Если вы управляете колледжем, университетом или любой школой, которая нанимает своих собственных студентов — или вы студент, работающий в учебном заведении, — вы можете напрасно отдавать 7,65% из каждой зарплаты в IRS. Не как подоходный налог. А как налог на социальное обеспечение и Medicare, который, по закону, вы платить не должны.
В соответствии с разделом 3121(b)(10) Налогового кодекса США, заработная плата, выплачиваемая студенту, который обучается в том учебном заведении, где он работает, и регулярно посещает занятия, освобождается от налога FICA. Это означает, что нет 6,2% на социальное обеспечение и нет 1,45% на Medicare — ни с той, ни с другой стороны зарплаты. Студент сохраняет больше из каждого чека, а школа экономит на взносах работодателя. При заработке в 10 000 долларов за учебный год это 765 долларов, которые студент получает на руки, и ещё 765 долларов, которые школа не платит.
Но освобождение уже, чем предполагает большинство платёжных отделов, и именно на границах теряются деньги — или начинаются штрафы. Вот как правило работает на самом деле, кто проходит тест, и обрыв, связанный с окончанием обучения, который застаёт работодателей врасплох.
Что покрывает освобождение — и что не покрывает
Основное правило коротко: налоги FICA не применяются к работе, выполняемой студентом, нанятым школой, колледжем или университетом, где студент проходит курс обучения.
Сразу обратите внимание на три момента:
- Это только FICA. Федеральный (и обычно штатный) подоходный налог по-прежнему удерживается из зарплаты студентов. Студенты, которые думают, что «освобождение» означает «никаких налогов вообще», получают неприятный сюрприз в апреле.
- Работодателем должна быть школа. Соответствие организации определяется её основной функцией. Университет, нанимающий своих собственных студентов, подходит. Частная компания, нанимающая студентов на летнюю стажировку, не подходит — даже если работа носит образовательный характер.
- Статус студента определяется отношениями, а не названием должности. Присвоение кода «студент» в платёжной системе не делает человека студентом. IRS смотрит на то, что преобладает в отношениях между работником и школой: образование или работа.
Именно последний пункт чаще всего приводит к проверкам. IRS опубликовало окончательные правила в декабре 2004 года (Treasury Decision 9167) вместе с безопасной гаванью (Revenue Procedure 2005-11), которую школы могут использовать для определения права на освобождение. Если вы отвечаете за студенческую платёжную ведомость, безопасная гавань — ваше практическое руководство.
Безопасная гавань: четыре теста, которые должен пройти каждый студент-работник
Согласно Revenue Procedure 2005-11, выплата подпадает под освобождение от FICA для студентов, когда работник соответствует всем четырём условиям:
1. Обучение как минимум на полставки
Студент должен быть зачислен как минимум на полставки, измеряемые так, как это делает Министерство образования для соответствующего уровня обучения. Для студентов бакалавриата это обычно означает не менее 6 зачётных часов в семестр. Для аспирантов и студентов профессиональных программ каждая школа сама определяет статус полставки в соответствии с федеральными правилами. Сертифицированный показатель зачисления от регистратора — это источник, на который должна опираться платёжная система, а не слова самого студента.
Зачисление проверяется каждый платёжный период, и большинство школ проверяют его непрерывно в течение семестра. Если студент снижает нагрузку в середине семестра, освобождение, как правило, прекращается с этого момента — а некоторые школы применяют изменение задним числом с начала семестра. Вот почему платёжная система и система регистратора должны обмениваться данными — не только при приёме на работу, а постоянно, весь семестр.
2. Не полная занятость
Студент, чей обычный график работы составляет 40 или более часов в неделю, считается штатным сотрудником и не проходит тест — независимо от количества зачётных часов. Полная учебная нагрузка плюс полная рабочая неделя не спасают; тест на часы независим.
