Уявіть два конверти, які приходять від вашого страховика з компенсації працівникам через вісім місяців після закінчення дії вашого поліса. В одному — чек на 12 000 доларів. В іншому — рахунок-фактура на 18 000 доларів. Обидва є абсолютно нормальними — і обидва походять з однієї родини страхових домовленостей, про які більшість власників малого бізнесу не чули, доки не прийде пошта.
Якщо ваш бізнес має добру історію безпеки та перебуває в одного й того ж страховика з компенсації працівникам кілька років, є велика ймовірність, що ви залучені або до дивідендного плану, або до ретроспективного тарифного ("ретро") плану, не до кінця усвідомлюючи, що це означає для вашої бухгалтерії. Ні те, ні інше не є шахрайством, ні помилкою, і ні те, ні інше не повинно застати вашого бухгалтера зненацька — за умови, що ви розумієте механізми до того, як почнуть рухатися гроші.
Два дуже різні способи «уточнити» поліс компенсації працівникам
Більшість власників бізнесу вважають, що премія з компенсації працівникам є фіксованою: ви платите ставку, виходячи з фонду оплати праці та класифікації робіт, і на цьому все. Для бізнесу за стандартним полісом з гарантованою вартістю це здебільшого правда — єдиним коригуванням є річний аудит премії, який узгоджує оціночний фонд оплати праці з фактичним.
Дивідендні плани та ретро-плани — це зовсім інша справа. Обидва дозволяють вашому фактичному досвіду збитків змінювати те, що ви в кінцевому підсумку платите, але з точки зору страхувальника вони рухаються в протилежних напрямках:
- Дивідендні плани — це домовленість виключно «на користь». Ви сплачуєте звичайну премію наперед, і якщо ваш коефіцієнт збитковості є низьким, рада директорів страховика може проголосувати за повернення частини цієї премії у вигляді дивіденду. Якщо збитки великі, ви просто не отримуєте дивіденд — ви не доплачуєте додаткові кошти.
- Ретроспективні тарифні плани — це вулиця з двостороннім рухом. Ви сплачуєте нижчу «стандартну премію» наперед саме тому, що остаточний рахунок рухатиметься відповідно до ваших фактичних збитків — як у бік збільшення, так і зменшення. Хороший рік означає коригування, подібне до повернення коштів; поганий рік означає додатковий рахунок-фактуру на премію, іноді значний.
Плутанина між ними є найпоширенішою бухгалтерською помилкою, яку власники бізнесу роблять з цими планами, оскільки обидва проявляються як незаплановані рухи грошових коштів, пов'язані з полісом компенсації працівникам, який давно закрився.
Як насправді працюють дивідендні плани
Дивідендний план є простішим з двох структур. Ви все ще сплачуєте звичайну, фіксовану премію з компенсації працівникам протягом періоду дії поліса — нічого не змінюється у ваших щомісячних або щоквартальних платежах премії. Дивіденд — це окремий, ретроспективний бонус, накладений зверху.
Механіка:
- Ваш поліс діє повний термін (зазвичай 12 місяців), і ви сплачуєте стандартну премію протягом усього цього часу.
- Приблизно через шість-дванадцять місяців після закінчення поліса страховик розраховує вашу остаточну зароблену премію (після річного аудиту) та ваш коефіцієнт збитковості — співвідношення виплачених та зарезервованих збитків до заробленої премії.
- Якщо ви відповідаєте пороговим значенням плану — зазвичай мінімальна зароблена премія близько 10 000 доларів та коефіцієнт збитковості менше приблизно 50% — рада директорів страховика може схвалити виплату дивіденду, часто виражену у відсотках від заробленої премії за ковзною шкалою.
Наприклад, бізнес із заробленою премією 50 000 доларів та коефіцієнтом збитковості 15% може потрапити на ставку дивіденду 24%, що генерує чек на 12 000 доларів.
