Виплата зарплати працівникам без банківського рахунку: Посібник з дотримання вимог для зарплатних карток

Близько 5,6 мільйона домогосподарств США, приблизно 4,2% країни, не мають банківського рахунку. Якщо ви керуєте рестораном, складом, будівельною бригадою або будь-яким бізнесом з погодинними працівниками, ймовірно, принаймні один з ваших співробітників належить до їх числа. Отже, як ви платите комусь, хто не може прийняти прямий депозит і не хоче нести паперовий чек до пункту обготівковування чеків, який бере відсоток з кожної зарплати?

Зарплатні картки є найпоширенішою відповіддю, і це справді корисний інструмент. Але вони також перебувають у одній з найскладніших сфер дотримання трудового законодавства: федеральні правила Положення E, сукупність понад 20 державних законів про зарплатні картки та закони про виплату заробітної плати, які були здебільшого написані до появи передплачених дебетових карток. Якщо ви правильно налаштуєте механізм, ви вирішите справжню проблему для своєї команди. Якщо ви зробите це неправильно, ви створите порушення щодо заробітної плати та робочого часу, яке дорого виправити.

Чому "Просто використовуйте прямий депозит" не підходить для всіх​

Прямий депозит зараз використовують понад 93% працівників США, і це найпростіший метод оплати для роботодавців: жодного друку, жодних конвертів, жодних поїздок до банку. Але він вимагає наявності банківського рахунку, а не кожен співробітник його має. Люди виявляються без банківських послуг з різних причин — недостатні кошти для виконання вимог щодо мінімального залишку, недовіра до банків, попередні закриття рахунків через комісії за овердрафт або просто відсутність доступу до найближчого відділення у сільській місцевості.

Для таких співробітників реалістичними альтернативами є:

• Паперовий чек, що зазвичай означає поїздку до служби обготівковування чеків, яка стягує 1–5% від номінальної вартості чека просто за його переведення в готівку.
• Зарплатна картка, поповнювана передплачена дебетова картка, видана через банк-партнер, яку роботодавець поповнює щоразу під час виплати заробітної плати.

Зарплатні картки існують саме для того, щоб заповнити цю прогалину — але "ми просто видаватимемо зарплатні картки всім, хто не має банківського рахунку" — це саме той тип автоматичного рішення, що створює проблеми для роботодавців, тому що федеральне законодавство не дозволяє вам приймати таке рішення за своїх співробітників.

Федеральне правило, яке не можна оминути: Вибір співробітника​

Найважливіший факт щодо відповідності вимогам використання зарплатних карток полягає в наступному: ви не можете вимагати від співробітника прийняти зарплатну картку як єдиний варіант оплати. Це не просто найкраща практика — це закладено в правилі CFPB щодо передплачених рахунків згідно з Положенням E (12 CFR § 1005.18), яке регулює діяльність фінансових установ, що видають зарплатні картки, і це повторюється майже в кожному державному законі про зарплатні картки.

Конкретно, це означає:

1. Ви повинні запропонувати принаймні один інший метод оплати — зазвичай паперовий чек або прямий депозит — поряд з опцією зарплатної картки.
2. Вибір має бути справді добровільним. Закон Іллінойсу прямо заявляє: згода не є добровільною, "якщо співробітника змушують вірити, що це є умовою прийому на роботу або його поточні умови праці будуть несприятливо змінені через відмову". Кілька інших штатів використовують майже ідентичні формулювання.
3. Багато штатів вимагають письмової згоди, перш ніж ви взагалі зможете платити співробітнику через зарплатну картку — Нью-Джерсі, Вермонт та Західна Вірджинія є прикладами, хоча точні вимоги до форми та термінів різняться.
4. Емітент картки повинен розкрити в короткій формі розкриття інформації про рахунок, що співробітник не зобов'язаний приймати картку і може запитати роботодавця про інші способи оплати. Це зобов'язання щодо розкриття інформації покладається на банк-емітент картки, але як роботодавець ви є тим, хто має фактично запропонувати альтернативу на практиці.

Якщо співробітник відмовляється від зарплатної картки або хоче пізніше повернутися до паперового чека, вам потрібен процес, який дозволить їм зробити це без перешкод — і без жодного натяку на те, що це вплине на їхню роботу.

Правила комісій: Що ви можете, а що не можете перекладати на співробітників​

Положення E щодо передплачених рахунків були спеціально розроблені для припинення найгірших зловживань із зарплатними картками десятирічної давнини, коли деякі програми стягували комісії за запити балансу, відхилені транзакції та навіть за розмову з представником служби підтримки клієнтів. Згідно з чинними правилами:

• Співробітники повинні мати можливість отримати доступ до своєї повної заробітної плати без комісії, включаючи принаймні один безкоштовний спосіб зняти всю суму кожного розрахункового періоду (зазвичай одне безкоштовне зняття готівки в банкоматі мережі або одне безкоштовне зняття готівки в касі у відділеннях банку-емітента).
• Комісії за відхилені транзакції та інші "несподівані" збори повністю заборонені — з працівника не можна стягувати плату просто через те, що транзакція була відхилена через недостатність коштів.
• Будь-які існуючі комісії повинні бути чітко розкриті до того, як співробітник активує картку — розкриття інформації перед придбанням, що охоплює графік комісій, коли застосовуються комісії та як їх уникнути.
• Картка повинна мати певну форму страхування вкладів FDIC або NCUA, що передається через неї, і це має бути зазначено у розкритті інформації.