Школы применяют это правило ко всем должностям студента вместе, а не к каждой по отдельности. Две работы в кампусе по 22 часа в неделю дают в сумме 44 часа, и освобождение теряется для обеих зарплат. Студенты, совмещающие несколько должностей в кампусе, — самый распространённый способ, которым благонамеренные отделы не проходят этот тест, даже не подозревая об этом.
3. Не «профессиональный сотрудник»
Освобождение предназначено для студентов, а не для дипломированных специалистов, которые заодно учатся. Если должность обычно требует наличия степени, лицензии или профессиональной сертификации — преподаватели, врачи, лицензированные консультанты — работник считается профессиональным сотрудником, и освобождение не применяется, даже если он активно учится. Штатный сотрудник, который вечерами ходит на курсы для получения степени, работая на своей обычной полной ставке, — классический пример провала: работа преобладает, образование вторично.
4. Отсутствие льгот, характерных для штатных сотрудников
Работники, которые получают льготы штатных сотрудников — право на пенсионный план, оплачиваемый отпуск и больничные сверх того, что положено студентам, страхование жизни, скидки на обучение, доступные только персоналу — выглядят скорее как сотрудники, чем как студенты. Школы, которые предоставляют студентам полный пакет льгот для персонала, фактически документируют собственную потерю права на освобождение.
Лето и каникулы: правило пяти недель
Именно здесь происходит больше всего ошибок в соблюдении требований, потому что ответ зависит от календаря.
Перерывы в пять недель или меньше: освобождение сохраняется, при условии, что студент имел право на него в конце предыдущего семестра и имеет право на зачисление в следующем. Весенние каникулы, День благодарения и зимние каникулы обычно безопасны.
Перерывы более пяти недель: освобождение не сохраняется автоматически. Летняя работа студента, который не зачислен на занятия, облагается налогом FICA так же, как и любая другая зарплата. Чтобы сохранить освобождение во время длинного летнего перерыва, студент, как правило, должен быть фактически зачислен на летний семестр — многие школы устанавливают порог, например, 3 зачётных часа для бакалавров — в течение соответствующего платёжного периода.
Практическое следствие: каждый май платёжные отделы сталкиваются с волной студентов, чья весенняя запись только что закончилась, но которые работают полный рабочий день летом, не имея ни одного зачётного часа. Если они не зачисляются на летнюю сессию, удержание FICA должно начинаться с первой летней зарплаты. Школы, которые включают переключатель с опозданием, получают кварталы с недоплаченными налогами, которые приходится исправлять уточнёнными декларациями — или переплаченными налогами и очередь из студентов, спрашивающих, куда делись их деньги.
Обрыв при окончании обучения
Окончание обучения прекращает освобождение — точка. Как только студент больше не зачислен и не посещает занятия регулярно, его зарплата облагается обычным налогом FICA — включая летнюю работу после окончания, до начала аспирантуры, и зарплату недавнего выпускника, который остался в том же отделе как обычный сотрудник.
Здесь есть две ловушки, на которые стоит обратить внимание:
- Последний семестр. Студент выпускного курса, который дотягивает последний семестр с нагрузкой ниже полставки — три кредита и прощальный круг — не освобождается от налога в этом семестре. Облегчённые последние семестры — обычное дело, и каждый из них тихо превращает освобождённую зарплату в облагаемую.
- Пробелы между ступенями обучения. Выпускник бакалавриата весной, который начинает PhD-программу осенью и всё лето работает в лаборатории, не попадает под освобождение в этот период, потому что в эти платёжные периоды он нигде не зачислен. Зачисление должно быть текущим, а не планируемым.
Платёжные системы должны рассматривать списки выпускников как события, требующие изменения удержаний, с той же срочностью, что и первый день нового сотрудника.
Кто никогда не имеет права
Некоторые категории исключены категорически, независимо от зачисления или часов работы:
- Ординаторы и интерны. Окончательные правила Министерства финансов рассматривают ординаторов как штатных сотрудников на основании их графиков, поэтому программы ординатуры не могут использовать студенческое исключение для стипендий ординаторов.
