Податкове вирахування за домашній офіс: Повний посібник для самозайнятих фахівців

Очікується, що до 2026 року понад 36 мільйонів американців працюватимуть дистанційно, а майже 23% робочої сили вже працюють віддалено принаймні частково. Таким чином, домашній офіс став новою нормою для мільйонів самозайнятих спеціалістів. Проте багато хто втрачає гроші, або взагалі не заявляючи про податкову знижку на домашній офіс, або роблячи це неправильно.

Якщо ви ведете бізнес з дому, ця вільна спальня або переобладнаний гараж можуть коштувати тисячі доларів податкової економії. Ось усе, що вам потрібно знати про відрахування на домашній офіс у 2025 та 2026 роках.

Хто має право на знижку на домашній офіс?

Податкова знижка на домашній офіс доступна виключно для самозайнятих осіб, зокрема:

• Фрілансерів та незалежних підрядників
• Одноосібних власників (Sole proprietors)
• Власників малого бізнесу
• Партнерів у партнерстві (щодо їхніх витрат на домашній офіс)
• Членів ТОВ (LLC), які оподатковуються як одноосібне володіння або партнерство

Важливо: Якщо ви є найманим працівником (форма W-2), ви не можете претендувати на знижку на домашній офіс на федеральному рівні, навіть якщо роботодавець вимагає від вас працювати з дому. Закон про зниження податків та створення робочих місць від 2017 року скасував цю знижку для працівників, і вона залишатиметься недоступною до 2026 року включно.

Два тести, які ви повинні пройти

Щоб претендувати на знижку на домашній офіс, ваш робочий простір має відповідати двом вимогам IRS:

1. Регулярне та виключне використання

Простір має використовуватися «регулярно та виключно» для бізнесу. Саме на цьому етапі багато платників податків припускаються помилок.

Що означає «виключно»: Територія не може виконувати подвійну функцію. Якщо ваш домашній офіс також є гостьовою спальнею, ігровою кімнатою або обідньою зоною, він не підлягає відрахуванню. Вам потрібен виділений простір, що використовується лише для бізнес-цілей.

Що означає «регулярно»: Епізодичне або випадкове використання в бізнесі не враховується. Ви повинні використовувати простір постійно для ділової діяльності.

Винятки з правила виключного використання:

• Зберігання інвентарю або зразків продукції (якщо ваш дім є вашим єдиним постійним місцем ведення бізнесу)
• Заклади денного догляду за дітьми (Daycare)
• Окремі споруди (наприклад, окремий гараж або студія)

2. Основне місце ведення бізнесу

Ваш домашній офіс має бути:

• Вашим основним місцем ведення бізнесу
• Місцем, де ви регулярно зустрічаєтеся з клієнтами, замовниками або пацієнтами
• Окремою спорудою, що використовується виключно для бізнесу

Навіть якщо ви працюєте в кількох локаціях, ваш дім може вважатися основним місцем ведення бізнесу, якщо ви регулярно використовуєте його для адміністративної або управлінської діяльності та не маєте іншого фіксованого місця для виконання цих завдань.

Два способи розрахунку вашої знижки

IRS пропонує два методи розрахунку відрахування на домашній офіс. Ви можете змінювати методи з року в рік, але повинні обрати один метод на весь податковий рік.

Спрощений метод

Цей простий підхід передбачає множення площі вашого офісу (у квадратних футах) на $5 за квадратний фут, максимум до 300 квадратних футів.

Максимальна знижка: $1,500 (300 кв. футів x $5)

Переваги:

• Мінімальна паперова робота та ведення записів
• Немає потреби відстежувати фактичні витрати
• Не потрібна Форма 8829
• Немає розрахунків амортизації або проблем із подальшим поверненням (recapture) амортизації

Недоліки:

• Обмеження сумою $1,500
• Неможливо перенести невикористані відрахування на майбутні періоди
• Може призвести до меншої суми знижки для великих офісів або будинків з високими витратами на утримання

Приклад: Площа вашого домашнього офісу становить 200 квадратних футів. Ваша знижка: 200 x $5 = $1,000.

Метод фактичних витрат

Цей метод розраховує вашу знижку на основі відсотка площі будинку, що використовується для бізнесу, та ваших фактичних витрат на житло.

Крок 1: Розрахуйте відсоток використання для бізнесу Поділіть площу вашого офісу на загальну площу вашого будинку.

Приклад: офіс 250 кв. футів ÷ будинок 2,000 кв. футів = 12,5% використання для бізнесу

Крок 2: Застосуйте цей відсоток до відповідних витрат

Прямі витрати (підлягають відрахуванню на 100%):

• Фарбування або ремонт виключно в домашньому офісі
• Меблі та обладнання для офісу

Непрямі витрати (підлягають відрахуванню згідно з вашим відсотком використання для бізнесу):

• Відсотки за іпотекою або орендна плата
• Податки на майно
• Страхування власників житла або орендарів
• Комунальні послуги (електроенергія, газ, вода, інтернет)
• Ремонт та технічне обслуговування будинку
• Амортизація (для власників житла)

Приклад: Ваш відсоток бізнес-використання становить 12,5%, а загальні прийнятні непрямі витрати за рік становлять $24,000. Ваша знижка: $24,000 x 12,5% = $3,000.

Переваги:

• Немає обмежень щодо суми відрахування
• Можна перенести надлишок відрахувань на майбутні роки
• Часто призводить до більшої суми знижки

Недоліки:

• Вимагає детального ведення записів
• Необхідно заповнити Форму 8829
• Амортизація повинна бути компенсована (recaptured) при продажі будинку

Який метод варто обрати?

