Firemní predstavitelia musia byť na výplatnej listine: Prečo si nemôžete vyplácať len distribúcie

Založili ste korporáciu, zvolili status S a začali si vyplácať všetko výlučne formou distribúcií. Žiadne daňové priznania zo mzdy, žiadne zrážky, žiadny podiel zamestnávateľa na daniach Social Security a Medicare — len čisté štvrťročné prevody z firemného účtu na váš osobný. Zdá sa to efektívne. IRS to nazýva inak: nevyplatené mzdy.

Tu je pravidlo, ktoré väčšina vlastníkov-prevádzkovateľov prehliada. Podľa definície zamestnanca v daňovom zákonníku pre FICA, FUTU a zrážku dane z príjmu je firemný predstaviteľ, ktorý vykonáva služby pre korporáciu a dostáva — alebo má čo i len nárok dostávať — platbu, zamestnancom a tieto platby sú mzdami. Nezáleží na tom, že ste zároveň jediným akcionárom. Titul v stanovách spoločnosti z vás urobil zamestnanca v okamihu, keď ste začali vykonávať tú prácu.

Táto príručka vysvetľuje, ako pravidlo o predstaviteľovi ako zamestnancovi funguje pre S korporácie aj C korporácie, úzku výnimku pre predstaviteľov, ktorí takmer nič nerobia, prečo rodinní príslušníci v organizačnej štruktúre nezískavajú v korporácii žiadnu zvláštnu úľavu a čo sa stane, keď IRS prekvalifikuje vaše distribúcie na mzdy.

Základné pravidlo: Predstavitelia, ktorí pracujú, sú zamestnancami​

Predpis je priamočiary: vo všeobecnosti je predstaviteľ korporácie zamestnancom korporácie. Tri podmienky menia váš status predstaviteľa na povinnosť odvádzať dane zo zamestnania:

1. Zastávate pozíciu predstaviteľa — prezident, viceprezident, tajomník, pokladník, CEO alebo akékoľvek tituly uvedené vo vašich štátnych podaniach.
2. Vykonávate služby pre korporáciu v tejto funkcii — riadite prevádzku, podpisujete zmluvy, vediete zamestnancov, robíte fakturovateľnú prácu.
3. Dostávate alebo máte nárok dostávať odmenu — mzdu, odmeny, distribúcie, osobné výdavky hradené spoločnosťou alebo čokoľvek hodnotné, čo prúdi od korporácie k vám.

Keď platia všetky tri, platby sú mzdami podliehajúcimi daniam Social Security a Medicare, federálnej dani v nezamestnanosti a zrážke dane z príjmu. Súdy dôsledne potvrdzovali toto zaobchádzanie pre predstaviteľov, ktorí poskytujú viac než nepatrné služby a berú peniaze zo spoločnosti.

Všimnite si frázu „má nárok dostávať". Nemôžete obísť pravidlo tým, že odmietnete formálny plat, a pritom beriete distribúcie, necháte korporáciu platiť vaše osobné poistenie a energie alebo presmerujete peniaze cez nedokumentované akcionárske „pôžičky", ktoré sa nikdy nesplatia. Ak hodnota prúdi od korporácie k pracujúcemu predstaviteľovi, IRS to môže považovať za kompenzáciu za vykonané služby — bez ohľadu na to, ako ste to nazvali v účtovníctve.

Jediná úzka výnimka​

Predpisy vyčleňujú presne jeden únikový východ: predstaviteľ, ktorý nevykonáva žiadne služby alebo len nepatrné služby a ktorý ani nedostáva, ani nemá nárok dostávať žiadnu odmenu — priamo či nepriamo — sa nepovažuje za zamestnanca.

Musia platiť obe polovice. Manžel/ka uvedený/á ako tajomník, ktorý/á podpíše jeden ročný dokument a nič od spoločnosti neberie, môže spĺňať podmienky. Viceprezident, ktorý „sa zúčastňuje len na zasadnutiach predstavenstva", ale dostáva mesačné distribúcie, nespĺňa. Výnimka sa týka skutočne neaktívnych, neplatených predstaviteľov, nie premenovania aktívnej práce.

