SECURE 2.0 Verplichte Automatische Inschrijving in 2026: Een Compliance Playbook voor Nieuwe 401(k) en 403(b) Plannen

Als uw bedrijf op enig moment na 29 december 2022 een nieuw 401(k)- of 403(b)-plan heeft opgezet, is de fase van de vriendelijke herinnering officieel voorbij. De regels voor verplichte automatische inschrijving van de SECURE 2.0 Act zijn van kracht geworden voor planjaren die beginnen na 31 december 2024. De IRS publiceerde in januari 2025 voorgestelde regelgeving onder de nieuwe Internal Revenue Code Sectie 414A, en de deadline voor het wijzigen van het plandocument die alles samenbindt, valt op 31 december 2026. Als u een onderdeel hiervan mist — het minimum van 3%, de jaarlijkse verhoging van 1%, het gekwalificeerde standaard beleggingsalternatief, het deelnemersbericht, de periode voor toegestane opname — kijkt u aan tegen een gediskwalificeerd plan en het risico op boetebelasting dat daarmee gepaard gaat.

Deze gids behandelt wat elke kleine en middelgrote werkgever geregeld moet hebben voor het planjaar 2026, wat te doen met de uitzonderingsregels en hoe u uw salarisadministratie en plandocumenten synchroon houdt zonder dure verrassingen in 2027.

Wat Sectie 414A Daadwerkelijk Vereist

Sectie 101 van de SECURE 2.0 Act heeft Sectie 414A toegevoegd aan de Internal Revenue Code. De bepaling stelt dat elk nieuw 401(k)-plan of 403(b)-plan dat na 29 december 2022 is opgericht, een Eligible Automatic Contribution Arrangement, of EACA, moet bevatten. Een EACA is een specifieke vorm van automatische inschrijving gedefinieerd onder de eerdere IRC Sectie 414(w), en het bevat een paar niet-onderhandelbare ontwerpkenmerken die verder gaan dan een simpel selectievakje voor afmelding op het inschrijfformulier.

Dit is wat de wet minimaal vereist:

• Eerste standaard inlegpercentage: Tussen 3% en 10% van de vergoeding voor de eerste deelnameperiode van de werknemer. De meeste pensioenuitvoerders kiezen voor 3% om de drempel voor de deelnemer laag te houden, maar sommigen kiezen hoger om de pensioenopbouw te versnellen.
• Jaarlijkse verhoging: Een verplichte verhoging van 1 procentpunt elk jaar totdat de deelnemer een minimum van 10% en een maximum van 15% bereikt. De standaard is om te verhogen van 3% tot aan 10% alvorens te stoppen, maar u mag de verhoging voortzetten tot 15%.
• Uniforme toepassing: Het standaardpercentage moet een enkel uniform percentage zijn dat wordt toegepast op alle in aanmerking komende werknemers die geen actieve keuze maken. U kunt de standaarden niet differentiëren naar functietitel, afdeling of salarisniveau.
• QDIA-belegging: Bij het ontbreken van een actieve beleggingskeuze moeten de standaardbijdragen worden belegd in een gekwalificeerd standaard beleggingsalternatief (Qualified Default Investment Alternative) onder DOL-verordening 2550.404c-5. Target-date fondsen, gebalanceerde fondsen, modelportefeuilles en professioneel beheerde rekeningen komen allemaal in aanmerking mits ze correct zijn gestructureerd.
• Periode voor toegestane opname: Sectie 414(w) staat toe — en het SECURE 2.0-mandaat vereist — dat deelnemers standaardbijdragen plus inkomsten kunnen opnemen binnen 90 dagen na de eerste bijdrage, zonder de boete van 10% voor vervroegde opname. Plandocumenten moeten deze keuze expliciet aanbieden.
• Dekking van langdurig parttime werknemers: De EACA moet elke in aanmerking komende werknemer dekken, inclusief de LTPT-werknemers (Long-Term Part-Time) die door SECURE Act 1.0 en SECURE 2.0 gefaseerd in aanmerking kwamen voor inlegkeuzes.

De IRS bevestigde in de voorgestelde regelgeving van 10 januari 2025 dat de regels operationeel handhaafbaar worden voor planjaren die ten minste zes maanden na de publicatie van de definitieve regelgeving beginnen. Definitieve regels worden algemeen verwacht medio 2026, wat betekent dat de meeste pensioenuitvoerders het kalenderjaar 2026 als planjaar moeten aanhouden voor een schone nalevingspositie.

