Se você possui um único contrato federal no valor de $200.000 ou mais, você deve ao Departamento do Trabalho um relatório de contagem de funcionários até 30 de setembro — e ninguém vai te lembrar. O Veterans' Employment and Training Service (VETS) não envia e-mails sobre a janela de arquivamento, nem avisos de prazo, nem notificações de atraso. A plataforma de 2026 abriu em 1º de agosto, e os contratados que perdem a data descobrem da maneira cara: quando o Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) pede comprovante de arquivamento durante uma auditoria.
Este guia aborda quem deve arquivar, quais dados entram no relatório, como empregadores com múltiplas localidades lidam com isso e o que acontece se você pular essa etapa.
Quem deve arquivar: um contrato, $200.000, qualquer número de funcionários
Você deve arquivar um relatório VETS-4212 se for um contratado ou subcontratado federal não isento com um único contrato ou subcontrato coberto de $200.000 ou mais. Três coisas sobre esse gatilho surpreendem pequenas empresas:
É um contrato, não a receita federal total. Dois contratos de $120.000 não acionam a obrigação; um contrato de $200.000 sim. Verifique sua maior adjudicação individual, incluindo modificações que a ultrapassaram o limite.
O número de funcionários é irrelevante. Diferentemente do relatório EEO-1, que geralmente começa em 100 funcionários, o VETS-4212 se aplica independentemente do tamanho da força de trabalho. Um subcontratado de cinco pessoas com uma adjudicação qualificada arquiva o mesmo relatório que um contratante principal de 5.000 pessoas.
O limite costumava ser $150.000. O Federal Acquisition Regulatory Council elevou-o para $200.000 por meio de seu ajuste inflacionário dos limites de aquisição. Se você arquivou em anos anteriores com base em um contrato entre $150.000 e $200.000, confirme se ainda possui uma adjudicação qualificada antes de presumir que está coberto — e se seu único contrato está logo abaixo de $200.000, você está livre neste ciclo.
Um contrato "coberto" significa aquisição de propriedade pessoal ou serviços não pessoais de qualquer departamento ou agência dos EUA — incluindo acordos de serviços públicos, construção, transporte, pesquisa, seguros e depositários de fundos. Bancos e instituições seguradas pelo FDIC também estão cobertos quando um único acordo atinge o limite, incluindo acordos para servir como depositários de fundos federais ou como agentes emissores e pagadores de títulos de poupança dos EUA.
Uma regra de temporalidade importa para os novatos: celebrar um contrato coberto durante um ano civil cria a obrigação de arquivamento no ano seguinte. Se você ganhou seu primeiro contrato qualificado em 2026, seu primeiro VETS-4212 vence no ciclo de 2027 — mas se você teve um em qualquer momento de 2025, você arquiva agora.
Quais dados entram no relatório
O formulário tem duas seções de dados por localidade de relatório, e ambas vêm diretamente de seus registros de folha de pagamento e RH.
Panorama da força de trabalho: veteranos protegidos vs. total de funcionários, por categoria de cargo. A Coluna A reporta o número de veteranos protegidos e a Coluna B o número total de funcionários, cada uma dividida pelas mesmas dez categorias ocupacionais EEO-1 (executivos/altos funcionários e gerentes, funcionários e gerentes de primeiro/nível médio, profissionais, técnicos, vendedores, suporte administrativo, trabalhadores artesanais, operadores, trabalhadores braçais e ajudantes, e trabalhadores de serviços). Se você já mapeia funcionários para categorias EEO-1, reutilize esse mapeamento.
Atividade de contratação: os últimos 12 meses, sem divisão por categoria. A Coluna C reporta contratações de veteranos protegidos e a Coluna D reporta o total de contratações durante o período de 12 meses anterior à data de encerramento do período de folha de pagamento que você escolher. Diferentemente do panorama, as contratações são reportadas como totais de toda a localidade.
Identificação da empresa e detalhes da localidade. O topo do formulário contém os identificadores da sua empresa, a localidade de relatório e as contagens máxima e mínima de funcionários durante o período de relatório.
