Als u het afgelopen jaar iemand hebt aangenomen, hebt u een Formulier I-9 ingevuld — documenten controleren, ondertekenen, archiveren. In een groeiend aantal staten is dat niet langer voldoende. U moet de nieuwe medewerker ook door E-Verify laten lopen, het federale elektronische verificatiesysteem, en u moet dit binnen drie dagen na indiensttreding doen. In 2026 verplaatsen twee Midwestelijke en Zuidelijke staten die verplichting van grote werkgevers naar iedereen.
Wetgevers in Florida hebben House Bill 197 vooruitgeschoven om E-Verify uit te breiden van particuliere werkgevers met 25 of meer werknemers naar elke particuliere werkgever in de staat. Indiana's FAIRNESS-wet gaat in op 1 juli 2026 en dekt elke werkgever, ongeacht de grootte, met civiele boetes tot $10.000 en de mogelijkheid van gevolgen voor de bedrijfslicentie bij herhaalde overtredingen. Voor een klein bedrijf dat zich nooit heeft geregistreerd, is de leercurve kort, maar de boete voor het missen ervan is dat niet.
Hier is de kaart van 2026 en de workflow voor dag één.
De groeiende verplichtingenkaart
Federale wetgeving vereist Formulier I-9 voor elke indienstneming, maar verplicht particuliere werkgevers niet om E-Verify te gebruiken — inschrijving is op federaal niveau vrijwillig, tenzij u een federaal aannemer bent. Staten vullen het gat op.
Vanaf 2026 vereisen negen staten dat alle of bijna alle werkgevers E-Verify gebruiken (Alabama, Arizona, Florida voor 25+ en de publieke sector, Georgia 10+, Mississippi, North Carolina 25+, South Carolina alle werkgevers, en andere), terwijl een tweede golf verbreedt:
- Florida: Sinds 2023 moeten particuliere werkgevers met 25+ werknemers E-Verify gebruiken binnen drie werkdagen na indiensttreding en verificatiegegevens drie jaar bewaren. Publieke werkgevers en aannemers van elke omvang vallen hier sinds 2021 onder. HB 197, in het begin van 2026 in de commissie vooruitgeschoven, zou de drempel van 25 werknemers verwijderen en elke particuliere werkgever verplichten zich te registreren — een overgang van een gemengd vrijwillig/I-9-only-kader naar een uniforme verplichting om waargenomen mazen te verkleinen. Eerdere versies in 2025 die op 1 juli 2025 van kracht zouden worden, strandden in de Senaatscommissie voor Regels na tegenwerking van het bedrijfsleven over training en kosten; de poging van 2026 is de hernieuwde aanpak.
- Indiana FAIRNESS-wet: Met ingang van 1 juli 2026 is elke werkgever gedekt — geen vrijstelling voor kleine bedrijven. De wet vereist E-Verify na het controleren van aanvaardbare verblijfs- en identificatiedocumenten, met civiele boetes tot $10.000 per overtreding en, op tafel, bedrijfssluitingen bij herhaalde niet-naleving. De wet maakt deel uit van een breder patroon van 2025–2026 in de staten, waaronder ook Ohio's Workforce Integrity-wet (19 maart 2026, voor niet-residentiële bouw, tot $25.000 per overtreding), Idaho, Montana en Texas-wetsvoorstellen die dekking voor alle werkgevers voorstellen.
De trend is weg van drempels. Waar staten eerder grenzen van 10, 25 of 100 werknemers stelden, weerspiegelen de nieuwe voorstellen de logica van Florida's HB 197: uniforme toepassing is eenvoudiger te handhaven en elimineert de prikkel om net onder de drempel te blijven.
Wat u voor elke nieuwe medewerker moet doen
Inschrijving is één stap; de workflow per indienstneming is waar naleving wordt gewonnen of verloren:
-
Vul Formulier I-9 correct en op tijd in. E-Verify vervangt I-9 niet. U moet nog steeds de documenten fysiek onderzoeken (of via een gemachtigde vertegenwoordiger onder de alternatieve regeling op afstand), ze op I-9 noteren en ondertekenen. Veelvoorkomende fouten — verlopen documenten accepteren, de datum van de werknemersverklaring missen, of de verkeerde versie van I-9 gebruiken — veroorzaken voorlopige niet-bevestigingen die de verificatie vertragen.
-
Maak de E-Verify-zaak binnen drie werkdagen na indiensttreding aan. De klok start op de eerste werkdag tegen betaling, niet op de aanbiedingsdatum. Te late aanmaak van de zaak is op zichzelf een overtreding, zelfs als de medewerker uiteindelijk wordt bevestigd.
