Большинство медицинских учреждений примерно представляют, как выглядит завтрашний день: расписание, полное записанных приемов, предсказуемый состав плательщиков и цикл выставления счетов, следующий одному и тому же ритму каждый месяц. Отделения неотложной помощи работают иначе. От 70% до 80% пациентов приходят без записи вообще, что означает, что объем может сильно колебаться в зависимости от сезона гриппа, жары или того, какой местный конкурент по неотложной помощи только что закрылся раньше. Эта непредсказуемость не ограничивается клинической стороной бизнеса — она напрямую отражается в ваших финансовых отчетах, и это одна из главных причин, почему многие владельцы отделений неотложной помощи сталкиваются с проблемами денежного потока, даже когда зал ожидания полон.
Если вы управляете (или ведете бухгалтерию) независимой клиникой неотложной помощи, финансовая картина действительно сложнее, чем в обычном офисе первичной медико-санитарной помощи. Вы имеете дело с более широким спектром плательщиков, вспомогательными услугами, такими как рентген и лабораторные анализы, иногда контрактом по профессиональной медицине с местным работодателем, и процессом регистрации, который должен занимать минуты, а не дни. Вот как создать бухгалтерскую систему, которая справляется с этим.
Почему учет в отделениях неотложной помощи сложнее, чем кажется
Одно посещение неотложной помощи может затронуть пять или шесть различных категорий доходов и расходов еще до того, как они попадут в бухгалтерские записи: само посещение, рентген, экспресс-тест на стрептококк или грипп, шина или выданное на месте лекарство, а также, возможно, график оплаты по компенсации работникам или медицинскому осмотру DOT, который полностью отличается от ваших ставок коммерческого страхования. Добавьте к этому процесс регистрации пришедших без записи пациентов, где поспешная регистрация на ресепшене может привести к ошибке за считанные минуты — путаница со страховками, неправильные номера планов, отсутствие авторизаций — и вы получите бизнес, где точность выставления счетов и точность бухгалтерского учета тесно связаны.
По оценкам, только ошибки при регистрации составляют около 5% от всех посещений в отрасли. В клинике, принимающей 80–150 пациентов в день, это четыре-восемь посещений ежедневно, где что-то, введенное при регистрации, достаточно неправильно, чтобы в конечном итоге привести к отказу в выплате по иску. Каждый из этих отказов в конечном итоге проявляется как расхождение между тем, что вы выставили по счету, и тем, что фактически поступило на банковский счет — это именно тот вид расхождения, который делает финансовые записи клиники ненадежными, если вы не сверяете их по плательщикам.
Отслеживайте доходы отдельно по типу плательщика — не только в совокупности
Самое большое улучшение в бухгалтерском учете, которое могут внести большинство владельцев отделений неотложной помощи, — это разделение доходов (и дебиторской задолженности) по категориям плательщиков вместо объединения всего в одну строку "доходы от пациентов":
- Коммерческое страхование — обычно наибольшая доля, но также имеет самый высокий процент отказов при первой подаче (часто указывается около 15%).
- Медикэр — как правило, быстрее и стандартизированнее, с оплатой по "чистым" требованиям часто в течение 30 дней.
- Медикейд — ставки и правила, специфичные для штатов, часто самый медленный плательщик.
- Компенсация работникам — обычно возмещает значительно более высокую ставку за посещение, чем стандартное коммерческое посещение неотложной помощи, но требует строгой документации и координации с работодателем/менеджером по делу.
- Самостоятельная оплата — самый низкий уровень сбора средств среди всех категорий, и та, которая, скорее всего, потребует политики оплаты в момент оказания услуги, чтобы избежать того, чтобы стать безнадежной к взысканию навсегда.
