Als je werknemers in Vermont of New York hebt en je biedt momenteel geen pensioenregeling aan, dan verwacht de staat nu dat je hier iets aan doet — en de deadline is voor veel werkgevers al verstreken.
In de eerste helft van 2026 bereikten twee staatsprogramma's voor automatische IRAs hun belangrijkste handhavingsdata binnen enkele weken van elkaar. Vermont Saves breidde de dekking uit naar werkgevers met maar liefst vijf werknemers per 1 juli 2026, terwijl New York's Secure Choice Savings Program in drie fases werd uitgerold, eindigend op 15 juli 2026. Als je de kennisgeving in je loonadministratie hebt gemist, ben je niet de enige: uit onderzoeken blijkt consistent dat meer dan de helft van de eigenaren van kleine bedrijven zich er niet van bewust is dat hun staat een mandaat heeft — totdat er een boetekennisgeving binnenkomt.
Deze gids legt uit wat Vermont Saves en New York Secure Choice daadwerkelijk vereisen, wat 'geen kosten voor de werkgever' echt betekent voor je loonadministratieproces, en hoe je compliant blijft zonder je administratie overhoop te gooien.
Wat Staats-Auto-IRAs Zijn en Waarom Ze Nu Bestaan
Ongeveer 56 miljoen werknemers in de private sector in de VS hebben geen mogelijkheid om via hun werk te sparen voor hun pensioen. Om die kloof te dichten, hebben staten auto-IRA-programma's opgezet — door de staat beheerde Roth IRA-regelingen waarbij de werkgever alleen verplicht is om looninhoudingen te faciliteren. Je sponsort geen regeling, je doet geen matching-bijdragen, en je treedt niet op als fiduciair.
Zo werkt het in de praktijk:
- Je registreert je op de portaal van de staat of certificeert dat je al een gekwalificeerde regeling (401(k), 403(b), SEP IRA, SIMPLE IRA) aanbiedt.
- In aanmerking komende werknemers worden automatisch ingeschreven met een standaard bijdragepercentage. Ze kunnen zich op elk moment afmelden, het percentage wijzigen, of zich opnieuw aanmelden.
- Je houdt het gekozen percentage in op hun loonstrook en draagt het af aan de programmabeheerder van de staat. Dat is je belangrijkste doorlopende verplichting.
Tegen eind 2026 zullen 19 staten plus New York City, Seattle en Philadelphia soortgelijke regels van kracht hebben. Vermont en New York zijn simpelweg de twee die kleine werkgevers het hardst raken in de golf van juli 2026.
Vermont Saves: Wie er Val Onder en Wanneer
Vermont Saves — op de markt gebracht als VTSaves — werd bij wet ingesteld als Senaatswetsvoorstel 135 en wordt beheerd door het kantoor van de staatspenningmeester van Vermont. Vestwell beheert de dagelijkse rekeningen. Het programma lanceerde een pilot in oktober 2024 en opende voor alle in aanmerking komende werkgevers op 1 december 2024.
Drempel voor werkgevers
Elke werkgever in Vermont die op enig moment in het kalenderjaar vijf of meer werknemers heeft gehad en geen gekwalificeerde pensioenregeling aanbiedt, moet zich registreren. In 2026 breidt het programma verder uit: amendementen die begin 2026 zijn aangenomen, breiden het mandaat later in het jaar uit naar werkgevers met maar liefst twee werknemers, dus zelfs micro-bedrijven moeten hun personeelsbestand bijhouden.
Als je al een 401(k), SEP, SIMPLE of andere gekwalificeerde regeling aanbiedt aan je werknemers in Vermont, ben je vrijgesteld — maar je moet die vrijstelling nog steeds certificeren op de VTSaves-portaal.
