IRS Aumenta Diária High-Low para $329/$230 em 1º de Outubro: O Que o Notice 2026-60 Significa para o Seu Plano Accountable

Seu funcionário voa para o site de um cliente em 2 de outubro, e você reembolsa a viagem pela mesma diária que usou durante todo o verão. Nada parece diferente — até que sua revisão de fim de ano revela que cada reembolso desde outubro foi calculado com base nas taxas do IRS do ano anterior, e o tratamento do excesso nos seus registros está errado na direção oposta à que você esperava. O IRS agora elevou as taxas de diária simplificadas para o ano de viagens de outubro de 2026 a setembro de 2027, e se o seu plano accountable tem os números antigos fixados no código, 1º de outubro é o dia em que ele silenciosamente fica desatualizado.

Em 24 de setembro de 2026, o IRS publicou o Notice 2026-60, definindo as taxas de diária especiais para o período de 1º de outubro de 2026 a 30 de setembro de 2027. Veja o que mudou, como funciona o método high-low e as atualizações que sua política de reembolso e sua contabilidade precisam antes da primeira viagem de outubro.

O Que Mudou em 1º de Outubro​

A mudança principal está no método de comprovação high-low — a alternativa simplificada que permite aos empregadores reembolsar hospedagem, refeições e despesas incidentais (M&IE) a uma de duas taxas diárias fixas para viagens dentro dos Estados Unidos continentais (CONUS), em vez de consultar a taxa federal para cada cidade.

Alguns pontos se destacam. Os subsídios totais subiram modestamente — $10 por dia em cidades de alto custo, $5 nas demais — enquanto cada componente de refeição e incidental permaneceu exatamente igual. Isso significa que todo o aumento é atribuível aos custos de hospedagem. Para um funcionário que passa 20 noites por ano em cidades de alto custo, o subsídio adicional é de aproximadamente $200 por ano: não é dinheiro que muda decisões, mas é o suficiente para que uma política que ainda cita $319 sub-reembolse (ou reporte incorretamente) cada viagem.

O limite para o que conta como localidade de alto custo também subiu. Uma localidade agora se qualifica quando sua taxa de diária federal é de $280 ou mais, contra $272 no ano anterior — um lembrete de que a lista high-low acompanha as taxas federais de hospedagem subjacentes, não um rol fixo de cidades caras.

A Lista de Localidades de Alto Custo Passou por Mudanças​

Como os custos de viagem mudam a cada ano, o IRS revisa anualmente a lista de localidades de alto custo. Para 2026–2027:

Adicionadas à lista de alto custo:

• Tucson, Arizona
• San Mateo, Foster City e Belmont, Califórnia
• Albuquerque, Novo México
• Cody, Wyoming

Removidas da lista:

• Panama City, Flórida — agora reembolsada pela taxa de "outra localidade" de $230

As janelas sazonais mudaram para quinze localidades que mantiveram o status de alto custo, mas apenas para uma parte diferente do ano-calendário, incluindo Napa, South Lake Tahoe e o Parque Nacional de Yosemite na Califórnia; Aspen, Steamboat Springs e Telluride no Colorado; Fort Myers na Flórida; Falmouth em Massachusetts; Toms River em Nova Jersey; Nova York; Filadélfia; e Hilton Head na Carolina do Sul.

As mudanças nas janelas sazonais são o detalhe com maior probabilidade de pegar uma pequena empresa de surpresa. Se seu funcionário participa da mesma conferência anual na mesma cidade todos os anos, a taxa correta pode mudar de um ano para o outro — ou até depender do mês em que o evento cai. Quando uma viagem atravessa a fronteira, a taxa segue o status da localidade em cada dia de viagem, então um único relatório de despesas pode legitimamente misturar dias de $329 e dias de $230. Seu formulário de reembolso deve capturar as datas de viagem por dia, não apenas um total da viagem, para que a taxa correta se aplique a cada noite.

Como o Método High-Low Realmente Funciona​

O método high-low é uma das duas formas de usar as taxas de diária para comprovação. O método regular usa a taxa de diária federal exata para a localidade específica da viagem; o método high-low reduz todo o país às duas taxas fixas acima. Os empregadores escolhem por funcionário e devem aplicar o método escolhido de forma consistente — você não pode usar high-low para uma viagem e taxas federais específicas por cidade para a próxima viagem do mesmo funcionário no mesmo ano-calendário.

Entender o que a diária comprova e o que não comprova é essencial:

A diária comprova o valor — e somente o valor. Quando você reembolsa igual ou abaixo da taxa federal aplicável sob um plano accountable, o IRS considera o valor em dólares comprovado. Nenhum recibo de hotel é exigido para justificar o número.

