Повний посібник для незалежних підрядників: Класифікація, податки та найкращі практики

Чи знаєте ви, що 36% американських працівників зараз беруть участь у гіг-економіці як незалежні підрядники? Зі стрімким розширенням ринку фрілансу та посиленням контролю з боку контролюючих органів за класифікацією працівників, розуміння правил щодо незалежних підрядників ніколи не було настільки важливим як для бізнесу, так і для самозайнятих осіб.

Незалежно від того, чи ви власник бізнесу, який планує найняти підрядників, чи професіонал, який розглядає можливість незалежної роботи, цей посібник охоплює все, що вам потрібно знати про роботу з незалежними підрядниками та в якості таких у 2025 році та надалі.

Хто такий незалежний підрядник?

Незалежний підрядник — це самозайнята особа, яка надає послуги клієнту на основі договору, а не як найманий працівник. На відміну від штатних працівників, які працюють під безпосереднім контролем роботодавця, незалежні підрядники зберігають автономію щодо того, як, коли і де вони виконують свою роботу.

Ключова відмінність полягає в контролі. Згідно з даними IRS (Податкової служби США), особа є незалежним підрядником, якщо замовник послуг має право контролювати або спрямовувати лише результат роботи, а не те, що саме і як буде зроблено.

Типові приклади незалежних підрядників включають:

• Письменники-фрілансери, дизайнери та розробники
• Консультанти та радники
• Субпідрядники в будівництві
• Агенти з нерухомості
• Водії сервісів таксі та доставки
• Бухгалтери та рахівники, які обслуговують кількох клієнтів

Незалежний підрядник проти найманого працівника: Розуміння різниці

Неправильна класифікація працівників може призвести до значних юридичних та фінансових наслідків. Ось як розрізнити ці дві категорії:

Контроль та незалежність

Поведінковий контроль: Чи контролює бізнес те, як працівник виконує свої завдання? Наймані працівники зазвичай отримують детальні інструкції щодо часу, місця та способу роботи. Підрядники самі контролюють власні методи.

Фінансовий контроль: Чи інвестує працівник у власне обладнання? Чи може він отримати прибуток або зазнати збитків від роботи? Наймані працівники використовують інструменти, надані компанією, і отримують стабільну оплату. Підрядники часто самі забезпечують себе обладнанням і мають можливість як отримати прибуток, так і зазнати збитків.

Тип відносин: Чи є письмовий договір? Чи надаються пільги та соціальний пакет? Наймані працівники зазвичай отримують соціальний пакет, мають тривалі відносини з компанією та виконують роботу, яка є ключовим аспектом діяльності бізнесу. Підрядники часто працюють над конкретними проектами без надання соціальних пільг.

Тест загального права IRS

IRS використовує трифакторний тест для визначення класифікації працівника:

1. Поведінковий контроль: Ступінь, до якого бізнес визначає час, місце та спосіб виконання роботи.
2. Фінансовий контроль: Чи інвестує працівник у обладнання, чи має невідшкодовані витрати та чи має можливість отримати прибуток або зазнати збитків.
3. Тип відносин: Письмові договори, надання пільг, постійність відносин та наскільки важливою для бізнесу є виконувана робота.

Якщо бізнес контролює деталі того, як виконуються послуги, працівник зазвичай вважається найманим працівником — навіть якщо йому надана значна свобода дій.

Податкові зобов'язання для незалежних підрядників

Розуміння податкових обов'язків є важливим для кожного, хто працює як незалежний підрядник.

Податок на самозайнятість

Незалежні підрядники сплачують податок на самозайнятість у розмірі 15,3%, який включає:

• Соціальне страхування (Social Security): 12,4% (на дохід до $176,100 у 2025 році, з підвищенням до $184,500 у 2026 році)
• Медична допомога (Medicare): 2,9% (без обмеження доходу)

На відміну від найманих працівників, які ділять ці податки 50/50 зі своїм роботодавцем, підрядники сплачують повну суму самостійно.

Квартальні прогнозні податки

Оскільки з виплат підрядникам податки не утримуються, ви зобов'язані здійснювати квартальні прогнозні податкові платежі, якщо очікуєте, що сума ваших податків за рік складе $1,000 або більше. Терміни сплати зазвичай такі:

• 15 квітня
• 15 червня
• 15 вересня
• 15 січня (наступного року)

Основні податкові форми

Для підрядників:

• Форма W-9: надається клієнтам перед початком роботи. Вона містить ваш ідентифікаційний номер платника податків (SSN або EIN).
• Додаток C (Schedule C): звіт про доходи та витрати бізнесу.
• Додаток SE (Schedule SE): розрахунок податку на самозайнятість.
• Форма 1040-ES: подання квартальних прогнозних податкових платежів.