Wie is Daadwerkelijk Vrijgesteld — en Wie Denkt Dat Alleen Maar

De lijst met uitzonderingen is kort en makkelijk verkeerd te interpreteren. Sectie 414A is van toepassing op alle nieuwe 401(k)- en 403(b)-plannen, tenzij het plan in een van de volgende vijf categorieën valt:

Reeds Bestaande Plannen

Elk 401(k)- of 403(b)-plan dat is opgericht vóór 29 december 2022, valt onder de overgangsregeling. "Opgericht" betekent dat het plan vóór die datum was aangenomen en effectief was. Het simpelweg omzetten van een bestaand plan naar een nieuw vooraf goedgekeurd document, of het samenvoegen met een ander bestaand plan, verbreekt de overgangsregeling niet. Het afsplitsen van een gloednieuw plan na 29 december 2022 — zelfs vanuit dezelfde gecontroleerde groep — activeert Sectie 414A wel.

Plannen Die Minder Dan Drie Jaar Bestaan

Een nieuw bedrijf dat in zijn eerste jaar een 401(k)-plan aanneemt, krijgt een aanlooptijd van drie jaar. De EACA-vereiste begint op de eerste dag van het eerste planjaar dat start nadat het bedrijf drie volledige jaren bestaat. Dit beschermt startups in de beginfase tegen administratieve lasten tijdens hun kwetsbare vroege stadium.

Overheidsplannen

Plannen die worden onderhouden door staats- en lokale overheden vallen erbuiten, evenals de meeste plannen van politieke onderafdelingen en agentschappen. Het federale Thrift Savings Plan valt ook buiten het toepassingsgebied.

SIMPLE 401(k)-plannen

Plannen die voldoen aan de SIMPLE 401(k)-vereisten onder IRC-sectie 401(k)(11) zijn vrijgesteld. Dat geldt ook voor SIMPLE IRA's, wat in de eerste plaats geen 401(k)-plannen zijn.

Plannen van kleine werkgevers met minder dan 10 werknemers

Als de werkgever normaal gesproken minder dan 10 werknemers in dienst heeft, is het EACA-mandaat niet van toepassing. De drempel van 10 werknemers wordt gemeten aan de hand van dezelfde regels voor het tellen van personeel die gelden voor de COBRA-voortzettingsdekking onder Treasury Regulation Section 54.4980B-2 Q&A-5. Het correct tellen van personeelsleden is belangrijk: parttime werknemers tellen fractioneel mee en de toets kijkt naar het voorgaande kalenderjaar, waardoor een groeiend bedrijf midden in het jaar de drempel kan overschrijden zonder het te beseffen.

De valstrik waar de meeste sponsors in trappen, is de veronderstelling dat een vrijstelling permanent is. De driejarige uitzondering voor nieuwe bedrijven vervliegt zodra u de drempel overschrijdt. De vrijstelling voor kleine werkgevers verdwijnt zodra u uw tiende voltijds-equivalent aanneemt. Zodra de uitzondering eindigt, moet de EACA van kracht zijn op de eerste dag van het volgende planjaar.

Boekhouding en salarisintegratie: Waar de meeste plannen spaak lopen

Het patroon bij niet-naleving is zelden een ontbrekend plandocument — het is een salarissysteem dat niet daadwerkelijk uitvoert wat er in het plandocument staat. Een nauwkeurige boekhouding vanaf de eerste betaalperiode nadat de EACA van kracht is geworden, voorkomt nachtmerries achteraf met de IRS, het Department of Labor en uw eigen deelnemers.

Drie operationele onderdelen verdienen bijzondere aandacht:

Standaard codering van inhoudingen in de salarisadministratie. Elke nieuwe medewerker die de datum bereikt waarop hij of zij in aanmerking komt voor het plan, moet automatisch een bruto 401(k)-inhouding van 3% (of hoger, indien u daarvoor heeft gekozen) gecodeerd hebben op hun eerste salarisstrook, tenzij ze een uitdrukkelijke keuze hebben gemaakt. De meeste moderne HRIS-platforms — Gusto, Rippling, ADP Workforce Now, Paychex Flex, UKG, Workday — ondersteunen dit standaard, maar de schakelaar staat zelden standaard aan. Controleer uw salarissysteem voorafgaand aan de start van het planjaar om te bevestigen dat de juiste inhoudingscode is gekoppeld aan de juiste inkomstencode.

Uitvoering van jaarlijkse verhoging. Zodra een deelnemer automatisch is ingeschreven, moet hun inhoudingspercentage aan het begin van elk planjaar met 1 procentpunt stijgen tot ze ten minste 10% bereiken. Dit vereist een terugkerende regel in de salarisadministratie, geen handmatige journaalpost. Als u dit fout doet, krijgt u een probleem met corrigerende bijdragen en aanpassingen van de inkomsten — zowel duur als gênant.

