Бухгалтерия независимого хозяйственного магазина: управление 30 000 SKU, кооперативные дивиденды с покровительства и сезонный цикл денежных средств

Ваш магазин пережил лучшую весну за несколько лет. Паллеты с мульчей разлетались как горячие пирожки, профессиональный отдел работал с заказами подрядчиков в режиме переработки, а касса почти не останавливалась. Так почему же расчетный счет задыхается к февралю — и почему ваш бухгалтер продолжает задавать вопросы о дивиденде, который вы никогда не видели в деньгах?

Если вы владеете независимым хозяйственным магазином, ваша бухгалтерия делает вещи, с которыми большинство розничных книг никогда не сталкивается: отслеживание десятков тысяч SKU, учет кооперативного патронажного дохода, который приходит частично как бумага, ведение дебиторской задолженности подрядчиков как мини-оптовик, и выживание в цикле денежных средств, который достигает пика в мае и спада в январе. Это руководство охватывает каждую задачу, с проводками и ежемесячными привычками, которые держат их под контролем.

Почему бухгалтерия хозяйственного магазина сложнее, чем кажется​

Типичный независимый хозяйственный магазин ведет от ​​20 000 до ​​35 000 активных SKU—крепеж поштучно, краска по галлонам, электроинструмент по единицам—распределенных по отделам с сильно различающейся маржой. Коробка шурупов и снегоуборщик ведут себя неодинаково в вашей книге учета, и усреднение их вместе скрывает решения, которые на самом деле двигают прибыльтро. Три вещи делают ваши книги необычными по сравнению с обычным розничным продавцом:

1. Вы, вероятно, член кооператива, а не просто клиент. Если вы закупаетесь через Ace, True Value, Do it Best, Orgill или другой оптовый кооператив, вы получаете патронажные дивиденды—долю прибыли кооператива, распределенную на основе ваших закупок. Этот доход имеет свою налоговую документацию и правила сроков.
2. Запасы—ваш самый большой актив и ваш самый большой риск. Отраслевой бенчмаркинг от Североамериканской ассоциации хозяйственных и лакокрасочных магазинов (NHPA) давно показывает, что типичные хозяйственные магазины оборачивают запасы только около двух с половиной раз в год. Каждый оборот этого колеса—это деньги; каждый мертвый SKU на крючке—это деньги, которые перестали двигаться.
3. Вы ведете несколько бизнесов под одной крышей. Розничные продажи, счета подрядчиков, специальные заказы, аренда инструментов, заточка ключей, ремонт экранов, заправка пропаном—каждый имеет свои правила признания выручки, налога с продаж и расчета маржи.

Настройте свой план счетов, чтобы отражать эту реальность с самого начала: отдельные строки дохода по отделам и услугам, отдельные строки себестоимости для их соответствия, и выделенные счета для патронажного дохода, скидок, потерь и арендных активов. Объединение всего в«продажи»и«закупки»—это самая распространенная причина, по которой владельцы хозяйственных магазинов не могут ответить на вопрос«что на самом деле принесло прибыль в прошлом месяце?»

Патронажные дивиденды: доход, который не является деньгами (пока)​

Вот сюрприз, который сбивает с толку новичков—членов кооператива. В конце года ваш кооператив начисляет вам патронажный дивиденд на основе того, сколько вы купили через него. Вы можете получить, скажем, 30 процентов наличными, а остальное как письменное уведомление о распределении—по сути долговая расписка, которую кооператив гасит в последующие годы. Вы обязаны платить подоходный налог со всей суммы в год получения уведомления, а не только с наличных.

.

Механика, простыми словами:

• Вы дали согласие на это при вступлении. Устав кооператива—Ace Hardware явно прописывает это в своих публичных документах—предусматривает, что члены соглашаются включать все патронажные распределения в валовой доход для целей федерального налога. Само членство и есть согласие.
• Документация—это форма 1099-PATR. В поле 1 сообщается ваша доля патронажных дивидендов, выплаченных наличными плюс номинальная стоимость квалифицированных письменных уведомлений о распределении и другого имущества. Это поле, а не ваш банковский депозит, является числом, которое должно быть в вашей декларации.
• Разделение наличных и бумаги. Запишите денежную часть на ваш банковский счет, а часть уведомления на счет актива, например«Сертификаты патронажных возвратов к получению». Кредитуйте всю сумму на счет патронажного дохода при начислении. Когда кооператив позже погашает старые сертификаты наличными, это движение по балансу(дебиторская задолженность в деньги)—не новый доход. Оформление этого снова как дохода—вот как магазины случайно платят налог дважды на одни и те же деньги.
• Куда это попадает в отчете о прибылях и убытках—это вопрос суждения. Многие бухгалтеры хозяйственных магазинов представляют патронажные дивиденды и скидки поставщиков как уменьшение себестоимости проданных товаров, а не как доход, потому что экономически они снижают то, что вы заплатили за товары. Любое представление может быть приемлемым, но оно меняет вашу отчетную валовую маржу—что имеет значение, если вы сравниваете себя с показателями NHPA, которые указаны как«валовая маржа после скидок». Выберите метод с вашим CPA и будьте последовательны из года в год.

