Якщо ваш бізнес подає форми 1099, система, яку ви використовуєте для їх надсилання до IRS, буде вимкнена назавжди. 31 грудня 2026 року – останній день, коли система IRS FIRE прийматиме подання. 1 січня 2027 року вона назавжди припинить роботу — без пільгового періоду, без поетапного впровадження, без винятків для тих, хто відкладав це.
Для багатьох малих підприємств та бухгалтерів, які подають звітність від їхнього імені, це легко пропустити. FIRE тихо обробляє інформаційні декларації з 1980-х років, і більшість платників згадують про неї лише раз на рік, у січні, коли наближаються терміни подання 1099-NEC та W-2. Це саме та проблема: якщо ви чекатимете до січня 2027 року, щоб розібратися із системою-замінником, ви вже будете запізнюватися.
Що насправді змінюється
FIRE (Filing Information Returns Electronically — Електронне подання інформаційних декларацій) — це десятиліттями існуюча система, яку підприємства та передавачі використовували для електронного подання форм 1099, W-2 та інших інформаційних декларацій безпосередньо до IRS. Вона працює, але її вік дається взнаки — обмеження на розмір файлів є жорсткими, і якщо один запис у пакеті містить помилку, часто доводиться виправляти та повторно подавати весь файл, а не лише некоректний запис.
IRIS (Information Returns Intake System — Система прийому інформаційних декларацій) — це сучасна заміна від IRS, яка вже працює і обробляє всю серію форм 1099. Вона є веб-орієнтованою, використовує дані у форматі XML, перевіряє декларації в реальному часі під час їх подання, підтримує файли до 250 МБ і — що важливо — дозволяє виправляти окремі записи замість повторного подання всього пакета.
Графік, простою мовою:
- Декларації за 2025 податковий рік (подаються на початку 2026): останні декларації, які оброблятиме FIRE.
- 31 грудня 2026 року: FIRE повністю виводиться з експлуатації.
- Декларації за 2026 податковий рік (термін подання у січні 2027): мають подаватися через IRIS. Альтернативи немає.
Чому це заскочує малий бізнес зненацька
Механіка переходу є більш руйнівною, ніж просто "увійти на інший вебсайт". Кілька нюансів, які можуть спричинити проблеми:
Ваші облікові дані FIRE не переносяться. Вам потрібен новий, специфічний для IRIS Код контролю передавача (TCC) — старий TCC FIRE не дійсний у новій системі. Щоб отримати його, потрібно створити обліковий запис IRS e-Services, підтвердити свою особу через ID.me та подати заявку на TCC. Власна перевірка відповідності IRS займає мінімум 45 днів, а якщо додати перевірку особи та налаштування облікового запису, весь процес може розтягнутися на два-три місяці.
Порівняйте це з календарем: якщо ви зачекаєте до жовтня або листопада 2026 року, щоб почати, ви можете не мати затвердженого TCC до 31 січня 2027 року — терміну подання 1099-NEC та W-2. У цьому випадку ви не вибираєте між FIRE та IRIS; ви вибираєте між несвоєчасним поданням та поданням на папері, обидва з яких тягнуть за собою власні штрафи.
Поля з іменами потрібно розділяти. IRIS вимагає окремі поля для імені та прізвища, а не єдиний об'єднаний рядок з ім'ям. Якщо ваше бухгалтерське програмне забезпечення або шаблон електронної таблиці завжди експортували "Джон Сміт" як одне поле, ця невідповідність може спричинити відхилення подань або повідомлення про штрафи — не тому, що дані неправильні, а тому, що вони не відповідають очікуваному формату нової системи.
Штати — окрема проблема. Багато штатів все ще покладаються на формат FIRE для своїх програм подання інформаційних декларацій. Якщо ви подаєте звітність як до штату, так і до IRS, можливо, вам доведеться паралельно виконувати два різні процеси протягом деякого часу — IRIS на федеральному рівні, формат FIRE для кожного штату — доки штати не наздоженуть те, що буде далі з їхнього боку.
