Als u een klein bedrijf runt met vijf tot dertig werknemers en u biedt geen pensioenregeling aan, dan heeft u dit jaar mogelijk zonder het te weten een nieuwe nalevingsverplichting gekregen. Utah, Mississippi en Philadelphia hebben in 2026 allemaal automatische IRA-verplichtingen ingevoerd — Philadelphia wordt de eerste Amerikaanse stad met een eigen programma, PhillySaves — en voegen zich daarmee bij een golf die nu de meeste staten bestrijkt en het totale bedrag aan staatsauto-IRA-tegoeden boven de $2,5 miljard heeft gebracht.
De regel is simpel en gemakkelijk te missen: als u al een bepaalde tijd actief bent, een minimumaantal werknemers heeft en geen gekwalificeerd pensioenplan aanbiedt, moet u óf een plan sponsoren óf uw werknemers automatisch inschrijven in de auto-IRA van de staat (of stad), anders riskeren boetes. Hier is het landschap voor 2026 en hoe u zich eraan kunt blijven houden.
Het auto-IRA-model — wat het wel en niet is
Staatsauto-IRA's zijn geen werkgeverspensioenregelingen. De werkgever draagt niet bij, doet geen matching en treedt niet op als fiduciair. De rol van de werkgever is faciliteren: registreren bij het programma, een salarisbestand aanleveren en werknemersbijdragen via salarisaftrek overmaken naar de door de werknemer aangehouden Roth IRA.
Belangrijkste mechanismen:
- Automatische inschrijving met opt-out. In aanmerking komende werknemers worden ingeschreven met een standaardbijdrage van 3–6% (varieert per staat; veel gebruiken 5% met automatische verhoging van 1% per jaar tot 8–10%). Werknemers kunnen het percentage op elk moment wijzigen of zich volledig afmelden.
- Standaard Roth IRA. Bijdragen zijn na belasting; rendementen groeien belastingvrij als aan de voorwaarden wordt voldaan. Werknemers boven de Roth-inkomensgrenzen kunnen worden omgeleid of moeten zich mogelijk afmelden.
- Geen werkgeversmatching. De werkgever faciliteert alleen de aftrek en overmaking. U kunt geen bijdrage leveren aan de auto-IRA van een werknemer.
- Overdraagbaarheid. De IRA is eigendom van de werknemer en verhuist mee als deze van baan wisselt.
Het alternatief voor de werkgever is het sponsoren van een gekwalificeerd plan — een 401(k), 403(b) of SIMPLE IRA — waardoor u volledig bent vrijgesteld van de verplichting. Veel kleine werkgevers ontdekken dat het sponsoren van een goedkope 401(k) of een pooled employer plan (PEP) concurrerend beter is dan het faciliteren van het staatsprogramma, omdat een 401(k) werkgeversbijdragen, hogere limieten en een wervingsvoordeel biedt die de auto-IRA niet heeft.
Utah, Mississippi en Philadelphia — wat is er nieuw in 2026
De meeste vroege auto-IRA-staten — Californië (CalSavers), Oregon (OregonSaves), Illinois (Illinois Secure Choice) — zijn al jaren actief. De uitbreiding in 2026 voegt zowel staats- als gemeentelijke lagen toe:
Utah MyIRA. Utah's programma, lang besproken, wacht nu op implementatie na wetgeving in 2026. Details over werkgeversdrempels en deadlines zijn nog in afwachting van definitieve regelgeving, maar de Morgan Stanley at Work-tracker vermeldt Utah in de groep "simpelweg wachtend op implementatie", met verwachte toepasbaarheid voor werkgevers met slechts vijf werknemers — in lijn met de trend om ook de kleinste werkgevers te bestrijken.
Mississippi. Eveneens recentelijk goedgekeurd, bevindt Mississippi's programma zich in dezelfde fase van wachten op implementatie. Zowel Utah als Mississippi volgen de standaardsjabloon: werkgevers boven de drempel zonder gekwalificeerd plan moeten zich registreren en inschrijven, met boetes voor niet-deelname.
Philadelphia PhillySaves — de eerste gemeentelijke auto-IRA. Kiezers keurden PhillySaves in 2026 goed, met de opdracht aan een nieuw bestuur om het programma te implementeren voor naar schatting 200.000 inwoners van Philadelphia zonder werkgeversdekking. PhillySaves zal naar verwachting medio 2026–2027 operationeel worden zodra leveranciers en systemen gereed zijn. Gedekte bedrijven in Philadelphia die ten minste twee jaar actief zijn en geen pensioen of 401(k) aanbieden, moeten verplicht óf een gekwalificeerd plan aanbieden óf werknemers inschrijven in PhillySaves. De gemeentelijke verplichting komt bovenop de discussies op staatsniveau in Pennsylvania, dus werkgevers in Philadelphia moeten beide in de gaten houden.
Voor kleine werkgevers die in meerdere rechtsgebieden actief zijn — bijvoorbeeld een bedrijf met vestigingen in Utah en Philadelphia — geldt elke verplichting afzonderlijk voor de werknemers die in dat rechtsgebied werken.
