Денежный поток: что это такое, почему это важно и как его улучшить для малого бизнеса

Представьте себе: ваш бизнес только что заключил самый крупный контракт в своей истории. Счет отправлен, клиент доволен, и на бумаге вы прибыльнее, чем когда-либо. Но когда наступает день выплаты зарплаты — ваш банковский счет оказывается пуст.

Такой сценарий повторяется тысячи раз в год для владельцев малого бизнеса. И это не миф о денежном потоке. Именно так прибыльные предприятия становятся банкротами. На самом деле, плохой денежный поток называют сопутствующим фактором примерно в 82% случаев краха малого бизнеса — не плохие продукты, не отсутствие клиентов и даже не плохое управление. Деньги.

Понимание денежного потока не является факультативным для владельцев бизнеса. В этом заключается разница между процветающим бизнесом и тем, который тихо закрывается.

Что такое денежный поток?

Денежный поток (cash flow) измеряет движение денег в ваш бизнес и из него за определенный период. Когда поступает больше денег, чем уходит, у вас положительный денежный поток. Когда уходит больше, чем поступает, у вас отрицательный денежный поток.

Это звучит просто, но денежный поток легко спутать с двумя родственными понятиями: выручкой и прибылью.

Выручка — это общая сумма денег, которую ваш бизнес зарабатывает от продаж. Она говорит вам, сколько вы приносите, но ничего не сообщает о сроках.

Прибыль — это выручка минус расходы на бухгалтерской основе. Она показывает, жизнеспособна ли ваша бизнес-модель с финансовой точки зрения.

Денежный поток — это реальные деньги, доступные на вашем банковском счету прямо сейчас.

Вот здесь всё становится сложнее: при методе начисления — стандартном методе для большинства компаний — вы фиксируете выручку, когда выставляете счет клиенту, а не когда получаете платеж. Таким образом, ваша отчетность может показывать 50 000 долларов прибыли, в то время как на вашем расчетном счету почти ноль, потому что клиенты еще не заплатили.

«Выручка — это тщеславие, прибыль — это здравомыслие, а наличность — это реальность» — старая бизнес-поговорка, и она абсолютно верна.

Три типа денежных потоков

Когда бухгалтеры анализируют финансы бизнеса, они рассматривают денежные потоки по трем категориям:

1. Операционный денежный поток

Это деньги, генерируемые или потребляемые вашей основной бизнес-деятельностью — выручка от продаж, фонд оплаты труда, аренда, закупка запасов и платежи поставщикам. Операционный денежный поток является наиболее важным типом для повседневного выживания. Бизнес с постоянно отрицательным операционным денежным потоком просто «прожигает» деньги, чтобы оставаться открытым.

2. Инвестиционный денежный поток

Сюда относятся деньги, потраченные на долгосрочные активы или полученные от них — покупка оборудования, приобретение недвижимости, продажа старого автомобиля или бизнес-инвестиции. Отрицательный инвестиционный денежный поток часто сигнализирует о здоровом росте (вы покупаете активы для расширения). Положительный инвестиционный денежный поток может означать, что вы распродаете активы, что может быть тревожным знаком.

3. Финансовый денежный поток

Он отражает деятельность по заимствованию и погашению — получение бизнес-кредита, использование кредитной линии, получение инвестиционного финансирования или погашение долга. Финансовая деятельность может временно увеличить объем наличности при затруднениях в операциях, но она не решает основные проблемы денежного потока — она лишь откладывает их.

Понимание всех трех типов помогает увидеть полную картину. Бизнес может показывать положительный операционный денежный поток, но отрицательный финансовый поток из-за крупных выплат по долгам — признак того, что прошлые займы теперь создают ежемесячный отток наличности.

Почему проблемы с денежным потоком так распространены

Почти половина малых предприятий (48%) сообщают о проблемах с денежным потоком. И 88% столкнулись с той или иной формой нарушения денежного потока в прошлом году — однако менее трети предприняли какие-либо активные шаги для его предотвращения.

Почему денежным потоком так сложно управлять? Несколько структурных проблем делают это особенно сложным для малого бизнеса.

Задержки платежей от клиентов

Самый главный виновник. В любой момент времени более половины малых предприятий ждут оплаты по выставленным счетам — и почти половина этих счетов просрочена на 30 и более дней. Когда клиент, который должен вам 20 000 долларов, платит с задержкой в 60 дней, вы фактически предоставили ему беспроцентный кредит — в то время как сами продолжаете вовремя оплачивать свои счета.

