Patriot vs. OnPay vs. SurePayroll: A Folha de Pagamento Full-Service Mais Barata para uma Microempresa

Uma empresa de três pessoas pode pagar entre cerca de 50 e cerca de 67 dólares por mês para que outra pessoa calcule, declare e deposite os impostos de sua folha de pagamento — as mesmas declarações, os mesmos depósitos, uma diferença de 34 por cento. Erre a comparação e você paga a mais todo mês por anos; erre a declaração e a multa da Receita Federal por falta de depósito começa em 2 por cento do imposto não pago e sobe até 15 por cento, antes de qualquer estado cobrar a sua própria. Para uma microempresa que roda folha com margens apertadas, a opção correta mais barata não é arredondamento. É o jogo inteiro.

Este guia compara os três provedores full-service econômicos que as microempresas de fato colocam na lista — Patriot Full-Service Payroll, OnPay e SurePayroll, da Paychex — em preço base, taxas por trabalhador, abrangência de declaração de impostos, custos de formulários de fim de ano e suporte multiestadual, com a conta mensal feita para um, cinco, dez e vinte e cinco trabalhadores.

O que "Full-Service" Realmente Entrega​

Os fornecedores de folha de pagamento usam "full-service" para dizer que tiram de sua mesa o trabalho de conformidade, não só a aritmética. Antes de comparar preços, confirme que cada plano inclui todos estes cinco itens:

• Cálculo de impostos em cada processamento: retenção federal de imposto de renda, Seguridade Social e Medicare, retenção estadual de imposto de renda, seguro-desemprego estadual (SUTA) e impostos locais onde existirem.
• Depósitos de impostos enviados aos órgãos certos no prazo certo, para que você nunca precise lidar com um prazo do EFTPS por conta própria.
• Declarações de impostos preparadas e enviadas: Formulários 940 e 941 federais, além de declarações trimestrais estaduais e locais.
• Formulários de fim de ano: W-2 para funcionários e 1099 para prestadores de serviço, arquivados nos órgãos e entregues aos trabalhadores.
• Comunicação de novos contratados ao estado, que a maioria dos estados exige em cerca de 20 dias após a contratação.

A Patriot vende o full-service como um nível de upgrade; seu plano Basic mais barato calcula impostos, mas deixa as declarações e depósitos com você. A OnPay tem um único plano que é full-service por padrão. A SurePayroll vende tanto um plano self-service quanto um plano full-service, então certifique-se de estar cotando o full-service na comparação. Todo preço abaixo é da opção full-service, com impostos incluídos.

Os Três Concorrentes em Resumo​

Os três rodam folhas ilimitadas, pagam funcionários CLT (W-2) e prestadores 1099 por depósito direto, e declaram impostos de folha federais, estaduais e locais. As diferenças são a estrutura de preço, o que custa a mais e quanto de RH vem na caixa.

Os preços são os de tabela publicados pelos fornecedores no momento da redação; os três oferecem descontos introdutórios frequentes, então confirme a oferta atual antes de comprar. As taxas por trabalhador se aplicam aos trabalhadores efetivamente pagos no mês, o que importa se seu quadro de funcionários flutua com ajuda sazonal.

A Conta Mensal: Quem é o Mais Barato em Cada Porte?​

Preços de tabela enganam porque uma base baixa com taxa por trabalhador alta cruza com uma base alta com taxa por trabalhador baixa conforme você cresce. Feito para um empregador de um único estado:

Um trabalhador (só você, com salário da sua própria S corp):

• SurePayroll: 29 mais 7, ou 36 dólares
• Patriot: 37 mais 5, ou 42 dólares
• OnPay: 49 mais 6, ou 55 dólares

A SurePayroll vence o caso de dono único por seis dólares claros por mês.

Cinco trabalhadores:

• Patriot: 37 mais 25, ou 62 dólares
• SurePayroll: 29 mais 35, ou 64 dólares
• OnPay: 49 mais 30, ou 79 dólares

A Patriot assume a liderança. Sua taxa de cinco dólares por trabalhador supera a de sete dólares da SurePayroll o suficiente para vencer a base mais alta.

Dez trabalhadores:

• Patriot: 37 mais 50, ou 87 dólares
• SurePayroll: 29 mais 70, ou 99 dólares
• OnPay: 49 mais 60, ou 109 dólares

A Patriot amplia a liderança para doze dólares por mês sobre a SurePayroll.

Vinte e cinco trabalhadores:

• Patriot: 37 mais 125, ou 162 dólares
• OnPay: 49 mais 150, ou 199 dólares
• SurePayroll: 29 mais 175, ou 204 dólares

Com vinte e cinco trabalhadores, a taxa de seis dólares por trabalhador da OnPay finalmente supera os sete dólares da SurePayroll, e a Patriot continua sendo a mais barata por uma margem ampla.