Нюанс, який викликає плутанину: дивіденди є юридично дискреційними. Рада директорів страховика затверджує їх щороку; вони не є договірною гарантією, і дивідендний план не те саме, що нижча рекламована ставка. Якщо у страховика поганий андеррайтинговий рік загалом по портфелю — навіть якщо ваш рахунок спрацював добре — це може означати, що дивіденд взагалі не буде оголошений. Не відображайте дебіторську заборгованість за очікуваним дивідендом, доки він фактично не буде оголошений.
Як працюють ретроспективні тарифні плани
Ретро-плани є поширеними для великих або середніх підприємств з достатнім фондом оплати праці та історією збитків, щоб індивідуальне тарифування на основі досвіду було виправданим, але менші роботодавці також можуть бути втягнуті в них, особливо через групові ретро-програми, які пропонуються торговими асоціаціями.
Замість фіксованої премії, ретро-план розраховує вашу остаточну вартість за формулою приблизно такого вигляду:
Ретроспективна премія = Базова премія + (Понесені збитки × Коефіцієнт конвертації збитків) × Податковий коефіцієнт
Розшифровуючи це:
- Базова премія покриває накладні витрати страховика та норму прибутку, а також вартість самого ретроспективного тарифного механізму — це мінімальна вартість покриття навіть за нульових збитків.
- Понесені збитки — це ваші фактичні витрати на збитки протягом періоду, включаючи як виплачені, так і зарезервовані (оціночні, але ще не виплачені) суми.
- Коефіцієнт конвертації збитків включає вартість врегулювання збитків та адміністрування.
- Податковий коефіцієнт покриває державні податки на премію та збори.
Більшість ретро-планів також включають ліміт збитків, який обмежує, наскільки одна катастрофічна претензія може вплинути на формулу, а також як максимальну, так і мінімальну премію, тому один дуже поганий збиток не може призвести до безмежного збільшення рахунку, а один дуже хороший рік не дозволить вам платити майже нічого.
Графік коригування — це та частина, яка найбільше важлива для цілей бухгалтерського обліку. Типовий ретро-план перераховує премію кілька разів, у міру розвитку та закриття збитків:
- Перше коригування: приблизно через 6 місяців після закінчення поліса
- Друге коригування: приблизно через 18 місяців після закінчення
- Третє коригування: приблизно через 30 місяців після закінчення
- Іноді додаткові коригування проводяться щороку, доки всі збитки за цей період поліса не будуть закриті
Кожне коригування може змінити рахунок в будь-який бік, оскільки відкриті збитки розвиваються — збиток, який виглядав як розтягнення на 5 000 доларів через шість місяців, може перетворитися на претензію на 40 000 доларів (операція та втрачена заробітна плата) через вісімнадцять місяців, і ваше коригування премії рухатиметься відповідно.
Відображення грошових коштів: що фактично потрапляє до вашої книги
Саме тут два плани справді розходяться у вашій бухгалтерії.
Дивідендні чеки
Оскільки дивіденд не гарантований, а його суму неможливо достовірно оцінити до оголошення, найбільш чистим підходом є не нараховувати його заздалегідь. Коли чек прибуває, облікуйте його як зменшення витрат на страхування, а не як дохід або «інший дохід» — вам не платять за надані послуги, ви отримуєте часткове повернення премії, яку вже віднесли на витрати.
Проста проводка при отриманні дивідендного чека:
Дебет: Грошові кошти 12 000
Кредит: Витрати на страхування компенсації працівникам 12 000Деякі підприємства вважають за краще відображати це через окремий рахунок «Дохід від страхових дивідендів» замість зменшення витрат, особливо якщо керівництво хоче отримати чітке уявлення про те, скільки дивідендного доходу план приніс за рік. Будь-який підхід є обґрунтованим — ключовим є послідовність, а вибір того варіанту, який є більш корисним для бухгалтерської системи, де кожна транзакція є текстовим записом, що підлягає аудиту, робить тривіальним бачити як валові витрати, так і дивідендне зменшення в одній книзі, не приховуючи одне за одним.