Разделение этих категорий — это не просто прихоть в выставлении счетов; это меняет то, как вы должны читать свои финансовые отчеты. Клиника с растущим процентом самоплатежей выглядит хорошо на графике общих доходов, но при этом незаметно становится проблемой с взысканием. Клиника, которая перенаправила больший объем в компенсации работникам и профессиональную медицину, может выглядеть так, будто доходы "выросли", хотя на самом деле улучшилась маржа за посещение из-за изменения состава плательщиков. Вы не увидите ни одной из этих историй без детализации на уровне плательщиков в вашем плане счетов.
Показатели, которые действительно предсказывают проблемы с денежным потоком
Три показателя имеют большее значение, чем почти что-либо другое в отчете о прибылях и убытках отделения неотложной помощи:
Дни в дебиторской задолженности (Дни в ДЗ)
Этот показатель измеряет, сколько времени в среднем проходит от даты оказания услуги до даты фактического получения оплаты. Передовые практики в отделениях неотложной помощи стремятся к примерно 28–35 дням в ДЗ; любой показатель в диапазоне 35–55 дней сигнализирует о том, что процесс выставления счетов отстает, а все, что выходит за эти рамки, обычно является признаком необработанных требований, находящихся где-то в очереди. Если ваша бухгалтерия закрывает книги только ежемесячно и не отслеживает старение дебиторской задолженности еженедельно, сдвиг с 30 до 50 дней может остаться незамеченным в течение двух полных расчетных циклов — к этому моменту это уже будет настоящий кризис ликвидности, а не ошибка округления.
Процент отказов
Средние показатели по отрасли составляют 8–15% отказов по требованиям при первой подаче; лучшие клиники поддерживают этот показатель ниже 5%. Отказы также распределены неравномерно — только ошибки в соответствии требованиям составляют примерно 15–20% отказов, что прямо указывает на поспешный процесс регистрации пациентов без записи. Одно посещение с заниженным кодированием оценки и управления (E&M) может стоить клинике где-то в диапазоне $40–$80 в потерянном возмещении — умножьте это на неделю с большим объемом работы, и это будет существенная утечка, которую должен отмечать хороший бухгалтер, а не просто проблема отдела биллинга.
Коэффициент чистых претензий
Процент претензий, оплаченных при первой подаче без каких-либо исправлений или повторных подач. Цель: 95% или выше. Каждый процент ниже этого означает больше времени персонала, затраченного на переработку, большую задержку до поступления денежных средств на счет, и более высокую вероятность того, что претензия "состарится" и попадет в категорию трудно взыскиваемых.
Не допускайте потери дополнительного дохода
Рентген, экспресс-лабораторные анализы, медикаменты, выдаваемые на месте, и процедуры, такие как наложение шин или швов, — это те области, где фактически генерируется значительная часть прибыли клиники неотложной помощи, и где значительная часть этой прибыли незаметно исчезает. По оценкам, клиники без специализированного процесса учета услуг теряют 15–25% дохода от дополнительных услуг из-за услуг, которые были оказаны, но так и не были выставлены в счет. Для клиники с годовым доходом около 3 миллионов долларов это составляет вероятные 135 000–225 000 долларов в год, которые уходят "в никуда" не потому, что услуга не была оказана, а потому, что она так и не перешла из процедурного кабинета в претензию.
Бухгалтерское решение носит процедурный характер, а не просто является бухгалтерской проводкой: регулярно сверяйте фактически оказанные услуги (по данным клинических/электронных медицинских карт) с фактически выставленными в счетах услугами — еженедельно, если можете, или как минимум ежемесячно. Относитесь к постоянному разрыву между "оказанными услугами" и "выставленными счетами за услуги" так же, как к проблеме потерь запасов в розничной торговле, потому что функционально это именно то, чем он является.
