Op 1 juli 2026 werden werkgevers in Indiana die tieners in dienst hebben wakker met een vreemd soort opluchting: een compliance-database van de staat waarin ze jarenlang hadden ingelogd, hield gewoon op te bestaan. Geen aankondiging van uitfasering verstopt in een nieuwsbrief van een overheidsinstantie, geen overgangsperiode, geen migratie naar een nieuw portaal — het Youth Employment System (YES) van het Indiana Department of Labor werd volledig buiten gebruik gesteld, en daarmee verdween ook een rapportageverplichting die gold voor elk bedrijf met vijf of meer werkende minderjarigen op de loonlijst.
Als u een restaurant, supermarkt, bioscoop, pretpark of winkel runt in Indiana en de afgelopen jaren iemand onder de 18 hebt aangenomen, raakt deze verandering u rechtstreeks. Maar — en dit is het deel waar mensen over struikelen — "de registratieverplichting is verdwenen" betekent niet "de regels over het aannemen van tieners zijn verdwenen." De onderliggende bescherming van minderjarige werknemers in Indiana blijft volledig van kracht. Alleen het trackingmechanisme van de staat is verdwenen.
Hier volgt wat er werkelijk is veranderd, wat niet, en wat u anders zou moeten doen (of, waarschijnlijker, zelf zou moeten doen, aangezien de staat dat niet langer doet).
Een korte geschiedenis: van werkvergunningen naar YES naar niets
Om te begrijpen waarom deze intrekking ertoe doet, helpt het om het afgelopen decennium aan papierwerk rond jeugdwerkgelegenheid in Indiana te kennen:
- Vóór 2020: net als de meeste staten vereiste Indiana een fysieke werkvergunning voor elke minderjarige werknemer, meestal uitgegeven door hun school.
- 2020: Indiana schafte individuele werkvergunningen af en verving ze door YES — een centrale online database waarin elke werkgever met vijf of meer minderjarige werknemers het bedrijf moest registreren en details over die werknemers zelf moest rapporteren.
- 2021–2025: YES werd het belangrijkste instrument van de staat om tewerkstelling van tieners bij te houden. Werkgevers die rapportagedeadlines misten, kregen te maken met geldboetes.
- 1 juli 2026: House Enrolled Act 1302 trekt de YES-rapportageverplichting volledig in. De database is verdwenen. De boetes voor te late rapportage zijn verdwenen. Er bestaat momenteel geen door de staat bijgehouden register van welke bedrijven minderjarigen in dienst hebben of hoeveel.
Dat zijn vier verschillende compliance-regimes in zes jaar voor dezelfde onderliggende vraag — "wie mag een 15-jarige aannemen, en hoeveel uur mag die werken?" Als uw bedrijf enig verloop heeft in zijn tienerpersoneel (en als u in de horeca of detailhandel zit, is dat vrijwel zeker het geval), loont het de moeite om een interne audit van vijf minuten te doen om zeker te weten dat niemand in uw team nog probeert in te loggen op een portaal dat niet meer bestaat, of erger, ervan uitgaat dat omdat de rapportage stopte, de onderliggende arbeidswetgeving dat ook deed.
Wat HB 1302 daadwerkelijk verwijdert
Het praktische effect van de wet voor werkgevers is beperkt maar reëel:
- Geen YES-registratie meer. Bedrijven met vijf of meer minderjarige werknemers hoeven geen account meer aan te maken of te onderhouden in het systeem van de staat.
- Geen zelfrapportage meer. U hoeft het aantal, de leeftijden of de functie-omschrijvingen van minderjarige werknemers niet meer aan de staat te rapporteren.
- Geen boetes voor te late rapportage meer. De geldboetes die specifiek verbonden waren aan gemiste of te late YES-aangiftes, zijn samen met het systeem zelf afgeschaft.
- Los daarvan, wat opruimwerk: HB 1302 verwijderde ook een vereiste voor een "certificaat voor riemkeurder" in de mijnbouwsector — een niche-bepaling die niets te maken heeft met de detailhandel of horeca, maar wel in dezelfde wettekst voorkomt.