Gefaseerde deadlines
De staat fasdeerde deadlines op basis van bedrijfsgrootte:
- 25 of meer werknemers: 1 januari 2026
- 5 tot 14 werknemers: 1 juli 2026
- Kleinere werkgevers: doorlopende data tot laat in 2026 naarmate de uitbreiding naar twee werknemers van kracht wordt
Meer dan 1.000 werkgevers in Vermont hadden zich begin 2025 ingeschreven, volgens het kantoor van de penningmeester, maar veel bedrijven met 5 tot 14 werknemers bereikten hun eerste deadline deze juli.
Hoe bijdragen werken
- Rekeningtype: Standaard een Roth IRA. Werknemers kunnen in plaats daarvan kiezen voor een traditionele IRA, maar zijn zelf verantwoordelijk voor het bevestigen van hun eigen IRA-geschiktheid en bijdragelimieten bij de IRS.
- Standaardpercentage: 5% van het brutoloon, ingehouden nadat de loonbelastingen zijn berekend.
- Automatische verhoging: Het percentage stijgt elke januari met 1 procentpunt, tot maximaal 8%, tenzij de werknemer afziet van de verhoging of een ander percentage kiest.
- Investeringen: Als de werknemer geen keuze maakt, gaat het geld naar een leeftijdsgebonden doelgroepfonds. Er is een menu met andere opties beschikbaar.
- Toegang: Omdat het een Roth IRA is, kunnen werknemers hun hoofdsombijdragen op elk moment opnemen zonder belasting of boete volgens de Roth-regels. Inkomsten zijn onderworpen aan de gebruikelijke Roth-opnameregels.
Werkgevers dragen niet bij. Er is geen werkgeversmatching en geen vergoeding voor werkgevers om deel te nemen.
Boetes in Vermont
Vermont stelde een bescheiden initiële boete in om werkgevers geregistreerd te krijgen, en plantte daarna een verhoging. Tot en met 30 september 2026 is de maximale boete 75 per in aanmerking komende werknemer. Boetes worden opgelegd voor het niet registreren of niet faciliteren van inhoudingen, niet voor de vraag of je werknemers ervoor kiezen om te sparen.
New York Secure Choice: Drie Fases Eindigend in Juli 2026
New York Secure Choice, opgericht bij Artikel 43 van de General Business Law en in 2021 omgezet van vrijwillig naar verplicht, is de versie van de staat voor werknemers in de private sector zonder werkplekregeling. Na jaren van vertraging werd het programma begin 2026 volledig operationeel.
Wie moet deelnemen
Je bent onderworpen als je een werkgever in de private sector bent — inclusief non-profitorganisaties — die:
- Op elk moment gedurende het voorgaande kalenderjaar 10 of meer werknemers in New York heeft gehad,
- Minstens twee jaar actief is, en
- Geen gekwalificeerde pensioenregeling aanbiedt.
Minder dan 10 werknemers of minder dan twee jaar actief? Je bent voorlopig vrijgesteld, maar je moet nog steeds naar de Secure Choice-portaal gaan en je vrijstelling certificeren met je toegangscode en EIN. De kennisgeving negeren zorgt er niet voor dat die verdwijnt — de staat volgt niet-reagerende bedrijven apart van niet-ingeschreven bedrijven.
Deadlines per omvang
De uitrol van New York was expliciet gefaseerd:
- 30 of meer werknemers: Registreer of certificeer vóór 18 maart 2026
- 15 tot 29 werknemers: 15 mei 2026
- 10 tot 14 werknemers: 15 juli 2026
Die julidatum is de datum die de kleinste onderworpen werkgevers net heeft meegenomen. Als je in deze categorie zit en je niet hebt geregistreerd, ben je al achterop.
Hoe bijdragen werken
- Rekeningtype: Roth IRA met automatische inschrijving. Werknemers kunnen zich op elk moment afmelden of aanpassen.
- Standaardpercentage: 3% van het brutoloon. Werknemers kunnen het verhogen, verlagen of op nul zetten, onderworpen aan de federale IRA-limieten (8.000 als je 50 jaar of ouder bent).