-
Los voorlopige niet-bevestigingen snel op. Een TNC betekent niet dat de medewerker niet gemachtigd is — het weerspiegelt vaak een naamafwijking (meisjesnaam vs. getrouwde naam, afbreekstreepjes) of een achterstand in de database van DHS/SSA. Stel de medewerker op de hoogte, geef de kennisgeving van Verdere Actie en sta toe dat ze bezwaar maken. Beëindig, schors of herplaats niet uitsluitend op basis van een TNC.
-
Gebruik E-Verify niet vóór indiensttreding of voor herverificatie. Vooraf screenen van sollicitanten via E-Verify en het herverifiëren van een bestaande medewerker zonder een kwalificerende gebeurtenis (bijv. verlopen werkvergunning) schendt de programmaregels en kan discriminatieonderzoeken in gang zetten.
-
Bewaar documenten. Florida's 25+-regel vereist al bewaring gedurende drie jaar; de FAIRNESS-wet en de meeste andere verplichtingen leggen een vergelijkbare driejarige bewaring op. Bewaar I-9, het E-Verify-zaakresultaat en kopieën van de documenten (als u ervoor kiest om te kopiëren) bij elkaar, maar sla ze afzonderlijk op van het personeelsdossier om de toegang te beperken.
De kosten van het missen ervan
Staatsboetes overtreffen nu de administratieve kosten van inschrijving:
- Indiana: Tot $10.000 per overtreding, met gevolgen voor de bedrijfsvoering bij patronen van overtredingen
- Ohio (bouw): Tot $25.000 per overtreding
- Florida (onder de huidige 25+-wet): Uitsluiting van staatscontracten en handhaving via de willekeurige audits van het Department of Commerce; HB 197 zou die blootstelling uitbreiden naar elke werkgever
Naast boetes is het operationele risico een pauze in het aannemen. Een werkgever die in overtreding wordt bevonden, kan verplicht worden om zich te registreren en alle bestaande medewerkers die na een bepaalde datum zijn aangenomen te verifiëren, waardoor een terugwerkende werklast ontstaat tijdens een onderzoek.
Federaal discriminatierisico neemt ook toe bij slordig E-Verify-gebruik. Selectief verifiëren op basis van naam, accent of uiterlijk, of E-Verify gebruiken voor vooraf screenen, schendt de anti-discriminatiebepalingen die worden gehandhaafd door de Immigrant and Employee Rights Section van het Ministerie van Justitie.
Een nalevingssetup van vijf minuten
Als u zich nog niet hebt geregistreerd, doe dit vóór de volgende indienstneming, niet erna:
- Registreer u op e-verify.gov — kies de toegangsmethode voor werkgevers (direct of via een E-Verify-werkgeversagent als u wilt dat een aanbieder zaken uitvoert)
- Wijs een of twee gebruikers aan en train hen — de tutorial en kenniscontrole duren minder dan een uur
- Werk uw aanbiedingsbrief en onboarding-checklist bij om de I-9 + E-Verify-zaak binnen drie werkdagen op te nemen
- Voeg een kalenderherinnering toe voor drie jaar bewaring en voor herverificatieherinneringen bij tijdelijke werkvergunningen
- Voeg een non-discriminatienotitie toe aan het aannamebeleid: E-Verify voor elke nieuwe medewerker, geen uitzonderingen, geen vooraf screenen
Die setup is hetzelfde of u nu twee of tweehonderd medewerkers hebt — dat is precies waarom staten overgaan op universele dekking. De kleinste werkgevers zijn niet langer vrijgesteld van de verwachting.
Houd uw aanwervingsgegevens controleerbaar
E-Verify-naleving is geen eenmalige inschrijving — het is een discipline per indienstneming die traceerbaar moet zijn: wie I-9 heeft ingevuld, wanneer de zaak is aangemaakt, wat het resultaat was en waar de gegevens zijn opgeslagen. Een aanwervingschecklist die de aanmaak van de zaak binnen drie dagen afdwingt en een jaarlijkse zelfaudit van I-9- en E-Verify-zaaklogboeken vangt de late indieningen en naamafwijkingen op voordat een auditor dat doet.
Vereenvoudig uw financiële beheer
Naleving bij aanwerving staat naast loonadministratie, voordelen en behoud — die allemaal de boekhouding raken. Beancount.io houdt aanwervings-, loon- en nalevingskosten bij in plain-text, versiebeheerde boekhouding — zodat elke I-9, elke verificatie en elke vermeden boete traceerbaar is, niet alleen herinnerd. Start gratis en houd uw aanwerving zo georganiseerd als uw boeken.