S korporácie: Pasca nulového platu​

Pravidlo o predstaviteľoch dopadá na vlastníkov S korporácií najtvrdšie, pretože distribúcie S korporácie nepodliehajú daniam zo zamestnania. Táto výnimka je legitímne daňové plánovanie — až dovtedy, kým nezmizne plat, ktorý ju má sprevádzať.

Pokyny k formuláru 1120-S, daňovému priznaniu S korporácie, uvádzajú tento princíp jasne: distribúcie a iné platby S korporácie firemnému predstaviteľovi sa musia považovať za mzdy v rozsahu, v akom sumy predstavujú primeranú kompenzáciu za služby poskytnuté korporácii.

Čo „primeraná kompenzácia" skutočne znamená​

V daňovom zákonníku neexistuje žiadny vzorec ani bezpečné percento. Primeranosť je test faktov a okolností a faktory, ktoré IRS zvažuje, zahŕňajú:

• Vaše povinnosti a zodpovednosti — čo skutočne robíte zo dňa na deň, nie váš titul.
• Čas venovaný podnikaniu — prevádzkovatelia na plný úväzok obhajujú symbolický plat ťažšie než tí na čiastočný úväzok.
• Čo platia porovnateľné podniky za podobné služby na vašom trhu.
• Vaše kvalifikácie, vzdelanie a skúsenosti.
• História dividend a distribúcií korporácie — roky veľkých distribúcií s nulovými mzdami sú klasickým auditným signálom.
• Či si podnik môže dovoliť plat — hoci neschopnosť platiť je obhajobou pre zápasiaci startup, nie pre ziskovú spoločnosť.

Jeden kritický bod: váš úmysel nie je rozhodujúci. Federálne súdy rozhodli, že testom je, či platby, ktoré akcionár dostal, boli skutočne odmenou za vykonané služby — uvádzaný úmysel daňovníka platiť len malú mzdu a zvyšok brať ako distribúcie IRS nezaväzuje. Ak ste zo svojej S korporácie vybrali 200 000 $ a 24 000 $ z toho ste nazvali platom, otázkou je, čo mali vaše služby hodnotu, nie to, ako ste označili každý prevod.

Nuansa štartovného roka​

Pravidlo má rozumnú spodnú hranicu. Ak ste od S korporácie nedostali nič — žiadnu hotovosť, žiadny majetok, žiadne zaplatené osobné účty — a nemali ste právo nič dostať, neexistuje žiadna kompenzácia, ktorú by bolo možné charakterizovať ako mzdy. Zakladateľ v prvom roku, ktorý nechá každý dolár v stratovej spoločnosti, nemusí vyrobiť plat z ničoho. Ale v okamihu, keď vyberiete peniaze, alebo keď vám zisková spoločnosť dlhuje peniaze, ktoré by ste si mohli vybrať, uplatňuje sa analýza primeraného platu.

Čo vás prekvalifikovanie stojí​

Keď IRS určí, že vlastník S korporácie bol nedostatočne platený, prekvalifikuje časť alebo všetky distribúcie na mzdy. Účet prichádza v vrstvách:

• Dodatočné dane zo zamestnania — podiel zamestnanca aj zamestnávateľa na Social Security a Medicare z prekvalifikovaných miezd, plus federálne a zvyčajne štátne dane v nezamestnanosti.
• Úroky plynúce od pôvodných dátumov splatnosti nepodaných daňových priznaní zo mzdy.
• Pokuty — za nepodanie a nezaplatenie daňových priznaní zo zamestnania, plus pokuty súvisiace s presnosťou a v závažných prípadoch sankcia za obnovenie zvereneckého fondu voči zodpovedným jednotlivcom.
• Opravené podania — opravené formuláre 941, štátne daňové priznania zo mzdy, opravené W-2 a opravené osobné priznania, z ktorých každé znásobuje profesionálne poplatky.

Dane zo mzdy, ktoré ste „ušetrili" nulovým platom, sú takmer vždy prekonané konečným vyrubením. Výhoda S korporácie v daniach zo zamestnania je skutočná, ale je to rozdiel medzi primeraným platom a celkovým ziskom — nie licencia úplne preskočiť výplatnú listinu.