Рахунки за ретроспективні коригування (та повернення коштів)
Ретроспективні коригування — це зовсім інша історія, оскільки, на відміну від дискреційного дивіденду, ретроспективне коригування премії є договірним зобов'язанням, пов'язаним із збитками, які вже сталися. Відповідно до методу нарахування, як тільки стає ймовірним, що коригування призведе до додаткової премії, а суму можна достовірно оцінити, це є зобов'язанням, яке має бути відображене у вашій книзі до того, як прийде рахунок-фактура, а не в момент, коли чек оплачено.
На практиці це означає:
- Якщо у вас є відкриті збитки за період ретро-поліса, зверніться до свого брокера або страховика для отримання оцінки розвитку збитків (багато страховиків можуть надати неофіційну «індикативну ретро-премію» між офіційними датами коригування).
- Нарахуйте оціночну додаткову премію як зобов'язання та витрати в періоді, коли сталися збитки, а не в періоді, коли рахунок приходить, щоб ваша фінансова звітність за цей страховий рік відображала його справжню вартість.
- Коли надходить кожне формальне коригування (через 6, 18 та 30 місяців), уточніть нарахування до фактично виставленої або повернутої суми.
Приблизна проводка нарахувань, коли ви очікуєте додатковий рахунок на премію:
Дебет: Витрати на страхування компенсації працівникам 18 000
Кредит: Нарахована кредиторська заборгованість за ретро-премією 18 000А коли фактичний рахунок-фактура відрізняється від вашої оцінки, відкоригуйте різницю через ту саму статтю витрат, а не ховайте її як різноманітне коригування — це допомагає зберігати точність порівняння ваших реальних витрат на оплату праці за різні роки.
Чому це важливо виходячи за рамки бухгалтерських механізмів
Ретро-плани, зокрема, можуть спотворити оцінку бізнесом власної прибутковості, якщо коригування не нараховуються. Будівельна чи логістична компанія, яка мала поганий рік за збитками, може виглядати прибутковою на папері протягом вісімнадцяти місяців, а потім отримати нищівний ретро-рахунок, який зробить її схожою на раптовий, непоясненний збиток — хоча насправді витрати були зароблені в момент, коли сталися збитки, просто їх ще не виставили рахунком.
Це саме той тип часового розриву, для виявлення якого призначені чіткі фінансові записи з контролем версій. Коли ваш план рахунків та бухгалтерські проводки є звичайним текстом і підлягають аудиту, легко окремо позначити ретро-нарахування, відстежити різницю між оцінкою та фактичною сумою на кожну дату коригування та побачити з першого погляду, чи ваші інвестиції в контроль збитків (програми безпеки, програми повернення до роботи, управління претензіями) насправді рухають ваш ретро-фактор у правильному напрямку протягом кількох страхових років.
Якщо ваш бізнес бере участь у ретро- або дивідендному плані, обов'язково повідомте свого бухгалтера або обліковця про структуру поліса конкретно — не просто «у нас є компенсація працівникам», а який тип плану, які дати коригування та як виглядає розвиток збитків за будь-якими відкритими претензіями. Це та інформація, яка перетворює несподіваний рахунок на число, яке ви передбачали.
Тримайте свої фінанси в порядку з першого дня
Незалежно від того, чи відстежуєте ви просту премію, чи багаторічні уточнення ретро-поліса, чіткі фінансові записи є різницею між тим, щоб бути заскоченим зненацька та бути готовим. Beancount.io надає бухгалтерію на основі звичайного тексту, яка дає вам повну прозорість та контроль над вашими фінансовими даними — жодних чорних скриньок, жодної залежності від постачальника. Почніть безкоштовно та дізнайтеся, чому розробники та фінансові фахівці переходять на бухгалтерію на основі звичайного тексту.