Você ainda deve comprovar tempo, lugar e propósito comercial. Para cada viagem, seus registros ainda precisam das datas de viagem, do destino e da razão comercial. Um pagamento de diária sem registro de para onde alguém foi ou por quê não está comprovado, e o atalho de "pagamos diária, então não precisamos de registros" é uma das formas mais comuns pelas quais pequenas empresas perdem o tratamento livre de impostos.

Valores acima da taxa federal são salários. Se você reembolsa acima da taxa aplicável, o excesso é tratado como remuneração tributável: deve ser reportado como salário, sujeito à retenção, e incluído no Formulário W-2. Essa é a razão mecânica pela qual sua política deve acompanhar a mudança de 1º de outubro — a linha entre reembolso livre de impostos e salários tributáveis acabou de se deslocar em $10 e $5 por dia.

Hospedagem, refeições e incidentais andam juntos. Os valores de $329 e $230 cobrem hospedagem mais refeições e despesas incidentais (M&IE). Se você reembolsa a hospedagem pelo custo real e quer diária apenas para refeições, aplicam-se as taxas somente M&IE ($86 alto custo, $74 nas demais). Despesas incidentais — gorjetas para carregadores, transportadores de bagagem e funcionários de hotel — também podem ser reembolsadas sozinhas a $5 por dia quando é tudo o que você está cobrindo.

As Regras do Plano Accountable Que Mantêm os Reembolsos Livres de Impostos​

As taxas de diária só produzem reembolsos livres de impostos dentro de um plano accountable. Sem um, cada reembolso é salário desde o primeiro dólar, independentemente da taxa. Um plano accountable deve satisfazer três requisitos:

1. Conexão comercial. Os reembolsos cobrem apenas despesas incorridas para o seu negócio — despesas comerciais dedutíveis de funcionários pagas ou incorridas durante a prestação de serviços para você.

2. Comprovação. Os funcionários prestam contas de cada despesa dentro de um prazo razoável: o valor (considerado comprovado igual ou abaixo da taxa federal), mais o tempo, o lugar e o propósito comercial documentados conforme descrito acima.

3. Devolução do excesso. Os funcionários devolvem qualquer valor pago em excesso às despesas comprovadas dentro de um prazo razoável. Adiantamentos para uma viagem que é cancelada, ou adiantamentos que excedem o subsídio da taxa federal, devem retornar — caso contrário, o plano falha e os pagamentos se tornam salários.

"Prazo razoável" tem portos seguros regulatórios que muitas pequenas empresas adotam diretamente: adiantamentos dentro de 30 dias da despesa, comprovação dentro de 60 dias após a despesa ser paga ou incorrida, e devolução do excesso dentro de 120 dias. Colocar esses prazos na sua política elimina qualquer discussão sobre o que significa razoável.

Coloque o plano por escrito. O IRS não exige estritamente um documento escrito, mas um entendimento não escrito de "reembolsamos viagens" é quase impossível de defender quando os três requisitos acima são testados. Uma política de uma página declarando as taxas, a comprovação que os funcionários devem enviar e os prazos para adiantamentos e devoluções de excesso é uma das páginas de maior valor nos arquivos de uma pequena empresa.

Se Você É Autônomo, as Regras São Mais Restritas​

O subsídio de hospedagem high-low é projetado para empregadores que reembolsam funcionários. Se você é um profissional autônomo (sole proprietor), um sócio ou um membro de LLC tributado como qualquer um dos dois, você não pode usar a diária para comprovar sua própria hospedagem — suas estadias em hotéis devem ser deduzidas pelo custo real com recibos.

O que você pode usar é o método somente M&IE: deduzir a taxa federal de refeições e incidentais do seu destino ($86 em localidades de alto custo, $74 nas demais para 2026–2027) em vez de rastrear cada recibo de refeição. As refeições permanecem sujeitas à limitação de 50% discutida abaixo, e você ainda precisa de registros do tempo, lugar e propósito comercial de cada viagem.

Uma armadilha comum: um proprietário de S corporation que também é funcionário. Nesse papel duplo, a corporation pode reembolsá-lo como funcionário sob seu plano accountable — incluindo diária de hospedagem — o que é um resultado significativamente melhor do que a regra do profissional autônomo. Mas a corporation precisa de um plano accountable real com comprovação real; reembolsos ao proprietário sem relatórios de despesas são um convite permanente à reclassificação.

O Limite de 50% para Refeições Ainda se Aplica — Então Separe Seus Registros​

Mesmo quando a diária completa é livre de impostos para o funcionário, a dedução do empregador para a parcela de refeição é limitada a 50% sob a Seção 274(n). É por isso que o Notice 2026-60 especifica os componentes de refeição de $86 e $74 separadamente: esses são os valores aos quais o corte de 50% se aplica.