C korporácie: Problém zrkadlového obrazu​

Vlastníci C korporácií čelia rovnakému pravidlu o predstaviteľoch z opačného smeru. Pretože zisky C korporácie sa zdaňujú dvakrát — raz na úrovni korporácie, znova ako dividendy akcionárom — vlastníci sú v pokušení vyčerpať zisky ako odpočítateľný plat a odmeny. Tu IRS stráži strop, nie podlahu.

Oddiel 162(a)(1) umožňuje odpočet len za primeranú sumu na platy alebo inú kompenzáciu za osobné služby skutočne poskytnuté. Keď odmena vlastníka-predstaviteľa prekročí to, čo by porovnateľné podniky platili za podobné služby za podobných okolností, prebytok možno prekvalifikovať na skrytú dividendu: neodpočítateľnú pre korporáciu, stále zdaniteľnú pre príjemcu.

Takže dva typy entít vytvárajú kliešte:

• S korporácia: plat príliš nízky → distribúcie prekvalifikované na mzdy → dodatočné dane zo zamestnania.
• C korporácia: plat príliš vysoký → kompenzácia prekvalifikovaná na dividendy → stratený odpočet plus dvojité zdanenie.

V oboch prípadoch je bezpečná pozícia rovnaká: dokumentujte odmenu predstaviteľa, ktorá odráža trhovú hodnotu služieb, podloženú porovnateľnými údajmi o platoch, zápisnicami z predstavenstva schvaľujúcimi kompenzáciu a ideálne pracovnou zmluvou. Súčasná dokumentácia — vytvorená v čase rozhodnutia, nie rekonštruovaná počas auditu — má oveľa väčšiu váhu.

Riaditelia sú odlišní od predstaviteľov​

Jeden rozdiel zamotáva malé korporácie: riaditeľ konajúci výlučne v riaditeľskej funkcii nie je zamestnancom. Poplatky za predstavenstvo vyplácané externému riaditeľovi sa vykazujú na formulári 1099-NEC, nie na formulári W-2, a podliehajú dani zo samostatnej zárobkovej činnosti, nie zrážke FICA.

Ale väčšina vlastníkov malých podnikov nosí oba klobúky. Ak ste riaditeľ, ktorý zároveň pôsobí ako prezident a vedie spoločnosť zo dňa na deň, vaše služby predstaviteľa z vás pre tieto platby stále robia zamestnanca. Nemôžete premeniť mzdy na riaditeľské poplatky uznesením — rozhoduje podstata toho, čo robíte, nie označenie, ktoré priradia zápisnice z predstavenstva.

Rodinní predstavitelia nezískavajú v korporácii žiadnu úľavu​

Mnohé rodinné podniky zaraďujú manžela/manželku, dieťa alebo rodiča do firemného zoznamu — niekedy za skutočnú prácu, niekedy z dôvodov dedičstva alebo nástupníctva. Častý a nákladný predpoklad je, že daňové úľavy pre rodinnú zamestnanosť sa prenášajú. V korporácii sa neprenášajú.

Keď je podnikom živnosť, mzdy vyplácané dieťaťu mladšiemu ako 18 rokov unikajú daniam Social Security a Medicare a mzdy vyplácané manželovi/manželke unikajú FUTA, okrem iných úzkych úľav. Ale keď je podnikom korporácia — dokonca aj taká, ktorú úplne vlastní rodič dieťaťa — platby za služby rodinného príslušníka podliehajú zrážke dane z príjmu, daniam Social Security, Medicare a FUTA bez ohľadu na vek. Rovnaké úplné zaobchádzanie sa vzťahuje na rodičov zamestnaných korporáciou dieťaťa.

Praktické dôsledky pre rodinné korporácie:

• Letná brigáda vášho tínedžera v rodinnej C alebo S korporácii vytvára plné povinnosti dane zo mzdy, na rozdiel od rovnakej práce v rámci vašej živnosti.
• Manžel/manželka uvedený/á ako predstaviteľ, ktorý/á vykonáva skutočné služby, musí byť na výplatnej listine so zrážkami, aj keď domácnosť podáva spoločné priznanie a peniaze sa zdajú presúvať z jedného vrecka do druhého.
• Titulárni rodinní predstavitelia, ktorí nič nerobia a nič nedostávajú, spadajú do výnimky nepatrných služieb — ale v okamihu, keď berú distribúcie alebo nechajú spoločnosť platiť osobné výdavky, výnimka sa rúca.