O padrão: a SurePayroll é a mais barata com um trabalhador, a Patriot é a mais barata a partir de cerca de três trabalhadores, e a OnPay nunca é a mais barata só pelo preço de tabela. Mas o preço de tabela é só o lance inicial. As letras miúdas abaixo mexem com dinheiro de verdade.

As Letras Miúdas que Mudam o Vencedor​

Taxas multiestaduais​

Contrate um trabalhador remoto do outro lado da linha do estado e o ranking muda. A Patriot cobra 12 dólares por estado adicional por mês. A SurePayroll cobra 9,99 dólares fixos por mês para multiestadual, independentemente de quantos estados extras você adicionar. A OnPay inclui todos os cinquenta estados sem custo extra.

Refaça o exemplo de cinco trabalhadores com funcionários em dois estados: a Patriot sobe para 74 dólares, a SurePayroll para cerca de 74 dólares e a OnPay fica em 79 dólares. Com funcionários em quatro estados, a Patriot sobe para 98 dólares enquanto a SurePayroll fica perto de 74 dólares e a OnPay permanece em 79 dólares. Se seu time está espalhado por estados, a taxa fixa da SurePayroll e a cobertura incluída da OnPay apagam rapidamente a vantagem de preço base da Patriot.

Taxas de formulários de fim de ano​

A Patriot e a OnPay incluem a preparação e o envio de W-2 e 1099 no preço mensal. A SurePayroll cobra os formulários de fim de ano separadamente — cerca de 5 dólares por formulário mais uma taxa de processamento. Dez trabalhadores significam cerca de 50 dólares mais a taxa todo janeiro, o que adiciona aproximadamente cinco dólares por mês ao custo real da SurePayroll quando amortizado. Raramente inverte o ranking por si só, mas estreita a vantagem de dono único da SurePayroll e amplia sua desvantagem em relação à Patriot em todos os portes maiores.

Impostos locais​

Se você opera onde existem impostos de folha de pagamento municipais ou distritais, confirme que a declaração local está coberta. A Patriot e a OnPay incluem declarações e depósitos de impostos locais no full-service. A SurePayroll trata impostos locais em muitas jurisdições, mas cobra algumas declarações locais como complementos, então cote a sua localidade real em vez de presumir cobertura.

Prestadores de serviço​

Os três pagam prestadores 1099 e declaram 1099, mas a economia muda se os prestadores forem a maior parte dos seus pagamentos. A Patriot e a OnPay contam prestadores como trabalhadores pagos na mesma taxa por trabalhador. Se você paga apenas prestadores e não tem nenhum funcionário CLT (W-2), nenhum desses três é a resposta mais barata — vários fornecedores vendem planos só para prestadores sem taxa base — mas entre os três, a taxa de cinco dólares por trabalhador da Patriot é o menor custo por prestador.

RH, benefícios e controle de ponto​

É aqui que a OnPay recupera seu preço de tabela mais alto. A OnPay empacota ferramentas de RH, modelos de carta de oferta, controle de PTO, administração de benefícios, integrações de 401(k) e seguro de acidentes de trabalho pay-as-you-go em seu único plano. A Patriot cobra separadamente por software de RH e controle de ponto, a seis dólares de base mais dois dólares por funcionário cada, por mês. A SurePayroll fica no meio, com suporte modesto de RH embutido mais um plano dedicado para empregador doméstico que nenhum concorrente iguala. Se você fosse comprar sequer um complemento de RH da Patriot, o preço all-in da OnPay de repente se torna competitivo: Patriot full-service mais RH para cinco trabalhadores fica em cerca de 78 dólares, praticamente empatado com os 79 dólares da OnPay — e a OnPay ainda inclui administração de benefícios e PTO por cima.

Qual Deles Se Encaixa na Sua Microempresa?​

Dono único que paga apenas a si mesmo. O SurePayroll full-service é a opção em conformidade mais barata, a cerca de 36 dólares por mês. Só lembre-se da conta de formulários de janeiro e confirme que seu estado não tem surpresa de imposto local.

Dois a dez trabalhadores em um único estado. O Patriot full-service vence no preço e inclui formulários de fim de ano e declarações locais. É a resposta padrão para a clássica microempresa de local único: a cafeteria, o consultório odontológico, a agência de cinco pessoas.

Trabalhadores em três ou mais estados. Cote de três formas antes de fechar. A taxa multiestadual fixa de 9,99 dólares da SurePayroll geralmente vence em custo, o multiestadual incluído da OnPay mais o RH empacotado geralmente vence em valor, e a taxa por estado da Patriot pesa contra ela a cada estado que você adiciona.

