Platby nerezidentným cudzincom: Pravidlá zrážky a vykazovania, ktoré platia, keď najímate cez hranice

Našli ste dokonalého dodávateľa. Žije v Toronte, účtuje polovicu vašej miestnej sadzby a vždy dodáva v predstihu. Tak jej každý mesiac pošlete prevodom $4 000 a predpokladáte, že dane sú jej problém — veď ani nie je Američanka. Potom sa váš účtovník spýta jednu otázku, ktorá vám pokazí celý týždeň: zrazili ste 30 percent?

Vitajte v kúte daňového zákona, ktorý väčšina malých firiem objaví náhodou. Keď platíte nerezidentnému cudzincovi — dodávateľovi v zahraničí, zahraničnému freelanceovi, ktorý priletí na projekt, alebo zamestnancovi pracujúcemu v Spojených štátoch na vízum — IRS považuje vás za zrážkového agenta. Je to formálna rola s formálnymi povinnosťami: určiť status príjemcu platby, získať správny formulár pred prvou platbou, zraziť správnu sadzbu, odviesť daň a podať správne daňové priznania. Ak čokoľvek vynecháte, daň, ktorú ste nezrazili, môže vyjsť z vášho vrecka, plus pokuty a úroky.

Dobrá správa je, že pravidlá sa riadia jasnou logikou. Tento sprievodca ich prechádza z pohľadu platiteľa: kto sa počíta za nerezidentného cudzinca, prečo je miesto výkonu práce dôležitejšie než miesto pobytu pracovníka, ako sa dodávatelia líšia od zamestnancov a aká dokumentácia vás ochráni.

Kto sa počíta za nerezidentného cudzinca?​

Na daňové účely je cudzinec každý, kto nie je občanom USA ani štátnym príslušníkom USA. Nerezidentný cudzinec je cudzinec, ktorý neprešiel ani jedným z dvoch testov rezidentstva:

• Test zelenej karty. Osoba mala v priebehu roka status zákonného trvalého pobytu.
• Test podstatnej prítomnosti. Osoba bola fyzicky prítomná v Spojených štátoch dostatočne dlho podľa váženého trojročného vzorca počítania dní, aby bola považovaná za rezidenta.

Ak osoba neprejde obidvoma testami, je nerezidentným cudzincom pre daný daňový rok. Ak prejde čo i len jedným, zvyčajne sa zdaňuje ako osoba z USA, čo celého tohto sprievodcu odstavuje — zaobchádzali by ste s ňou ako s akýmkoľvek domácim príjemcom platby.

Tri praktické poznámky pre platiteľov. Po prvé, vízový status nie je to isté ako daňový status: niekto môže žiť a pracovať v Spojených štátoch mesiace na určitých vízach a stále byť nerezidentným cudzincom na daňové účely. Po druhé, status sa môže meniť z roka na rok, ako sa hromadia počty dní, takže dodávateľ, ktorý bol vlani jasne zahraničný, tento rok už nemusí byť. Po tretie, neočakáva sa, že budete sami spravovať test podstatnej prítomnosti — očakáva sa, že si vyžiadate dokumentáciu a budete ju mať v evidencii, a práve tu neskôr vstupuje séria formulárov W-8.

Pravidlo, ktoré každého prekvapí: Kde sa práca vykonáva, rozhoduje o všetkom​

Tu je jediný najdôležitejší koncept v tomto sprievodcovi. Pri osobnej práci — práci, ktorú vykonávajú vaši dodávatelia a zamestnanci — je zdrojom príjmu miesto, kde sa služby vykonávajú, nie miesto pobytu pracovníka, nie miesto, kde sídli vaša firma, a nie miesto, odkiaľ sa peniaze prevádzajú.

