Правило деловых подарков на $25: что можно вычесть и почему подарочные карты сотрудникам — это заработная плата

Вы потратили $80 на благодарственный подарок своему лучшему клиенту, положили чек в папку с расходами и предположили, что только что обеспечили себе налоговый вычет на $80. Это не так. IRS позволит вам вычесть только $25 — и этот лимит не менялся с 1962 года.

Вот федеральное правило деловых подарков в одном неудобном предложении: быть щедрым — это нормально, но вычитаемым это не является. Как только вы поймете, где проходит граница в $25, как правило относится к супругам и семьям, что полностью выпадает из него и почему подарки сотрудникам подчиняются совершенно другим правилам, вы сможете перестать оставлять расчеты по зарплате незащищенными и прекратить завышать вычеты, которые не переживут проверку.

Основное правило: $25 на человека в налоговый год​

Если вы дарите деловые подарки в ходе своей торговли или бизнеса, вы можете вычесть не более $25 стоимости подарков, которые вы дарите прямо или косвенно любому одному лицу в течение налогового года. Это все правило, взятое из FAQ IRS по деловым расходам и главы 3 Публикации 463.

Некоторые слова в этом предложении несут большую нагрузку:

• На человека, в год. Три подарка по $20 одному и тому же клиенту в течение года составляют $60 расходов, но только $25 вычета. Десять подарков по $20 десяти разным клиентам составляют $200 расходов и $200 вычета, потому что у каждого получателя своя «корзина» в $25.
• Прямо или косвенно. Подарок супруге клиента или передача подарка вашим деловым партнером от вашего имени не создает вторую «корзину». Подарок члену семьи клиента рассматривается как подарок клиенту, если только у вас нет подлинной, независимой деловой связи с этим членом семьи.
• Вы и ваш супруг — один налогоплательщик. Если каждый из вас отправит по подарку на $20 одному и тому же клиенту, вы потратите $40 и сможете вычесть всего $25 на двоих.
• Партнерства не умножают лимит. Лимит в $25 применяется как на уровне партнерства, так и на уровне партнера, поэтому передача подарков через нескольких партнеров не превращает $25 в $50.

Вы всегда можете потратить больше. Правило ограничивает вычет, а не щедрость.

Что учитывается в $25 — а что нет​

Сопутствующие расходы остаются за пределами лимита​

Гравировка, упаковка, обертывание, страхование и доставка, как правило, не учитываются в лимите $25, если они не добавляют существенной ценности самому подарку. Подарочная обертка на бутылке оливкового масла за $24 — это сопутствующий расход. Декоративная корзина, в которой лежат фрукты на $15, но которая сама стоит $30, — это не сопутствующий расход; это часть подарка.

Критерий — суть, а не ярлыки. Позолота ручки добавляет ценность. Оплата $8 за доставку подарка за $20 — нет.

Брендированные товары за $4 — это вообще не подарки​

Для целей лимита $25 игнорируйте предметы, которые соответствуют всем трем условиям:

1. Они стоят $4 или меньше,
2. На них постоянно выгравировано или нанесено название вашего бизнеса, и
3. Вы распространяете их регулярно — подумайте о календарях, ручках, кружках или сумках, раздаваемых в больших количествах.

Брендированная ручка за $3, розданная 200 участникам конференции, не затрагивает ничью «корзину» в $25. Брендированная куртка за $30 — затрагивает, потому что не проходит тест стоимости, даже если на ней есть ваш логотип.

Подарок или развлечение — по умолчанию развлечение​

Любой предмет, который можно считать либо подарком, либо развлечением, обычно рассматривается как развлечение — а развлечения не подлежат вычету. Абонементы на сезон, переданные клиенту без намерения посещать мероприятия вместе, выглядят как подарок, но правила относят эту категорию к развлечениям. Если вы посещаете игру с клиентом и ведете bona fide деловое обсуждение, применяются другие правила подтверждения для деловых обедов и развлечений, но вы не можете переименовать это в подарок на $25, чтобы спасти вычет.

Если сомневаетесь — сначала классифицируйте, потом вычитайте.

Ловушка, в которую попадают большинство владельцев: подарки клиентам против подарков сотрудникам​

Именно здесь благонамеренные компании создают налоговые риски по зарплате. Подарки клиентам и подарки сотрудникам звучат одинаково, но находятся в разных частях налогового кодекса.

Подарки клиентам и потенциальным клиентам: лимит вычета $25​

Подарки клиентам, поставщикам и источникам рекомендаций подпадают под лимит деловых подарков Раздела 274(b), описанный выше. Вы вычитаете до $25 на получателя в своей бизнес-декларации (Schedule C, декларация партнерства или корпоративная декларация, в зависимости от вашей организационной формы), и получатель, как правило, исключает это из своего дохода. Ведите записи о деловой цели, описанные ниже.

Подарки сотрудникам: не существует «подарка», освобожденного от налога​

Для целей федеральных налогов на занятость не существует такого понятия, как подарок от работодателя сотруднику. Есть только заработная плата, которая облагается налогом, и льготы, которые конкретное исключение выводит из заработной платы. Если исключение не применяется, то, что вы называете подарком, — это заработная плата, облагаемая подоходным налогом, а также Social Security и Medicare.