De gefaseerde deadlines voor 2026 die u moet bijhouden
Waar programma's al actief zijn, vallen de deadlines voor 2026 nu:
- New York Secure Choice: 30+ werknemers op 18 maart 2026; 15–29 werknemers op 15 mei 2026; 10–14 werknemers op 15 juli 2026. Werkgevers onder de drempel of die al een plan sponsoren moeten hun vrijstelling certificeren met hun toegangscode en EIN — vrijstelling is niet automatisch; u moet dit indienen.
- Andere actieve staten (Californië, Oregon, Illinois, Colorado, Virginia, Maryland, etc.) hebben hun eigen doorlopende deadlines, waarvan vele al van toepassing waren op werkgevers met 5+ werknemers.
Als u dicht bij een drempel zit — bijvoorbeeld 10 werknemers in New York — bepaalt het aantal werknemers op de meetdatum of u dit jaar onder de verplichting valt. Het aannemen van één extra werknemer kan u binnen de verplichting brengen, terwijl het sponsoren van een 401(k) u er volledig buiten houdt.
Zo blijft u compliant — of stelt u zichzelf vrij
Twee wegen houden u compliant:
Pad A: Faciliteer de auto-IRA. Registreer op het werkgeversportaal van het programma (CalSavers, OregonSaves, PhillySaves zodra actief, etc.), lever het salarisbestand aan en begin met het overmaken van aftrekken op de eerstvolgende salarisbetaling na inschrijving. Verstrek de vereiste werknemersmeldingen, die de programma's leveren, en verwerk opt-outs tijdig. Er is geen werkgeversvergoeding voor deelname, maar u moet de salarisintegratie onderhouden en op tijd overmaken — te late overmakingen worden behandeld zoals te late loonbelastingbetalingen.
Pad B: Sponsor een gekwalificeerd plan en certificeer vrijstelling. Een 401(k) — inclusief een pooled employer plan (PEP) of een Starter 401(k) ontworpen voor kleine bedrijven onder SECURE 2.0 — stelt u vrij. De vrijstelling is niet automatisch; u moet inloggen en certificeren dat u een gekwalificeerd plan sponsort, met de toegangscode die naar het bedrijf is gestuurd. Kleine werkgevers die een nieuw plan aannemen, kunnen mogelijk gebruikmaken van SECURE 2.0-startkredieten — maximaal $500 per jaar gedurende drie jaar voor automatische inschrijving, plus kredieten voor werkgeversbijdragen — die vaak de eerste jaren van de plankosten dekken.
Veel kleine werkgevers kiezen voor Pad B om een eenvoudige reden: een 401(k) stelt u in staat om voor uzelf bij te dragen en werknemers aanzienlijk meer te laten sparen dan de IRA-limieten, en het dient tegelijk als wervingsinstrument in een krappe arbeidsmarkt. De auto-IRA is een compliance-basis, geen voordelenstrategie.
De kosten van het negeren
Boetes variëren per staat maar delen een structuur: een waarschuwingsperiode, daarna boetes per werknemer per jaar, en in sommige staten dagelijkse boetes tot registratie. De boetes van CalSavers in Californië bereiken bijvoorbeeld $250 per in aanmerking komende werknemer na 90 dagen niet-naleving en $500 na 180 dagen. New York en anderen volgen een vergelijkbare escalatie. Naast boetes vereist het laat faciliteren van een auto-IRA dat u alsnog achterstallige bijdragen overmaakt voor werknemers die ingeschreven hadden moeten zijn — inhaal aftrekken die in minder salarisbetalingen worden geperst en problemen in de werknemersrelaties veroorzaken.
De goedkoopste naleving is tijdig: registreer, certificeer vrijstelling of schrijf in vóór de deadline die geldt voor uw omvang.
Houd uw salarisadministratie programmagereed
Auto-IRA-naleving leeft waar salarisadministratie leeft. Uw salarissysteem moet aangeven of u een gekwalificeerd plan op bestand heeft, de verplichtingsstatus per werkstaat en -stad bijhouden, en het bestand voor aftrek en overmaking automatiseren. Een kwartaalcontrole — is het gekwalificeerde plan nog actief? blijft het aantal werknemers onder de drempel? is de vrijstellingscertificering nog actueel? — voorkomt de late melding die van gratis faciliteren een boete maakt.
Vereenvoudig uw financiële beheer
Auto-IRA-verplichtingen voegen een extra salarisverplichting per staat toe, naast inhoudingen, werkloosheid en lokale belastingen. Beancount.io houdt salarisadministratie, aftrekken en aangiftes in plain-text, versiebeheerde boekhouding — zodat uw pensioenplanstatus per rechtsgebied traceerbaar is, niet alleen onthouden. Start gratis en houd uw naleving van pensioenregelingen voor kleine bedrijven net zo georganiseerd als uw salarisadministratie.