Невыгодные условия оплаты

Многие малые предприятия соглашаются на длительные сроки оплаты, чтобы привлечь клиентов. Но компании, предлагающие условия оплаты «net-90», сталкиваются с проблемами денежного потока в 60% случаев, по сравнению с 40% для тех, кто требует оплаты по факту получения. Чем гибче ваши условия оплаты, тем больше наличности вы авансируете.

Быстрый рост

Как ни странно, быстрый рост является одним из самых опасных триггеров для денежного потока. Новые заказы требуют предварительных инвестиций в материалы, рабочую силу и накладные расходы — часто до того, как клиенты заплатят. Бизнес, растущий на 50% в год, может остаться без денег, даже если его книга заказов полна. Иногда это называют «банкротством на росте».

Плохое управление запасами

Избыточные запасы блокируют наличность. У ритейлера, который заказывает сезонный товар на 40 000 долларов, который не продается, эти деньги оказываются замороженными на полках, а не доступными для оплаты аренды или зарплаты. Избыточный заказ — это хроническая проблема малого бизнеса, создающая предсказуемые кассовые разрывы.

Незапланированные расходы

Поломки оборудования, аварийный ремонт или внезапные налоговые счета могут мгновенно истощить денежные резервы. Только 39% малых предприятий имеют достаточно наличных средств, чтобы покрыть операционные расходы хотя бы на один месяц в случае чрезвычайной ситуации. Это означает, что почти две трети компаний отделяет от кризиса всего один неожиданный счет.

Обслуживание долга

39% малых предприятий имеют задолженность более 100 000 долларов — по сравнению с 31% в 2019 году. Выплаты по кредитам создают фиксированный ежемесячный отток денежных средств, который напрямую конкурирует с зарплатой, арендой и другими необходимыми расходами. Высокая долговая нагрузка не оставляет права на ошибку при падении выручки.

10 практических способов улучшить денежный поток

Хорошая новость: большинство проблем с денежными потоками можно решить с помощью дисциплины и правильных инструментов.

1. Сократите сроки оплаты

Если вы сейчас предлагаете условия net-60 или net-90, подумайте о переходе на net-30 или net-15. Многие клиенты просто согласятся на более короткие сроки, если вы попросите — большинство компаний по умолчанию принимают те условия, которые устанавливают их поставщики. Если клиенты сопротивляются, предложите скидку 1–2% за досрочную оплату. Экономия 1–2% на крупном счете часто выгодна клиентам, а для вас быстрое получение наличных ценнее этой скидки.

2. Выставляйте счета немедленно

Перестаньте накапливать счета для пакетной отправки в конце месяца. Отправляйте счет в тот момент, когда работа выполнена. Каждый день задержки выставления счета — это лишний день ожидания оплаты. Компании, которые автоматизируют работу с дебиторской задолженностью, сокращают циклы выставления счетов почти на 60%.

3. Требуйте предоплату или поэтапные платежи

Для проектной работы требуйте депозит в размере 25–50% перед началом. Для длительных проектов структурируйте платежи по этапам на протяжении всей работы, а не выставляйте общий счет в самом конце. Это перекладывает часть риска денежного потока с вас на клиента — туда, где ему и место.

4. Создайте и анализируйте 12-недельный прогноз денежных потоков

Скользящий 12-недельный прогноз денежных потоков — это самая ценная привычка, которую вы можете выработать. Каждую неделю прогнозируйте ожидаемые притоки денежных средств (какие счета будут оплачены и когда) и оттоки (зарплата, аренда, выплаты по кредитам, счета поставщиков). Это позволит вам заметить кассовый разрыв за шесть-восемь недель до его возникновения — времени достаточно, чтобы принять меры.

Без прогноза вы действуете вслепую. Большинство критических ситуаций с денежными потоками вовсе не являются таковыми — это предсказуемые проблемы, которые просто не были замечены заранее.

5. Договаривайтесь о более длительных сроках оплаты с поставщиками

В то время как вы пытаетесь заставить клиентов платить быстрее, старайтесь платить поставщикам медленнее. Продление кредиторской задолженности с net-30 до net-45 или net-60 дает вам больше времени на получение средств от клиентов до того, как вам придется платить самим. Это стандартная практика, а не признак финансовой слабости — большинство поставщиков ожидают переговоров.

