Darčeková karta v hodnote 50 dolárov zastrčená do vianočnej obálky vyzerá ako darček. IRS v nej vidí výplatu. Odovzdajte ju zamestnancovi bez toho, aby prešla cez mzdový systém, a máte nedostatočne zrazenú daň z príjmu a FICA — z päťdesiatich dolárov, u každého zamestnanca, ktorý ju dostal, so sankciami a úrokmi, ak to odhalí kontrolór. Zatiaľ čo vianočný večierok na konci chodby, aj s otvoreným barom, môže byť 100% odpočítateľný a nezdaniteľný pre všetkých zúčastnených. Daňové pravidlá pre decembrovú štedrosť fungujú presne opačne, než väčšina majiteľov tuší, preto tento sprievodca vysvetľuje, ktoré darčeky sú v skutočnosti mzdy, ktoré sa kvalifikujú ako nezdaniteľné de minimis výhody a ako usporiadať večierok bez toho, aby ste prišli o odpočet.
Jedno pravidlo, ktoré rozhoduje o všetkom
Začnite s predvoleným pravidlom, ktoré IRS uplatňuje na čokoľvek, čo prevediete na zamestnanca: je to odmena. Hotovosť, darčekové karty, tovar, platený víkendový výlet — to všetko sú mzdy, podliehajúce zrážke dane z príjmu a FICA, a pre vás odpočítateľné ako obchodný výdavok. Nezdaniteľné zaobchádzanie nikdy nie je východiskovým bodom. Nastane len vtedy, keď to stanoví konkrétne oslobodenie.
Toto rámcovanie odpovie na väčšinu vianočných otázok skôr, než sa skomplikujú. Vianočný bonus v obálke sú mzdy. Morča rozdávané v kancelárii je tiež mzda — pokiaľ sa nezmestí do jedného oslobodenia vytvoreného presne pre túto situáciu, de minimis fringe benefit. A pravidlo o 25 dolároch, ktoré si mnohí majitelia polovičato pamätajú, sa na zamestnancov vôbec nevzťahuje. Majte na pamäti toto predvolené pravidlo a každé pravidlo nižšie zapadne tam, kam má.
Prečo sú hotovosť a darčekové karty vždy zdaniteľné mzdy
IRS Publication 15-B, príručka zamestnávateľa o fringe benefits, uvádza pravidlo jazykom, ktorý nenecháva žiadny priestor:
Hotovosť a fringe benefity ekvivalentné hotovosti — darčekové poukážky, darčekové karty, platobné karty — bez ohľadu na to, aké malé, nikdy nie sú vylúčiteľné ako de minimis benefit.
Prečítajte si to dvakrát. Na sume nezáleží. Vianočný bonus 500 dolárov a karta do kaviarne za 10 dolárov sa posudzujú rovnako: obe sú doplnkové mzdy, obe patria na Formulár W-2 zamestnanca a obe podliehajú zrážke federálnej dane z príjmu plus daniam Social Security a Medicare. Logika je priamočiara. Darčeková karta sa míňa ako hotovosť — príjemca si môže kúpiť čokoľvek, čo obchod predáva — takže IRS ju zdaňuje ako hotovosť. Neexistuje žiadna de minimis výnimka pre niečo, čo funguje ako peniaze.
Mechanika zrážok je rovnaká ako pri akomkoľvek bonuse. Môžete zraziť podľa bežnej sadzby z W-4 zamestnanca alebo použiť jednotnú 22% federálnu sadzbu pre doplnkové mzdy, a FICA platí v oboch prípadoch. Čo nemôžete urobiť, je kúpiť stoh kariet, rozdať ich a zaúčtovať potvrdenku ako všeobecný výdavok na darčeky. To je najčastejšia decembrová mzdová chyba v malých firmách: karty sa nikdy nedostanú do mzdového systému, žiadna zrážka sa nevykoná a W-2 podhodnocujú mzdy. Ak sa mzdy spracúvajú predtým, než karty odídu, naúčtujte sumy ako časové rozlíšenie a všetko vyrovnajte v poslednej mzde roka, aby boli W-2 správne.