Спрощений метод добре працює, якщо:

• Площа вашого домашнього офісу становить 300 квадратних футів або менше
• Ваші витрати на утримання будинку відносно низькі
• Ви хочете мінімізувати паперову тяганину
• Ви занепокоєні питанням повернення амортизації

Метод фактичних витрат зазвичай вигідніший, якщо:

• Ваш домашній офіс більший за 300 квадратних футів
• У вас високі витрати на житло (оренда, іпотека, комунальні послуги)
• Ви орендуєте житло (оскільки вам все одно не потрібно повертати амортизацію)
• Ви хочете максимально збільшити суму відрахування

Швидке порівняння: Якщо ваш домашній офіс має площу 300 квадратних футів, а загальні прийнятні витрати становлять $20,000 при 15% використання для бізнесу, метод фактичних витрат дасть $3,000 порівняно з $1,500 за спрощеним методом.

Поширені помилки, що провокують перевірки IRS

Всупереч поширеній думці, заявка на податкове відрахування за домашній офіс не спричиняє автоматичний аудит. Однак певні «червоні прапорці» можуть привернути увагу:

1. Недотримання тесту на виключне використання

Найпоширеніша помилка — використання багатофункціонального простору. Той обідній стіл, за яким ви працюєте вдень і вечеряєте ввечері? Це не домашній офіс. Гостьова спальня з робочим столом у кутку? Право на відрахування має лише виділена офісна зона, а не вся кімната.

2. Завищення площі

Не округлюйте та не оцінюйте площу занадто щедро. Якщо площа вашого офісу становить 150 квадратних футів, заявка на 300 футів задля максимізації спрощеного відрахування є шахрайством. Робіть точні заміри та зберігайте документальне підтвердження своїх розрахунків.

3. Необґрунтоване співвідношення відрахувань до доходу

Заява про те, що 80% вашої квартири є домашнім офісом при доході у $30 000, викликає підозри. Ваше відрахування має бути пропорційним вашому доходу та логічним з огляду на ваші житлові умови.

4. Використання круглих чисел

Звітність про рівно $5 000 за комунальні послуги або $10 000 за оренду свідчить про приблизну оцінку, а не про реальне відстеження витрат. Вказуйте точні цифри згідно зі своїми записами.

5. Неналежне ведення документації

Зберігайте чеки, рахунки та записи про всі витрати. Майте план поверху із зазначенням зони офісу та її розмірів. Документуйте використання приміщення для бізнесу за допомогою календарів або журналів обліку, якщо це можливо.

Як отримати податкове відрахування

Для самозайнятих осіб (sole proprietors) та ТОВ з одним учасником:

• Використовуйте Form 8829 (Expenses for Business Use of Your Home) при застосуванні методу фактичних витрат
• Зазначайте відрахування у Schedule C (Form 1040), рядок 30
• Для спрощеного методу проводьте розрахунки безпосередньо у Schedule C

Документація, яку слід зберігати:

• Чеки на всі побутові витрати
• Виписки по іпотеці або квитанції про сплату оренди
• Рахунки за комунальні послуги
• Страхові декларації
• Звіти про сплату податку на нерухомість
• Записи про заміри приміщення
• План поверху вашого робочого простору

Відстеження витрат на домашній офіс

Точне відстеження витрат є вкрай важливим для максимізації відрахування за домашній офіс та успішного проходження аудиту. Ось найкращі практики:

Окремі рахунки: Розгляньте можливість відкриття окремого банківського рахунку або кредитної картки для побутових витрат, щоб спростити відстеження.

Щомісячне звіряння: Переглядайте та класифікуйте витрати щомісяця, а не поспіхом під час податкового сезону.

Цифрові записи: Фотографуйте чеки та зберігайте їх у цифровому вигляді з чіткими позначками та датами.

Послідовні категорії: Використовуйте однакові категорії витрат протягом року, щоб полегшити розрахунки.

Особливі ситуації

Орендарі

Орендарі часто отримують найбільшу вигоду від відрахування за домашній офіс, оскільки орендні платежі не мають інших податкових пільг. Ваша щомісячна орендна плата, помножена на відсоток використання приміщення для бізнесу, може забезпечити суттєву економію.

Часткове використання протягом року

Якщо ви почали або припинили використовувати домашній офіс протягом року, ви можете претендувати на відрахування лише за ті місяці, коли ви використовували його виключно для бізнесу.

Переїзд

Якщо ви переїжджаєте протягом року, розраховуйте окремі відрахування для кожного помешкання залежно від часу, проведеного в кожному з них.

Спільний простір із подружжям

Якщо і ви, і ваш чоловік або дружина є самозайнятими та ділите один домашній офіс, вам потрібно буде розділити відрахування залежно від використання простору кожним із вас.

Підсумок

Для самозайнятих осіб податкове відрахування за домашній офіс є законним способом зменшити податковий тягар. Незалежно від того, чи обираєте ви спрощений метод за його зручність, чи метод фактичних витрат за потенційну економію, ключем є точний облік і чесна звітність.

Не дозволяйте міфу про ризик аудиту відлякати вас від відрахування, на яке ви маєте право. Просто переконайтеся, що ваш простір справді відповідає вимогам, ваші записи надійні, а розрахунки точні.

Спростіть відстеження витрат на домашній офіс

Управління витратами на домашній офіс разом з іншими бізнес-фінансами може швидко стати складним процесом. Beancount.io пропонує текстовий бухгалтерський облік (plain-text accounting), який забезпечує повну прозорість і контроль над вашими фінансовими даними, дозволяючи легко відстежувати, класифікувати та точно розраховувати відрахування за домашній офіс. Почніть безкоштовно і дізнайтеся, чому самозайняті професіонали переходять на текстовий облік для чистої звітності та спокійних податкових періодів.