To jedno pravidlo vytvára dva opačné výsledky a ich zámena je najčastejšou chybou malých firiem v tejto oblasti:

• Práca vykonaná úplne mimo Spojených štátov je príjmom zo zahraničného zdroja. Vo všeobecnosti nepodlieha americkej dani, americkej zrážke ani americkému informačnému vykazovaniu vôbec. Váš dodávateľ v Toronte robiaci všetko z Toronta: žiadna zrážka, žiadny 1099, žiadny 1042-S.
• Práca vykonaná v Spojených štátoch je príjmom z amerického zdroja. Podlieha americkým daňovým pravidlám, aj keď pracovník žije v zahraničí, dostáva zaplatené v zahraničí a strávi na americkej pôde len pár dní. Ten istý dodávateľ letiaci do Chicaga na dvojtýždňovú prácu na mieste má za tie dva týždne príjem z amerického zdroja.

Práca rozdelená na oboch stranách hranice sa rozdeľuje, typicky podľa dní odpracovaných na každom mieste. Veďte jednoduchý záznam o miestach výkonu práce pre každého zahraničného príjemcu platby — dátumy a mestá — pretože tento záznam je to, čo odôvodňuje vaše rozhodnutia o zrážke, ak sa IRS niekedy spýta.

Platba zahraničnému dodávateľovi za prácu vykonanú v Spojených štátoch​

Keď nerezidentný cudzinec ako dodávateľ vykonáva služby na americkej pôde, ste priamo v teritóriu zrážkového agenta. Tu je postup.

Zrazte 30 percent, ak zmluva neustanovuje inak​

Príjem z amerického zdroja vyplatený nerezidentnému cudzincovi ako dodávateľovi vo všeobecnosti podlieha 30-percentnej zrážke, ktorá sa odoberie z platby pred jej odoslaním. Nižšia sadzba — niekedy nulová — sa môže uplatniť, ak má krajina pobytu pracovníka zmluvu o zdaňovaní príjmu so Spojenými štátmi pokrývajúcu tento typ príjmu. Spojené štáty majú zmluvy s viac než 60 krajinami a podmienky sa výrazne líšia: niektoré zmluvy úplne oslobodzujú nezávislé osobné služby pod určitou dolárovou hranicou alebo počtom dní, iné len znižujú sadzbu a niektoré tento príjem vôbec nepokrývajú.

Výhody zmlúv nie sú nikdy automatické. Zníženú sadzbu môžete priznať len vtedy, keď vám príjemca platby predloží platnú dokumentáciu, ktorá ju nárokuje, a — s úzkymi výnimkami — len vtedy, keď táto dokumentácia obsahuje americké daňové identifikačné číslo príjemcu platby. Nárok na zmluvu bez evidovaného TIN nezíska zmluvnú sadzbu. Zrazte plných 30 percent, kým nebude dokumentácia v poriadku.

Vykazujte na formulári 1042-S, nie na formulári 1099-NEC​

Toto je chyba, ktorú IRS vidí neustále: firma pošle zahraničnému dodávateľovi formulár 1099-NEC rovnako ako domácim freelanceom. Nerobte to. Platby nerezidentným cudzincom sa vykazujú na formulári 1042-S, Foreign Person's U.S. Source Income Subject to Withholding, jedna kópia sa podáva IRS a jedna sa poskytne príjemcovi platby, pričom formulár 1042 sa podáva ako sprievodné ročné priznanie. Obe sú vo všeobecnosti splatné 15. marca po kalendárnom roku. Poznačte si tento dátum — prichádza celý mesiac pred termínom individuálneho priznania a zaskočí nováčikov.

Získajte formulár W-8BEN pred prvou platbou​

Predtým, než zaplatíte zahraničnej fyzickej osobe, získajte podpísaný formulár W-8BEN, Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner. Preukazuje, že príjemca platby je zahraničný, identifikuje krajinu jeho pobytu a — v časti II — nárokuje akúkoľvek zmluvnú výhodu. Ak dodávateľ pracuje prostredníctvom zahraničnej entity a nie ako fyzická osoba, ekvivalentným formulárom je formulár W-8BEN-E.

Ak dodávateľ nárokuje oslobodenie od zmluvy konkrétne na odmenu za osobné služby, môže vám namiesto toho predložiť formulár 8233, Exemption From Withholding on Compensation for Independent (and Certain Dependent) Personal Services. Vašou úlohou ako zrážkového agenta je preskúmať ho: ak sa fakty zdajú nesprávne alebo spôsobilosť pochybná, musíte informovať IRS a začať zrážať. Prijatie na prvý pohľad platného formulára v dobrej viere vás chráni; bezmyšlienkovité potvrdenie formulára, o ktorom ste mali pochybovať, nie.