Súvisiaca pasca: ceny a výhry zo žrebovania na firemnom večierku sú tiež mzdy, aj keď samotný večierok je pre zúčastnených nezdaniteľný. Morča na stole je vylúčiteľné; televízor, ktorý niekto vyhrá v tombole, je odmena v reálnej trhovej hodnote.
Ktoré darčeky sa skutočne kvalifikujú ako nezdaniteľné de minimis výhody
Oslobodenie de minimis pokrýva majetok alebo služby takej malej hodnoty a poskytované tak zriedka, že ich účtovné sledovanie by bolo neprimerané alebo administratívne neuskutočniteľné. To je test založený na okolnostiach, nie cenník — ale príklady IRS kreslia jasný obraz o tom, čo prejde:
- Vianočné morča, šunka alebo košík ovocia
- Kvety pri príležitosti
- Občasné vstupenky do divadla alebo na športové podujatie
- Firemný piknik
- Káva, šišky a nealkoholické nápoje v kancelárii
- Občasné osobné použitie firemného vybavenia, ako je kopírka
Všimnite si vzorec: hmotné, skromné, občasné a — kľúčovo — nikdy hotovosť ani nič minutelné ako hotovosť. Morča za 30 dolárov je vylúčiteľné. Darčeková karta za 30 dolárov na kúpu toho istého morčaťa sú mzdy. Forma darčeka rozhoduje, nie jeho hodnota.
Dva detaily ľudí často potknú. Po prvé, neexistuje zákonný dolárový strop pre de minimis darčeky tak, ako existuje pre dary klientom. Mnohé firmy používajú neformálnu hranicu okolo 75 dolárov, čo je zvyk odborníkov, nie pravidlo IRS — darčekový košík za 200 dolárov začína vyzerať ako odmena bez ohľadu na to, akú hranicu ste si vybrali. Po druhé, frekvencia je rovnako dôležitá ako hodnota. „Občasný“ je súčasťou definície, takže skromný darčekový košík každý december prejde, zatiaľ čo ten istý košík každý mesiac nie. Zriedkavé a malé musí platiť oboje.
Dobrá správa pre zamestnávateľa: de minimis výhody sú pre firmu stále odpočítateľné. Jednoducho sa vylučujú z príjmu zamestnanca. Získate odpočet bez toho, aby niekomu vznikla daňová povinnosť, čo je presne dôvod, prečo táto kategória existuje.
Príbuzný prípad, ktorý stojí za jednu vetu: hmotné ocenenia zamestnancov za výkon za odpracované roky alebo za bezpečnostné výsledky možno vylúčiť až do 400 dolárov na zamestnanca ročne, alebo 1 600 dolárov v rámci kvalifikovaného písomného plánu. Hotovosť, darčekové karty, dovolenky a vstupenky na podujatia sa nikdy nekvalifikujú ako ocenenia za výkon — tá istá stena ekvivalentu hotovosti, ešte raz.
Limit 25 dolárov platí pre klientov, nie pre zamestnancov
Teraz pravidlo, ktoré každý nesprávne aplikuje. Section 274(b) obmedzuje váš odpočet na firemné dary na 25 dolárov na príjemcu ročne. Dajte klientovi fľašu vína za 100 dolárov a odpočítateľných je 25 dolárov. Tento limit upravuje dary zákazníkom, potenciálnym klientom, dodávateľom a iným vonkajším obchodným kontaktom.
Neriadi dary pre vašich vlastných zamestnancov. Dary zamestnancom spadajú pod rámec mzda-alebo-de-minimis vyššie, kde neexistuje žiadna hranica 25 dolárov. Zamieňanie týchto dvoch vecí vytvára chyby v oboch smeroch: majitelia, ktorí si myslia, že darčeková karta za 20 dolárov pre zamestnanca prekĺzne pod limitom 25 dolárov (je to mzda v akejkoľvek výške), a majitelia, ktorí zbytočne obmedzujú vianočné darčeky pre zamestnancov na 25 dolárov (morča nemá žiadny zákonný strop, iba test malé-a-zriedkavé).
