Вот что удивляет большинство владельцев малого бизнеса: публикация IRS, которая десятилетиями определяла вычитаемые расходы бизнеса, больше не существует. Если вы откроете сегодня старую страницу Publication 535, вы попадете на «Guide to business expense resources» — IRS прекратила выпуск Publication 535 после редакции 2022 года и распределила ее главы по десятку других публикаций.
Но двухсловный тест, лежавший в основе той публикации, жив и здравствует, потому что он исходит из самого налогового кодекса, а не из брошюры. Раздел 162(a) позволяет вычет «всех обычных и необходимых расходов, уплаченных или понесенных в течение налогового года при ведении любой торговли или бизнеса». Каждый доллар, который вы вычитаете — аренда, программное обеспечение, пробег, страхование, — должен пройти проверку этими двумя словами. Вот что они на самом деле означают, где теперь живут старые правила и как сделать ваши вычеты защитимыми.
«Обычный» означает нормальный для вашей отрасли, а не для бизнеса в целом
Обычный расход — это тот, который распространен и принят в вашей торговле или бизнесе. Ключевая фраза — ваша торговля или бизнес. Тест привязан к отрасли, и это работает в обе стороны.
Фрилансер-фотограф, вычитающий аренду объектива за $3 000 для свадебной съемки? Обычный расход — клиенты ожидают профессионального оборудования. Бухгалтерская фирма, вычитающая сезонные абонементы на места у площадки как «развитие клиентской базы»? Почти наверняка не обычный расход для бухгалтеров, даже если сезонные абонементы могут быть заурядными для агентства спортивного маркетинга. IRS и суды спрашивают, на что обычно тратят деньги предприятия, подобные вашему, а не на что тратят деньги владельцы бизнеса в целом.
Именно поэтому расходы нишевых отраслей, которые со стороны выглядят странно, обычно выдерживают проверку: специальные инструменты, взносы в отраслевые ассоциации, отраслевые сертификаты, защитное оборудование. Если все ваши конкуренты за это платят, вы можете объяснить это аудитору одним предложением. Если никто в вашей сфере никогда за это не платил, вам нужна гораздо более убедительная история — и это ваш первый тревожный сигнал о том, что расход может не пройти тест.
«Необходимый» означает полезный, а не незаменимый
Необходимый расход — это тот, который полезен и уместен для вашей торговли или бизнеса. Он не обязан быть незаменимым. Вам не нужно доказывать, что ваш бизнес рухнет без него — только то, что разумный владелец бизнеса в вашем положении видел бы в нем смысл.
Та подписка на управление проектами, членство в коворкинге, которое вытаскивает вас из шумной квартиры, курс профессионального развития, поддерживающий актуальность ваших навыков: ничто из этого строго не требуется, чтобы свет не погас, и все это может быть необходимым. IRS не вправе пересматривать ваше деловое суждение и подставлять более дешевую альтернативу. Если расход действительно служит бизнесу, «вы могли бы обойтись меньшим» — не действительное возражение.
Есть одна важная оговорка. Хотя кодекс ничего не говорит о том, что расход «слишком велик», вознаграждение и некоторые другие категории несут ограничение разумности — раздел 162(a)(1) допускает лишь «разумное вознаграждение за оклады или иное вознаграждение за личные услуги, фактически оказанные». Выплата вашему подростку зарплаты в $60 000 за occasional filing work привлечет именно то внимание, которого вы и ожидали бы. «Необходимый» дает вам свободу; он не дает вам carte blanche.
Где теперь живут правила Publication 535
Поскольку IRS упразднила Publication 535, ее материал отображен на другие ресурсы. Старые главы не изменились по существу — они переехали. Вот куда теперь обращаться по темам, о которых владельцы спрашивают чаще всего:
| Что вы вычитаете | Где теперь живут правила |
|---|---|
| Общие расходы бизнеса (подающие Schedule C) | Publication 334, Tax Guide for Small Business |
| Оплата труда сотрудников и налоговые кредиты по занятости | Publication 334, плюс формы 5884, 8844, 8994 для кредитов |
| Аренда, проценты и налоги | Publication 334; Publication 550 для инвестиционных процентов |
| Страхование, включая медицинское покрытие | Publication 334; медицинское страхование самозанятых перешло в форму 7206 |
| Решения вычитать или капитализировать | Publications 544 и 946; инструкции к форме 4562 |
| Безнадежные долги | Publication 334; Tax Topic 453 |
| Командировки, питание, подарки и расходы на автомобиль | Publication 463 |
| Домашний офис | Publication 587 |
| Требования к ведению записей | Publication 583, Starting a Business and Keeping Records |
| Амортизация и амортизация нематериальных активов | Publication 946; форма 4562 |
Два изменения заслуживают особого внимания. Во-первых, таблица медицинского страхования самозанятых, которая раньше находилась в Publication 535, теперь является отдельной формой — Form 7206, — так что если вы вычитаете медицинские взносы за себя, расчет находится именно там. Во-вторых, Publication 334 фактически стала точкой входа по умолчанию для индивидуальных предпринимателей; добавьте ее в закладки так, как вы раньше добавляли Publication 535.