Pochopte, čo je v stávke, ak toto všetko vynecháte​

Zrážkový agent je osobne zodpovedný IRS za daň, ktorá mala byť zrazená. To znamená, že ak ste zaplatili zahraničnému dodávateľovi $50 000 za prácu v USA a nezrazili ste nič, IRS môže vymáhať tých $15 000 od vás, potom pridať pokuty za neodvedenie, pokuty za informačné priznania za chýbajúci 1042-S a úroky. Nemôžete to napraviť spätne tým, že požiadate dodávateľa, aby peniaze poslal späť. Najprv získajte formuláre, zrážajte správne a zodpovednosť na vás nikdy neprejde.

Platba zahraničnému dodávateľovi, ktorý pracuje úplne v zahraničí​

Teraz ten jednoduchší prípad — a ten bežnejší pre malé firmy najímajúce vzdialenú pomoc. Keď nerezidentný cudzinec vykonáva všetky služby mimo Spojených štátov, odmena je zo zahraničného zdroja a vo všeobecnosti nemáte povinnosť zrážky ani povinnosť vykazovania IRS. Žiadnych 30 percent, žiadny 1042-S, žiadny 1099 akéhokoľvek druhu.

Ale „žiadne podanie" neznamená „žiadne papiere". Chráňte sa dvoma návykmi:

1. Stále získajte formulár W-8BEN. Je to váš dôkaz, že ste overili zahraničný status namiesto toho, aby ste ho predpokladali. Ak sa IRS niekedy spýta, prečo ste nič nevykázali, podpísaný W-8BEN plus váš záznam o mieste výkonu práce ukončí rozhovor. Bez nich argumentujete z pamäti.
2. Pravidelne znovu potvrdzujte status. Okolnosti ľudí sa menia — sťahujú sa, trávia mesiace návštevami Spojených štátov, zakladajú americké entity. W-8BEN vo všeobecnosti zostáva platný do konca tretieho kalendárneho roka po podpísaní, takže zaraďte obnovu do svojho cyklu kontroly dodávateľov.

Jedno upozornenie: pravidlo „úplne v zahraničí" pokrýva odmenu za služby. Iné typy platieb sa riadia odlišnými pravidlami určenia zdroja — licenčné poplatky, dividendy, úroky a nájomné z amerického zdroja vyplácané zahraničným osobám vo všeobecnosti čelia 30-percentnej zrážke, aj keď príjemca nikdy nevstúpi do krajiny. Ak vaše zahraničné platby presahujú faktúry dodávateľov, overte pravidlo určenia zdroja pre každý typ príjmu, namiesto predpokladu, že pravidlo o službách pokrýva všetko.

Najatie nerezidentného cudzinca ako zamestnanca​

Zamestnanci sú iná koľaj než dodávatelia a pravidlá sa delia podľa toho, kde zamestnanec pracuje a či sa uplatňuje zmluva.

Mzdy za prácu v Spojených štátoch​

Mzdy vyplatené nerezidentnému cudzincovi ako zamestnancovi za služby vykonané v Spojených štátoch sú zdaniteľnou odmenou vykazovanou na formulári W-2, rovnako ako domáce mzdy — s dvoma dôležitými zvratmi pri zrážke.

Po prvé, zamestnanec musí vyplniť formulár W-4 podľa špeciálnych pokynov v IRS Notice 1392, nie podľa štandardných pokynov k W-4. Kľúčové rozdiely: zamestnanec zaškrtne Single bez ohľadu na skutočný rodinný stav, napíše „Nonresident Alien" alebo „NRA" pod krok 4(c) a nemôže nárokovať daňový bonus na deti ani bonus na iné závislé osoby.