Две практичные привычки замыкают круг. Во-первых, сверяйте каждое заявление кооператива так, как вы сверяете банковскую выписку: закупки, заработанные скидки, начисленные патронажные суммы, погашенные сертификаты и остатки капитала должны сходиться с вашей книгой ежемесячно, а не в налоговое время. Во-вторых, занесите в календарь график погашений. Сертификаты часто обращаются по многолетним циклам, так что прогноз погашений—это законная(и планируемая) часть денежного потока следующего года.

Укрощение 30 000 SKU без утопания​

Никто не может активно управлять 30 000 позициями, так что перестаньте пытаться. Классифицируйте и позвольте цифрам сказать вам, где внимание окупается.

Проведите ABC-анализ по валовой прибыли в долларах​

Ранжируйте каждый SKU по валовой прибыли в долларах за последние двенадцать месяцев, а не по проданным единицам. Позиции«A»—обычно верхние от ​​10 до ​​15 процентов—заслуживают жестких точек повторного заказа, частых подсчетови приоритетного места на полке; позиции«C» получают более свободный контроль и меньшие выкладки. Большинство POS-систем, созданных для хозяйственных магазинов(Paladin, Epicor Eagle, ECI Spruce), выдают этот рейтинг из коробки; сбой никогда не в программном обеспечении, а в том, что на отчет никто не смотрит.

Следите за GMROI, а не только за маржой​

NHPA обучает показателю, который должен знать каждый владелец хозяйственного магазина: валовая маржа рентабельности инвестиций(GMROI)—валовая прибыль в долларах, деленная на средние запасы по себестоимости. Отдел с маржой 45 процентов, который оборачивается раз в год—худшее вложение, чем отдел с маржой ​​30 процентов, который оборачивается четыре раза. Рассчитывайте его по отделам ежеквартально, и относитесь к стойко ниже средней категории как к сигналу уменьшить ее площадь, пересмотреть условия или уйти—а не заказывать глубже«ради скидки».

Убивайте мертвый сток по расписанию​

Любой SKU без продажи за двенадцать месяцев—кандидат на выбытие. Снимайте отчет о отсутствии продаж ежемесячно, снижайте цены фиксированным темпом(прогрессивные уценки 90/60/30 дней работают для многих операторов,, затем делайте самое трудное: убирайте то, что все еще не продается. Распродажные торцевые стенды, оптовые сделки для подрядчикови пожертвования(с надлежащим подтверждением(все лучше, чем платить аренду за полочное пространство для товаров, против которых ваши клиенты уже проголосовали. Отслеживайте списания на отдельной строке расходов, чтобы стоимость перезакупки оставалась видимой, а не растворялась в себестоимости проданных товаров.

Держите специальные заказы на коротком поводке​

Специальные заказы—это дружелюбно к марже—продажа фактически совершена до того, как вы покупаете товар,—но невостребованные специальные заказы тихо становятся самыми дорогими запасами в магазине. Защитите себя тремя правилами:

• Берите невозвратный депозит (50 процентов—обычный стандарт(до размещения заказа, и оформляйте его как обязательство по депозитам клиентов, а не как доход.
• Признавайте выручку при получении или доставке, списывая обязательство и записывая себестоимость проданных товаров в то же время.
• Проверяйте возраст невостребованных заказов еженедельно. Рекомендации отраслевой прессы для дилеров пиломатериалов и стройматериалов—чьи риски по специальным заказам еще больше—рекомендуют постоянный отчет о специальных заказах старше 30 дней. Позвоните клиенту, затем уцените, затем верните на склад или продайте повторно. Ношение пыльного товара специального заказа по полной стоимости месяц за месяцем—вот как продажа с хорошей маржой становится списанием.