6. Стратегически сокращайте накладные расходы

Вместо того чтобы полностью исключать целые категории расходов, ищите способы сократить отдельные статьи. Приостановите один маркетинговый канал вместо всего маркетинга. Договоритесь о продлении аренды по более низкой ставке до истечения срока текущего договора. Ежегодно пересматривайте подписки на программное обеспечение и отключайте неиспользуемые инструменты. Даже сокращение накладных расходов на 1 000–2 000 долларов в месяц дает значительный накопительный эффект в течение года.

7. Строго управляйте товарными запасами

Если вы работаете с физическими товарами, внедрите бюджетирование по методу Open-to-Buy — это означает установку бюджета на закупку новых запасов на основе прогнозируемых продаж и текущего уровня остатков. Еженедельно проверяйте темпы продаж и соответствующим образом корректируйте заказы. Проводите акции для ликвидации медленно оборачивающихся товаров, прежде чем они «заморозят» еще больше наличных на ваших полках.

8. Создайте денежный резерв

Установите цель — иметь базовый денежный буфер в размере трехмесячных операционных расходов. Относитесь к нему как к обязательным расходам — откладывайте деньги каждый месяц независимо от того, как идут дела. Этот резерв позволит вам пережить неудачный квартал, непредвиденные расходы или 60-дневную задержку платежа от крупного клиента без паники.

9. Проактивно используйте кредитную линию для бизнеса

Кредитная линия для бизнеса (а не срочный кредит) — идеальный инструмент для закрытия краткосрочных кассовых разрывов. В отличие от срочного кредита, где вы получаете всю сумму сразу и немедленно начинаете ее возвращать, возобновляемая кредитная линия позволяет брать средства только тогда, когда они необходимы, и возвращать их по мере поступления наличности. Подавайте заявку на кредитную линию, когда ваш бизнес здоров и финансовые показатели сильны — кредиторы не открывают кредитные линии компаниям, которые уже испытывают трудности.

Избегайте авансов под будущую выручку (MCA), если в этом нет крайней необходимости. Хотя они предлагают быстрые деньги, их эффективная годовая процентная ставка может достигать 99% и более, создавая долговое бремя, которое только ухудшит вашу проблему с денежным потоком.

10. Ускорьте получение выручки

Ищите способы получить наличные раньше. Предлагайте скидки за годовую предоплату для услуг по подписке. Спрашивайте долгосрочных клиентов, готовы ли они внести предоплату за будущую работу в обмен на небольшую скидку. Изучите факторинг счетов — продажу неоплаченных счетов третьей стороне с небольшой скидкой для немедленного получения наличных. Диверсифицируйте потоки доходов, чтобы снизить зависимость от сезонных пиков, которые создают предсказуемый дефицит средств.

Отчет о движении денежных средств: ваша финансовая панель управления

Каждый бизнес должен ежемесячно анализировать отчет о движении денежных средств (ОДДС). В то время как отчет о прибылях и убытках показывает, прибыльны ли вы, ОДДС говорит о том, можете ли вы оплачивать свои счета.

Если вы используете бухгалтерское ПО, ОДДС обычно генерируется автоматически. Если вы ведете учет вручную, его можно составить на основе банковских выписок и данных о дебиторской и кредиторской задолженности.

Ищите закономерности: является ли операционный денежный поток постоянно отрицательным? Это сигнализирует о фундаментальной проблеме бизнес-модели, а не о проблеме со сроками. Является ли инвестиционный денежный поток сильно отрицательным? Возможно, вы растете быстрее, чем могут обеспечить ваши операции. Является ли финансовый денежный поток единственным, что удерживает вас в плюсе? Это тревожный сигнал — вы берете в долг, чтобы оставаться на плаву, а не для финансирования роста.

Цель состоит в том, чтобы операционный денежный поток был положительным и растущим. Все остальное следует из этого.

Держите свои финансы в порядке с помощью текстовой бухгалтерии

Эффективное управление движением денежных средств начинается с точного и оперативного контроля ваших финансов. Beancount.io предлагает систему учета в текстовом формате, которая обеспечивает полную прозрачность и контроль над каждой транзакцией: никаких «черных ящиков», никакой привязки к конкретному поставщику и полная совместимость с системами контроля версий, что позволяет отслеживать изменения вашего финансового состояния во времени. Независимо от того, составляете ли вы свой первый 12-недельный прогноз или проводите сверку кредиторской задолженности, наличие чистых и проверяемых записей упрощает каждое решение по движению денежных средств. Начните бесплатно и узнайте, почему разработчики и финансовые специалисты переходят на текстовую бухгалтерию.