Patriot vs. OnPay vs. SurePayroll: Najlacnejšia kompletná mzdová agenda pre mikropodnik

Trojčlenná firma môže platiť niekomu inému za výpočet, podanie a odvod svojich mzdových daní kdekolvek od približne 50 do približne 67 dolárov mesačne — rovnaké podania, rovnaké odvody, 34-percentný rozptyl. Ak sa pri porovnaní pomýlite, preplácate každý mesiac celé roky; ak sa pomýlite pri podaní, pokuta IRS za neodvedenie dane začína na 2 percentách nezaplatenej dane a stúpa až na 15 percent, a to skôr, než akýkoľvek štát pridá svoju vlastnú. Pre mikropodnik, ktorý vedie mzdy s tenkými maržami, nie je najlacnejšia správna možnosť zaokrúhľovacia chyba. Je to celá hra.

Tento sprievodca porovnáva troch rozpočtových poskytovateľov kompletnej agendy, ktorých mikropodniky skutočne zaraďujú do užšieho výberu — Patriot Full-Service Payroll, OnPay a SurePayroll od Paychexu — podľa základnej ceny, poplatkov za pracovníka, rozsahu daňových podaní, nákladov na koncoročné formuláre a podpory viacerých štátov, pričom mesačná matematika je vypočítaná pri jednom, piatich, desiatich a dvadsiatich piatich pracovníkoch.

Čo vám „kompletný servis" vlastne prináša​

Poskytovatelia mzdovej agendy používajú výraz „kompletný servis" na to, že preberajú prácu spojenú s dodržiavaním predpisov z vášho stola, nielen aritmetiku. Predtým, než začnete porovnávať ceny, overte, či každý plán zahŕňa všetkých päť týchto položiek:

• Výpočet daní pri každom spustení: federálne zrážky z príjmu, Social Security a Medicare, štátne zrážky z príjmu, štátna daň z nezamestnanosti (SUTA) a miestne dane, kde existujú.
• Odvody daní odoslané správnym úradom v správnom termíne, takže sa nikdy sami nedotknete termínu EFTPS.
• Daňové podania pripravené a odoslané: formuláre 940 a 941 federálne, plus štátne štvrťročné priznania a miestne priznania.
• Koncoročné formuláre: W-2 pre zamestnancov a 1099 pre dodávateľov, podané úradom a doručené pracovníkom.
• Hlásenie nových zamestnancov štátu, ktoré väčšina štátov vyžaduje do približne 20 dní od prijatia.

Patriot predáva kompletný servis ako vyššiu úroveň; jeho lacnejší plán Basic vypočítava dane, ale podávanie a odvody necháva na vás. OnPay má jediný plán, ktorý je kompletným servisom už štandardne. SurePayroll predáva plán s vlastnou obsluhou aj plán s kompletným servisom, takže pri porovnaní sa uistite, že oceňujete ten s kompletným servisom. Každá cena nižšie je možnosť s kompletným servisom a vybavenými daňami.

Traja uchádzači v skratke​

Všetci traja spúšťajú neobmedzený počet mzdových cyklov, vyplácajú zamestnancov W-2 a dodávateľov 1099 priamym vkladom a podávajú federálne, štátne a miestne mzdové dane. Rozdiely sú v štruktúre ceny, v tom, čo je spoplatnené navyše, a v tom, koľko HR je v balíku.

Ceny sú zverejnené katalógové ceny poskytovateľov v čase písania; všetci traja ponúkajú časté úvodné zľavy, takže pred kúpou si overte aktuálnu ponuku. Poplatky za pracovníka sa vzťahujú na pracovníkov skutočne vyplatených v danom mesiaci, čo je dôležité, ak počet vašich zamestnancov kolíše so sezónnou výpomocou.

Mesačná matematika: Kto je najlacnejší pri akej veľkosti?​

Katalógové ceny zavádzajú, pretože nízky základ s vysokým poplatkom za pracovníka sa pri raste kríži s vysokým základom a nízkym poplatkom za pracovníka. Vypočítané pre zamestnávateľa v jednom štáte:

Jeden pracovník (len vy, so mzdou z vlastnej S corp):

• SurePayroll: 29 plus 7, čiže 36 dolárov
• Patriot: 37 plus 5, čiže 42 dolárov
• OnPay: 49 plus 6, čiže 55 dolárov

SurePayroll vyhráva prípad jediného vlastníka jasnými šiestimi dolármi mesačne.