Поріг для електронного подання вже низький. З 1 січня 2024 року поріг для обов'язкового електронного подання становить лише 10 інформаційних декларацій на рік, що розраховується в сукупності для всіх типів форм — 1099, W-2 та інших разом, а не для кожної форми окремо. Багато малих підприємств, які припускали, що електронне подання є необов'язковим, оскільки вони видають лише "кілька 1099", насправді значно перевищують поріг, якщо додати всі типи декларацій. Якщо ви зобов'язані подавати електронні декларації, а замість цього подаєте на папері без затвердженого дозволу, штраф за неподання електронних декларацій становить до 340 доларів США за декларацію, застосовується до кількості декларацій, що перевищує поріг у 10 декларацій.
Що робити і коли
У вас є приблизно шість місяців, перш ніж це стане терміновим. Ось розумний порядок дій:
- Підтвердьте, чи зобов'язані ви подавати електронні декларації. Підрахуйте кожну інформаційну декларацію, яку ваш бізнес видає за рік — 1099-NEC, 1099-MISC, 1099-K, W-2, все. Якщо загальна кількість становить 10 або більше, електронне подання не є необов'язковим, і IRIS — це місце, де це подання має відбутися після закриття FIRE.
- Почніть подання заявки на TCC зараз, а не восени. З огляду на мінімальний термін розгляду 45 днів (і реально 2–3 місяці, якщо врахувати верифікацію ID.me), початок у третьому кварталі 2026 року є останнім безпечним періодом, якщо ви хочете бути готовими до подання задовго до крайнього терміну в січні 2027 року.
- Перевірте, як ваше бухгалтерське або зарплатне програмне забезпечення експортує імена та дані. Якщо ви використовуєте бухгалтерське програмне забезпечення, провайдерів заробітної плати або службу подання звітів, запитайте безпосередньо, чи вони вбудували підтримку IRIS і чи ваші записи вже чітко розділяють імена та прізвища. Це хороший момент, щоб загалом привести до ладу записи постачальників та працівників — непослідовне форматування імен є поширеною причиною відхилення подань навіть поза цим переходом.
- Якщо ви подаєте звітність у будь-якому штаті, який все ще використовує формат на основі FIRE, плануйте подвійне подання протягом перехідного періоду, а не припускайте, що одна система задовольнить як федеральні, так і державні вимоги.
- Якщо ви користуєтеся послугами сторонньої служби подання звітів або це робить ваш бухгалтер, не припускайте, що це автоматично вирішено — чітко підтвердьте, що вони знають про закриття і мають план для вашого облікового запису.
Чому чисті записи спрощують це
Незалежно від системи, яку використовує IRS, подання інформаційних декларацій є настільки безболісним, наскільки впорядкований ваш базовий бухгалтерський облік. Якщо записи постачальників та підрядників розкидані по рахунках-фактурах, електронних таблицях та електронних листах, розділення поля з ім'ям або звірка загальної суми платежу з 1099 стає метушнею щосічня. Якщо вони вже послідовно відстежуються протягом року — імена постачальників, ідентифікаційні номери платників податків та загальні платежі, зафіксовані під час транзакцій — створення точних інформаційних декларацій для будь-якої платформи, яку вимагає IRS, здебільшого є питанням експорту того, що у вас вже є.
Зберігайте свої записи готовими до будь-яких наступних змін IRS
Переробки систем подання звітів, такі як перехід з FIRE на IRIS, є саме тим типом змін, які карають підприємства з неохайними книгами та винагороджують підприємства з чистими. Beancount.io надає вам бухгалтерський облік у форматі звичайного тексту з контролем версій, тож кожен платіж постачальнику та запис про підрядника структурується та підлягає аудиту задовго до сезону подання звітів — не потрібно метушитися, щоб переформатувати дані, коли IRS змінює правила гри. Почніть безкоштовно і зберігайте свої записи готовими до будь-яких наступних подій.