As quatro categorias de "veterano protegido"
"Veterano protegido" é um termo definido pela Vietnam Era Veterans' Readjustment Assistance Act (VEVRAA). Abrange quatro grupos:
- Veteranos com deficiência — com direito a compensação por invalidez do VA (ou dispensados devido a uma deficiência relacionada ao serviço).
- Veteranos recém-separados — dentro de três anos da dispensa ou liberação do serviço ativo.
- Veteranos do serviço ativo em tempo de guerra ou com insígnia de campanha — serviram em serviço ativo durante uma guerra ou em uma campanha ou expedição para a qual uma insígnia de campanha foi autorizada.
- Veteranos com medalha de serviço das Forças Armadas — receberam uma medalha de serviço das Forças Armadas enquanto em serviço ativo.
Você reporta um número agregado de veteranos protegidos, não uma divisão por categoria. Mas as categorias ainda importam para a coleta de dados: o status de "recém-separado" expira três anos após a dispensa, então um funcionário contado como veterano protegido no ano passado pode sair da contagem este ano. Se seus registros de autoidentificação não capturam datas de dispensa, você não consegue manter a contagem com precisão ano após ano.
Empregadores com múltiplas localidades arquivam mais de um relatório
Contratados com uma única localidade arquivam um relatório pelo sistema baseado na web. Se você opera em mais de uma localidade de contratação, as regras se ramificam:
- Arquive um relatório cobrindo o escritório principal ou sede.
- Arquive um relatório separado para cada localidade de contratação que empregue 50 ou mais pessoas.
- Para localidades com menos de 50 pessoas, arquive relatórios separados por localidade ou um relatório consolidado por estado cobrindo essas localidades menores.
O método de arquivamento segue a contagem de localidades. Contratados com mais de 10 localidades devem enviar arquivos de dados eletrônicos (cada relatório consolidado por estado conta como uma localidade); aqueles com 10 ou menos ainda podem arquivar em papel. O arquivamento eletrônico pelo sistema web do VETS é o método preferido de qualquer forma, com upload em lote, correio, courier e anexo por e-mail detalhados nas instruções do formulário. Comece na página de relatórios VETS-4212 do DOL, que vincula o sistema de arquivamento atual e as especificações.
Por que o OFCCP se importa com um formulário que você arquiva no VETS
O VETS administra o relatório, mas o OFCCP fiscaliza o ecossistema ao seu redor. Durante uma avaliação de conformidade, o OFCCP verifica as obrigações complementares da VEVRAA — incluindo se você arquivou seu VETS-4212 e se lista vagas de emprego na agência de força de trabalho estadual, conforme exige a regra obrigatória de listagem de vagas. Um arquivamento ausente é uma violação autônoma que ele pode perseguir por meio de conciliação, e as sanções da VEVRAA vão até cancelamento, suspensão ou rescisão de contrato, retenção de pagamentos por progresso e impedimento de futuros trabalhos federais.
Os dados do relatório também alimentam o quadro mais amplo de ação afirmativa. A VEVRAA exige que contratados cobertos mantenham um programa escrito de ação afirmativa para veteranos protegidos, rastreiem dados de candidatos e contratações e meçam as contratações em relação ao benchmark anual de contratação do OFCCP. Os números do VETS-4212 devem reconciliar com as contratações que seus registros de AAP mostram — um auditor que descobre que os dois contam histórias diferentes vai perguntar qual deles está errado.
Contexto para 2026: enquanto outros relatórios federais de emprego enfrentam pressão de reversão, o VETS-4212 sobreviveu intacto — a plataforma abriu conforme programado em 1º de agosto. E apenas alguns dias antes do prazo, a regra final da Seção 503 do OFCCP entrou em vigor em 21 de setembro, removendo as análises de metas de utilização de pessoas com deficiência dos AAPs, mas deixando os planos escritos e as obrigações relativas a veteranos intactas. Se você esperava que o relatório de veteranos desaparecesse silenciosamente junto com a papelada de deficiência, isso não aconteceu.