Pre dary klientom zmierňujú strop 25 dolárov dve výnimky. Vedľajšie náklady, ktoré podstatne nezvyšujú hodnotu darčeka — gravírovanie, balenie do darčekového papiera, obal, doprava — sa do limitu nezapočítavajú. A značkové marketingové predmety s vytlačeným názvom a logom vašej firmy, široko distribuované a stojace menej ako 4 doláre za kus, sú úplne vylúčené; stôl s logom na veľtrhu je reklama, nie stoh darčekov s limitom 25 dolárov. Sledujte dary klientom na príjemcu počas roka, pretože strop je ročný — tri dary za 15 dolárov tomu istému klientovi v jednom roku znamenajú 45 dolárov výdavkov a 25 dolárov odpočtu.
Vianočné večierky: 100% odpočet, ktorému takmer nikto neverí
Tu je časť, ktorá prekvapí majiteľov, ktorí sa práve dozvedeli, že ich darčekové karty sú mzdy: vianočný večierok je plne odpočítateľný. Section 274(e)(4) vyníma výdavky na rekreačné, spoločenské alebo podobné aktivity predovšetkým v prospech zamestnancov, ktorí nie sú vysoko kompenzovaní. Záverečné nariadenia k Section 274 to ilustrujú príkladom, ktorý znie ako povolenie: zamestnávateľ pozve všetkých zamestnancov na vianočný večierok do hotelovej tanečnej sály s bufetovou večerou a otvoreným barom a odpočíta 100 % nákladov — vrátane jedla a nápojov.
Tá posledná veta je dôležitá. Bežné obchodné jedlá sú všeobecne odpočítateľné z 50 %, a preto majitelia predpokladajú, že catering na večierok dostane rovnakú zľavu. Nedostane. Keď sa podujatie kvalifikuje podľa výnimky pre rekreačné výdavky, obmedzenie pre jedlá padá spolu so všetkým ostatným. A na rozdiel od darčekových kariet je večierok vylúčiteľný z príjmu zamestnancov — nikto neplatí daň za večeru, ktorú zjedol.
Dvere strážia dve podmienky a obe sa týkajú toho, pre koho je večierok skutočne určený:
Musí byť predovšetkým pre zamestnancov, ktorí nie sú vysoko kompenzovaní. Pozvite celú firmu a test je splnený, aj keď sa zúčastňujú manažéri a majitelia. Usporiadajte večeru len pre vedúcich pracovníkov, retreat partnerov s manželmi v rezorte, alebo večierok, ktorý v praxi vylučuje radových zamestnancov, a výnimka zlyhá — podujatie začne vyzerať ako zábava pre majiteľov, ktorá je neodpočítateľná. „Predovšetkým“ vám dáva priestor pre normálnu skladbu skutočného firemného večierku; nepokrýva večeru vedenia premenovanú na vianočný večierok.
Zákazníci menia matematiku. Keď sa klienti zúčastňujú spolu so zamestnancami, časť, ktorá sa im pripisuje, nie je pokrytá výnimkou pre zamestnancov, takže večierok sa stáva čiastočne, a nie úplne odpočítateľným. To neznamená zakázať klientov — znamená to udržiavať zoznam hostí, ktorý ukazuje, že podujatie bolo stále predovšetkým pre zamestnancov, a čestne rozdeľovať náklady.
Uchovajte dokumentáciu, ktorú by skeptický kontrolór požadoval: pozvánku alebo oznam ukazujúci, že boli pozvaní všetci zamestnanci, zoznam účastníkov a rozkladové potvrdenky. Odpočet je štedrý, takže papierová stopa dokazujúca, pre koho to bolo, by mala byť nudná a úplná.
