівторок о 23:00 проводить карткою, запускає лазерний різак, спалює фанери на $40 і половину балона стисненого повітря. Ніхто не виставляє їм рахунок за це. Їхній щомісячний членський внесок у $85 уже «покриває» лазер, 3D-принтери, столярну майстерню, електронну лабораторію та каву. У цьому вся суть — необмежений доступ до інструментів, які ніхто не міг би дозволити собі самостійно. Саме тому бухгалтерія мейкерспейсу насправді складніша, ніж здається: ви продаєте доступ до спільного пулу дорогого обладнання, що знецінюється, а не лічильну одиницю чогось.
Більшість мейкерспейсів і хакерспейсів керуються людьми, які чудово знаються на ЧПУ-фрезах, але жахливо розбираються в плані рахунків. Це нормально для десяти членів, яких відстежують у спільній електронній таблиці. Перестає бути нормальним десь на позначці в п'ятдесят членів, кілька тисяч доларів на місяць внесків, заявці на грант, яка вимагає три роки фінансових даних, і запитанні від члена правління, чому баланс на поточному рахунку не збігається з тим, що всі очікували. Цей посібник розглядає чотири речі, які найчастіше викликають труднощі саме в maker-спільнотах: правильне визнання членських внесків, калькуляція вартості занять і майстер-класів, облік спільних інструментів і витратних матеріалів, а також вибір (або виправлення) вашої юридичної структури, перш ніж це коштуватиме вам гранту.
Чому членські внески — це не просто «дохід у день надходження на рахунок»
Інстинкт підказує записати платіж члена в розмірі $85 як дохід у розмірі $85 у момент його зарахування. Це неправильно, і це неправильно таким чином, що активно спотворює вашу щомісячну картину.
Коли член сплачує за рік наперед — поширена дисконтна тактика, часто $900/рік замість $85 × 12 — ви ще не заробили ці гроші. Ви взяли на себе зобов'язання надавати доступ до приміщень, інструментів і спільноти протягом наступних дванадцяти місяців. Бухгалтерія розглядає це як зобов'язання, а не дохід, доки ви його не виконаєте.
Механіка, незалежно від того, чи ви неприбуткова організація, чи ТОВ:
- При отриманні: дебетуйте «Грошові кошти», кредитуйте рахунок зобов'язань
Відстрочений членський дохід(абоНезароблені внески) на повну суму. - Щомісяця: визнавайте 1/12 цього зобов'язання як зароблений дохід — дебетуйте зобов'язання, кредитуйте
Членський дохід. - Якщо член анулює членство достроково і ви повертаєте невикористану частину, залишок зобов'язання точно покаже, скільки ви винні повернути, без жодних припущень.
Це не бухгалтерський педантизм. Мейкерспейс, який проводить усі річні внески в січні, покаже величезний стрибок доходу в першому кварталі та різкий спад на решту року — марно для оцінки того, чи дійсно простір зростає, і вводить в оману банк або грантодавця, які оцінюють ваш грошовий потік. Визнання внесків рівномірно протягом терміну членства (обмінно-транзакційний підхід згідно з ASC 606, який застосовується незалежно від того, чи є ви неприбутковою організацією, оскільки доступ до членства — це послуга, яку ви надаєте в обмін на плату) дає вам рядок доходу, який відповідає реальності: скільки членів ви фактично маєте активних щомісяця.
Практичне налаштування: створіть один рахунок зобов'язань для кожного рівня членства, якщо ваша структура внесків має більше одного (денний доступ, вечірні та вихідні, цілодобовий доступ із ключем), щоб бачити, який рівень насправді забезпечує зростання доходу, а який просто має більше учасників. Звіряйте залишок відстроченого доходу щомісяця з вашою базою даних членів — поточне зобов'язання має дорівнювати (активні члени) × (середня кількість місяців, що залишилися до кінця їхнього терміну). Якщо це не так, значить, чийсь статус членства та ваші книги розійшлися, що трапляється постійно, коли програмне забезпечення для контролю доступу та бухгалтерське програмне забезпечення не спілкуються між собою.