Практично це означає, що ваше завдання як роботодавця полягає в тому, щоб справді прочитати графік комісій, який надає вам ваш провайдер заробітної плати або постачальник зарплатних карток, а не просто вірити на слово, що "це відповідає вимогам". Конкретно запитайте: яка комісія за зняття готівки в банкоматах поза мережею, за паперові виписки, за неактивність рахунку та за заміну втраченої картки? Потім переконайтеся, що ця інформація надана співробітникам до того, як вони підпишуться, а не після того, як їх здивує перша комісія за зняття готівки.

Законодавство штатів: Понад 20 Різних Збірок Правил​

Федеральне Положення E встановлює мінімальні вимоги, але методи виплати заробітної плати є переважно питанням законодавства штатів, і понад 20 штатів мають власні статути щодо платіжних карток на додаток до нього — Аризона, Флорида, Джорджія, Гаваї, Іллінойс, Канзас, Мен, Мериленд, Мічиган, Міннесота, Небраска, Нью-Гемпшир, Північна Дакота, Оклахома, Орегон, Теннессі, Вермонт, Вірджинія, Західна Вірджинія та інші, а також Пуерто-Ріко. Кілька речей, які слід перевірити в кожному штаті, перш ніж запроваджувати програму платіжних карток:

• Формат згоди: Чи достатньо усної згоди, чи штат вимагає письмової згоди з підписом, і чи потрібно таку згоду поновлювати або відкликати?
• Термін повідомлення: Деякі штати вимагають попереднього письмового повідомлення про умови використання платіжної картки — включно з повним графіком комісій — за певну кількість днів до першої виплати працівникові на платіжну картку.
• Гарантії безкоштовного зняття готівки: Штати часто встановлюють мінімальну кількість безкоштовних зняття готівки за розрахунковий період понад те, що вимагає Положення E, а деякі обмежують або повністю забороняють комісії за бездіяльність/неактивність.
• Надання розрахункових листків: Якщо ваш штат вимагає роздрукованих розрахункових листків (як це роблять деякі, включно з Каліфорнією та Нью-Йорком), переконайтеся, що ваша платіжна картка або платформа для розрахунку заробітної плати дійсно підтримує це, а не лише екран додатка, який працівник може переглядати, але не роздруковувати.
• Роботодавці з кількома штатами: Якщо у вас є погодинний персонал у більш ніж одному штаті, не припускайте, що єдина національна політика щодо платіжних карток відповідає вимогам скрізь — найсуворіший застосовний закон штату регулює кожне робоче місце.

Якщо ви працюєте в кількох штатах, це та частина, заради якої варто коротко поспілкуватися з адвокатом з питань працевлаштування або командою з дотримання нормативних вимог вашого постачальника послуг з розрахунку заробітної плати до запуску, а не після.

Практичний Контрольний Список Запуску для Малих Роботодавців​

1. Підтвердьте, що ваш постачальник послуг з розрахунку заробітної плати або постачальник платіжних карток відповідає вимогам Положення E та попросіть їхній стандартний шаблон розкриття інформації про комісії та форми згоди — не створюйте їх з нуля.
2. Пропонуйте вибір у письмовій формі кожному новому працівникові та кожному поточному працівникові: платіжна картка, прямий депозит або паперовий чек. Задокументуйте, що вибір було запропоновано і який варіант обрав працівник.
3. Отримайте письмову згоду до першої виплати на платіжну картку та зберігайте цю документацію протягом періоду, який вимагає ваш штат для зберігання записів про заробітну плату.
4. Перевірте, чи доступне працівникові принаймні одне безкоштовне зняття всієї суми за розрахунковий період — протестуйте це самостійно за допомогою зразка картки, якщо можете.
5. Опублікуйте графік комісій там, де працівники можуть його побачити до того, як вони зроблять вибір, а не захований у конверті з карткою, який вони відкривають після першого депозиту.
6. Створіть процес повернення. Працівник повинен мати можливість перейти від платіжної картки до прямого депозиту або чека протягом одного-двох розрахункових періодів, не пояснюючи причини.
7. Проводьте щорічний аудит. Постачальники послуг з розрахунку заробітної плати змінюють графіки комісій та емітентів карток; те, що відповідало вимогам під час запуску, може не відповідати через рік.

Де Це Пов'язано з Вашими Бухгалтерськими Записами​

Платіжні картки не змінюють того, як витрати на заробітну плату відображаються у вашому обліку, але вони додають шар, який варто відстежувати окремо від готівкових виплат: комісії за програму картки (якщо ваш бізнес поглинає будь-яку з них, а не працівник), будь-які вимоги щодо обігу коштів або резервів від вашого емітента картки, а також документацію про згоду та розкриття інформації для цілей аудиту. Зберігання цих записів у системі, яку ви справді контролюєте — замість того, щоб вони були розкидані по порталу постачальника послуг з розрахунку заробітної плати, який показує вам лише поточний період — значно спрощує відповіді на запитання державного департаменту праці, якщо вашу програму платіжних карток коли-небудь перевірятимуть.

Спростіть Своє Фінансове Управління​

Дотримання вимог щодо заробітної плати — це одна з тих сфер, де паперовий слід має таке ж значення, як і сама виплата — форми згоди, розкриття інформації про комісії та записи про розрахункові листки — все це має бути доступним, коли вам це потрібно. Beancount.io пропонує текстовий облік, який забезпечує повну прозорість та історію фінансових записів з контролем версій, без прив'язки до постачальника та без «чорних скриньок». Почніть безкоштовно та зберігайте кожен елемент вашого обліку — включно з розрахунком заробітної плати — у форматі, який ви повністю контролюєте.