Вот неутешительная цифра: согласно исследованию U.S. Bank, 82% малых предприятий, которые терпят неудачу, делают это из-за проблем с денежными потоками, а не потому, что они были убыточными. Компания может показать здоровую прибыль в своем годовом отчете о прибылях и убытках и все равно не выплатить зарплату в марте, потому что прибыль — это бухгалтерская оценка, а наличность — это факт. Вы можете быть прибыльными на бумаге целый квартал и все равно остаться без денег в следующий четверг.
Этот разрыв между «прибыльностью» и «платежеспособностью» — именно то, что призван устранить 13-недельный прогноз движения денежных средств. Это инструмент, к которому в первую очередь обращаются профессиональные финансовые директора и консультанты по антикризисному управлению, когда компания испытывает трудности, но вам не обязательно быть в бедственном положении, чтобы извлечь из него выгоду. Любой владелец, который когда-либо смотрел на остаток средств на банковском счете и задавался вопросом «смогу ли я выплатить зарплату через три недели?», задает вопрос, на который должна отвечать электронная таблица, а не предчувствие.
В этом руководстве описывается, как составить 13-недельный прогноз, две метрики оборотного капитала, которые делают его точным, и привычки, которые помогут ему оставаться полезным, а не заброшенным к четвертой неделе.
Почему именно 13 недель?
Прогнозирование денежных потоков существует в широком диапазоне. Ежедневные прогнозы слишком детализированы, чтобы их поддерживать — ни у кого нет таких ресурсов, чтобы обновлять каждый остаток на счете каждое утро. Годовые прогнозы слишком расплывчаты, чтобы действовать на их основе; к тому времени, когда кассовый разрыв следующего октября появится в 12-месячной модели, вы давно утратите возможность что-либо с этим сделать.
Тринадцать недель — примерно один финансовый квартал — является золотой серединой. Этого достаточно долго, чтобы вы могли реально увидеть приближающийся кассовый разрыв и что-то с ним сделать: пересмотреть условия с поставщиком, отложить покупку, задействовать кредитную линию. Это достаточно коротко, чтобы ближайшие недели основывались на реальных, известных операциях (зарплата этой недели, арендная плата за эту неделю, срок оплаты счета клиента), а не на догадках. И это стало стандартным форматом — банки, кредиторы и сторонние консультанты узнают его с первого взгляда, что важно, если вам когда-либо понадобится показать его кредитору в разгар кризиса.
Модель также предназначена для скользящего обновления. Каждую неделю вы отбрасываете только что закончившуюся неделю, добавляете новую 13-ю неделю в конец и корректируете свои прогнозы в соответствии с фактическими данными. Прогноз, который не обновляется еженедельно на основе фактических данных, перестает быть прогнозом и становится догадкой, обернутой в электронную таблицу.
Составление прогноза: Шесть шагов
1. Подготовьте сетку
Структура проста: недели по столбцам, категории по строкам. Три раздела выполняют основную работу — Притоки денежных средств, Оттоки денежных средств и итоговая строка Чистого денежного потока, которая содержит начальный и конечный остатки для каждой недели. Для любой недели с крупной, привязанной к дате выплатой (погашение кредита, налоговый платеж, крупная выплата зарплаты) разбейте эту неделю по дням, чтобы избежать проблем со сроками внутри недели.
2. Определите свою стартовую позицию
Суммируйте все, что реально доступно прямо сейчас — текущие счета, сбережения, счета денежного рынка и любая доступная кредитная линия — за вычетом зарезервированных средств или комиссий. Это ваш нулевой остаток денежных средств, и каждая последующая неделя строится на его основе.
3. Прогнозируйте притоки и оттоки по категориям
Притоки — это поступления от дебиторской задолженности, прогнозируемые новые продажи, конвертируемые в денежные средства на основе вашей фактической схемы сбора платежей, и любые другие поступления на банковский счет (возврат налогов, продажа активов, получение кредитов).
Оттоки — это ваши известные обязательства: зарплата и налоги на зарплату, арендная плата, платежи поставщикам, обслуживание долга, капитальные вложения, страховые премии и изъятия собственниками. Используйте выписки из банковских счетов, счета-фактуры и записи о платежах за последние 6–12 месяцев, чтобы обосновать эти цифры тем, что ваш бизнес фактически делает, а не тем, на что вы надеетесь.
Самая распространенная ошибка здесь — оптимизм. Заманчиво фиксировать доход в момент выставления счета. Не делайте этого. Вносите денежные средства в прогноз, когда они реально ожидаются к поступлению на банковский счет, основываясь на том, как ваши клиенты фактически платят, а не на ваших условиях оплаты. Если в ваших счетах указано «Оплата в течение 30 дней», но ваш средний клиент платит через 42 дня, ваш прогноз должен содержать 42, а не 30.
4. Определите возможности для улучшения
После построения сетки она обычно сама выявляет несколько болевых точек: неделя, когда дебиторская задолженность невелика, а выплата зарплаты приходится на тот же день; период, когда крупный платеж поставщику может быть перенесен. Распространенные рычаги: ускорение сбора платежей по счетам с медленной оплатой, пересмотр условий оплаты поставщикам или ликвидация избыточных или медленно оборачиваемых запасов.