Сервисные стойки: небольшие линии дохода со своими правилами​

Аренда инструментов, заточка ключей, ремонт экранов и окон, заточка ножей, пропан, доставка—эти линии выглядят тривиально рядом с продажей электроинструмента,, но они несут одни из ваших лучших марж и несколько бухгалтерских ловушек.

• Разделите выручку. Дайте каждой услуге свой счет дохода. Когда машина для заточки ключей требует замены фрезы за 400 долларов, вы хотите знать, что зарабатывает стойка заточки, прежде чем решать, а не гадать.
• Следите за различиями в налоге с продаж. В большинстве штатов аренда материального оборудования—это облагаемая налогом операция, в то время как многие расходы на ремонтные работы не облагаются—но правила различаются от штата к штату,, и некоторые штаты облагают налогом аренду для подрядчика иначе, чем розничную продажу. Настройте налогооблагаемость по каждой позиции в вашей POS, а не полагайтесь на то, что продавцы запомнят, и сверяйте собранный налог с декларациями ежемесячно.
• Относитесь к арендному парку как к основным средствам, а не как к запасам. Арендные инструменты изнашиваются; записывайте их на баланс, амортизируйте их в течение срока полезного использованияи отслеживайте обслуживание по каждой единице. Вы не сможете заметить, какие единицы приносят свой доход, если весь парк был списан как хозяйственные расходы в день покупки.
• Депозиты и сборы за страхование ущерба требуют счетов обязательств. Депозиты за аренду—не доход, пока не конфискованы. Сборы за страхование ущерба обычно—текущий доход—но проверьте правила вашего штатаи держите эти два раздельно.

Счета подрядчиков: вы тоже оптовик​

Здоровый профессиональный отдел может составлять от ​​20 до ​​40 процентов оборота независимого магазина—и превращает вас в кредитного менеджера. Домашние счета становятся плохими таким же тихим образом везде: хороший клиент дрейфует от 30 к 60 к 90 дням, и никому не хочется быть тем, кто его отрежет. 0. Оценивайте кредитоспособность так, как будто это имеет значение, потому что это так. Письменные заявки на кредит, установленные лимиты и личные гарантии для новых счетов. Проверяйте лицензии подрядчиков, где ваш штат публикует их.

• Определяйте возраст дебиторской задолженности еженедельно, а не ежемесячно. Отправляйте выписки в фиксированный день, применяйте плату за обслуживание последовательно(многие магазины используют 1.5 процента в месяц, где закон штата позволяет(и установите жесткое правило—никаких новых покупок в кредит по истечении 60 дней без плана платежей. Правило работает, только если владелец поддерживает персонал стойки, когда крупный счет наталкивается на него.
• Знайте свои права на удержание, прежде чем они понадобятся. В большинстве штатов поставщики материалов, включенных в строительный проект, имеют права на удержание, но сроки и требования предварительного уведомления строги и неумолимы. Вам нужны отношения с строительным юристом и календарь, который автоматически запускает уведомительные письма—двухминутный процесс в момент продажи, который сохраняет средство правовой защиты стоимостью в тысячи.
• Сегментируйте прибыльность профессионального отдела. Подрядчики покупают со скидками и платят медленне, чем обычные покупатели. Отслеживайте продажи профессионалам, скидки для них и стоимость обслуживания отдельно, чтобы видеть, стоит ли объем рабочего капитала, который он потребляет.

Выживание в сезонном цикле денежных средств​

Денежный поток хозяйственного магазина—это синусоида: весенний всплеск проектов, приличная осеньи зимний спад, когда категории отопительного сезона не могут покрыть все расходы. Магазины, которые терпят неудачу, редко терпят неудачу из-за неприбыльности—они терпят неудачу из-за неправильного выбора времени.

• Прогнозируйте на тринадцать недель, скользящий. Простая еженедельная электронная таблица ожидаемых поступлений против заработной платы, платежей кооперативу, аренды и выплат по кредитам показывает февральскую дыру, пока еще есть время действовать. Обновляйте ее каждую пятницу; прогноз, который вы не обновляете,-это фикция.
• Покупайте спад преднамеренно. Предсезонные программы отсрочки платежей от кооперативов и поставщиков(заказ снегового оборудования летом, оплата после сезона(существуют именно для того, чтобы сгладить эту кривую. Пользуйтесь отсрочкой—но записывайте отсроченные платежи по срокам оплаты, чтобы«бесплатные»запасы не устроили засаду тонкому месяцу.
• Планируйте свою кредитную линию, а не свой кризис. Организуйте или продлевайте свою возобновляемую линию, когда весенняя наличность обильна и баланс выглядит лучше всего, а не в январе, когда вам нужны деньги. Дисциплина использования также важна: линия финансирует сезонный рабочий капитал, а не постоянное раздувание запасов.
• Сглаживайте постоянные расходы, которые можете. Выбор равномерной заработной платы для наемного персонала, ежегодные страховые премии, финансируемые в течение сильных месяцев, и техническое обслуживание, запланированное на медленные недели—все это срезает пики со спада.