- Постдокторанты и стипендиаты. Постдоки — это сотрудники, занимающиеся исследованиями, а не студенты, проходящие курс обучения, даже если они связаны с университетом.
- Старшеклассники в большинстве случаев работы в школьных округах, которые относятся к обычным категориям ассистентов, а не к студенческим кодам оплаты.
- Штатные сотрудники, не являющиеся студентами, которые учатся в свободное время, как обсуждалось выше.
Одно важное примечание для иностранных студентов: нерезиденты в статусе F, J, M или Q имеют собственное отдельное освобождение от FICA в соответствии с другим разделом кодекса, со своими сроками. Иностранный студент, который становится налоговым резидентом США, теряет это отдельное освобождение и должен соответствовать студенческому исключению на общих основаниях — зачисление на полставки, работа в школе и всё остальное.
Механика платёжной системы: как сделать правильно и как исправить ошибки
Для работодателей студенческое освобождение от FICA живёт или умирает в администрировании зарплаты:
- Проверяйте зачисление каждый платёжный период, в идеале через автоматическую загрузку данных от регистратора, а не через самодекларацию при приёме на работу.
- Суммируйте часы по всем должностям перед применением теста 40 часов.
- Отмечайте перерывы в календаре. Отмечайте каждого работника, чьё освобождение зависит от переноса через короткий перерыв, и повторно проверяйте зачисление при начале нового семестра.
- Документируйте всё. Если IRS проверяет освобождение, школе понадобятся записи о зачислении, записи о часах и основание для классификации каждого работника. Правила позволяют проверяющим не признавать освобождение, если школа исказила трудовые отношения, чтобы избежать FICA.
Когда ошибки случаются — а при тысячах назначений, меняющихся каждый семестр, они случатся — исправление зависит от направления:
- FICA удержан, но не должен был быть. Работодатель подаёт заявление на возврат или зачёт с уточнённой декларацией по налогам на занятость (Форма 941-X) за свою долю и долю работника и возмещает деньги студенту. Если работодатель не хочет этим заниматься, работник может подать заявление напрямую в IRS (Форма 843) после обращения к работодателю.
- FICA не удержан, но должен был быть. Работодатель должен заплатить обе доли плюс возможные штрафы и проценты. Добровольное исправление до проверки всегда дешевле, чем объяснения во время неё.
В любом случае, суммы быстро растут в масштабах всей студенческой занятости, поэтому это освобождение должно быть в каждом плане внутреннего аудита университета.
Держите записи о зарплате готовыми к проверке с первого дня
Студенческое освобождение от FICA вознаграждает школы с чистыми, связанными записями: зачисление по семестрам от регистратора, часы, суммированные по всем должностям, календари перерывов, списки выпускников и решение о классификации, привязанное к каждому работнику. Школы, которые сверяют эти источники каждый платёжный период, получают законную налоговую экономию для своих студентов и для себя; школы, которые один раз устанавливают код оплаты при приёме и больше никогда не проверяют, производят на свет уточнённые декларации.
Та же дисциплина — каждый работник классифицирован, каждая выплата сверена, каждое исключение задокументировано — отличает безболезненную платёжную систему от дорогостоящей во всех остальных уголках налогов на занятость. Отслеживание статуса освобождения, изменений зачисления и исправленных выплат в прозрачной системе с контролем версий означает, что у каждой уточнённой декларации есть бумажный след, по которому аудитор может пройти за минуты, а не за недели.
Упростите управление финансами
Запускаете ли вы студенческую платёжную ведомость, сводите ли гранты или закрываете книги каждый месяц, поддержание чётких финансовых записей необходимо. Beancount.io предоставляет бухгалтерию в виде открытого текста, которая даёт вам полную прозрачность и контроль над вашими финансовыми данными — никаких чёрных ящиков, никакой привязки к вендору. Начните бесплатно и узнайте, почему разработчики и финансовые специалисты переходят на бухгалтерию в виде открытого текста.