Boekhouding van toegestane opnames. Wanneer een deelnemer ervoor kiest om de toegestane opname binnen 90 dagen te doen, moet u hun bijdragen plus inkomsten terugstorten, de uitkering behandelen als gewoon inkomen in het jaar van ontvangst en de boete van 10% voor vroegtijdige opname onder IRC-sectie 72(t) niet toepassen. De deelnemer ontvangt een Form 1099-R met de juiste distributiecode. Uw administrateur handelt de mechanica af, maar uw salarissysteem moet de inhouding stopzetten en uw boekhoudsysteem moet de timing bijhouden.

Plansponsors die schone, versiebeheerde gegevens bijhouden van elke automatische inschrijving, elke verzonden kennisgeving, elke QDIA-keuze en elke aanpassing van de looninhouding, hebben het veel gemakkelijker bij de volgende audit van de IRS of een onderzoek van de DOL onder ERISA.

Het pakket aan jaarlijkse kennisgevingen en informatieverstrekkingen voor 2026

Elke werknemer die onder een EACA valt, moet een schriftelijke kennisgeving ontvangen waarin de automatische inschrijving, het standaard bijdragepercentage, de standaardbelegging, het recht om een ander percentage of andere belegging te kiezen en het recht op een toegestane opname worden uitgelegd. De timingregels:

• Kennisgeving van nieuwe deelnamegerechtigdheid: Geleverd wanneer de werknemer voor het eerst in aanmerking komt voor deelname.
• Jaarlijkse kennisgeving: Geleverd 30 tot 90 dagen voor de start van elk planjaar aan elke werknemer die onder de EACA valt.
• Vereenvoudigde kennisgeving voor niet-ingeschreven werknemers: Onder een vereenvoudiging van SECURE 2.0 kunnen werknemers die de volledige SPD en vereiste informatieverstrekkingen al hebben ontvangen maar zich niet hebben ingeschreven, een jaarlijkse herinnering ontvangen in plaats van het volledige pakket aan kennisgevingen, mits zij op de hoogte worden gesteld van hun deelnamegerechtigdheid en eventuele deadlines voor keuzes.

Voor een start van het planjaar op 1 januari 2026 moet de jaarlijkse kennisgeving worden bezorgd tussen 3 oktober 2025 en 2 december 2025. Elektronische bezorging is toegestaan onder de safe harbor-regels voor elektronische informatieverstrekking van de DOL, maar er moet aan de safe harbor-voorwaarden worden voldaan — wat betekent dat de werknemer toegang heeft tot e-mail op het werk als onderdeel van de reguliere taken, of dat de werknemer uitdrukkelijk heeft ingestemd met elektronische bezorging en heeft bevestigd te begrijpen dat hij of zij om een papieren versie kan vragen.

De deadline voor wijziging van het plandocument

Operationele naleving is vereist voor het planjaar 2025 en daarna. Naleving van het plandocument — wat betekent dat het formele schriftelijke plan moet vermelden wat u daadwerkelijk doet — heeft een latere deadline.

De meeste plannen moeten uiterlijk op 31 december 2026 worden gewijzigd om de wijzigingen van SECURE 2.0 op te nemen. Voor plannen die onder een cao vallen, wordt de deadline verlengd tot 31 december 2028. Voor de meeste overheidsplannen is de deadline 31 december 2029.

Als u een vooraf goedgekeurd plandocument van een administrateur gebruikt, zal de administrateur doorgaans een SECURE 2.0-wijzigingspakket uitsturen dat u kunt beoordelen en aannemen. Als u een individueel opgesteld document gebruikt, moet uw ERISA-jurist de wijziging opstellen. Hoe dan ook, de wijziging moet worden ondertekend en aangenomen vóór de uiterste datum van 31 december 2026 om binnen de safe harbor voor operationele naleving te blijven die de IRS heeft verlengd voor de bepalingen van SECURE 2.0.