Для бізнесу, що наймає підрядників:

• Форма 1099-NEC: видається будь-якому підряднику, якому було виплачено $600 або більше протягом податкового року (поріг збільшується до $2,000, починаючи з 2026 року).
• Термін подання: 31 січня наступного року.

Податкові відрахування для незалежних підрядників

Однією з суттєвих переваг статусу підрядника є можливість вираховувати обґрунтовані бізнес-витрати, що зменшує ваш оподатковуваний дохід.

Відрахування податку на самозайнятість

Ви можете вирахувати половину суми податку на самозайнятість зі свого скоригованого валового доходу, що фактично зменшує загальний податковий тягар.

Відрахування на домашній офіс

Якщо ви регулярно та виключно використовуєте частину свого будинку для бізнесу, ви можете претендувати на це відрахування, використовуючи один із двох методів:

• Спрощений метод: $5 за квадратний фут, до 300 квадратних футів (максимум $1,500).
• Звичайний метод: розрахунок фактичних витрат за допомогою форми 8829.

Транспортні засоби та пробіг

Виберіть один із варіантів:

• Стандартна ставка за милю: 70 центів за милю (2025 рік) або 72,5 цента за милю (2026 рік)
• Метод фактичних витрат: Вирахування амортизації, витрат на пальне, ремонт, страхування тощо.

Ведіть детальні журнали обліку пробігу, документуючи ділові поїздки.

Страхові внески на медичне страхування

Самозайняті особи можуть віднімати страхові внески на медичне страхування для себе та своїх родин, включаючи медичне, стоматологічне та офтальмологічне покриття.

Вирахування на кваліфікований бізнес-дохід (QBI)

Станом на 2025 рік вирахування QBI є безстроковим, що дозволяє підрядникам, які відповідають критеріям, віднімати до 20% кваліфікованого бізнес-доходу. Застосовуються пороги доходу та обмеження залежно від типу вашого бізнесу та загального доходу.

Інші поширені вирахування

• Ділові поїздки (перельоти, готелі, 50% вартості харчування)
• Професійні послуги (бухгалтерські, юридичні, консалтингові)
• Програмне забезпечення та підписки
• Офісне приладдя та обладнання
• Освіта та професійний розвиток, пов’язані з вашою поточною діяльністю
• Маркетинг та реклама
• Страхування бізнесу

Як наймати незалежних підрядників: кращі практики для бізнесу

Якщо ви власник бізнесу і плануєте працювати з підрядниками, дотримання належних процедур захистить вас від штрафів за неправильну класифікацію працівників.

Крок 1: Перевірте класифікацію

Перед наймом переконайтеся, що роль справді відповідає статусу підрядника. Запитайте себе:

• Чи будете ви контролювати, як і коли виконується робота?
• Це постійна роль чи конкретний проєкт?
• Чи буде працівник використовувати власне обладнання та методи?

Якщо ви не впевнені, подайте форму SS-8 до IRS для отримання офіційного висновку.

Крок 2: Зберіть необхідну документацію

Перед здійсненням будь-яких виплат отримайте:

• Форму W-9: Отримайте офіційне ім’я підрядника та ідентифікаційний номер платника податків
• Письмовий контракт: Чітко окресліть обсяг робіт, результати, умови оплати та характер відносин як з незалежним підрядником

Крок 3: Складіть вичерпний контракт

Ваш контракт має містити:

• Обсяг робіт та результати
• Умови та ставки оплати
• Графік виконання проєкту
• Пункт про те, що підрядник самостійно відповідає за свої податки
• Пункт про те, що жодні пільги чи бенефіти не надаються
• Права інтелектуальної власності
• Вимоги до конфіденційності
• Умови розірвання контракту

Створення нового контракту для кожного проєкту допомагає продемонструвати незалежний характер відносин.

Крок 4: Сплачуйте через систему кредиторської заборгованості

Обробляйте платежі підрядникам через вашу систему кредиторської заборгованості (accounts payable), а не через нарахування заробітної плати (payroll). Це підтримує чітке розмежування між працівниками та підрядниками.

Крок 5: Видайте форму 1099-NEC

До 31 січня наступного після податкового року надішліть форму 1099-NEC будь-якому підряднику, якому було виплачено 600 доларів або більше. Подайте копії до IRS до того ж терміну.