Po druhé, nerezidentní cudzinci vo všeobecnosti nemôžu nárokovať štandardný odpočet, ale štandardné tabuľky zrážky predpokladajú, že každý môže. Aby sa to vykompenzovalo, zamestnávateľ pridá dodatočnú sumu k mzde zamestnanca pred spustením výpočtu zrážky, pomocou údajov na výplatné obdobie zverejnených v Publication 15-T. Ak toto pripočítanie vynecháte, budete systematicky zrážať menej na každej výplate NRA — tichá chyba, ktorá sa hromadí celý rok.

Mzdy oslobodené od zmluvy​

Niektoré zmluvy oslobodzujú určité mzdy od americkej dane — bežne pre študentov, stážistov, učiteľov a výskumníkov z krajiny zmluvy, v rámci dolárových a časových limitov. Zamestnanec nárokujúci takéto oslobodenie vám predloží formulár 8233 namiesto spoliehania sa len na W-4 a vy vykážete oslobodené mzdy na formulári 1042-S namiesto formulára W-2. Mzdy nad oslobodenou sumou zmluvy sa vracajú na koľaj W-2 s normálnou zrážkou NRA.

Poznámka k daniam Social Security a Medicare​

Zrážka dane z príjmu je len polovica obrazu miezd. Vo všeobecnosti mzdy vyplatené nerezidentným cudzincom ako zamestnancom v Spojených štátoch podliehajú daniam Social Security a Medicare podľa rovnakých pravidiel ako u kohokoľvek iného. Hlavná výnimka pokrýva študentov, vedcov, stážistov, učiteľov a výskumníkov na vízach F, J, M alebo Q, ktorí sú vo všeobecnosti oslobodení od týchto daní počas kalendárnych rokov, v ktorých zostávajú nerezidentnými cudzincami. Pred uplatnením výnimky potvrďte kategóriu víza a status rezidentstva — vyprší, akonáhle sa osoba stane rezidentným cudzincom podľa testu podstatnej prítomnosti.

Daňové zmluvy: Zľava, ktorú musíte nárokovať správne​

Zmluvy sú miestom, kde platitelia nechávajú peniaze na stole alebo vytvárajú riziko, podľa toho, ktorým smerom sa pomýlia. Niekoľko princípov vás udrží na pevnej pôde:

• Vyhľadajte skutočný článok zmluvy. Výhody zmluvy sú špecifické pre typ príjmu a často majú podmienky počtu dní, dolárového stropu alebo účelu. IRS zverejňuje zhrnuté tabuľky zmlúv, ale rozhoduje text zmluvy. Nepredpokladajte, že ak zmluva jednej krajiny oslobodzuje poradenské poplatky, robí tak aj zmluva susednej krajiny.
• Vyžadujte TIN. Ako je uvedené vyššie, vo všeobecnosti nemôžete priznať zmluvne zníženú sadzbu fyzickému príjemcovi platby, ktorého dokumentácia nemá americké daňové identifikačné číslo. Povedzte zahraničným príjemcom platby včas, že potrebujú SSN alebo ITIN, aby získali výhody zmluvy — žiadosti o ITIN trvajú týždne a dovtedy platí plných 30 percent.
• Priraďte formulár k nároku. Nároky na zmluvu pri odmene za osobné služby vo všeobecnosti prechádzajú cez formulár 8233; nároky na zmluvu pri iných typoch príjmu (licenčné poplatky, dividendy, štipendiá) prechádzajú cez W-8BEN. Použitie nesprávneho formulára je to isté ako použitie žiadneho formulára.
• Dávajte pozor na limity, ktoré vypršia v polovici roka. Mnohé zmluvné oslobodenia osobných služieb končia pri dolárovej sume alebo počte dní. Keď sa strop dosiahne, zrážka začína od nasledujúceho dolára — váš proces miezd alebo záväzkov musí sledovať kumulatívne zmluvne oslobodené platby na príjemcu, nie len prepnúť jednorazový spínač.

