Если у вас есть единственный федеральный контракт на сумму $200 000 или более, вы должны предоставить в Министерство труда отчёт о численности сотрудников до 30 сентября — и никто вам об этом не напомнит. Служба занятости и обучения ветеранов (Veterans' Employment and Training Service, VETS) не рассылает писем об открытии окна подачи, не предупреждает о приближении срока и не направляет уведомлений о просрочке. Платформа 2026 года открылась 1 августа, а подрядчики, пропустившие дату, узнают об этом дорогим способом: когда Управление федерального подрядного соответствия (Office of Federal Contract Compliance Programs, OFCCP) в ходе аудита запросит подтверждение подачи.
В этом руководстве рассматривается, кто обязан подавать отчёт, какие данные в него входят, как работодатели с несколькими площадками справляются с этим и что произойдёт, если вы его пропустите.
Кто обязан подавать: один контракт, $200 000, любая численность
Вы обязаны подать отчёт VETS-4212, если вы являетесь неосвобождённым федеральным подрядчиком или субподрядчиком с единственным покрываемым контрактом или субподрядом на сумму $200 000 или более. Три обстоятельства, связанные с этим триггером, удивляют малый бизнес:
Это один контракт, а не общий объём федеральной выручки. Два контракта по $120 000 не создают обязанности; один контракт на $200 000 — создаёт. Проверьте вашу крупнейшую единичную закупку, включая изменения, которые подтолкнули её выше порога.
Численность сотрудников не имеет значения. В отличие от отчётности EEO-1, которая в целом начинается со 100 сотрудников, VETS-4212 применяется независимо от размера штата. Субподрядчик с пятью сотрудниками и одной квалифицирующей закупкой подаёт тот же отчёт, что и генеральный подрядчик с 5 000 сотрудников.
Раньше порог составлял $150 000. Совет по регулированию федеральных закупок (Federal Acquisition Regulatory Council) поднял его до $200 000 в рамках корректировки порогов закупок с учётом инфляции. Если в прошлые годы вы подавали отчёт по контракту на сумму от $150 000 до $200 000, прежде чем считать себя покрываемым, убедитесь, что у вас всё ещё есть квалифицирующая закупка — а если ваш единственный контракт лишь немного ниже $200 000, в этом цикле вы свободны от обязательства.
«Покрываемый» контракт означает закупку личного имущества или неличных услуг у любого американского ведомства или агентства — включая соглашения о коммунальных услугах, строительстве, транспортировке, исследованиях, страховании и депозитарном хранении средств. Банки и учреждения, застрахованные FDIC, также покрываются, когда единичное соглашение достигает порога, включая соглашения о статусе федерального депозитария средств или агента по выпуску и оплате сберегательных облигаций США.
Одно правило о сроках важно для новичков: заключение покрываемого контракта в течение календарного года создаёт обязанность подачи на следующий год. Если вы получили свой первый квалифицирующий контракт в 2026 году, первый VETS-4212 нужно подать в цикле 2027 года — но если он был у вас в любой момент 2025 года, вы подаёте отчёт сейчас.
Какие данные входят в отчёт
Форма содержит два раздела данных для каждой площадки подачи, и оба берутся напрямую из ваших записей по заработной плате и кадровому учёту.
Срез штата: защищённые ветераны против общего числа сотрудников по категориям должностей. Столбец A отражает число защищённых ветеранов, столбец B — общее число сотрудников, каждый разбит по тем же десяти профессиональным категориям EEO-1 (руководители высшего звена и менеджеры; руководители первого и среднего звена и менеджеры; специалисты; техники; работники продаж; административная поддержка; квалифицированные рабочие; операторы; разнорабочие и помощники; работники сферы обслуживания). Если вы уже распределяете сотрудников по категориям EEO-1, используйте это распределение повторно.
Найм: последние 12 месяцев, без разбивки по категориям. Столбец C отражает приём защищённых ветеранов, столбец D — общий приём на работу в течение 12-месячного периода, предшествующего выбранной вами дате окончания периода выплаты заработной платы. В отличие от среза, данные о найме подаются как итоговые по всей площадке.
Идентификация компании и сведения о площадке. В верхней части формы указываются идентификаторы компании, площадка подачи, а также максимальная и минимальная численность сотрудников в течение отчётного периода.
