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IRS accountable plans for reimbursing owners and employees tax-free under Treasury Regulation 1.62-2, including the business connection, substantiation, and return-of-excess rules, plus mileage, home office, and supply reimbursements for S corporations and small businesses
O FAVR paga motoristas sem impostos ao separar um auxílio mensal fixo de uma taxa por milha — mas exige cinco motoristas, 5.000 milhas cada e um teste de teto trimestral do IRS.
A diária padrão do AF2027 da GSA é de US$ 181/dia — US$ 113 de hospedagem mais US$ 68 de M&IE a partir de 1º de outubro. Atualize seu plano de contas ou o IRS os tributará como salários.
Telefones celulares fornecidos pelo empregador sao livres de impostos sem registros de chamadas sob o Aviso 2011-72 do IRS se fornecidos por razoes de negocios; internet exige um plano accountable e recibos.
Bombeiros voluntários e socorristas de EMT geralmente são empregados para fins de impostos federais, portanto gratificações e pagamentos por chamada são salários W-2. A Seção 139B exclui até $50 por cada mês de serviço ($600 por ano) mais benefícios fiscais estaduais e locais qualificados; prêmios LOSAP acumulam com imposto diferido sob um limite de $8.000 para 2026 e são tributados como renda ordinária no pagamento, sem FICA; somente reembolsos de plano contábil permanecem fora do W-2.
Trazer a equipe de volta ao local de trabalho muda, de uma só vez, imposto sobre folha de pagamento, benefícios e deduções. Para 2026, as exclusões da Seção 132(f) são de US$ 340/mês cada para trânsito/transporte compartilhado e estacionamento qualificado, economizando aos empregadores cerca de 7,65% de cada dólar pré-imposto; empregados com W-2 não podem mais deduzir despesas de home office, então direcione os equipamentos por meio de um accountable plan.
De acordo com a Seção 132(d) do IRC, os empregadores podem excluir ferramentas de trabalho, software e educação relacionada ao trabalho dos salários dos empregados como benefícios complementares por condições de trabalho, quando o custo teria sido dedutível se o empregado o tivesse pago. Este guia aborda o teste de dedução, as regras de comprovação para reembolsos em dinheiro, como o limite de assistência educacional de \$5.250 da Seção 127 difere e um fluxo de trabalho contábil que mantém os benefícios qualificados fora da folha de pagamento tributável.
Um stipêndio de internet de US$ 75 por mês pago sem documentação é salário suplementar — reportável na Caixa 1 do W-2 e custando ao empregador cerca de 7,65% em imposto de folha de pagamento correspondente. Os mesmos US$ 75 são isentos de impostos e fora do W-2 sob um plano accountável por escrito que atende aos três testes do Regulamento do Tesouro 1.62-2: conexão comercial, comprovação dentro de 60 dias e devolução do excesso dentro de 120 dias. Este guia cobre os dois caminhos do IRS, os cinco erros que transformam um plano em tributável, as contas contábeis separadas e os tipos de pagamento de folha que mantêm o tratamento correto, e os estatutos estaduais que exigem reembolso independentemente do tratamento fiscal federal.
Uma ajuda de custo fixa mensal de $600 para carro rende a um funcionário aproximadamente $410 após impostos de renda e FICA, enquanto um plano accountable do IRS reembolsa até 76 centavos por milha comercial isentos de impostos após o aumento da taxa no meio do ano em 1º de julho de 2026. Veja como as ajudas de custo tributáveis, o reembolso padrão de quilometragem e os planos FAVR se comparam — e os três requisitos que mantêm os reembolsos fora dos salários tributáveis.
Um plano de prestação de contas permite que uma S corporation reembolse proprietários e funcionários por quilometragem, home office e suprimentos de forma isenta de impostos sob o Regulamento do Tesouro 1.62-2. Ele exige três condições — conexão comercial, comprovação em até 60 dias e devolução de excessos em até 120 dias — e substitui a dedução de despesas de funcionários que o Tax Cuts and Jobs Act eliminou.