Wat HB 1302 niet raakt
Dit is het deel dat werkgevers het vaakst verkeerd begrijpen, en het deel dat belangenorganisaties zoals de Child Labor Coalition alarm blijft laten slaan. Reid Maki, directeur van de Coalition, heeft betoogd dat het afschaffen van het trackingsysteem "de fout van het beëindigen van het werkvergunningsysteem verergert" en handhaving aanzienlijk moeilijker maakt — omdat inspecteurs een gegevensbron verliezen die aangaf waar tienerwerknemers zich daadwerkelijk bevonden, en het registratieproces zelf waarschijnlijk sommige overtredingen ontmoedigde voordat ze plaatsvonden.
Of u het nu met die kritiek eens bent of niet, de wettelijke verplichtingen waar men zich zorgen over maakt, staan nog steeds in de boeken:
- Urenbeperkingen voor 14- en 15-jarigen blijven ongewijzigd. Tijdens het schooljaar mogen ze werken tot 19:00 uur op schoolavonden, tot 3 uur op een schooldag, en tot 18 uur in een schoolweek. Van 1 juni tot Labor Day wordt de avondgrens verlengd tot 21:00 uur, en mogen ze tot 8 uur per dag en 40 uur per week werken — zolang de volgende dag geen schooldag is zodra de lessen weer beginnen.
- 16- en 17-jarigen mogen volwassen uren werken. Indiana schafte de meeste urenbeperkingen voor oudere tieners al af in 2025, en dat is met HB 1302 niet veranderd.
- Beperkingen op gevaarlijk werk blijven de federale wetgeving weerspiegelen. Minderjarigen mogen nog steeds niet dezelfde categorieën gevaarlijk werk uitvoeren — het bedienen van bepaalde krachtwerktuigen, dakwerk, de meeste rijtaken, en andere functies die het Amerikaanse ministerie van Arbeid classificeert als gevaarlijke orders — ongeacht of de staat bijhoudt wie hen in dienst heeft.
- Federale FLSA-regels voor kinderarbeid gelden ongeacht rapportage door de staat. Het Amerikaanse ministerie van Arbeid trekt zich niets aan van het feit dat Indiana YES heeft stopgezet. Federale leeftijdscertificaten, orders voor gevaarlijk werk en blootstelling aan civiele boetes onder de Fair Labor Standards Act blijven onaangetast door een intrekking op staatsniveau.
- Oplopende staatsboetes voor daadwerkelijke overtredingen blijven bestaan. Een eerste overtreding van Indiana's regels voor jeugdwerkgelegenheid leidt tot een waarschuwingsbrief; een tweede tot een boete van $50–$100; een derde, $75–$200; en een vierde of volgende overtreding kan oplopen tot $100–$400, afhankelijk van de ernst. (Een aparte wijziging in 2026 onder SB 80 doet wel civiele boetes vervallen voor urenovertredingen van 10 minuten of minder — een kleine tegemoetkoming, geen bredere versoepeling.)
Kortom: het papierwerk gericht aan de staat is verdwenen. Het papierwerk dat u voor uzelf nodig heeft, niet.
Waarom dit uw compliance-last daadwerkelijk verhoogt
Het klinkt contra-intuïtief — één formulier minder zou minder werk moeten betekenen — maar het schrappen van een staatsregister verschuift het risico op een specifieke manier terug naar de werkgever. Toen YES bestond, had de staat zijn eigen registratie van uw aantal minderjarige werknemers, hun leeftijden en (impliciet) een papieren spoor voor het geval een inspecteur ooit uw cijfers moest controleren tegen wat u zelf had gerapporteerd. Nu bestaat die registratie nergens meer, behalve binnen uw eigen bedrijf.
Dat betekent dat als het Indiana Department of Labor of het federale ministerie van Arbeid ooit een onderzoek opent — een arbeidsongeval waarbij een minderjarige betrokken is, een loonklacht, een steekproefcontrole — het enige bewijs van uw compliance-geschiedenis is wat u intern hebt bijgehouden. Er is geen staatssysteem meer om als secundaire registratie naar te verwijzen. U bent nu de enige bewaarder van gegevens voor een categorie werknemers waar de overheid veel belang aan hecht als het gaat om bescherming.