Четыре категории «защищённых ветеранов»
«Защищённый ветеран» — это определённый термин в соответствии с Законом о помощи в переадаптации ветеранов эпохи Вьетнама (Vietnam Era Veterans' Readjustment Assistance Act, VEVRAA). Он охватывает четыре группы:
- Ветераны с инвалидностью — имеющие право на компенсацию по инвалидности от VA (либо уволенные из-за связанной со службой инвалидности).
- Недавно уволенные ветераны — в течение трёх лет с момента увольнения или освобождения от действительной службы.
- Ветераны действительной службы в военное время или с медалью за кампанию — проходившие действительную службу во время войны либо в кампании или экспедиции, за которую была учреждена медаль за кампанию.
- Ветераны с медалью за службу в Вооружённых силах — награждённые медалью за службу в Вооружённых силах во время действительной службы.
Вы указываете одно агрегированное число защищённых ветеранов, а не разбивку по категориям. Но категории всё равно важны для сбора данных: статус «недавно уволенного» истекает через три года после увольнения, поэтому сотрудник, учтённый как защищённый ветеран в прошлом году, может выпасть из подсчёта в этом году. Если ваши записи о самоидентификации не содержат дат увольнения, вы не сможете точно поддерживать подсчёт из года в год.
Работодатели с несколькими площадками подают более одного отчёта
Подрядчики с одной площадкой подают один отчёт через веб-систему. Если вы работаете более чем на одной площадке найма, правила разветвляются:
- Подайте один отчёт по главному офису или штаб-квартире.
- Подайте отдельный отчёт по каждой площадке найма, где работают 50 и более человек.
- Для площадок менее 50 человек подайте либо отдельные отчёты по каждой площадке, либо один консолидированный отчёт по штату, охватывающий эти небольшие площадки.
Способ подачи зависит от количества площадок. Подрядчики с более чем 10 площадками обязаны подавать электронные файлы данных (каждый консолидированный по штату отчёт считается одной площадкой); те, у кого 10 или меньше, ещё могут подавать на бумаге. Электронная подача через веб-систему VETS в любом случае является предпочтительным методом, при этом пакетная загрузка, почта, курьер и вложение по электронной почте описаны в инструкциях к форме. Начните со страницы отчётности VETS-4212 на сайте DOL, где размещены ссылки на текущую систему подачи и спецификации.
Почему OFCCP заботит форма, которую вы подаёте в VETS
VETS администрирует отчёт, но OFCCP обеспечивает соблюдение всей экосистемы вокруг него. В ходе оценки соответствия OFCCP проверяет сопутствующие обязательства по VEVRAA — включая то, подали ли вы свой VETS-4212 и размещаете ли вы вакансии в агентстве по вопросам рабочей силы штата, как того требует правило обязательного размещения вакансий. Отсутствие подачи — это самостоятельное нарушение, которое OFCCP может преследовать через примирительную процедуру, а санкции по VEVRAA доходят до отмены контракта, приостановки или расторжения, удержания поэтапных платежей и дисквалификации от будущих федеральных работ.
Данные отчёта также питают более широкую картину позитивных действий. VEVRAA требует от покрываемых подрядчиков вести письменную программу позитивных действий для защищённых ветеранов, отслеживать данные о соискателях и найме и измерять показатели найма относительно ежегодного ориентира OFCCP по найму. Цифры VETS-4212 должны согласовываться с данными о найме, которые показывают ваши записи AAP — аудитор, обнаруживший, что они рассказывают разные истории, спросит, какая из них неверна.
Контекст 2026 года: пока другие федеральные отчёты о занятости сталкиваются с давлением в сторону отмены, VETS-4212 уцелел в неизменном виде — платформа открылась по расписанию 1 августа. И всего за несколько дней до крайнего срока, 21 сентября, вступило в силу окончательное правило OFCCP по Разделу 503, которое убрало из AAP анализ целей по трудоустройству людей с инвалидностью, но оставило нетронутыми письменные планы и обязательства в отношении ветеранов. Если вы надеялись, что отчёт по ветеранам тихо исчезнет вместе с бумагами по инвалидности, этого не произошло.