De sanctiezijde: Wat er gebeurt als u dit fout doet

Een 401(k)-plan dat niet voldoet aan Sectie 414A is geen gekwalificeerd plan onder IRC-sectie 401(a). De gevolgen als dit niet wordt gecorrigeerd:

• Verlies van de werkgeversaftrek voor bijdragen
• Onmiddellijke belastingheffing op de onvoorwaardelijke saldi van de deelnemersrekeningen
• Inkomsten uit de trust worden onderworpen aan de huidige belastingheffing
• Mogelijke blootstelling aan accijnzen (excise tax) onder IRC-sectie 4979A op bepaalde verboden toewijzingen
• Kosten voor indiening bij het IRS Voluntary Correction Program en herstelbetalingen om deelnemers schadeloos te stellen

De IRS biedt zelfcorrectie- en vrijwillige correctieprogramma's aan via EPCRS (het Employee Plans Compliance Resolution System), maar de kosten van een herstelbetaling voor gemiste kansen op loonuitstel (deferral) — doorgaans 25% van het gemiste uitstel plus 100% van de gemiste werkgeversbijdrage (match), aangepast voor rendement — lopen snel op bij een personeelsbestand van vijftig of honderd werknemers over meerdere planjaren.

Coördinatie met de rest van uw nalevingskalender voor 2026

Sectie 414A is een van de verschillende SECURE 2.0-bepalingen die in 2026 van kracht worden:

• Roth catch-up vereiste voor hoger betaalde deelnemers (FICA-loon boven $145.000, geïndexeerd)
• Hogere limieten voor inhaalbijdragen voor deelnemers van 60 tot en met 63 jaar
• Vereiste voor papieren pensioenoverzicht onder SECURE 2.0 Sectie 338, waarbij een jaarlijks papieren pensioenoverzicht aan deelnemers van een premiepensioenregeling (defined contribution plan) moet worden verstrekt, tenzij zij uitdrukkelijk kiezen voor elektronisch
• Geschiktheidsregels voor langdurige parttime werknemers die blijven uitbreiden

Het opstellen van een uniforme kalender voor het planjaar, die elke SECURE 2.0-deadline koppelt aan uw looncycli, de opdrachten voor uw administrateur (recordkeeper), uw controleschema (als u een indiener van een groot plan bent) en uw Form 5500-indiening, is de meest overzichtelijke manier om grip te houden op alle bewegende delen.

Een praktische checklist voor de laatste zes maanden voor het einde van het jaar

Als u een werkgever bent die een 401(k)- of 403(b)-plan sponsort dat is opgericht na 29 december 2022 en u niet in aanmerking komt voor een vrijstelling, is dit wat u moet doen tussen nu en 31 december 2026:

1. Bevestig de vrijstellingsstatus. Controleer de datum waarop het plan is opgericht, het aantal werknemers onder de COBRA-test en de datum waarop het bedrijf zelf de activiteiten is gestart.
2. Controleer het plandocument. Bevat het momenteel een EACA met de 3% bodem, de jaarlijkse verhoging van 1%, het plafond van 10% tot 15%, de QDIA-keuze en de toegestane opname binnen 90 dagen? Zo niet, plan de wijziging dan nu in.
3. Verifieer de configuratie van het salarissysteem. De standaardcode voor loonuitstel, de regels voor de automatische verhoging, de afhandeling van opnames en het genereren van Form 1099-R moeten allemaal correct zijn ingesteld.
4. Geef de jaarlijkse kennisgeving uit. Plan dit 30 tot 90 dagen voor het planjaar 2027 en bevestig dat de elektronische levering aan de regels voldoet.
5. Train HR- en salarisadministratiepersoneel. Nieuw aangenomen werknemers moeten de opzet van de automatische inschrijving begrijpen, evenals hun recht om zich af te melden of de inleg te wijzigen.
6. Documenteer het QDIA-selectieproces. Fiduciary-commissies moeten notulen hebben waaruit blijkt dat er een zorgvuldig proces is gevolgd voor het selecteren van de standaardbelegging.
7. Stem uw Form 5500-rapportage af. Zorg ervoor dat uw auditor (indien van toepassing) de nieuwe nalevingsstatus begrijpt.

Houd uw planadministratie georganiseerd en controleklaar

Het sponsoren van een pensioenplan in 2026 gaat niet langer alleen over het kiezen van beleggingen en het matchen van bijdragen — het gaat om een schone, verdedigbare administratie die bestand is tegen controles door de IRS en de DOL. Plain-text accounting plaatst elke bijdrage, aftrek, looninhouding en correctieboeking in een transparant grootboek dat versiebeheerd, AI-klaar en vrij van vendor lock-in is. Beancount.io geeft financiële teams het controlespoor (audit trail) dat ze nodig hebben zonder de controle over te dragen aan een black-box boekhoudplatform. Ga gratis aan de slag en pas dezelfde technische discipline toe op de rest van uw boekhouding als op de naleving van uw pensioenplan.