Что проходит тест на практике
Большая часть того, что тратит малый бизнес, попадает в несколько категорий, которые явно удовлетворяют обеим частям теста:
- Оклады, заработная плата и выплаты подрядчикам — вычитаются, когда разумны и за фактически оказанные услуги, включая долю работодателя по налогам на заработную плату.
- Аренда и лизинговые платежи — за офис, точку продаж, студию или оборудование, которое вы используете, но которым не владеете.
- Расходные материалы, программное обеспечение и подписки — от скрепок до бухгалтерской платформы и облачного хостинга, обеспечивающих работу.
- Профессиональные услуги — юридические, налоговые, бухгалтерские и консультационные гонорары, связанные с бизнесом.
- Страховые взносы — ответственность, имущество, перерыв в бизнесе, страхование работников и медицинское покрытие в рамках применимых правил.
- Реклама и маркетинг — расходы на сайт, онлайн-рекламу, вывески и спонсорство, продвигающие бизнес.
- Налоги на бизнес и лицензии — помимо налога с продаж, который вы собираете и перечисляете, вычитаемые налоги включают долю работодателя по Social Security и Medicare, налог штата на безработицу и сборы за деловую лицензию.
- Проценты по деловому долгу — с учетом ограничения деловых процентов по разделу 163(j) для более крупных предприятий.
Обратите внимание, что у них общего: каждый распространен в своей отрасли, полезен для работы и понесен при ведении бизнеса. Последняя оговорка значима больше, чем думают люди. Предстартовые траты и хобби-подобные занятия подлежат иному режиму, что подводит нас к ловушкам.
Ограничения, которые сокращают в остальном хорошие вычеты
Пройти тест на обычность и необходимость — необходимо, но не всегда достаточно. Несколько категорий проходят тест, но имеют собственные лимиты и исключения:
- Деловое питание, как правило, вычитается на 50%. Временный 100%-й вычет для ресторанного питания истек после 2022 года. Питание по-прежнему должно быть обычным и необходимым — и не расточительным или экстравагантным — и тогда вы вычитаете половину.
- Развлечения практически исчезли. С момента принятия Tax Cuts and Jobs Act расходы на развлечения, увеселения или отдых — спортивные события, театральные билеты, гольф — не вычитаются, даже когда клиенты присутствуют. Не переименовывайте их в питание или маркетинг.
- Деловые подарки ограничены $25 на получателя в год. Этот потолок не менялся десятилетиями, и он не покроет много больше символического подарка. Суммы сверх него просто не вычитаются.
- Поездки на работу и повседневная одежда — личные. Поездка из дома до вашего обычного рабочего места — это поездка на работу, а не деловая поездка, а одежда, пригодная для повседневного ношения, не вычитается, даже если вы носите ее только на работу. Вычитаемая униформа и защитное снаряжение — исключение, потому что они не пригодны для обычного ношения.
- Штрафы, пени и политические взносы исключены. Государственные штрафы, парковочные квитанции на деловой автомобиль и взносы в политические кампании или лоббирование не проходят независимо от делового мотива.
Предстартовые расходы имеют собственное специальное правило, которое стоит знать до запуска: как правило, вы можете вычесть до $5 000 стартовых расходов в первый год (уменьшается доллар за доллар, как только стартовые расходы превысят $50 000), а остаток амортизируется в течение 15 лет. Этот выбор существует именно потому, что предстартовые расходы понесены до того, как вы «ведете» бизнес.