- Inschrijftiming: Nieuwe werknemers moeten binnen 30 dagen na indiensttreding worden ingeschreven als ze in aanmerking komen en zich niet hebben afgemeld.
- Rol van de werkgever: Faciliteer looninhoudingen, draag ze af aan het programma, verstrek de programmainformatie van de staat aan werknemers en bewaar administratie. Je kiest geen investeringen en geeft geen advies.
Boetes in New York
De boetestructuur is een bewegend doelwit geweest, wat deels verklaart waarom sommige eigenaren aannamen dat handhaving niet echt was. De huidige richtlijnen van programmabeheerders en compliance-adviseurs zijn duidelijk: na waarschuwingen bedragen de boetes 1.000 per werknemer voor daaropvolgende jaren van aanhoudend falen in sommige voorgestelde schema's. Zelfs als je het niet eens bent met de definitieve cijfers, het handhavingsmechanisme is actief — de portaal vergelijkt gecertificeerd-vrijgestelde en geregistreerde werkgevers met de loonadministratiegegevens van de staat.
Ter context: het vergelijkbare programma van Californië gebruikt oplopende boetes vanaf 500 na 90 dagen van aanhoudende niet-naleving, en Illinois volgt die aanpak. Verwacht dat het definitieve kader van New York in hetzelfde bereik zal uitkomen.
Wat 'Geen Kosten voor de Werkgever' Echt Betekent
'Gratis' is waar voor planvergoedingen, maar niet voor je tijd. Hier is waar je rekening mee moet houden:
Eenmalige opzet:
- Registreer op VTSaves.vermont.gov of NYSecureChoice.com, of certificeer je vrijstelling als je al een regeling aanbiedt.
- Verstrek basisloongegevens: EIN, personeelslijst, betaalfrequentie. Beide programma's bieden directe integraties met Gusto, QuickBooks Payroll, ADP en andere aanbieders — het gebruik van de integratie voorkomt fouten bij handmatige uploads.
- Verstrek het informatiepakket voor werknemers van de staat. Je kunt het uitdelen of e-mailen; herschrijf het niet.
Doorlopend loonwerk:
- Voeg een after-tax Roth-inhoudingscode toe aan je loonadministratiesysteem. Dit is geen pre-tax 401(k)-inhouding — het mag de federale of staatsbelastbare lonen niet verlagen.
- Houd het standaard- of gekozen percentage elke loonperiode in en draag het af volgens het schema van de staat, meestal gelijktijdig met je reguliere looncyclus. Te late afdrachten worden behandeld als te late stortingen van werknemersgeld, dus tijdigheid is belangrijk, ook al is het geen ERISA.
- Verwerk afmeldingen, wijzigingen in percentages en inschrijving van nieuwe werknemers binnen de vereiste termijn. Werknemers kunnen hun percentage op elk moment wijzigen via de staatsportaal; jij past toe wat de portaal je vertelt in te houden.
Wat je niet moet doen:
- Geef geen beleggingsadvies en stuur werknemers niet richting blijven of afmelden. Overhandig ze het officiële materiaal en laat hen beslissen.
- Behandel de ingehouden bedragen niet als jouw geld. Het zijn werknemerslonen die naar een IRA worden gestuurd. Houd ze alleen vast zolang je salarisadministratieprovider dat vereist vóór verzending.
De Boekhouding: Hoe Houd je je Administratie Netjes
Dit is waar veel kleine werkgevers struikelen, omdat salarisadministratiesoftware de inhouding eruit laat zien als elke andere inhouding, maar je grootboek moet het verhaal correct vertellen.
1. Het is een verplichting, geen kostenpost
Wanneer je 5% inhoudt voor Vermont Saves of 3% voor New York Secure Choice, maak je geen nieuwe kosten. Je had de loonkosten al gemaakt toen je de salarisadministratie draaide.
- Bij salarisadministratie: Debiteer Loonkosten voor het volledige brutobedrag, crediteer Bank voor de netto cheque, crediteer Loonverplichtingen: Staat Auto-IRA Betaalbaar voor het ingehouden bedrag (naast je andere inhoudingen).