Chyby, ktoré menia decembrovú štedrosť na účet za mzdové dane
Väčšina daňových problémov vo vianočnej sezóne pochádza z krátkeho zoznamu chýb. Prejdite si ho pred nákupom:
- Darčekové karty, ktoré sa nikdy nedostanú do mzdového systému. Každá karta sú mzdy. Prežeňte sumy cez váš mzdový systém, vykonajte zrážky a overte, že sa objavia na W-2. Karty zakúpené po poslednej mzde potrebujú časové rozlíšenie a vyrovnanie.
- Hotovostné bonusy oblečené ako darčeky. Nazvať to vianočným darčekom nemení to, čím to je. Hotovosť sú mzdy bez ohľadu na obálku, v ktorej príde.
- Aplikovanie pravidla 25 dolárov na zamestnancov. Limit obmedzuje odpočty na dary klientom. Na strane zamestnancov nič neospravedlňuje a nič tam ani neobmedzuje.
- Nechatе dary klientom prekročiť 25 dolárov na príjemcu. Bez sledovania na príjemcu sa tretí dar roka potichu stane neodpočítateľným.
- Večierok len pre vedúcich pracovníkov nárokovaný na 100 %. Úplný odpočet patrí podujatiam predovšetkým pre zamestnancov, ktorí nie sú vysoko kompenzovaní. Večera vedenia je iné podujatie s inou odpoveďou.
- Zabudnutie, že štáty sa môžu líšiť. Väčšina štátov sa riadi federálnym zaobchádzaním s fringe benefits, ale zhoda nie je univerzálna. Ak vykonávate zrážky vo viacerých štátoch, overte, či každý z nich zaobchádza s de minimis výhodami tak ako IRS.
Účtovné nastavenie, ktoré udrží sviatky v poriadku
Daňové pravidlá vyššie fungujú len vtedy, ak vaše knihy dokážu rozlíšiť štyri druhy decembrových výdavkov. Keď všetko skončí na jednom účte „vianočné výdavky“, rekonštrukcia toho, ktoré doláre boli mzdy, ktoré boli dary klientom s limitom 25 dolárov a ktoré boli plne odpočítateľné náklady na večierok, sa stane januárovou archeologickou prácou. Pred začiatkom sezóny si zriaďte samostatné účty:
- Dary klientom, sledované na príjemcu voči ročnému stropu 25 dolárov
- Dary zamestnancom prechádzajúce cez mzdy, zosúladené so sumami miezd na W-2
- De minimis a sociálny fond zamestnancov, pre nezdaniteľné morčatá, košíky a pikniky
- Firemný večierok a rekreácia, s priloženým zoznamom hostí a potvrdenkami
Zosúlaďte mzdový účet so skutočnými celkovými sumami na W-2 na konci roka — ak sú doláre z darčekových kariet na nákladovom účte, ale nie v mzdách, našli ste presne tú chybu, ktorú kontrolóri hľadajú. A keď príde január, rýchla kontrola účtov večierkov a sociálneho fondu voči ich potvrdenkám vám povie, koľko bude stáť budúci december, skôr než sa na to zaviažete. Vizuálny dashboard zvládne túto kontrolu za minúty namiesto celého popoludnia — reporty Fava sú jedným zo spôsobov, ako vidieť vianočné výdavky na jednotlivých účtoch bez ručného vytvárania tabuliek.
Udržujte svoje vianočné knihy čisté od prvého dňa
Keď plánujete darčeky, prevádzate karty cez mzdy a dokumentujete večierok, udržiavanie prehľadných finančných záznamov je to, čo mení stoh decembrových potvrdeniek na odpočty, ktoré dokážete obhájiť, a W-2, ktorým môžete dôverovať. Beancount.io poskytuje účtovníctvo v čistom texte, ktoré vám dáva úplnú transparentnosť a kontrolu nad vašimi finančnými údajmi — žiadne čierne skrinky, žiadne uzamknutie u dodávateľa. Začnite zadarmo a zistite, prečo vývojári a finanční profesionáli prechádzajú na účtovníctvo v čistom texte.
