Большинство владельцев малого бизнеса узнают, что такое аудит страхования работников, на горьком опыте: приходит письмо, аудитор просит два часа вашего времени, а через несколько недель вы должны дополнительные 8 000 долларов премии, на которые не рассчитывали. Так быть не должно. Компании, которые выходят из аудита с возвратом денег, а не с неожиданным счетом, почти всегда те, кто относился к своим кадровым записям как к живой системе в течение всего года, а не как к авралу за неделю до звонка аудитора.
Вот что на самом деле проверяет аудит премии по страхованию работников, почему большинство сюрпризов можно предотвратить и какие конкретно записи вам нужно иметь под рукой, чтобы пройти его с уверенностью.
Что на самом деле проверяет аудит страхования работников
Когда вы покупаете полис страхования работников, вы платите не фиксированную цену — вы платите оценку. В начале действия полиса ваша страховая компания прогнозирует вашу ведомость на год и умножает ее на ставки, привязанные к классификациям профессий ваших сотрудников (строители и складские работники несут гораздо больший риск, чем офисные администраторы, и их тарифы устанавливаются соответственно).
Аудит премии, проводимый в конце периода действия полиса, сверяет эту оценку с реальностью. Аудитор проверяет три вещи:
- Фактическую ведомость по сравнению с расчетной
- Коды классификации профессий по сравнению с работой, которую на самом деле выполняли сотрудники
- Независимых подрядчиков и субподрядчиков, которым вы платили, и имели ли они собственное страховое покрытие
Если ваш бизнес рос быстрее, чем ожидалось, или бухгалтер перевел больше сотрудников в роли с более высоким риском, чем предполагалось в полисе, вы будете должны дополнительную премию. Если вы переоценили ведомость или отнесли к более высокому риску работу с низким риском, вам положен возврат. В любом случае аудит не является необязательным и от него нельзя отговориться — это договорное условие полиса.
Кадровые записи, которые имеют наибольшее значение
Аудиторы не смотрят только на одно «общее число» ведомости. Они хотят видеть составляющие, потому что разные виды компенсаций учитываются по-разному в правилах оценки страхования работников.
Ведите их в порядке и сверяйте ежемесячно, а не ежегодно:
- Ведомость по зарплате, разбитая по сотрудникам, расчетным периодам и общей сумме заработка
- Оплата сверхурочных, отделенная от обычной оплаты. Это имеет большее значение, чем думает большинство владельцев: страховщики, как правило, позволяют дисконтировать премиальную часть сверхурочных до стоимости обычного времени, но только если ваши записи позволяют аудитору четко отделить сверхурочные часы от базовой оплаты. Если ваша система начисления зарплаты объединяет все вместе, вы теряете законную скидку.
- Премии, комиссионные и оплата отпусков/выходных/больничных — они, как правило, учитываются в ведомости для целей оценки, даже если не соответствуют «отработанным часам»
- Классификация профессий по сотрудникам, особенно для тех, чья роль изменилась в течение года. Если складской работник перешел на чисто административную должность в марте, задокументируйте дату этого изменения и новое описание должности. Без такого бумажного следа аудитор по умолчанию применяет классификацию с более высоким риском на весь период действия полиса.
- Федеральные формы 941, отчеты по безработице штата и формы W-2/1099 — аудиторы перепроверяют вашу внутреннюю ведомость по зарплате с этими отчетами, поэтому любое несоответствие вызывает дополнительные вопросы, а не решает их
Простая ежемесячная привычка — сверять вашу ведомость по зарплате с ежеквартальной формой 941 при ее подаче — означает, что вам никогда не придется восстанавливать историю зарплаты за год за три дня до аудита.
Ловушка с субподрядчиками, которая обходится дороже всего
Если ваш бизнес нанимает субподрядчиков, фрилансеров или независимых подрядчиков, именно здесь аудит чаще всего идет наперекосяк — и где суммы становятся большими очень быстро.