Ak rodinný príslušník skutočne pracuje v podniku, zaradiť ho na výplatnú listinu náležite: formulár W-4, včasné vklady, formuláre W-2 a 941. Dokumentácia je rovnaká ako pre akéhokoľvek zamestnanca, pretože v očiach systému daní zo zamestnania je presne tým.

Ako zostať v súlade: Praktický kontrolný zoznam​

Či už vediete S korporáciu znepokojenú príliš nízkym platom alebo C korporáciu znepokojenú príliš vysokým, príručka súladu je rovnaká:

1. Zaraďte každého pracujúceho predstaviteľa na výplatnú listinu. Žiadny predstaviteľ, ktorý vykonáva viac než nepatrné služby, by nemal brať peniaze od korporácie výlučne ako distribúcie, dividendy alebo platby osobných výdavkov.
2. Stanovte odmenu pomocou trhových údajov. Získajte porovnateľné prieskumy platov pre vašu rolu, odvetvie a metropolitnú oblasť a uchovajte si výtlačky s firemnými záznamami. Kompenzačné štúdie od renomovaných poskytovateľov sú zlatým štandardom, ak ide o veľké sumy.
3. Dokumentujte rozhodnutie. Zápisnice z predstavenstva alebo písomný súhlas schvaľujúci platy predstaviteľov, pracovná zmluva a ročné hodnotenia vytvárajú papierovú stopu, ktorá vyhráva spory o primeranosti.
4. Veďte skutočnú výplatnú listinu. To znamená EIN, federálne vklady dane zo zamestnania v správnom harmonograme, štvrťročné formuláre 941, ročné formuláre W-2 a W-3, štátnu registráciu a priznania dane v nezamestnanosti a poistenie pracovníkov tam, kde sa vyžaduje.
5. Oddeľte distribúcie od miezd v účtovníctve. Distribúcie by mali byť zaznamenané ako distribúcie — v pomere k vlastníctvu pre S korporácie — a nikdy kódované ako náklad na platy alebo zakopané v rôznych účtoch.
6. Prehodnocujte ročne. Keď sa zisky, povinnosti a trhové sadzby menia, znovu zvážte odmenu predstaviteľov. Plat, ktorý bol primeraný pri zisku 150 000 $, nemusí obstáť pri zisku 600 000 $ s nezmenenými povinnosťami.

Spojenie s účtovníctvom​

Takmer každý spor o kompenzáciu predstaviteľa začína ako zlyhanie účtovníctva: výbery akcionárov zmiešané s platom, osobné výdavky zaúčtované na nejasné účty, nedokumentované pôžičky, ktoré nikdy neúročia ani sa nesplácajú. Čisté, oddelené knihy — mzdy predstaviteľov na jednom účte, distribúcie akcionárov na druhom, pôžičky dokumentované zmenkami, podmienkami a platbami — sú to, čo vám umožní dokázať, že plat bol skutočný a distribúcie boli skutočne distribúciami. Ak vaša účtovná osnova nedokáže audítorovi presne ukázať, čo každý predstaviteľ dostal a v akej podstate, opravte knihy skôr, než sa IRS spýta.

Udržujte odmenu predstaviteľov pripravenú na audit od prvého dňa​

Primeraná kompenzácia predstaviteľov nie je zhon na konci roka — je to systém výplatnej listiny, zdokumentované rozhodnutie o plate a knihy, ktoré udržiavajú mzdy, distribúcie a pôžičky vo vlastných koľajach po celý rok. Beancount.io poskytuje účtovníctvo v čistom texte, ktoré vám dáva úplnú transparentnosť a kontrolu nad vašimi finančnými údajmi — žiadne čierne skrinky, žiadne uzamknutie u dodávateľa. Začnite zadarmo a zistite, prečo vývojári a finanční profesionáli prechádzajú na účtovníctvo v čistom texte.