Päť pracovníkov:

• Patriot: 37 plus 25, čiže 62 dolárov
• SurePayroll: 29 plus 35, čiže 64 dolárov
• OnPay: 49 plus 30, čiže 79 dolárov

Patriot sa ujíma vedenia. Jeho päťdolárový poplatok za pracovníka prekonáva sedemdolárový poplatok SurePayrollu o dosť na to, aby prekonal vyšší základ.

Desať pracovníkov:

• Patriot: 37 plus 50, čiže 87 dolárov
• SurePayroll: 29 plus 70, čiže 99 dolárov
• OnPay: 49 plus 60, čiže 109 dolárov

Patriot rozširuje náskok na dvanásť dolárov mesačne oproti SurePayrollu.

Dvadsaťpäť pracovníkov:

• Patriot: 37 plus 125, čiže 162 dolárov
• OnPay: 49 plus 150, čiže 199 dolárov
• SurePayroll: 29 plus 175, čiže 204 dolárov

Pri dvadsiatich piatich pracovníkoch šesťdolárový poplatok OnPay za pracovníka konečne podlieza sedem dolárov SurePayrollu a Patriot zostáva najlacnejší s veľkým náskokom.

Vzorec: SurePayroll je najlacnejší pri jednom pracovníkovi, Patriot je najlacnejší od približne troch pracovníkov vyššie a OnPay nie je nikdy najlacnejší len podľa katalógovej ceny. Ale katalógová cena je len úvodná ponuka. Drobné písmo nižšie hýbe skutočnými peniazmi.

Drobné písmo, ktoré mení víťaza​

Poplatky za viac štátov​

Prijmite jedného vzdialeného pracovníka za štátnou hranicou a poradie sa posunie. Patriot účtuje 12 dolárov za každý ďalší štát mesačne. SurePayroll účtuje paušálne 9,99 dolára mesačne za viac štátov, bez ohľadu na to, koľko ďalších štátov pridáte. OnPay zahŕňa všetkých päťdesiat štátov bez dodatočného poplatku.

Prerátajte príklad s piatimi pracovníkmi so zamestnancami v dvoch štátoch: Patriot stúpne na 74 dolárov, SurePayroll na približne 74 dolárov a OnPay zostane na 79 dolároch. So zamestnancami v štyroch štátoch Patriot stúpne na 98 dolárov, zatiaľ čo SurePayroll zostane okolo 74 dolárov a OnPay zostane na 79 dolároch. Ak je váš tím roztrúsený po štátoch, paušálny poplatok SurePayrollu a zahrnuté pokrytie OnPay rýchlo zmažú výhodu Patriotu v základnej cene.

Poplatky za koncoročné formuláre​

Patriot a OnPay zahŕňajú prípravu a podanie W-2 a 1099 v mesačnej cene. SurePayroll účtuje koncoročné formuláre samostatne — približne 5 dolárov za formulár plus poplatok za spracovanie. Desať pracovníkov znamená každý január približne 50 dolárov plus poplatok, čo pri rozpočítaní pridá k skutočným nákladom SurePayrollu približne päť dolárov mesačne. Samo o sebe to poradie málokedy zvráti, ale zmenšuje náskok SurePayrollu pri jedinom vlastníkovi a rozširuje jeho zaostávanie za Patriotom pri každej väčšej veľkosti.

Miestne dane​

Ak pôsobíte tam, kde existujú mestské alebo okresné mzdové dane, overte, že miestne podanie je zahrnuté. Patriot a OnPay zahŕňajú miestne daňové podania a odvody v kompletnom servise. SurePayroll spracúva miestne dane v mnohých jurisdikciách, ale niektoré miestne podania považuje za doplnky, takže si ocenite svoju skutočnú lokalitu namiesto predpokladu pokrytia.