Вот механизм: если вы заплатили субподрядчику, и этот субподрядчик не может предоставить сертификат страхования, подтверждающий, что у него есть собственное страховое покрытие работников, аудитор рассматривает выплаченные ему деньги как зарплату вашим собственным сотрудникам. Если этот субподрядчик также не может предоставить свои собственные кадровые записи с разбивкой на оплату труда и материалы, вся сумма контракта добавляется к вашей аудируемой ведомости, оцениваемой по классификации, применимой к выполняемой работе.
Контракт на 200 000 долларов без сертификата страхования в файле обойдется вам не в несколько сотен долларов дополнительной премии — это может означать десятки тысяч долларов дополнительных расходов, плюс надбавка за несоблюдение требований аудита страхования работников, которую страховщики часто устанавливают в размере 25–50% от вашей первоначальной премии сверх этого.
Решение простое и должно быть принято до того, как вы выпишете первый чек, а не после аудита:
- Собирайте сертификат страхования от каждого субподрядчика до начала работы
- Ведите текущий файл этих сертификатов, организованный по поставщикам, с отслеживанием дат продления
- Проверьте, что срок действия полиса по сертификату фактически покрывает даты, когда субподрядчик работал на вас, а не только дату, когда вы получили сертификат
- Если субподрядчик действительно не застрахован, учитывайте эту стоимость в своей заявке или бюджете — не обнаруживайте это во время аудита
Подготовка ко дню аудита
- Назначьте одно контактное лицо. Выберите того, кто понимает как вашу систему начисления зарплаты, так и то, как работа разных отделов соотносится с классификациями профессий. Аудиторы работают быстрее и находят меньше вопросов, когда работают с кем-то, кто может отвечать на вопросы напрямую, а не перенаправлять все по электронной почте.
- Предварительно сверьте свои цифры. Сопоставьте общую сумму вашей ведомости с тем, что вы сообщили своей страховой компании в начале действия полиса. Если есть расхождение, поймите, почему, прежде чем аудитор спросит.
- Организуйте файл субподрядчиков отдельно от файла зарплаты сотрудников, с сертификатами страхования, которые легко найти по любому поставщику по имени.
- Знайте свой срок оспаривания. Если вы не согласны с результатами аудита, большинство страховщиков дают вам от 30 до 60 дней с даты составления аудиторского заключения для официального оспаривания. Споры, подкрепленные полной и организованной документацией, разрешаются в пользу работодателя гораздо чаще, чем поданные без подтверждающих записей — именно поэтому привычка вести записи важнее самого процесса оспаривания.
Почему это связано с вашей системой бухгалтерского учета
Аудит страхования работников — это, по сути, проверка на прочность вашей бухгалтерской дисциплины. Компании, которые проходят его успешно, — это те, у кого зарплата, выплаты подрядчикам и классификации профессий уже чисто отслеживаются в их книгах, а не восстанавливаются по памяти и разрозненным таблицам, когда запрос аудитора попадает во входящие.
Если ваш план счетов уже разделяет зарплату по отделам или классификациям, а выплаты подрядчикам помечены и могут быть отслежены до конкретного поставщика и сертификата страхования, аудит становится формальностью, а не пожарной тревогой.
Храните свои финансовые записи готовыми к аудиту круглый год
Будь то аудитор по страхованию работников, кредитор или ваш бухгалтер в налоговый период, компании, которые спокойно справляются с проверками, — это те, у кого весь год есть четкие, хорошо организованные записи, а не те, кто восстанавливает их в условиях сжатых сроков. Beancount.io предлагает бухгалтерский учет в виде обычного текста, который обеспечивает полную прозрачность и полную историю каждой транзакции с контролем версий, так что ваши записи по зарплате и поставщикам всегда готовы для тех, кому нужно их увидеть. Начните бесплатно и храните свои книги готовыми к аудиту по умолчанию.