Váš kontrolný zoznam pred prvou platbou​

Premeňte vyššie uvedené pravidlá na opakovateľnú rutinu. Predtým, než sa vyrovná prvá platba akéhokoľvek nového zahraničného príjemcu platby, mali by ste vedieť odpovedať áno na každú z týchto položiek:

1. Viem, kde sa bude práca vykonávať? Americká pôda znamená zrážku a vykazovanie; úplne v zahraničí vo všeobecnosti neznamená ani jedno — zdokumentované tak či tak.
2. Získal som správny formulár? W-9 pre osoby z USA, W-8BEN pre zahraničné fyzické osoby, W-8BEN-E pre zahraničné entity, formulár 8233 pre zmluvne oslobodené osobné služby.
3. Je formulár úplný a podpísaný, s TIN, ak sa nárokuje výhoda zmluvy? Neúplný formulár nepriznáva nič.
4. Uplatnil som správnu sadzbu? Plných 30 percent štandardne pri platbách z amerického zdroja; znížená len s platnou zmluvnou dokumentáciou.
5. Poznám svoje povinnosti odvodu a podania? Zrazená daň sa odvádza elektronicky a formuláre 1042 a 1042-S sú vo všeobecnosti splatné 15. marca.
6. Je všetko uložené tam, kde to o tri roky nájdem? Formuláre, záznamy o mieste výkonu práce a záznamy o platbách zostávajú pri zázname dodávateľa alebo zamestnanca.

Bežné chyby, ktoré stoja skutočné peniaze​

Audítori a praktici vidia tie isté zlyhania opakovane. Skontrolujte sa proti tomuto zoznamu:

• Poslanie 1099-NEC zahraničnému dodávateľovi. Signalizuje IRS, že ste nikdy neurčili status príjemcu platby. Zahraniční príjemcovia platby dostávajú 1042-S alebo vôbec nič — nikdy 1099.
• Zrážka z plne vzdialenej zahraničnej práce. Zbytočná 30-percentná zrážka nahnevá dobrých dodávateľov a vytvára papierovanie s vrátením pre všetkých. Pred zrážkou overte miesto výkonu práce.
• Žiadna zrážka z práce vykonanej v USA. Zrkadlový obraz a oveľa drahší, pretože zodpovednosť padá na vás.
• Priznanie zmluvnej sadzby bez TIN. Pravidlo dokumentácie je výslovné: žiadny TIN v nároku na zmluvu vo všeobecnosti znamená žiadnu zmluvnú sadzbu.
• Zabudnutie na pripočítanie NRA pri mzdách zamestnancov. Bez dodatočnej sumy z Publication 15-T každá výplata NRA zráža menej.
• Považovanie otázky dodávateľ verzus zamestnanec za skratku k zrážke. Klasifikácia pracovníkov sa riadi rovnakými pravidlami common law bez ohľadu na štátnu príslušnosť. Nazvať niekoho dodávateľom z neho dodávateľa nerobí a nesprávna klasifikácia nesie vlastné pokuty navyše k akýmkoľvek zlyhaniam zrážky.

Udržujte svoje cezhraničné platby organizované od prvého dňa​

Cezhraničné platby trestajú nedbalé vedenie záznamov viac než takmer čokoľvek iné v malej firme: formuláre vypršia, zmluvné stropy sa ticho hromadia a termín podania 15. marca prichádza, kým ešte uzatvárate predchádzajúci rok. Riešenie je štrukturálne — dajte každému zahraničnému príjemcovi platby kompletný záznam dodávateľa obsahujúci jeho podpísaný W-8BEN alebo 8233, záznam o mieste výkonu práce a priebežný súčet zmluvne oslobodených platieb, a zosúlaďte svoje podania 1042-S späť s týmito záznamami predtým, než čokoľvek odíde na IRS.

Udržiavanie takéhoto transparentného, auditovateľného záznamu je presne to, na čo je postavené účtovníctvo v čistom texte. Beancount.io vám dáva knihy pod verziovou kontrolou, kde je každý záznam zrážky, každý zostatok zahraničného dodávateľa a každé zosúladenie podania viditeľné a kontrolovateľné — žiadne čierne skrinky, keď sa IRS pýta otázky. Začnite zadarmo a dostaňte svoje cezhraničné platby pod tú istú jasnú knihu ako všetko ostatné.