Как отразить дивидендный чек по компенсации работникам (и почему ретроспективный тарифный план может также выставить вам счет)

Представьте два конверта, прибывших от вашего страховщика по компенсации работникам через восемь месяцев после истечения срока действия вашего полиса. В одном чек на 12 000 долларов. В другом счет на 18 000 долларов. И то, и другое совершенно нормально — и оба происходят из одного семейства страховых механизмов, о которых большинство владельцев малого бизнеса не слышали, пока не приходит почта.

Если ваш бизнес был у одного и того же страховщика по компенсации работникам в течение нескольких лет с приличными показателями безопасности, велика вероятность, что вы участвуете либо в дивидендном плане, либо в ретроспективном тарифном ("ретро") плане, не до конца осознавая, что это значит для вашей бухгалтерии. Ни то, ни другое не является мошенничеством, ни ошибкой, и ни то, ни другое не должно застать вашего бухгалтера врасплох — если вы понимаете механику до того, как деньги начнут двигаться.

Два совершенно разных способа "уточнить" полис компенсации работникам​

Большинство владельцев бизнеса предполагают, что премия по компенсации работникам фиксирована: вы платите ставку, основанную на фонде оплаты труда и классификации должностей, и на этом всё. Для предприятий со стандартным полисом с гарантированной стоимостью это в основном так — единственная корректировка — это годовой аудит премии, который сверяет оценочный фонд оплаты труда с фактическим.

Дивидендные планы и ретро-планы — это совсем другая история. Оба позволяют вашему фактическому опыту убытков изменить то, что вы в конечном итоге платите, но с точки зрения читателя они движутся в противоположных направлениях:

• Дивидендные планы — это механизм только с upside. Вы платите свою стандартную премию авансом, и если ваш коэффициент убыточности окажется низким, совет директоров страховщика может проголосовать за возврат части этой премии в виде дивиденда. Если убытки велики, вы просто не получаете дивиденд — вы не должны доплачивать.
• Ретро-тарифные планы — это двусторонняя улица. Вы платите более низкую "стандартную премию" авансом именно потому, что итоговый счет будет меняться в зависимости от ваших фактических убытков — вверх или вниз. Хороший год означает корректировку, похожую на возврат; плохой год означает дополнительный счет на премию, иногда крупный.

Путать эти два понятия — самая распространенная бухгалтерская ошибка, которую владельцы бизнеса совершают с этими планами, потому что оба проявляются как незапланированные движения денежных средств, связанные с полисом компенсации работников, который был закрыт давным-давно.

Как на самом деле работают дивидендные планы​

Дивидендный план — более простая из двух структур. Вы по-прежнему платите обычную фиксированную премию по компенсации работников в течение периода действия полиса — ничего в ваших ежемесячных или ежеквартальных платежах по премии не меняется. Дивиденд — это отдельный ретроспективный бонус, наложенный сверху.

Механика:

1. Ваш полис действует полный срок (обычно 12 месяцев), и вы платите стандартную премию на протяжении всего срока.
2. Примерно через шесть-двенадцать месяцев после истечения срока полиса страховщик рассчитывает вашу окончательную заработанную премию (после годового аудита) и ваш коэффициент убыточности — отношение выплаченных и зарезервированных убытков к заработанной премии.
3. Если вы соответствуете пороговым значениям плана — обычно минимальная заработанная премия около 10 000 долларов и коэффициент убыточности ниже примерно 50% — совет директоров страховщика может одобрить выплату дивиденда, часто выражаемую в процентах от заработанной премии по скользящей шкале.

Например, предприятие с заработанной премией в 50 000 долларов и коэффициентом убыточности 15% может получить ставку дивиденда 24%, что даст чек на 12 000 долларов.

Ловушка, в которую попадаются люди: дивиденды по закону являются дискреционными. Совет директоров страховщика утверждает их каждый год; это не договорная гарантия, и дивидендный план не то же самое, что более низкая рекламируемая ставка. Если у страховщика плохой андеррайтинговый год по всему портфелю — даже если ваш счет работал нормально — это может означать, что дивиденд вообще не будет объявлен. Не отражайте дебиторскую задолженность по ожидаемому дивиденду, пока он не будет фактически объявлен.

Как работают ретроспективные тарифные планы​

Ретро-планы распространены для крупных или средних предприятий с достаточным фондом оплаты труда и историей убытков, чтобы сделать индивидуальное тарифицирование выгодным, но мелкие работодатели также втягиваются в них, особенно через групповые ретро-программы, предлагаемые отраслевыми ассоциациями.

Вместо фиксированной премии ретро-план рассчитывает вашу окончательную стоимость по формуле, приблизительно такой:

Ретроспективная премия = Базовая премия + (Понесенные убытки × Коэффициент пересчета убытков) × Налоговый коэффициент

Разберем это:

• Базовая премия покрывает накладные расходы и маржу прибыли страховщика, а также стоимость самого ретро-тарифного механизма — это минимальная стоимость покрытия даже при нулевых убытках.
• Понесенные убытки — это ваши фактические затраты по убыткам в течение периода — как выплаченные, так и зарезервированные (оценочные, но еще не выплаченные) суммы.
• Коэффициент пересчета убытков включает затраты на урегулирование убытков и администрирование.
• Налоговый коэффициент покрывает государственные налоги на премию и сборы.

Большинство ретро-планов также включают лимит убытков, который ограничивает сумму, которую любой отдельный катастрофический убыток может внести в формулу, а также максимальную и минимальную премию, так что один очень плохой убыток не приведет к неограниченному счету, а один очень хороший год не позволит вам заплатить почти ничего.