Voor restaurants, supermarkten en detailhandelaren — de sectoren die het vaakst vijf of meer tienerwerknemers tegelijk in dienst hebben — is dat een argument om interne administratie belangrijker te behandelen dan voorheen, niet minder.
Wat u voortaan moet bijhouden (aangezien de staat dat niet meer doet)
Zelfs zonder YES-rapportageverplichting zou een goed gerund bedrijf dat minderjarigen in dienst heeft, per werknemer nog steeds het volgende moeten bijhouden:
- Leeftijdsbewijs (geboorteakte, rijbewijs of kopie van een identiteitsbewijs van de staat) in het dossier
- Toegewezen taken, gecontroleerd aan de hand van de federale lijst van gevaarlijk werk
- Daadwerkelijk gewerkte uren per dag en per week, vooral tijdens het schooljaar wanneer de leeftijdsgroep 14-15 harde limieten heeft
- Startdata en eventuele wijzigingen in taken of uren
- Toestemming of bevestiging van ouders, waar uw interne beleid dat vereist, ook al schrijft de staatswet niet langer een specifiek formulier voor
Niets hiervan hoeft in een portaal van de staat te staan. Het moet leven in registraties die u beheert en snel kunt overleggen wanneer daarom wordt gevraagd. Dat is net zozeer een boekhoudkundig probleem als een HR-probleem — looongegevens (uren, uurloon, functieclassificatie) stromen al door uw boekhoudsysteem, dus de schoonste manier om audit-klaar te blijven is ervoor te zorgen dat uw boeken minderjarige werknemers voldoende duidelijk labelen, zodat u op elk moment een urenrapport voor elk van hen kunt opvragen, zonder handmatig door tijdsregistraties te hoeven zoeken.
De boekhoudkundige invalshoek die de meeste werkgevers missen
Naleving van jeugdwerkgelegenheidsregels en financiële administratie zijn geen aparte problemen — het zijn dezelfde gegevens, bekeken vanuit twee invalshoeken. De uren die een 15-jarige kassamedewerker afgelopen dinsdag werkte, doen ertoe voor Indiana's arbeidsregels én voor uw grootboek van loonkosten. Als uw boekhouding en uw HR-nalevingsdossiers in twee losse systemen leven (een spreadsheet voor het ene, software waar u niet volledig grip op heeft voor het andere), doet u het afstemmingswerk twee keer en vergroot u de kans dat er iets tussen wal en schip valt de volgende keer dat een staatswet weer van vorm verandert — wat, gezien Indiana's vier regimes in zes jaar, zal gebeuren.
Plain-text accounting houdt die gegevens op één controleerbare, versiebeheerde plek. Elke loonboeking, elke loonaanpassing, elk gewerkt uur voor een minderjarige werknemer wordt een regel in een grootboek dat u kunt bevragen, filteren en zonder vertaalslag kunt overhandigen aan een accountant — of een inspecteur. Wanneer de regels opnieuw veranderen (en in de wetgeving rond jeugdwerkgelegenheid gebeurt dat altijd), hoeft u niet te scharrelen om de geschiedenis uit drie verschillende tools te reconstrueren; u draait gewoon een nieuw rapport tegen registraties die u al vertrouwt.
Vereenvoudig uw financieel beheer
Terwijl Indiana's regels voor jeugdwerkgelegenheid van vorm blijven veranderen, moet u niet toestaan dat loonadministratie het onderdeel wordt dat stilletjes uit de pas gaat lopen met de regelgeving. Beancount.io biedt plain-text accounting die u volledige transparantie en controle geeft over uw financiële gegevens — elke loonboeking controleerbaar, elke registratie versiebeheerd, geen black boxes. Begin gratis en ontdek waarom ontwikkelaars en financiële professionals overstappen op plain-text accounting.