- Bij afdracht: Debiteer Loonverplichtingen: Staat Auto-IRA Betaalbaar, crediteer Bank wanneer je verzendt naar Vestwell of de programmabeheerder van New York.
Als je de afdracht als een kostenpost boekt, dubbeltel je de lonen en onderschat je de winst.
2. Houd het buiten je pensioenkostenrekeningen
Boek deze inhoudingen niet naar 'Pensioenregelingkosten' of 'Werkgevers 401(k)-match'. Die rekeningen moeten alleen geld weerspiegelen dat jij daadwerkelijk als werkgever bijdraagt. Auto-IRA-inhoudingen zijn per definitie gefinancierd door werknemers. Een aparte verplichtingenrekening — bijvoorbeeld Liabilities:Payroll:VTSaves en Liabilities:Payroll:NYSecureChoice — houdt de reconciliatie eenvoudig en je winst- en verliesrekening eerlijk.
3. Reconcileer zoals elke andere inhouding
Je salarisadministratieprovider moet de inhouding op elke loonstrook en in het salarisjournaal tonen. Reconcileer de verplichtingenrekening elke maand: beginsaldo plus totaal ingehouden minus totaal afgedragen moet gelijk zijn aan het eindsaldo, dat nul of een klein tijdsverschil moet zijn als een betaaldatum over het maandeinde heen gaat. Als het saldo groeit, houd je in maar draag je niet af.
In plain-text boekhouding is dat patroon bevredigend om vast te leggen — een enkele verplichtingenrekening die je direct vertelt of de inhoudingen van elke loonperiode het bedrijf daadwerkelijk hebben verlaten.
4. Let op de randgevallen van IRA-geschiktheid
Omdat dit IRAs zijn, geen werkgeversregelingen, gelden er nog steeds inkomenslimieten en bijdragelimieten. Een werknemer die boven de Roth IRA-afbouwfase verdient of elders al de maximale IRA-bijdragen heeft bereikt, zou via de auto-IRA een overmatige bijdrage kunnen doen zonder het te beseffen. Je bent niet verplicht om geschiktheid te controleren, maar het benadrukken van de openbaarmakingstaal van de staat over IRA-limieten tijdens de onboarding is een vriendelijkheid die een correctie-hoofdpijn in het voorjaar voorkomt.
5. Gescheiden tracking als je in beide staten actief bent
Als je werknemers in Vermont en New York hebt, onderhoud dan twee verplichtingenrekeningen. De bijdragepercentages verschillen, de portals verschillen, en afdrachtbevestigingen komen van verschillende beheerders. Het samenvoegen ervan garandeert een reconciliatiepuzzel aan het einde van het jaar.
Moet je in plaats daarvan gewoon een 401(k) starten?
Een auto-IRA-mandaat heeft een opzettelijk ontsnappingsluik: bied een gekwalificeerde regeling aan en je bent vrijgesteld. Voor veel kleine werkgevers komt de beslissing neer op kosten, werving en de vraag of je zelf wilt bijdragen.
Blijf bij de staats-auto-IRA als:
- Je dunne marges, hoog verloop of een personeelsbestand hebt dat een 401(k) nog niet op waarde schat, en je nul werkgeverskosten en minimale fiduciaire blootstelling wilt.
- Je de lichtste administratieve last wilt terwijl je het bedrijf nog stabiliseert.
Overweeg een particulier plan als:
- Je werknemers wilt aantrekken of behouden met een match, of je belastingvoordelige besparingen voor jezelf als eigenaar wilt maximaliseren. Een Solo 401(k), SEP of SIMPLE IRA kan je mogelijk veel meer laten bijdragen dan de IRA-limiet van 8.000.
- Je controle wilt over de beleggingslijn, vesting of geschiktheidsregels.