Калькуляція вартості занять і майстер-класів окремо від членства
Для багатьох просторів дохід від навчання — сертифікація з лазерного різання, вступні заняття зі зварювання, суботній майстер-клас з електроніки — це не підробіток. У перші роки таких відомих просторів, як Artisan's Asylum у Сомервіллі, штат Массачусетс, заняття забезпечували більшу частину доходу, поки членські внески не наздогнали їх; зрілі простори досі часто отримують від чверті до третини доходу від навчання. Якщо ви не відстежуєте дохід від занять і витрати на заняття як окремі статті, ви не можете визначити, чи ваша програма майстер-класів субсидує простір чи виснажує його.
Створіть окремий рахунок доходу Дохід від майстер-класів і занять, відмінний від членських внесків, і відстежуйте прямі витрати щодо нього:
- Оплата інструктора (стипендія, погодинна ставка або частка від доходу)
- Матеріали, використані на занятті — деревина, нитки для 3D-друку, дріт, листовий метал
- Маркетингові/платформні збори, якщо ви продаєте місця через Eventbrite або подібний інструмент
Причина відокремлювати це від загальних операційних витрат: столярне заняття на три години за $30 зі студента, яке приносить $15 чистого прибутку зі студента після вирахування матеріалів та оплати інструктора, — це зовсім інше бізнес-рішення, ніж те, що приносить $2 зі студента, коли ви враховуєте час роботи майстерні, який не можуть використовувати члени. Калькулюйте собівартість кожного повторюваного типу занять принаймні раз на рік. Якщо заняття постійно збиткове після врахування матеріалів і часу інструктора, це корисна інформація — можливо, ціна занадто низька, можливо, його слід проводити для меншої групи, можливо, це «локомотив» для залучення нових членів, і це нормальний компроміс, який слід робити свідомо, а не випадково.
Спільне обладнання: те, про що замовчують загальні поради з бухгалтерії
Це частина, яка є справді специфічною для мейкерспейсів. У тренажерному залі є бігові доріжки, які зношуються за передбачуваним графіком на одиницю. У мейкерспейсі є лазерний різак, який може отримувати 40 годин легкого використання на місяць, а наступного місяця його можуть заганяти до смерті члени з великим проєктом, плюс столярна майстерня, повна інструментів від свердлильного верстата за $200 до ЧПУ-фрези за $15 000, плюс постійний потік витратних матеріалів — наждачний папір, нитки для 3D-друку, зварювальний газ, заміни лінз для лазера — які не прив'язуються чітко до жодного окремого заняття чи члена.
Кілька практик, які допоможуть уникнути хаосу:
Капіталізуйте та амортизуйте велике обладнання. Придбання обладнання вище вашого порогу капіталізації (зазвичай $500–$2 500 — оберіть один і застосовуйте його послідовно) слід обліковувати як основні засоби та амортизувати протягом строку їхньої корисної експлуатації, а не списувати на витрати в місяць придбання. ЧПУ-фреза за $15 000 — це не удар у $15 000 по звіту про прибутки та збитки цього місяця; це актив, який приносить цінність членам протягом п'яти або більше років. Розділ 179 або бонусна амортизація можуть дозволити вам взяти повне відрахування в перший рік для податкових цілей, навіть якщо бухгалтерська амортизація розподіляє витрати — проконсультуйтеся з CPA щодо того, яка опція підходить для вашої ситуації, особливо якщо ви є оподатковуваним ТОВ, а не звільненою від податків неприбутковою організацією.
Відстежуйте витратні матеріали як справжню категорію витрат, а не як похибку округлення. Технічне обслуговування інструментів і витратні матеріали зазвичай становлять від кількох сотень до значно більше тисячі доларів на місяць для активно використовуваної майстерні. Якщо це поховано в загальній статті «матеріали» разом з офісними закусками та миючими засобами, ви ніколи не помітите, коли вони зростуть — а вони зростуть, у міру збільшення кількості членів та інтенсивності використання на одного члена.
