Escolha uma data de transição, exporte o balancete do QuickBooks do dia anterior a ela e abra seu razão Beancount com um pad e um balance por conta do balanço patrimonial. Quando bea check passar e o saldo do patrimônio líquido corresponder ao do QuickBooks, seus livros foram migrados. Tudo após a transição é registrado no Beancount.
Este guia funciona para o QuickBooks Online e o QuickBooks Desktop. Ele não depende de um importador do QuickBooks, porque nenhum acompanha o Beancount. Você move primeiro os saldos, depois decide quanto histórico trazer junto.
Se você ainda está decidindo se deve trocar, leia primeiro Beancount vs QuickBooks.
1. Decida a data de transição e o que manter
Escolha o primeiro dia de um ano fiscal, como 2026-01-01. Um limite de ano mantém um ano fiscal em um só sistema. Também significa que sua primeira demonstração de resultado no Beancount começa do zero.
Decida agora quanto histórico o Beancount deve conter:
- Apenas saldos. Abra na data de transição e mantenha os relatórios do QuickBooks como seu arquivo para os anos anteriores. Este é o caminho mais rápido, e o restante deste guia assume isso.
- Resumos anuais. Adicione um lançamento de resumo por ano passado, a partir do balancete de cada ano. Seus relatórios plurianuais então funcionarão no Beancount.
- Histórico completo de transações. Converta a exportação do Livro Razão (General Ledger) com um script. Este é o trabalho mais extenso, e a seção 5 explica o que isso envolve.
Termine de reconciliar cada conta bancária e de cartão no QuickBooks até o dia anterior à transição. Um saldo não reconciliado transfere seu erro para o seu novo razão.
2. Exporte do QuickBooks
Você precisa de três relatórios, todos terminando no dia anterior à transição (2025-12-31 neste guia):
| Relatório | O que ele fornece |
|---|---|
| Lista de Contas | Cada nome e tipo de conta, para o mapeamento do passo 3 |
| Balancete | O saldo final de cada conta, que se torna seus saldos iniciais |
| Livro Razão | Cada transação, para o histórico e para o seu arquivo |
QuickBooks Online. Vá em Relatórios, depois Relatórios padrão, e abra cada relatório pelo nome. Selecione Exportar/Imprimir, depois Exportar para Excel. A Lista de Contas é o relatório do plano de contas. A ferramenta Exportar dados em Configurações, na coluna Ferramentas, exporta um conjunto de relatórios e listas como arquivos Excel em um único arquivo zip. A Intuit documenta ambos os caminhos em Export your QuickBooks Online data.
Essas exportações do QuickBooks Online são arquivos Excel. Abra cada um em uma planilha e salve uma cópia em CSV se um script for lê-lo.
Anexos são exportados separadamente. No QuickBooks Online, vá em Configurações, depois Anexos, selecione os arquivos e escolha Ações em lote e depois Exportar. Guarde o zip com o seu arquivo.
QuickBooks Desktop. No Windows, abra cada relatório em Relatórios, depois Central de Relatórios. Selecione Excel, depois Criar nova planilha. A janela seguinte pode salvar uma pasta de trabalho do Excel ou um arquivo CSV diretamente, conforme descrito em Export reports as Excel workbooks. O Desktop também pode exportar listas, incluindo o plano de contas, como um arquivo IIF: Arquivo, depois Utilitários, depois Exportar, depois Listas para arquivos IIF. A exportação IIF cobre apenas listas. A Intuit afirma que você pode importar transações, mas não pode exportá-las, conforme explicado em Export, import, and edit IIF files.
Mantenha as exportações originais inalteradas. Elas são sua evidência caso um número seja questionado mais tarde.
3. Mapeie as contas para uma hierarquia Beancount
O Beancount tem cinco contas raiz. Cada tipo de conta do QuickBooks se encaixa sob uma delas:
| Tipo de conta do QuickBooks | Conta Beancount |
|---|---|
| Bank | Assets:Bank:Checking, Assets:Bank:Savings |
| Contas a receber (A/R) | Assets:AccountsReceivable |
| Outros Ativos Circulantes, Ativos Fixos | Assets:Prepaid:…, Assets:Equipment:… |
| Cartão de Crédito | Liabilities:CreditCard:Visa |
| Contas a pagar (A/P), Outros Passivos Circulantes | Liabilities:AccountsPayable, Liabilities:SalesTax |
| Passivos de Longo Prazo | Liabilities:Loans:… |
| Patrimônio Líquido, Lucros Acumulados, Saldo Inicial do Patrimônio | Equity:Opening-Balances |
| Receita, Outras Receitas | Income:Sales, Income:Interest |
| Custo das Mercadorias Vendidas | Expenses:COGS:… |
| Despesas, Outras Despesas | Expenses:Rent, Expenses:Software |
Os nomes de conta começam com letra maiúscula e não contêm espaços, então "Office Supplies" se torna Expenses:Office-Supplies. Subcontas do QuickBooks se tornam segmentos mais profundos, como Expenses:Vehicle:Fuel.
Lucros Acumulados e Saldo Inicial do Patrimônio se fundem em uma única conta Equity:Opening-Balances. O Beancount calcula os lucros do ano corrente a partir das suas contas de receita e despesa, então nenhuma conta separada de lucros acumulados precisa ser transportada.