- Je de voorkeur geeft aan één plan dat werknemers in meerdere staten dekt, in plaats van staat voor staat vrijstellingen te certificeren.
Een SIMPLE IRA is de meest voorkomende opstap voor werkgevers van middelgrote omvang die de auto-IRA ontgroeien: lage opstartkosten, beperkte administratie, en je kunt het opzetten via de meeste salarisadministratieproviders. Als je deze route vóór je staatsdeadline kiest, registreer dan je vrijstelling zodra het plan actief is — de vrijstelling is niet met terugwerkende kracht vanaf de dag dat je begon te shoppen.
Merk op dat gerelateerde federale stimulansen ook zijn verschoven: SECURE 2.0 biedt belastingkredieten aan kleine werkgevers die een nieuw gekwalificeerd plan starten, wat een groot deel van de eerstejaarskosten kan compenseren. Doe de berekening met je accountant voordat je aanneemt dat 'gratis IRA' beter is dan 'gesubsidieerde 401(k)'.
Een Compliance-checklist die je Deze Week kunt Doorlopen
Of je nu een bedrijf in Vermont met zes werknemers bent of een studio in Brooklyn met twaalf, dezelfde vijf stappen zijn van toepassing:
- Bevestig of je onderworpen bent. Heb je genoeg werknemers in de staat, ben je lang genoeg actief, en bied je een gekwalificeerde regeling aan? Als je twijfelt over het personeelsbestand, tel dan iedereen die in het kalenderjaar loon in de staat heeft ontvangen — deeltijd- en seizoenswerkers tellen mee in beide staten.
- Registreer of certificeer vóór je deadline. Al voorbij? Registreer nu. Late naleving is nog steeds naleving, en het stopt de boete klok sneller dan wachten op een kennisgeving.
- Configureer je looninhouding correct. Gebruik een after-tax Roth-code van 5% voor Vermont of 3% voor New York als startstandaard, schakel automatische verhoging in voor Vermont als je provider dit ondersteunt, en test één loonstrook vóór de volgende volledige run.
- Verstrek de werknemerskennisgeving en eer keuzes. Werknemers hebben 30 dagen na het ontvangen van programmainformatie om zich af te melden vóór de inhoudingen beginnen. Verwerk afmeldingen en wijzigingen in percentages exact zoals de staatsportaal ze weergeeft — overschrijf ze niet in de salarisadministratie.
- Bouw de gewoonte van afdracht en reconciliatie op. Dien inhoudingen op schema in, bewaar bevestigingen en reconcileer de verplichtingenrekening maandelijks. Behandel niet-afgedragen inhoudingen met dezelfde urgentie als niet-afgedragen belastinginhoudingen.
Wacht Niet op de Boetekennisgeving om je Post te Openen
Zowel Vermont als New York hadden langzame en vervolgens plotselinge uitrollen. De pilotjaren en uitgestelde deadlines leerden werkgevers denken 'we komen er later wel aan', en toen maakte juli 2026 'later' achterstallig voor de kleinste bedrijven — precies de groep met de minste reservecapaciteit om een boete per werknemer op te vangen.
Het goede nieuws is dat de oplossing smal is: registreer of certificeer, sluit één inhoudingscode aan in de salarisadministratie en draag netjes af. Zet het op dezelfde maandelijkse afsluitchecklist als bankreconciliatie en omzetbelasting — niet als een apart project waar je 'volgend kwartaal' aan toe komt.
Kleine mandaten hebben de neiging duur te worden juist omdat ze klein genoeg voelen om te negeren.
Vereenvoudig je Financiële Beheer
Op de hoogte blijven van looninhoudingen, afdrachten en maandelijkse reconciliaties is eenvoudiger wanneer elke transactie in een transparant, versiebeheerd grootboek leeft. Beancount.io biedt je plain-text boekhouding die je de controle over je financiële gegevens geeft — geen black boxes, geen leverancierslock-in en klaar voor automatisering. Start gratis en breng duidelijkheid in je administratie.