Это различие приводит к двум совершенно разным результатам:

Наличные и их эквиваленты всегда являются заработной платой. Наличные, чеки, подарочные карты, подарочные сертификаты, обмениваемые на обычные товары, и кредиты, зачисленные на платежную карту, никогда не могут быть исключены как несущественная льгота, независимо от суммы. Карта кофейни на $25, подарочная карта Visa на $50 и сертификат, который можно обменять на индейку, — все это облагаемая налогом заработная плата. Сумма должна пройти через расчет зарплаты, появиться в форме W-2 сотрудника и облагаться удержаниями — даже если карта ограничивает, что можно купить, когда ее можно использовать или теряются ли неиспользованные остатки.

Небольшие, нечастые материальные предметы могут быть исключены. Праздничная индейка, ветчина, фруктовая корзина, бутылка вина, цветы или случайные билеты на мероприятия скромной стоимости могут считаться несущественной льготой по Разделу 132: имущество или услуга настолько малой ценности, предоставляемые так нечасто, что учитывать их было бы неразумно. Законодательного денежного потолка для несущественных льгот нет, но практикующие специалисты обычно держат отдельные предметы в районе $100 или меньше и нечасто — думайте, раз или два в год, а не ежемесячно. Когда исключение применяется, сотрудник не платит налог, а вы вычитаете стоимость как обычный деловой расход на предоставление льготы.

Что это значит для вашего вычета​

• Корзина с подарками на $60, врученная сотруднику и соответствующая критериям несущественной льготы: исключается для сотрудника, вычитается для вас как стоимость льготы.
• Подарочная карта на $60, врученная тому же сотруднику: $60 облагаемой налогом заработной платы для сотрудника, вычитается для вас как компенсация (зарплата) — отражается и удерживается через расчет зарплаты, а не заявляется как деловой подарок на $25.
• Подарок на $60 не-сотруднику-клиенту: $25 вычитается как деловой подарок, $35 не подлежит вычету.

Связанная, но отдельная категория — награда сотруднику за достижения за выслугу лет или безопасность — материальное личное имущество, вручаемое по письменной программе, вычитаемое до $400 на сотрудника в год ($1,600 по квалифицированному плану) и исключаемое для сотрудника до той же суммы. Наличные, подарочные карты, отпуска и подобные предметы никогда не считаются наградами за достижения.

Распространенная и дорогостоящая ошибка — вручить каждому сотруднику подарочную карту на $100 в декабре, списать это как «подарки сотрудникам» и полностью пропустить расчет зарплаты. Позиция IRS однозначна: каждый доллар из этой суммы был заработной платой в день передачи.

Записи, которые действительно подтверждают деловой подарок​

Лимит $25 привлекает внимание, но из-за отсутствия записей теряется больше вычетов, чем из-за превышения сумм. Вам нужны своевременно ведущиеся записи, которые устанавливают каждое из следующих:

• Сумма: стоимость подарка плюс любые сопутствующие расходы, которые вы учитываете отдельно.
• Дата: когда был вручен подарок.
• Описание: что это был за подарок.
• Деловая цель: почему он был вручен — благодарность за рекомендацию, праздничное доброжелательство для активного клиента, подарок по завершении сделки, связанный с конкретным проектом.
• Деловые отношения: кто получил подарок и как они связаны с вашим бизнесом — клиент, потенциальный клиент, поставщик, источник рекомендаций.

«Своевременно ведущиеся» означает записанные в момент или около момента расхода, а не восстановленные год спустя из выписок по кредитной карте во время проверки. Выписка по карте доказывает, что вы потратили деньги. Она не доказывает деловую цель, получателя или отношения.

Практический минимум, который выдерживает проверку:

• Сохраните чек, показывающий, что было куплено, где и за сколько.
• В мемо вашей бухгалтерской записи для этой транзакции укажите имя получателя, деловые отношения, повод и дату вручения. Пример: «Праздничная благодарность, вручено 18 декабря — Дж. Ривера, ABC Dental (активный клиент, 3 рекомендации по чистке в Q4)».
• Отслеживайте годовые итоги на каждого получателя, чтобы вы прекращали вычет на $25, а не обнаруживали превышение в налоговый сезон.
• Ведите отдельный список по зарплате для подарочных карт и эквивалентов наличных — получатель, сумма, дата — и сверяйте этот список с заработной платой в W-2 до конца года.

Если вы возмещаете сотрудникам расходы на подарки, которые они покупают от вашего имени, то же подтверждение идет вверх: они документируют получателя, цель и стоимость для вас, а вы храните эти записи как свои собственные.

Пять ошибок, которые стоят реальных денег​

1. Вычет полной стоимости каждого подарка клиенту​

Подарок клиенту на $75, вычтенный как $75, — это завышение на $50 на каждого получателя. При 40 клиентах это $2,000 необоснованных вычетов плюс риск штрафов за неточность. Ограничьте каждого получателя суммой $25 в ваших налоговых рабочих документах, даже если ваш внутренний отчет о расходах показывает полную сумму.