Um empregador doméstico (babá, cuidador, faxineira). O plano doméstico dedicado da SurePayroll é feito sob medida para isso e é o motivo pelo qual muitas famílias terminam lá. Nem a Patriot nem a OnPay miram especificamente folha de pagamento doméstica.

Um time que também precisa de ajuda com RH, PTO ou benefícios. O plano único da OnPay empacota o que os outros dois cobram a mais ou não têm. Compare o número all-in da OnPay com o Patriot-mais-complementos, não com a base nua da Patriot, e a diferença praticamente desaparece.

Apenas prestadores, sem funcionários. Reconsidere se você precisa mesmo de folha full-service para funcionários. Um plano só para prestadores de outro fornecedor geralmente custa menos que qualquer um desses três; se você ficar neste trio, a taxa por trabalhador da Patriot é a mais baixa.

Lançando a Folha no Seu Próprio Livro​

Qualquer que seja o fornecedor escolhido, o débito mensal na sua conta bancária não é uma única despesa. Ele agrupa salários brutos, a parte do empregador nos impostos de folha, impostos retidos que você apenas repassa aos órgãos e a própria taxa do fornecedor — e seus livros devem mostrar cada parte separadamente, ou sua demonstração de resultado subestimará o custo de mão de obra e seu passivo nunca vai reconciliar.

Um lançamento típico de fechamento de folha em contabilidade em texto puro fica assim:

2026-10-31 * "Folha de outubro" "Período de 16/10 a 31/10"
  Expenses:Payroll:Wages            8,400.00 USD
  Expenses:Payroll:Employer-Taxes     642.60 USD
  Liabilities:Payroll:Withholding  -1,680.00 USD
  Liabilities:Payroll:Employer-Tax   -642.60 USD
  Assets:Checking:Operating        -6,720.00 USD

Salários brutos e a parte do empregador nos impostos entram em contas de despesa; o imposto de renda retido e as duas metades do FICA ficam em contas de passivo até o fornecedor repassá-los; o líquido sai da conta corrente. Lance a taxa mensal do fornecedor separadamente como despesa administrativa, para ver quanto o processamento de folha em si custa por ano. Se você é novo no lançamento de folha em partidas dobradas, a documentação explica passo a passo a configuração de contas e a reconciliação.

Reconcilie o relatório do fornecedor com o débito bancário em cada processamento, não só no fim do ano. A confusão mais comum de folha em pequenas empresas é um débito do fornecedor que ninguém conciliou com um holerite por onze meses, descoberto só quando os totais do W-3 se recusam a fechar em janeiro.

Cinco Erros que Custeiam Mais que a Assinatura​

Comprar só pelo preço base. A base é a metade menor da conta para quase todo empregador. Multiplique a taxa por trabalhador pelo seu quadro, some as taxas multiestaduais e de fim de ano, e depois compare. Uma base de 29 dólares com taxa de sete dólares por trabalhador custa mais que uma base de 37 dólares com taxa de cinco dólares em qualquer quadro acima de quatro.

Esquecer a conta de janeiro. As taxas de formulários de fim de ano chegam uma vez por ano e ficam de fora de toda comparação mensal. Amortize-as — cerca de cinco dólares por formulário na SurePayroll — antes de declarar um vencedor.

Classificar errado trabalhadores para driblar a taxa por trabalhador. Deixar um trabalhador fora da folha para economizar cinco dólares por mês arrisca impostos atrasados, multas e juros que ofuscam uma década de assinatura. Se alguém se parece com funcionário sob o teste do seu estado, coloque na folha.

Presumir que seu estado está coberto. Os três declaram em todos os cinquenta estados, mas a cobertura de impostos locais e os prazos de configuração de novas contas variam. Confirme seus registros estaduais e locais específicos antes da primeira data de pagamento, não depois.

Nunca reconciliar. O fornecedor declara seus impostos; ele não mantém seus livros. Confira cada processamento com o débito bancário e zere os passivos de retenção mensalmente, para que dezembro não traga surpresas.

Seu Próximo Passo​

Conte seus funcionários CLT (W-2) e prestadores 1099, liste os estados em que trabalham e cote os três fornecedores contra esses dois números — base mais taxa por trabalhador vezes o quadro, mais os complementos multiestaduais e de fim de ano que se aplicam a você. Para a maioria das microempresas de um único estado com dois ou mais trabalhadores, essa conta aponta para a Patriot; donos únicos geralmente terminam na SurePayroll; times espalhados e qualquer um que precise de RH empacotado devem cotar o plano all-in da OnPay antes de decidir. Faça a conta com seu quadro real, confirme a cobertura de impostos locais para sua localidade e comece o teste grátis um ciclo completo de folha antes de precisar do primeiro depósito feito.