Крок 6: Ведіть належний облік

Зберігайте документацію щодо:

• Усіх контрактів та угод
• Записів про оплату та інвойсів
• Форм W-9 (зберігати щонайменше чотири роки)
• Переписки по проєкту, що підтверджує незалежний характер відносин

Неправильна класифікація: ризики та штрафи

Неправильна класифікація працівників тягне за собою серйозні наслідки для бізнесу.

Штрафи IRS

Якщо IRS визначить, що ви неправильно класифікували найманих працівників як підрядників, вам може загрожувати:

• До 40% податків FICA, які мали бути утримані
• Штраф у розмірі 50 доларів за кожну неподану форму W-2
• Відсотки на несплачені податки
• Можливі штрафи за шахрайство у разі навмисних порушень

Наслідки від Міністерства праці

Відповідно до Закону про справедливі трудові стандарти (FLSA), неправильна класифікація може призвести до:

• Виплати заборгованості по заробітній платі за понаднормові години та порушення мінімальної заробітної плати
• Штрафу до 1000 доларів за кожного неправильно класифікованого працівника
• Позовів за період до трьох років у разі навмисних порушень

Штрафи на рівні штатів

Багато штатів посилили контроль. Каліфорнія, наприклад, накладає штрафи:

• Від 5 000 до 15 000 доларів за кожного працівника при ненавмисній неправильній класифікації
• Від 10 000 до 25 000 доларів за кожного працівника при навмисній неправильній класифікації

Варіанти полегшення санкцій

Якщо ви припустилися помилок у класифікації, Програма добровільного врегулювання класифікації IRS (VCSP) дозволяє компаніям перекласифікувати працівників на майбутнє з частковим звільненням від сплати податків за минулі періоди. Для участі подайте форму 8952.

Останні регуляторні зміни на 2025-2026 роки

Регуляторне середовище для класифікації працівників продовжує розвиватися.

Пауза у правозастосуванні DOL

У травні 2025 року Міністерство праці оголосило, що не буде застосовувати своє правило щодо незалежних підрядників від 2024 року і повернеться до вказівок, що діяли до 2021 року, використовуючи тест «економічних реалій». Проте правило 2024 року залишається чинним для приватних судових спорів.

Зміни порогу 1099

Починаючи з 2026 податкового року (звітність подається у 2027 році), поріг звітності для форми 1099-NEC збільшується з 600 до 2 000 доларів США і надалі щорічно індексуватиметься на інфляцію.

Правила конкретних штатів

Законопроєкт Каліфорнії AB 1514 (набуває чинності 1 січня 2026 року) уточнює звільнення від ABC-тесту для певних професіоналів. Завжди перевіряйте специфічні вимоги вашого штату, оскільки вони можуть бути суворішими за федеральні правила.

Поради для успіху як незалежного підрядника

Розділяйте бізнес-фінанси та особисті фінанси

Відкрийте окремий банківський рахунок для бізнесу та окрему кредитну картку. Це спрощує бухгалтерський облік, забезпечує чіткішу документацію для податкових вирахувань і створює більш професійний імідж в очах клієнтів.

Регулярно відкладайте кошти на податки

Відкладайте 25–30% від кожного платежу на податки. Багатьом підрядникам допомагає негайне перерахування цих коштів на окремий ощадний рахунок.

Інвестуйте у професійні інструменти

Відстежуйте свої доходи, витрати та пробіг протягом року. Якісний облік полегшує податковий період і гарантує, що ви врахуєте всі належні податкові вирахування.

Розбудовуйте стосунки з декількома клієнтами

Диверсифікація вашої клієнтської бази забезпечує стабільність доходу та підтверджує ваш статус незалежного підрядника. Робота виключно на одного клієнта може викликати питання щодо належної класифікації вашої діяльності.

Оформіть належне страхування

Розгляньте можливість страхування професійної відповідальності, загального страхування цивільної відповідальності та медичного страхування. Це захистить ваш бізнес та особисті активи.

Тримайте свої фінанси в порядку з першого дня

Незалежно від того, чи наймаєте ви підрядників, чи самі працюєте як підрядник, ведення точного фінансового обліку є критично важливим для дотримання податкового законодавства та успіху бізнесу. Складність відстеження платежів підрядникам, документування витрат і управління щоквартальними податками вимагає надійних систем.

Beancount.io пропонує текстовий бухгалтерський облік (plain-text accounting), який забезпечує повну прозорість та контроль над вашими фінансовими даними. Відстежуйте витрати підрядників, керуйте кредиторською заборгованістю та створюйте звіти, необхідні для податкового періоду — і все це у форматі з контролем версій, що легко інтегрується з сучасними інструментами. Почніть безкоштовно та відкрийте для себе бухгалтерію, таку ж гнучку, як і ваш незалежний стиль роботи.