2. Отношение к подарочным картам сотрудников как к не облагаемым налогом​

Это самая рискованная ошибка в этом списке, потому что она усугубляется: пропущенные удержания, пропущенные налоги на зарплату работодателя и занижение W-2. Проводите каждую подарочную карту, сертификат и эквивалент наличных через расчет зарплаты в том периоде, когда он вручен, а не как корректировку в конце года, о которой вы надеетесь вспомнить.

3. Забывание об отнесении к супругу и семье​

Подарок на $25 клиенту плюс подарок на $25 супруге этого клиента — это один вычет в $25, а не два — если только супруг(а) не является независимо вашим клиентом или поставщиком с отдельными деловыми отношениями, которые вы можете задокументировать. Праздничные подарки, адресованные «семье Смит», не умножают лимит на размер домохозяйства.

4. Захоронение подарков в расходах на питание, материалы или прочие расходы​

Подарки, разбросанные по счетам главной книги, невозможно ограничить, подтвердить или защитить. Используйте выделенные счета — например, «Подарки клиентам (вычитаемая часть)» и «Подарки клиентам (невычитаемое превышение)» — плюс отдельный счет заработной платы для наград сотрудникам, проводимых через расчет зарплаты. Разделение заставляет выполнять математику $25 в момент учета и дает вашему подготовителю чистую цифру в конце года.

5. Пропуск записей из-за малой суммы​

Подарки на небольшие суммы чаще всего оплачиваются наличными, покупаются на личных картах или вручаются без записки — и поэтому их труднее всего доказать. Подарок на $22 без задокументированного получателя или цели стоит $0 при проверке, а не $22.

Простой рабочий процесс на конец года​

1. Вытащите счета подарков. Экспортируйте все транзакции, отнесенные к подаркам клиентам, подаркам сотрудникам и наградам за год.
2. Отсортируйте по получателю. Агрегируйте расходы на человека по всем покупателям, картам и отчетам о возмещении — включая подарки, которые ваш супруг или партнеры дарили от того же бизнеса.
3. Примените «корзины». Для не-сотрудников ограничьте вычитаемую стоимость $25 на получателя; перенесите превышение в невычитаемое. Для сотрудников подтвердите, что каждый эквивалент наличных отражен в заработной плате, а каждый материальный предмет либо соответствует критериям несущественной льготы, либо прошел через расчет зарплаты.
4. Проверьте исключения. Выделите соответствующие критериям брендированные товары за $4 и отдельно указанные сопутствующие расходы на доставку, упаковку и гравировку, которые не добавляют существенной ценности.
5. Исправьте книги до закрытия. Переклассифицируйте сейчас, пока есть чеки и воспоминания. Корректировка декабрьского подарка в следующем октябре — это то, как появляются выдуманные детали.
6. Сверьте расчет зарплаты. Свяжите список подарочных карт сотрудников с заработной платой в поле 1 W-2 и подтвердите, что удержания были собраны — с увеличением суммы, если ваша политика обещает сотрудникам чистую сумму.

Как отслеживать это без спирали в электронных таблицах​

Правило $25 — это на самом деле проблема отслеживания на каждого получателя, и именно это обычная бухгалтерия обрабатывает плохо, когда подарки спрятаны в пяти счетах с расплывчатыми мемо.

Рабочая структура в любой системе двойной записи:

• Expenses:Gifts:Clients:Deductible — ограничено $25 на получателя в год.
• Expenses:Gifts:Clients:Nondeductible — превышение над $25, оставленное на виду, а не удаленное, чтобы расходы оставались честными.
• Expenses:Gifts:Promo-Items — соответствующие критериям брендированные товары за $4.
• Expenses:Employee-Awards:Taxable-Wages — подарочные карты и денежные награды, всегда привязанные к расчету зарплаты.
• Expenses:Employee-Awards:De-Minimis — соответствующие критериям материальные подарки.

Записывайте получателя и деловую цель в описании транзакции или прикрепленной заметке в момент учета. В конце года вычитаемый остаток уже рассчитан, невычитаемое превышение уже изолировано, а сверка с зарплатой — это короткая проверка, а не судебно-бухгалтерский проект. Если вы ведете книги в открытом тексте, то же разделение счетов плюс последовательная аннотация recipient: и purpose: дают вам доступный для поиска аудиторский след, который оценит ваш будущий «я».

Упростите управление своими финансами​

Правильное применение правила подарков на $25 — это в основном вопрос записи правильных деталей в правильное время — получатель, цель и сумма в правильном счете. Beancount.io предоставляет бухгалтерию в открытом тексте, которая дает вам полную прозрачность и контроль над вашими финансовыми данными, поэтому лимиты на получателя и сверки с зарплатой остаются проверяемыми, а не погребенными в черном ящике. Начните бесплатно и узнайте, почему разработчики и финансовые специалисты переходят на бухгалтерию в открытом тексте.