Профессиональная медицина: Отдельный источник дохода с особыми бухгалтерскими потребностями
Если ваша клиника проводит медицинские осмотры DOT, скрининг на наркотики или работает по контракту с работодателем на месте/рядом с объектом, профессиональная медицина может стать значимым и стабильным источником дохода — часто указывается в диапазоне 15–25% для клиник, активно занимающихся этим, при этом категории плательщиков по профессиональному здоровью и компенсации работникам составляют около 8% и 6% объема соответственно в отраслевых сравнительных исследованиях. Она также учитывается иначе, чем амбулаторные визиты, по нескольким важным аспектам:
- Договоры с работодателями, предусматривающие авансовые платежи или соглашения о минимальном объеме, должны отслеживаться как отдельная статья дохода, и если вы выставляете счета до оказания услуг, это является отложенным доходом до тех пор, пока медицинские осмотры/скрининг фактически не произойдут — а не доходом в день обналичивания чека.
- Претензии по компенсации работникам имеют свой собственный прейскурант, часто возмещаются почти по полной выставленной ставке (страховщики по компенсации обычно платят гораздо больший процент от выставленных счетов, чем коммерческие плательщики), но также влекут за собой более длительные циклы документирования и ведения дел, что может увеличить вашу дебиторскую задолженность, если не отслеживать их отдельно от обычных визитов.
- Осмотры DOT и предтрудовые медицинские обследования часто оплачиваются непосредственно работодателем, а не через страховую компанию, что упрощает денежный цикл, но означает необходимость в собственном рабочем процессе выставления счетов и сбора платежей, полностью отделенном от выставления счетов пациентам.
Смешивание доходов от профессиональной медицины с общим объемом амбулаторных посещений делает почти невозможным определить, является ли эта часть бизнеса действительно прибыльной, если учесть дополнительное административное время, которое она требует.
Более простой план счетов для неотложной помощи
Как минимум, разделяйте:
- Доход — по категории плательщика (коммерческие, Medicare, Medicaid, компенсация работникам, самоплатеж) и по виду услуги (посещения E&M, визуализация, лабораторные исследования, процедуры, профессиональная медицина)
- Себестоимость услуг — медицинские принадлежности, лабораторные реагенты, расходные материалы для визуализации и медикаменты, выдаваемые на месте, отслеживаемые как себестоимость проданных товаров, а не скрытые в общих расходных материалах
- Вознаграждение поставщиков услуг — врачей и медицинских работников высшего уровня квалификации, в идеале с пометками, чтобы вы могли рассчитать доход в час на одного поставщика услуг, поскольку расходы на персонал обычно являются крупнейшими контролируемыми затратами в этом бизнесе.
- Постоянные клинические накладные расходы — аренда/амортизация рентгеновского и лабораторного оборудования, страхование профессиональной ответственности, затраты на помещения
- Расходы на выставление счетов и инкассацию — будь то внутренние или внешние, эти расходы стоит отслеживать как отдельную категорию, чтобы вы могли оценивать их в сравнении с уровнем отказов и динамикой дебиторской задолженности (дни в A/R) с течением времени.
Поскольку доходы клиник неотложной помощи по своей природе неравномерны — объем амбулаторных посещений колеблется в зависимости от погоды, сезона и местной конкуренции — детализированный план счетов позволяет вам отличить "этот месяц был просто медленным" от "наш процесс выставления счетов ухудшается". Ждать ежегодной подготовки к налоговой отчетности, чтобы выяснить это, слишком поздно, чтобы принять меры.
Организуйте свои финансы с первого дня
Бухгалтерский учет клиник неотложной помощи становится тем запутаннее, чем дольше категории плательщиков, вспомогательные услуги и договоры по профессиональной медицине остаются смешанными в одном недифференцированном счете доходов. Beancount.io предлагает учет в виде обычного текста, который обеспечивает полную прозрачность и контроль над вашими финансовыми данными — никаких "черных ящиков", никакой привязки к поставщику и структура, которая позволяет легко отслеживать доходы и дебиторскую задолженность по плательщикам или видам услуг по мере роста вашей клиники. Начните бесплатно и узнайте, почему разработчики и финансовые специалисты переходят на текстовый бухгалтерский учет.