##Ежемесячные цифры, за которыми стоит следить

Вам не нужна приборная панель с сорока циферблатами. Восемь показателей, пересматриваемых в одну и ту же неделю каждого месяца, ловят почти все:

1. Продажи на покупателя(средний чек(—последние отраслевые данные NHPA показывают типичный чек хозяйственного магазина около 39 долларов. Ваш должен расти за счет дополнительных продаж(кисть с краской, лезвия с пилой)..
2. Валовая маржа после скидок—недавние отраслевые данные показывают типичные хозяйственные магазины в нижних 40 процентах. Если ваша отстает, виновник обычно—незаписанные потери, невостребованные скидки или утечка скидок на профессиональной стойке—все это исправимо.
3. Оборачиваемость запасов и GMROI по отделам—пара, которая говорит вам, работают ли полки.
4. Потери как процент от продаж—проводите подсчеты по ротационной схеме, относите корректировки на выделенный счет потерьи расследуйте закономерности—ошибки при получении, поврежденияи кражи оставляют разные следы.
5. Возраст дебиторской задолженности и дней продаж в дебиторской задолженности—жизненные показатели профессионального отдела. 6.Заработная плата как процент от продаж—ваш самый большой контролируемый расход; сравнивайте себя, затем укомплектовывайте спад и гибко управляйте пиком с помощью частичной занятости.
6. Снимок конверсии денежных средств—дни дебиторской задолженности плюс дни запасов минус дни кредиторской задолженности. Сокращение его даже на неделю высвобождает реальные деньги.
7. Капитал кооператива и остатки сертификатов—подтверждайте, что заявление сходится с вашими книгами ежеквартально.

Если вы используете текстовую бухгалтерию, все это—один запрос от вашей книги учета—продажи на чек из датированных проводок, маржа по отделам из иерархических счетов, возраст из датированной дебиторской задолженности. В документации показано, как структурировать счета так, чтобы цифры выпадали автоматически,, а панель Fava превращает ту же книгу в представления балансаи отчета о прибылях и убытках без повторного ввода чего-либо.

##Ошибки, которые тихо стоят владельцам хозяйственных магазинов реальных денег

• Оформление патронажных дивидендов только когда приходят наличные. Уведомление облагается налогом сейчас. Занижение дохода из поля 1 привлекает именно то уведомление IRS, которое вам не нужно.
• Прятание потерь в себестоимости проданных товаров. Если потери невидимы, никто не исправляет приемку, и те же недостачи повторяются каждый год.
• Пропуск физических подсчетов, потому что POS«знает». POS знает, что должно быть. Только подсчет знает, что есть—и разница—это вся игра.
• Позволение заявлению кооператива оставаться несверенным. Невостребованные скидки, неправильно примененные платежии расхождения в капитале усугубляются молча. Ежемесячная сверка превращает найденные деньги в рутинное событие.
• Финансирование мертвых запасов операционной линией. Если линия никогда не очищается весной, вы больше не финансируете сезонность—вы финансируете перезакупки.
• Ведение магазина и кошелька владельца с одного счета. Смешение превращает каждую из дисциплин выше в догадки в налоговое время.

##Держите книги вашего магазина такими же организованными, как ваши проходы

Вы уже знаете чувство хорошо организованного прохода: все выложено, все имеет цену, все на своем месте. Ваша книга заслуживает той же дисциплины—строки дохода по отделам, сверенный капитал кооператива, возраст дебиторской задолженностии скользящий прогноз денежных средств, который видит февраль еще в октябре. Beancount.io предлагает текстовую бухгалтерию, которая дает вам полную прозрачностьи контроль над вашими финансовыми данными, с историей версий для каждой проводкии запросами, которые отвечают на вопрос«что на самом деле принесло прибыль»за секунды. Начните бесплатнои управляйте своим бэк-офисом с той же точностью, с какой вы работаете в торговом зале.