Dodávatelia​

Všetci traja vyplácajú dodávateľov 1099 a podávajú 1099, ale ekonomika sa líši, ak dodávatelia tvoria väčšinu vašich záväzkov. Patriot a OnPay počítajú dodávateľov ako vyplatených pracovníkov za rovnakú sadzbu za pracovníka. Ak vyplácate iba dodávateľov a nemáte vôbec žiadnych zamestnancov W-2, žiadny z týchto troch nie je najlacnejšou odpoveďou — niekoľko poskytovateľov predáva plány len pre dodávateľov bez základného poplatku — ale spomedzi týchto troch je päťdolárová sadzba Patriotu za pracovníka najnižšími nákladmi na dodávateľa.

HR, benefity a evidencia času​

Tu OnPay získava späť svoju vyššiu katalógovú cenu. OnPay spája HR nástroje, šablóny ponukových listov, sledovanie PTO, správu benefitov, integrácie 401(k) a poistenie pracovníkov platené priebežne do jedného plánu. Patriot účtuje za HR softvér a evidenciu času samostatne, za šesť dolárov základ plus dva doláre za zamestnanca každé mesačne. SurePayroll sa nachádza medzi nimi, s miernou vstavanou HR podporou plus špeciálnym plánom pre domácich zamestnávateľov, ktorý ani jeden konkurent neponúka. Ak ste mali v pláne kúpiť od Patriotu čo i len jeden HR doplnok, celková cena OnPay je zrazu konkurencieschopná: kompletný servis Patriot plus HR pre päť pracovníkov stojí približne 78 dolárov, v podstate na rovnakej úrovni ako 79 dolárov OnPay — a OnPay k tomu pridáva správu benefitov a PTO navyše.

Ktorý sa hodí k vášmu mikropodniku?​

Jediný vlastník-prevádzkovateľ, ktorý platí len seba. Kompletný servis SurePayroll je najlacnejšou vyhovujúcou možnosťou za približne 36 dolárov mesačne. Len nezabudnite na januárovú faktúru za formuláre a overte, že váš štát nemá prekvapenie v podobe miestnej dane.

Dvaja až desať pracovníkov v jednom štáte. Kompletný servis Patriot vyhráva cenou a zahŕňa koncoročné formuláre a miestne podania. Je to štandardná odpoveď pre klasický mikropodnik na jednej adrese: kaviareň, zubná ordinácia, päťčlenná agentúra.

Pracovníci v troch alebo viacerých štátoch. Oceňte to tromi spôsobmi, než sa zaviažete. Paušálny 9,99-dolárový poplatok SurePayrollu za viac štátov zvyčajne vyhráva nákladovo, zahrnuté viacštátne pokrytie OnPay plus zabalené HR často vyhráva hodnotou a poplatok Patriotu za štát sa proti nemu s každým pridaným štátom násobí.

Domáci zamestnávateľ (opatrovateľka, opatrovateľ, upratovačka). Špeciálny domáci plán SurePayrollu je na to účelovo vytvorený a je dôvodom, prečo mnohé rodiny skončia práve tam. Ani Patriot, ani OnPay sa na domácu mzdovú agendu konkrétne nezameriavajú.

Tím, ktorý potrebuje aj HR, PTO alebo pomoc s benefitmi. Jediný plán OnPay spája to, čo ostatní dvaja účtujú navyše alebo nemajú. Porovnajte celkovú sumu OnPay s Patriotom plus doplnkami, nie so samotným základom Patriotu, a rozdiel väčšinou zmizne.

Iba dodávatelia, žiadni zamestnanci. Zvážte, či vôbec potrebujete kompletnú mzdovú agendu pre zamestnancov. Plán len pre dodávateľov od iného poskytovateľa zvyčajne stojí menej než ktorýkoľvek z týchto troch; ak zostanete v tejto trojici, sadzba Patriotu za pracovníka je najnižšia.

Zaúčtovanie mzdovej agendy vo vlastnej knihe​

Nech si vyberiete ktoréhokoľvek poskytovateľa, jeho mesačný debet z vášho bankového účtu nie je jeden výdavok. Spája hrubé mzdy, zamestnávateľský podiel na mzdových daniach, zrazené dane, ktoré len prechádzate úradom, a poplatok samotného poskytovateľa — a vaše účtovníctvo by malo ukázať každú časť samostatne, inak váš výkaz ziskov a strát podhodnotí náklady práce a vaše záväzky sa nikdy nezrovnajú.