Створіть резерв на технічне обслуговування/заміну, а не лише операційний резерв. Окрім стандартної поради тримати в банку кілька місяців операційних витрат, мейкерспейси особливо потребують фонду погашення для заміни обладнання та незапланованих ремонтів — смерть лазерної трубки або поломка компресора — це не «якщо», а «коли». Спеціальний резервний рядок (навіть простий відсоток від щомісячних внесків, відкладений) означає, що зламана машина не перетвориться на кризу грошового потоку або раптове підвищення внесків, про яке члени не будуть попереджені.
Розгляньте окрему оплату за використання дорогих верстатів понад базове членство, якщо невелика кількість інструментів створює непропорційну частку витрат на витратні матеріали (лазерні різаки та великоформатні 3D-принтери є звичайними підозрюваними). Багато просторів стягують плату за хвилину лазерного різання або за грам нитки на додаток до базового членства спеціально для того, щоб бухгалтерія — і стимул не витрачати матеріали даремно — відповідала фактичному використанню. Якщо ви це робите, дайте цьому власний рахунок доходу (Плата за використання обладнання), а не включайте його до внесків, щоб ви могли бачити, чи покриває ставка оплати фактичну вартість витратних матеріалів, яку вона має компенсувати.
Вибір (і документальне оформлення) вашої юридичної структури
Більшість усталених мейкерспейсів є неприбутковими організаціями 501(c)(3) або 501(c)(4), що відкриває доступ до грантового фінансування, податкових пожертвувань від членів понад внески, а також часто кращих відносин з місцевою владою та школами для партнерства. Але неприбутковий статус не є автоматичним або безкоштовним: це означає обмеження на розподіл (надлишок реінвестується, ніколи не розподіляється між членами або організаторами), щорічне подання форми 990, а — після певних порогів доходу — одноразовий аудит, якщо ви отримуєте федеральне грантове фінансування.
Зростаюча кількість нових просторів натомість обирає структуру ТОВ, жертвуючи правом на отримання грантів заради простоти та гнучкості оплати організаторам або розподілу надлишку. Жоден вибір не є «більш правильним» — це залежить від того, чи базується ваш план фінансування на грантах і пожертвах, чи на внесках і платних послугах.
Незалежно від того, що ви оберете, переконайтеся, що у вас є заяви про відмову від відповідальності членів і страхування загальної/обладнанської відповідальності до того, як ваш перший член доторкнеться до циркулярної пилки, і підтримуйте чистоту паперового сліду так само, як і бухгалтерії: статус наявності заяви про відмову, сертифікати страхування та будь-які вимоги щодо сертифікації для використання конкретних інструментів (деякі простори обмежують доступ до лазера або ЧПУ після підписаної перевірки після інструктажу з безпеки) повинні відстежуватися та бути такими ж перевіреними, як і ваша книга внесків. Відповідь на запитання грантодавця або страховика «чи можете ви показати мені, які члени були сертифіковані на ЧПУ-фрезі в березні?» має зайняти п'ять хвилин, а не цілий день пошуку в електронній пошті.
Тримайте книги вашої maker-спільноти такими ж чистими, як її майстерню
Ніщо з цього не вимагає дорогого програмного забезпечення — це вимагає плану рахунків, який насправді відповідає тому, як мейкерспейс заробляє та витрачає гроші: внески, визнані рівномірно, заняття з окремою калькуляцією, обладнання капіталізоване та обліковане за використанням там, де це важливо, і юридична структура, яка відповідає вашій моделі фінансування. Beancount.io пропонує бухгалтерію у вигляді звичайного тексту, яка робить саме таку структуру легкою для створення та легкою для перевірки — кожен запис про відстрочені внески, кожна розбивка витрат на заняття та кожна одиниця обладнання, що амортизується, зберігаються у контрольованих версіями, читабельних файлах замість чорної скриньки ledger. Почніть безкоштовно та надайте книгам вашого простору таку ж прозорість, яку ваші члени очікують від відкритої майстерні.