Три ошибки, которые провоцируют дополнительные вопросы
Учёт устаревших «недавно уволенных» ветеранов. Это единственная защищённая категория с истекающим сроком и самый распространённый источник завышенных подсчётов. Сотрудник, уволенный в 2022 году, относился к защищённой колонке в циклах 2023–2025 годов и выпадает в 2026 году. Без дат увольнения в ваших записях вы не можете никого исключить по сроку — поэтому подсчёт только растёт, и именно такая картина заставляет аудитора запрашивать подтверждения.
Извлечение среза и данных о найме из разных дат. Столбцы численности описывают одну дату окончания периода выплаты заработной платы; столбцы найма описывают 12 месяцев, заканчивающихся на ту же дату. Спешащие подрядчики иногда указывают текущую численность вместе с наймом за календарный год, получая отчёт, части которого описывают разные штаты. Сначала выберите дату, затем извлеките из неё оба числа.
Забытые маленькие площадки. Работодатели с несколькими подразделениями помнят о штаб-квартире и крупных площадках, а затем полностью упускают площадки менее 50 человек — ни отдельных отчётов, ни консолидированного по штату. Прежде чем начать подачу, перечислите все площадки найма и определите консолидацию по штатам заранее.
План на пять дней (и система на следующий год)
До 30 сентября остались считаные дни, поэтому работайте в обратном порядке от крайнего срока:
- Подтвердите покрытие сегодня. Возьмите ваш крупнейший единичный федеральный контракт или субподряд, включая изменения. На уровне $200 000 или выше — вы подаёте. Ниже — задокументируйте, почему вы пропустили этот год, чтобы команда следующего года не гадала.
- Зафиксируйте контрольную дату. Выберите дату окончания периода выплаты заработной платы для среза и извлеките численность на эту дату плюс данные о найме за 12 месяцев до неё. Используйте один и тот же экспорт из системы расчёта заработной платы для обоих, чтобы цифры сходились.
- Вычистите данные самоидентификации ветеранов. Проверьте даты увольнения для всех, отмеченных как недавно уволенные — все, кто перешёл трёхлетний рубеж, выходят из числа защищённых. Если записи самоидентификации скудны, подайте отчёт на основе лучших имеющихся данных и наладьте сбор на будущее; добросовестная полная подача лучше просроченной.
- Сопоставьте с профессиональными категориями EEO-1. Позаимствуйте ваше распределение EEO-1, если оно есть; если нет, отнесите каждого сотрудника к категории один раз и сохраните таблицу соответствия на следующий год.
- Подайте электронно и сохраните подтверждение. Подайте в электронном виде через систему VETS, скачайте подтверждение и сохраните его вместе с записями AAP. Затем поставьте в календарь 1 августа следующего года — потому что VETS вам не напомнит.
На следующий год надёжное решение — это процесс, а не героизм. Добавьте самоидентификацию ветеранов в онбординг, проводите повторный опрос штата по графику и ежеквартально сверяйте приём защищённых ветеранов с расчётом заработной платы, вместо того чтобы реконструировать их каждое сентября.
Держите данные о численности готовыми к аудиту круглый год
VETS-4212 в конечном счёте проверяет, могут ли ваши кадровые записи по требованию ответить на точный вопрос: сколько человек здесь работало, на каких должностях, кто был принят и сколько из них были защищёнными ветеранами. Подрядчики, которые каждый сентябрь лихорадочно разбираются, обычно имеют одну и ту же глубинную проблему — численность, найм и профессиональные категории живут в трёх разных системах, которые никто не сверяет, пока подача не вынудит это сделать.
Это дисциплина бухгалтерского учёта в той же мере, что и кадровая. Когда записи о заработной плате, журналы новых сотрудников и распределения по профессиональным категориям ежемесячно сходятся с одним и тем же регистром, сентябрьская подача становится экспортом, а не раскопками — и цифры, которые вы указываете, совпадут с цифрами, которые найдёт аудитор. Beancount.io предоставляет бухгалтерский учёт в виде простого текста, дающий вам полную прозрачность и контроль над вашими финансовыми данными и данными о персонале — никаких чёрных ящиков, никакой привязки к поставщику. Начните бесплатно и узнайте, почему разработчики и финансовые специалисты переходят на бухгалтерский учёт в виде простого текста.