График корректировок — это та часть, которая наиболее важна для целей бухгалтерского учета. Типичный ретро-план пересчитывает премию несколько раз по мере развития и закрытия убытков:

• Первая корректировка: примерно через 6 месяцев после истечения срока полиса
• Вторая корректировка: примерно через 18 месяцев после истечения срока
• Третья корректировка: примерно через 30 месяцев после истечения срока
• Иногда дополнительные корректировки следуют ежегодно, пока все убытки за этот период действия полиса не будут закрыты

Каждая корректировка может изменить счет в любую сторону по мере развития открытых убытков — убыток, который выглядел как растяжение на 5 000 долларов через шесть месяцев, может превратиться в претензию на 40 000 долларов на операцию и потерю заработной платы через восемнадцать месяцев, и корректировка вашей премии движется вместе с ним.

Отражение денежных средств: что фактически попадает в вашу бухгалтерскую книгу​

Здесь два плана действительно расходятся в ваших книгах.

Дивидендные чеки​

Поскольку дивиденд не гарантирован и его сумма не поддается разумной оценке до объявления, наиболее чистым подходом является не начислять его заранее. Когда приходит чек, отразите его как уменьшение расходов на страхование, а не как доход или "прочие доходы" — вам не платят за оказанные услуги, вы получаете частичный возврат премии, которую вы уже отнесли на расходы.

Простая проводка при поступлении дивидендного чека:

Дебет:  Денежные средства                          12 000
Кредит: Расходы на страхование компенсации работникам     12 000

Некоторые предприятия предпочитают отражать его на отдельном счете "Доход от страховых дивидендов", а не уменьшать расходы, особенно если руководство хочет иметь четкое представление о том, сколько дивидендного дохода план принес год за годом. Любой подход можно обосновать — главное последовательность, и выбор того подхода, который более полезен для бухгалтерской системы, где каждая операция представляет собой проверяемую запись в виде открытого текста, позволяет без труда видеть как валовые расходы, так и дивидендный зачет в одной книге, не скрывая одно другим.

Счета по ретро-корректировкам (и возвраты)​

Ретро-корректировки — это другая история, потому что, в отличие от дискреционного дивиденда, ретро-корректировка премии является договорным обязательством, связанным с уже произошедшими убытками. В соответствии с методом начисления, как только становится вероятным, что корректировка приведет к дополнительной премии, и ее сумма поддается разумной оценке, это обязательство, которое должно быть отражено в ваших книгах до того, как придет счет — а не когда чек обналичен.

На практике это означает:

• Если у вас есть открытые убытки за период действия ретро-тарифного полиса, работайте со своим брокером или страховщиком для получения оценки развития убытков (многие страховщики предоставят неофициальную "индикативную ретро-премию" между датами официальных корректировок).
• Начисляйте оценочную дополнительную премию как обязательство и расход в периоде возникновения убытков — а не в периоде, когда приходит счет — чтобы ваша финансовая отчетность за этот страховой год отражала его истинную стоимость.
• Когда поступает каждая официальная корректировка (через 6, 18 и 30 месяцев), корректируйте начисление до фактически выставленной в счете или возвращенной суммы.

Примерная проводка по начислению, когда вы ожидаете дополнительный счет на премию:

Дебет:  Расходы на страхование компенсации работников    18 000
Кредит: Начисленная задолженность по ретро-премии               18 000

И когда фактический счет отличается от вашей оценки, корректируйте разницу через ту же строку расходов, а не прячьте ее как разную корректировку — это то, что позволяет сохранить точность сравнений ваших истинных затрат на рабочую силу год за годом.

Почему это важно помимо механики бухгалтерского учета​

Ретро-планы, в частности, могут исказить представление бизнеса о собственной прибыльности, если корректировки не начисляются. Строительная или логистическая компания, у которой был тяжелый год по убыткам, может выглядеть прибыльной на бумаге в течение восемнадцати месяцев, а затем получить сокрушительный ретро-счет, который заставит ее выглядеть как внезапный, необъяснимый убыток — хотя на самом деле затраты были понесены в момент возникновения убытков, просто еще не были выставлены в счет.

Это именно тот тип временного несоответствия, для выявления которого предназначены четкие, контролируемые версиями финансовые записи. Когда ваш план счетов и журнальные проводки представлены в виде открытого текста и поддаются проверке, легко однозначно пометить ретро-начисления, отслеживать расхождение между оценкой и фактом на каждую дату корректировки и с одного взгляда увидеть, действительно ли ваши инвестиции в контроль убытков (программы безопасности, программы возвращения к работе, управление убытками) движут ваш ретро-фактор в правильном направлении в течение нескольких страховых лет.

Если ваш бизнес участвует в ретро- или дивидендном плане, обязательно сообщите своему бухгалтеру или счетоводу конкретную структуру полиса — не просто "у нас есть компенсация работникам", а какой тип плана, каковы даты корректировок и как выглядит развитие убытков по любым открытым убыткам. Это информация, которая превращает неожиданный счет в цифру, которую вы ожидали увидеть.

Ведите свои финансы в порядке с первого дня​

Отслеживаете ли вы простую премию или многолетние уточнения по ретро-тарифному полису, четкие финансовые записи — это разница между тем, чтобы быть застигнутым врасплох и быть подготовленным. Beancount.io предлагает бухгалтерский учет в виде открытого текста, который предоставляет вам полную прозрачность и контроль над вашими финансовыми данными — никаких черных ящиков, никакой привязки к вендору. Начните бесплатно и убедитесь, почему разработчики и финансовые специалисты переходят на бухгалтерский учет в виде открытого текста.