5. Укрепите свою структуру капитала
Если прогноз показывает разрыв, который вы не можете закрыть только за счет изменения сроков, это информация, которую вы хотите получить за недели, а не за дни. Оформление кредитной линии, диверсификация источников финансирования и раннее, прозрачное общение с кредиторами гораздо эффективнее, чем делать это, когда у вас уже не хватает средств.
6. Обеспечьте независимый взгляд
Бухгалтер, финансовый директор по совместительству или аудитор, который ежемесячно пересматривает прогноз, обнаружит допущения, которые вы слишком близки, чтобы заметить — риск концентрации клиентов, сезонную модель, которую вы нормализовали, или расходы, которые незаметно увеличились.
Две метрики, которые делают ваш прогноз точным: DSO и DPO
13-недельный прогноз хорош настолько, насколько точны его предположения о том, когда на самом деле движутся денежные средства — и здесь на помощь приходят две метрики оборотного капитала.
Количество дней дебиторской задолженности (DSO) измеряет среднее количество дней, необходимых для получения оплаты после продажи. Формула:
DSO = (Дебиторская задолженность ÷ Общий объем продаж в кредит) × Количество дней в периодеЕсли ваш DSO составляет 45 дней, счет, выставленный на первой неделе, не должен отражаться как денежные средства в вашем прогнозе примерно до седьмой недели — а не пятой, потому что именно так указано в условиях счета.
Количество дней кредиторской задолженности (DPO) — это зеркальное отражение: среднее количество дней, которое вам требуется для оплаты собственных счетов.
DPO = (Кредиторская задолженность ÷ Себестоимость проданных товаров) × Количество дней в периодеБолее высокий DPO (в разумных пределах и без ущерба для отношений с поставщиками) означает, что вы дольше удерживаете денежные средства, прежде чем они покинут ваш счет.
Вместе с количеством дней оборачиваемости запасов (DIO — сколько времени запасы лежат на складе до продажи), эти три числа объединяются в Цикл обращения денежных средств (CCC):
CCC = DIO + DSO − DPOCCC отвечает на один вопрос одним числом: сколько дней денежные средства связаны в бизнесе — в непроданных запасах и несобранных счетах — прежде чем они вернутся в виде пригодных для использования денежных средств, за вычетом того, что вы должны поставщикам? Чем короче цикл, тем меньше оборотного капитала требуется для работы ваших операций, и тем больше у вас свободы действий, когда что-то идет не так.
Именно поэтому успешные на первый взгляд бизнесы все еще терпят крах: вполне возможно иметь сильные продажи и солидную маржу, в то время как денежные средства остаются связанными в дебиторской задолженности и запасах в течение 60+ дней. В отчете о прибылях и убытках за последние двенадцать месяцев такой бизнес выглядит хорошо. В скользящем 13-недельном прогнозе денежных средств, построенном на реальных цифрах DSO и DPO, разрыв становится виден за недели до того, как он превратится в проблему с выплатой зарплаты.
Распространенные ошибки, которые делают прогноз бесполезным
- Рассмотрение его как одноразового упражнения. Прогноз, составленный один раз в январе и никогда не пересматриваемый, — это моментальный снимок, а не инструмент. Он нуждается в еженедельных обновлениях по фактическим данным, чтобы оставаться достоверным.
- Отсутствие ответственного. Прогнозы без назначенного ответственного заброшены именно в те периоды загруженности, когда они наиболее важны. Назначьте ответственным одного человека — даже если это вы — и внесите это в календарь.
- Использование условий счета вместо фактического поведения по сбору платежей. Как сказано выше: если клиенты платят с опозданием, ваш прогноз должен исходить из того, что они будут продолжать платить с опозданием, пока у вас не появятся доказательства обратного.
- Игнорирование сценарного планирования. Прогноз по одному сценарию говорит вам о том, что вы ожидаете. Модель, включающая лучший/худший/наиболее вероятный сценарии, показывает, какой запас прочности у вас на самом деле есть, если крупный клиент задержит платеж или крупный заказ сорвется.
- Потеря детализации базовых транзакций. Прогноз настолько проверяем, насколько проверяемы записи, лежащие в его основе. Если "платежи поставщикам" на 6-й неделе — это единственное общее число без следа в учете, ведущего к реальным счетам, вы не сможете проверить его достоверность три месяца спустя — или объяснить его кредитору.
Поддерживайте такую же дисциплину в учете, лежащем в основе вашего прогноза
13-недельный прогноз движения денежных средств настолько достоверен, насколько достоверны данные бухгалтерского учета, которые его питают — точные, актуальные остатки дебиторской и кредиторской задолженности делают DSO и DPO реальными, а не догадками. Если ваши книги представляют собой лоскутное одеяло из электронных таблиц, банковских выписок и категоризации "черного ящика" бухгалтерского приложения, сверка фактических данных с вашим прогнозом каждую неделю становится отдельной рутиной.
Beancount.io предлагает учет в виде обычного текста, с контролем версий, который делает каждую транзакцию прозрачной и проверяемой, поэтому получение точных данных о дебиторской и кредиторской задолженности для вашего скользящего прогноза — или передача их консультанту — никогда не будет игрой в угадайку. Для команд, которым нужен визуальный, в реальном времени обзор денежной позиции наряду с текстовым регистром, панель управления Fava превращает те же данные в наглядный обзор, от которого зависит 13-недельный прогноз. Изучите документацию, чтобы узнать, как работает базовая структура регистра, или ознакомьтесь с ценами, чтобы начать.