Вычесть сейчас или капитализировать? Вопрос о времени
Даже когда расход явно связан с бизнесом, вы не всегда можете вычесть всю сумму в этом году. Материалы и расходы, потребленные в течение года, — текущие вычеты. Более долговечные инвестиции — оборудование, транспортные средства, здания и улучшения, которые продлевают срок службы актива или увеличивают его стоимость, — как правило, должны быть капитализированы и возмещены через амортизацию с течением времени.
Серая зона — это ремонт против улучшений. Заделка протекающей крыши в вашей арендованной студии — это ремонт; замена всей кровельной системы — улучшение. Перекраска офиса — это техническое обслуживание; полный демонтаж и перепланировка — это улучшение. Различие следует за экономикой: расходы, поддерживающие имущество в обычном эффективном рабочем состоянии, вычитаются сейчас, тогда как расходы, делающие его лучше, больше или долговечнее, капитализируются.
Ошибка в этом в агрессивную сторону — списание $40 000 на строительство — одна из самых распространенных корректировок при аудитах малого бизнеса. Когда проект начинает выглядеть как улучшение, замедлитесь, амортизируйте его должным образом по форме 4562 и подумайте, не даст ли вам раздел 179 много того же преимущества законно.
Ловушка подтверждения: записи важнее права на вычет
Спросите налоговых специалистов, почему вычеты умирают при аудитах, и большинство даст один и тот же ответ: плохие записи, а не несоответствующие расходы. Расход может быть совершенно обычным и необходимым и все равно быть отклонен, потому что вы не можете его доказать. Бремя доказывания лежит на вас.
Конгресс устанавливает более высокую планку для категорий, наиболее склонных к злоупотреблениям. Согласно разделу 274, расходы на командировки, питание, автомобиль и подарки требуют повышенного подтверждения: для каждой статьи нужны сумма, время и место, деловая цель и деловые отношения участвующих лиц. Выписки по кредитной карте сами по себе не подходят — они показывают сумму и место, но ничего не говорят о цели. Журнал пробега, восстановленный по памяти месяцы спустя, вызывает скептицизм; журнал, который ведется по мере вождения, — нет. Суды применяют лишь узкое исключение для добросовестных оценок (так называемое правило Кона), и оно вообще не охватывает категории раздела 274 — для командировок, питания и автомобилей неадекватные записи означают отсутствие вычета, и точка.
Решение — это в основном привычка, а не усилие. Фиксируйте чек в момент траты, записывайте деловую цель пока она свежа — «обед с поставщиком по ценам на Q1» занимает десять секунд — и ведите текущий журнал пробега вместо того, чтобы восстанавливать его в апреле. Цифровые копии подходят; IRS принимает электронные записи, если они разборчивы и полны. Отделяйте деловые траты на выделенные счета, чтобы личные операции никогда не смешивались с вычитаемыми, и сразу помечайте любую случайную личную трату, а не прячьте ее.
Выработайте привычку ведения записей, которая выдержит аудит
Тест на обычность и необходимость вознаграждает предприятия, чьи книги рассказывают ясную историю. Когда каждый расход лежит на помеченном счете с чеком и указанной деловой целью, «распространен и принят в вашей отрасли» и «полезен и уместен» практически доказывают себя сами. Когда расходы существуют как непомеченные списания по карте на смешанном личном счете, даже законные вычеты трудно защитить.
Работоспособная система состоит из четырех частей: выделенные деловые счета, чтобы смешивание никогда не начиналось; фиксация в момент траты, чтобы пометки о цели были одновременными; ежемесячный обзор, на котором вы категоризируете все, пока память свежа; и схема хранения — цифровая подходит, — где чеки хранятся как минимум столько, сколько IRS может их запросить. Ничто из этого не требует корпоративного программного обеспечения. Это требует последовательности — именно то, что книги в виде обычного текста с контролем версий позволяют легко поддерживать.
Сохраните каждый заслуженный вами вычет
Понимание стандарта обычности и необходимости ставит вас впереди большинства подающих декларации, но стандарт защищает только те вычеты, которые могут доказать ваши записи. Beancount.io дает вам бухгалтерию в виде обычного текста с полной прозрачностью и контролем над вашими финансовыми данными — каждый расход категоризирован, отмечен временем и подкреплен вашей собственной историей версий. Начните бесплатно и создайте документальный след, которого заслуживают ваши вычеты.