Typický mesačný zápis mzdovej agendy v účtovníctve založenom na čistom texte vyzerá takto:

2026-10-31 * "Október mzdy" "Mzdové obdobie 16.10.-31.10."
  Expenses:Payroll:Wages            8,400.00 USD
  Expenses:Payroll:Employer-Taxes     642.60 USD
  Liabilities:Payroll:Withholding  -1,680.00 USD
  Liabilities:Payroll:Employer-Tax   -642.60 USD
  Assets:Checking:Operating        -6,720.00 USD

Hrubé mzdy a podiel zamestnávateľa na daniach idú na výdavkové účty; zrazená daň z príjmu a obe polovice FICA zostávajú na záväzkových účtoch, kým ich poskytovateľ neodvedie; čistá mzda opúšťa bežný účet. Mesačný poplatok poskytovateľa zaúčtujte samostatne ako administratívny náklad, aby ste videli, koľko vás samotné spracovanie mzdovej agendy stojí ročne. Ak ste v podvojnom zaúčtovaní mzdovej agendy noví, dokumentácia krok za krokom prechádza nastavením účtov a zrovnaním.

Zrovnajte správu poskytovateľa s debetom z vášho bankového účtu pri každom mzdovom cykle, nielen na konci roka. Najbežnejší neporiadok v mzdovej agende malých podnikov je debet poskytovateľa, ktorý nikto jedenásť mesiacov nepriradil k výplatnej páske a odhalí sa až v januári, keď sa súčty vo W-3 odmietnu zrovnať.

Päť chýb, ktoré stoja viac než predplatné​

Nakupovanie len podľa základnej ceny. Základ je pri takmer každom zamestnávateľovi menšou polovicou účtu. Vynásobte poplatok za pracovníka počtom svojich zamestnancov, pridajte poplatky za viac štátov a koncoročné formuláre, potom porovnajte. Základ 29 dolárov so sedemdolárovým poplatkom za pracovníka stojí viac než základ 37 dolárov s päťdolárovým poplatkom pri akomkoľvek počte zamestnancov nad štyri.

Zabudnutie na januárovú faktúru. Poplatky za koncoročné formuláre prichádzajú raz ročne a v každom mesačnom porovnaní sa vynechávajú. Rozpočítajte ich — približne päť dolárov za formulár pri SurePayrolle — než vyhlásite víťaza.

Nesprávne zaradenie pracovníkov s cieľom vyhnúť sa poplatku za pracovníka. Nechať pracovníka mimo mzdovej agendy, aby ste ušetrili päť dolárov mesačne, riskuje nedoplatky na daniach, pokuty a úroky, ktoré prevýšia desaťročie poplatkov za predplatné. Ak niekto podľa testu vášho štátu vyzerá ako zamestnanec, zaraďte ho do mzdovej agendy.

Predpoklad, že váš štát je pokrytý. Všetci traja podávajú vo všetkých päťdesiatich štátoch, ale pokrytie miestnych daní a časy nastavenia nového účtu sa líšia. Overte svoje konkrétne štátne a miestne registrácie pred prvým výplatným termínom, nie po ňom.

Žiadne zrovnávanie. Poskytovateľ podáva vaše dane; nevedie vaše účtovníctvo. Priraďte každý mzdový cyklus k bankovému debetu a mesačne vyčistite záväzky zo zrážok, aby december neskrýval žiadne prekvapenia.

Váš ďalší krok​

Spočítajte svojich pracovníkov W-2 a dodávateľov 1099, uveďte štáty, v ktorých pracujú, a ocenite všetkých troch poskytovateľov podľa týchto dvoch čísel — základ plus poplatok za pracovníka krát počet zamestnancov, plus doplnky za viac štátov a koncoročné formuláre, ktoré sa vás týkajú. Pre väčšinu mikropodnikov v jednom štáte s dvoma alebo viacerými pracovníkmi táto matematika ukazuje na Patriot; jediní vlastníci zvyčajne skončia pri SurePayrolle; roztrúsené tímy a každý, kto potrebuje HR v balíku, by si mali pred rozhodnutím oceniť celkový plán OnPay. Prepočítajte to so svojím skutočným počtom zamestnancov, overte pokrytie miestnych daní pre svoju lokalitu a začnite skúšobnú verziu zdarma celý mzdový cyklus predtým, než potrebujete vykonať prvý odvod.