Concretamente, para uma viagem de cinco dias a uma cidade de alto custo reembolsada a $329 por dia ($1.645 no total), $430 desse total são considerados refeições ($86 × 5) e apenas $215 disso é dedutível; os $1.215 restantes são totalmente dedutíveis. Reivindicar os $1.645 completos superestima a dedução em $215 por viagem — pequeno por viagem, material ao longo de um ano para uma equipe que viaja.

É aqui que a disciplina contábil importa mais do que o conhecimento tributário. Seus livros devem registrar os componentes de hospedagem e refeição de cada reembolso de diária como lançamentos separados desde o início, não como uma única linha de "viagem" que você promete separar na hora do imposto. Ninguém reconstrói essa separação de forma confiável em abril. Se seu plano de contas tem categorias distintas de viagem-hospedagem e viagem-refeições e cada relatório de despesas lança em ambas, a limitação de 50% sai do razão automaticamente em vez de exigir um exercício de fim de ano propenso a erros.

Erros Comuns Que Transformam a Diária em Salários Tributáveis​

• Reembolsar acima da taxa sem tratamento salarial. O erro mais mecânico: a política ainda cita $319, a taxa federal real é $329, e ninguém percebe — ou o inverso depois que uma localidade é removida da lista de alto custo. Viagens a Panama City reembolsadas a $329 após 1º de outubro pagam $99 a mais por dia, e o excesso é salário.
• Sem plano accountable por escrito. Entendimentos verbais falham nos testes de comprovação e devolução de excesso em fiscalização. Escreva a política de uma página.
• Registros de propósito comercial ausentes. A diária cobre apenas o valor. Os relatórios de despesas precisam de datas, destino e razão comercial para cada viagem.
• Usar diária de hospedagem high-low para proprietários ou contratados. Profissionais autônomos e contratados independentes não podem usar diária para hospedagem. Pagar a um contratado 1099 uma taxa "tudo incluído de $329/dia" não cria uma dedução de diária para ele — é simplesmente renda bruta que ele reporta e contra a qual deduz despesas reais.
• Misturar métodos para o mesmo funcionário no meio do ano. Escolha high-low ou taxas federais específicas por localidade por funcionário para o ano-calendário e mantenha-se nela, sujeito às regras de transição para o trimestre final.
• Esquecer o limite de 50% para refeições. Deduzir o total completo da diária superestima as deduções em cada declaração que a empresa apresenta.
• Ignorar as janelas sazonais. Tratamento de alto custo durante todo o ano para uma localidade que o aviso limita a parte do ano paga a mais em cada viagem fora de temporada.

O Que Atualizar Antes de 1º de Outubro​

Percorra esta pequena lista de verificação esta semana, antes que o primeiro relatório de viagem de outubro chegue à sua mesa:

1. Atualize as taxas na sua política por escrito para $329 alto custo e $230 outra CONUS para viagens em ou após 1º de outubro de 2026, mantendo a divisão de refeições de $86/$74 e a taxa somente incidental de $5.
2. Atualize a lista de localidades de alto custo na política — adicione Tucson, San Mateo/Foster City/Belmont, Albuquerque e Cody; mova Panama City para a taxa padrão; e sinalize as quinze mudanças de janela sazonal para cidades que sua equipe realmente visita.
3. Confirme que seu formulário de relatório de despesas captura datas e destinos por dia, para que viagens com taxas mistas e fronteiras sazonais sejam precificadas corretamente.
4. Verifique se seu processo de folha de pagamento trata o excesso acima da taxa federal como salário, incluindo adiantamentos que excedem o subsídio e excesso não devolvido.
5. Separe hospedagem e refeições no seu plano de contas se ainda não o fez, para que a limitação de 50% para refeições seja calculada a partir do razão em vez da memória.
6. Informe quem aprova viagens — gerentes que assinam relatórios precisam conhecer os novos números, não apenas o contador que os lança.

Se você usa o método regular de diária federal em vez do high-low, a atualização complementar é a divulgação de taxas do FY2027 da GSA, que redefiniu as tabelas de hospedagem e M&IE no nível da localidade no mesmo ciclo de 1º de outubro.

Mantenha Seus Gastos de Viagem Prontos para Auditoria Desde o Primeiro Dia​

A diária simplifica a questão do valor, mas concentra todo o resto — datas, destinos, propósito comercial, a divisão hospedagem-refeições, tratamento de excesso — nos seus registros. As empresas que passam pelo escrutínio de despesas de viagem não são as que têm a política mais engenhosa; são as que a contabilidade do dia a dia captura os componentes de cada viagem de forma completa e consistente.

Ao atualizar seu plano accountable para as novas taxas, certifique-se de que seus registros financeiros acompanhem. O Beancount.io oferece contabilidade em texto simples que lhe dá transparência e controle completos sobre seus dados financeiros — sem caixas-pretas, sem aprisionamento a fornecedores. Comece gratuitamente e veja por que desenvolvedores e profissionais de finanças estão migrando para a contabilidade em texto simples.