4. Abra o razão na data de transição
Esta empresa de exemplo tem um balancete de quatro linhas em 2025-12-31. As linhas de receita e despesa já estão incorporadas aos Lucros Acumulados. O QuickBooks Online faz o mesmo por conta própria quando um novo ano fiscal começa, conforme descrito em View retained earnings account details.
| Conta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Checking | 12.450,00 | |
| Contas a receber (A/R) | 3.200,00 | |
| Cartão de crédito Visa | 1.875,40 | |
| Lucros Acumulados | 13.774,60 | |
| Total | 15.650,00 | 15.650,00 |
Salve isto como main.bean:
option "operating_currency" "USD"
2025-12-31 open Assets:Bank:Checking USD
2025-12-31 open Assets:AccountsReceivable USD
2025-12-31 open Liabilities:CreditCard:Visa USD
2025-12-31 open Equity:Opening-Balances USD
; Opening balances from the QuickBooks Trial Balance as of 2025-12-31
2025-12-31 pad Assets:Bank:Checking Equity:Opening-Balances
2025-12-31 pad Assets:AccountsReceivable Equity:Opening-Balances
2025-12-31 pad Liabilities:CreditCard:Visa Equity:Opening-Balances
2026-01-01 balance Assets:Bank:Checking 12450.00 USD
2026-01-01 balance Assets:AccountsReceivable 3200.00 USD
2026-01-01 balance Liabilities:CreditCard:Visa -1875.40 USD
2026-01-01 balance Equity:Opening-Balances -13774.60 USDCada pad pede ao Beancount para inserir o lançamento que torna verdadeira a próxima asserção balance. O lado compensatório de cada pad vai para Equity:Opening-Balances. Uma asserção balance é verificada no início de sua data, então os pads são datados do dia anterior à transição.
Débitos se tornam números positivos e créditos se tornam números negativos. É por isso que o saldo da Visa é -1875.40 USD.
A última linha é a conciliação. O patrimônio líquido deve totalizar -13774.60 USD, o crédito de Lucros Acumulados. Uma cifra de ativo ou passivo digitada errada altera o patrimônio líquido preenchido pelo pad, e essa asserção falha.
Para uma empresa real, adicione um open, um pad e um balance para cada conta do balanço patrimonial no balancete. Divida Contas a Receber e Contas a Pagar em uma subconta por cliente ou fornecedor se você acompanha faturas em aberto por nome.
5. Traga o histórico
Após a transição, registre a nova atividade no Beancount. Extratos bancários e de cartão são a principal fonte. Converta uma exportação CSV de banco no navegador com o conversor CSV para Beancount, ou use o guia de importação bancária para a linha de comando.
Anos anteriores são opcionais. Não há importação com um clique a partir de uma exportação do Livro Razão do QuickBooks. Mover esse histórico é um passo de mapeamento por script ou manual:
- Salve a exportação do Livro Razão como CSV.
- Agrupe suas linhas em transações por data e número de transação.
- Renomeie cada conta com o mapeamento do passo 3.
- Escreva cada grupo como uma transação Beancount cujos lançamentos somam zero.
Se você trouxer o histórico, abra as contas no início desse histórico em vez da data de transição. Depois mantenha as asserções balance de 2026-01-01. Elas provam que o histórico convertido chega aos mesmos saldos que o QuickBooks reportou.
6. Verifique em relação ao QuickBooks
Verifique o razão, depois liste cada saldo:
bea --file main.bean check
bea --file main.bean query "SELECT account, sum(position) GROUP BY account ORDER BY account"bea check não reporta erros. A consulta retorna quatro linhas: Assets:AccountsReceivable em 3200.00 USD, Assets:Bank:Checking em 12450.00 USD, Equity:Opening-Balances em -13774.60 USD, e Liabilities:CreditCard:Visa em -1875.40 USD. Compare cada linha com o Balancete do QuickBooks linha por linha, com créditos como números negativos.
Novo na linha de comando? Instale o bea com o início rápido da CLI.
7. O que não é transferido
Uma migração de razão move saldos contábeis e histórico. Ela não move as operações que o QuickBooks executa em torno deles:
- Faturas e links de pagamento. Faturas em aberto permanecem como saldos de Contas a Receber. Use um serviço de faturamento separado a partir de agora.
- Folha de pagamento. Execuções de pagamento, formulários de impostos e registros de funcionários permanecem com o seu provedor de folha de pagamento.
- Declarações de imposto sobre vendas. O Beancount registra o passivo. A declaração continua sendo uma tarefa separada.
- Anexos. Recibos e documentos saem em sua própria exportação zip, não nos relatórios.
- Regras de feed bancário e histórico de reconciliação. Reconstrua a categorização como regras de importação.
A página de comparação diz claramente: não escolha o Beancount partindo do pressuposto de que alguns plugins recriam toda a suíte operacional do QuickBooks. Escolha-o quando o próprio razão é o seu sistema de registro de longa duração.
Administra uma pequena empresa com Beancount? Veja Beancount.io para pequenas empresas para razões hospedados, Sincronização Bancária e colaboração com contadores.