Três erros que atraem perguntas de acompanhamento
Contar veteranos "recém-separados" desatualizados. Esta é a única categoria protegida com data de expiração, e a fonte mais comum de contagens infladas. Um funcionário dispensado em 2022 pertencia à coluna de protegidos para os ciclos de 2023–2025 e sai para 2026. Sem datas de dispensa em seus registros, você não consegue fazer ninguém sair — então a contagem só cresce, que é exatamente o padrão que faz um auditor pedir comprovação.
Extrair o panorama e as contratações de datas diferentes. As colunas de contagem de funcionários descrevem uma data de encerramento de período de folha de pagamento; as colunas de contratação descrevem os 12 meses que terminam nessa mesma data. Contratados com pressa às vezes reportam a contagem atual de funcionários junto com contratações do ano civil, produzindo um relatório cujas partes descrevem forças de trabalho diferentes. Escolha a data primeiro, depois extraia os dois números a partir dela.
Esquecer as localidades pequenas. Empregadores com múltiplos estabelecimentos lembram da sede e dos grandes sites, depois negligenciam completamente as localidades com menos de 50 pessoas — nem relatórios separados nem um consolidado por estado. Enumere todas as localidades de contratação antes de começar a arquivar, e decida a consolidação por estado desde o início.
Um plano de sprints de cinco dias (e o sistema do próximo ano)
Com 30 de setembro a apenas alguns dias de distância, trabalhe de trás para frente a partir do prazo:
- Confirme a cobertura hoje. Extraia seu maior contrato ou subcontrato federal individual, incluindo modificações. No valor de $200.000 ou acima, você arquiva. Abaixo disso, documente por que você ficou de fora este ano para que a equipe do próximo ano não fique adivinhando.
- Fixe sua data de referência. Escolha a data de encerramento do período de folha de pagamento para o panorama e extraia a contagem de funcionários nessa data mais as contratações dos 12 meses anteriores a ela. Use a mesma exportação do sistema de folha de pagamento para ambos, para que os números batam.
- Limpe os dados de autoidentificação de veteranos. Verifique as datas de dispensa de todos marcados como recém-separados — qualquer um além da marca de três anos sai da contagem de protegidos. Se os registros de autoidentificação forem escassos, arquive com os melhores dados que tiver e corrija a coleta daqui para frente; um arquivamento completo de boa-fé é melhor que um atrasado.
- Mapeie para as categorias de cargos EEO-1. Pegue emprestado seu mapeamento EEO-1, se tiver um; se não, atribua cada funcionário uma vez e salve a tabela de correspondência para o próximo ano.
- Arquive eletronicamente e guarde a confirmação. Faça o e-file pelo sistema do VETS, baixe o comprovante e armazene-o com seus registros de AAP. Depois agende 1º de agosto do próximo ano — porque o VETS não vai te lembrar.
Para o próximo ano, a solução duradoura é processo, não heroísmo. Adicione a autoidentificação de veteranos à integração, re-pesquise a força de trabalho periodicamente e reconcilie as contratações de veteranos protegidos com a folha de pagamento trimestralmente, em vez de reconstruí-las todo mês de setembro.
Mantenha seus dados de contagem de funcionários prontos para auditoria o ano todo
O VETS-4212 é, em última análise, um teste de se seus registros de emprego conseguem responder a uma pergunta precisa sob demanda: quantas pessoas trabalharam aqui, em quais funções, quem foi contratado e quantos eram veteranos protegidos. Contratados que se desesperam todo mês de setembro geralmente têm o mesmo problema de fundo — contagem de funcionários, contratações e categorias de cargos vivendo em três sistemas diferentes que ninguém reconcilia até que um arquivamento force a questão.
Isso é uma disciplina de contabilidade tanto quanto de RH. Quando registros de folha de pagamento, registros de novas contratações e mapeamentos de categorias de cargos se vinculam ao mesmo livro-razão todos os meses, o arquivamento de setembro se torna uma exportação em vez de uma escavação — e os números que você reporta corresponderão aos números que um auditor encontra. O Beancount.io oferece contabilidade em texto simples que lhe dá total transparência e controle sobre seus dados financeiros e de força de trabalho — sem caixas-pretas, sem aprisionamento a fornecedores. Comece gratuitamente e veja por que desenvolvedores e profissionais de finanças estão migrando para a contabilidade em texto simples.
