SECURE 2.0 Sectie 101: Verplichte automatische deelname voor nieuwe 401(k)- en 403(b)-plannen (Gids voor naleving 2026)

Als u na 29 december 2022 een nieuw 401(k)- of 403(b)-plan hebt gelanceerd, is uw salaristeam nu verantwoordelijk voor een nalevingswijziging die de meeste kleine werkgevers nog steeds verkeerd begrijpen. Vanaf planjaren die beginnen na 31 december 2024, moeten deze plannen elke in aanmerking komende werknemer automatisch inschrijven met een standaardpercentage voor uitstel van betaling van 3% tot 10%, dat percentage elk jaar met één procentpunt verhogen en voldoen aan een reeks regels voor kennisgeving, opname en belegging waar traditionele opt-in 401(k)-plannen zich nooit zorgen over hoefden te maken.

Het mandaat klinkt eenvoudig. De realiteit is een doolhof van ingangsdata, vrijstellingen, regels voor voorganger-werkgevers en deadlines voor herstelwijzigingen. Als u het verkeerd aanpakt, riskeert u een diskwalificatie van het plan die de belastinguitgestelde status kan laten verdampen van elke dollar die uw werknemers hebben bijgedragen. Doe het goed en u heeft een van de belangrijkste vakjes afgevinkt op de SECURE 2.0-checklist voor planaanpassingen die uiterlijk op 31 december 2026 klaar moet zijn.

Dit is wat elke plansponsor, salarisadministrateur en financieel manager moet weten om in 2026 en daarna op een correcte manier aan Sectie 101 te voldoen.

Wat Sectie 101 feitelijk vereist

Sectie 101 van de SECURE 2.0 Act heeft de Internal Revenue Code gewijzigd door de nieuwe Sectie 414A toe te voegen. De bepaling stelt verplicht dat elke "nieuwe" 401(k) cash-of-uitgestelde regeling en elk nieuw 403(b)-plan moet functioneren als een Eligible Automatic Contribution Arrangement (EACA).

Een EACA heeft vier bewegende delen:

1. Een uniform standaardpercentage voor uitstel van betaling dat geldt voor elke werknemer die geen uitdrukkelijke keuze maakt.
2. Automatische jaarlijkse verhoging van dat percentage.
3. Een gekwalificeerd standaard beleggingsalternatief (QDIA) voor bijdragen wanneer de werknemer de belegging niet zelf stuurt.
4. Een wettelijke kennisgeving die vóór de eerste bijdrage en daarna ten minste jaarlijks wordt verstrekt.

Het plan moet ook een venster van 90 dagen bieden voor toegestane opnames, zodat werknemers die de inhouding nooit hebben opgemerkt, hun bijdragen kunnen terughalen zonder de boete van 10% voor vervroegde opname.

Het venster voor het standaard uitstelpercentage

Het plan moet deelnemers automatisch inschrijven tegen een standaardpercentage van ten minste 3%, maar niet meer dan 10% van de in aanmerking komende vergoeding. Dit is het initiële percentage tijdens het eerste planjaar dat een werknemer automatisch wordt ingeschreven.

Vanaf de eerste dag van het tweede planjaar na de automatische inschrijving moet het percentage stijgen met ten minste één procentpunt per jaar tot het ten minste 10% maar niet meer dan 15% bedraagt. Een plan kan ervoor kiezen om de verhoging te maximeren ergens binnen die bandbreedte van 10%-15%. Veel sponsors kiezen voor 10% om de salarisberekening eenvoudig te houden; agressievere spaarplanontwerpen gaan tot 12% of 15%.

De toegestane opname binnen 90 dagen

Dit is de meest over het hoofd geziene nalevingsfactor. Elke werknemer die automatisch is ingeschreven, kan binnen 90 dagen na hun eerste standaardbijdrage kiezen voor een toegestane opname van alle bedragen die toerekenbaar zijn aan de automatische inschrijving. De opname wordt gecorrigeerd voor winsten en verliezen, opgenomen in het bruto-inkomen in het jaar van ontvangst (tenzij aangemerkt als Roth) en is niet onderworpen aan de extra belasting van 10% op vervroegde uitkeringen.

Als uw administrateur dit venster van 90 dagen niet correct kan beheren, voldoet het hele plan niet aan de EACA-standaard. Bevestig schriftelijk dat uw aanbieder dit ondersteunt voordat u tekent.

Welke plannen daadwerkelijk onderworpen zijn aan het mandaat

Dit is waar veel sponsors de fout in gaan. Sectie 414A is alleen van toepassing op plannen opgericht op of na 29 december 2022. Alles wat vóór die datum is opgericht, is voor onbepaalde tijd vrijgesteld via een overgangsregeling. Maar "opgericht" heeft een specifieke betekenis die de IRS heeft verduidelijkt in de voorgestelde regelgeving van 10 januari 2025.

"Opgericht" betekent wanneer de cash-of-uitgestelde regeling voor het eerst werd aangenomen

Een plan wordt beschouwd als opgericht op de datum waarop de cash-of-uitgestelde regeling (de 401(k)- of 403(b)-functie) voor het eerst werd aangenomen, ongeacht wanneer het bredere pensioenplandocument voor het eerst werd opgesteld. Een winstdelingsplan dat in 2018 werd aangenomen en later in 2024 een 401(k)-functie toevoegde, wordt voor de toepassing van Sectie 414A behandeld als een nieuw plan.

Regels voor voorganger-werkgevers en fusies

Plannen die worden overgenomen in een bedrijfstransactie behouden over het algemeen de oprichtingsdatum van het oorspronkelijke plan. Als uw overgenomen entiteit een 401(k)-plan van vóór 2022 had, blijft dat plan vrijgesteld, zelfs na de afsluiting. Maar als u na de inwerkingtreding een nieuw plan afsplitst van een bestaand plan, wordt dit behandeld als nieuw en is het onderworpen aan het mandaat.

Multiple employer plans en pooled employer plans

Voor multiple employer plans (MEP's) en pooled employer plans (PEP's) verduidelijken de voorgestelde regels dat de Sectie 414A-bepaling per werkgever wordt gemaakt, niet op planniveau. Een nieuwe werkgever die toetreedt tot een PEP van vóór de inwerkingtreding, is nog steeds onderworpen aan automatische inschrijving voor de eigen werknemers. Omgekeerd kunnen de vrijstellingen voor nieuwe bedrijven en kleine werkgevers van toepassing zijn op een enkele deelnemende werkgever binnen een MEP.

Multiemployer plans (de door vakbonden gesponsorde variant) zijn volledig uitgesloten. Een nieuwe werkgever die toetreedt tot een reeds bestaand multiemployer plan, activeert nooit Sectie 414A.

De vier vrijstellingen die u moet kennen

Zelfs als uw plan technisch gezien "nieuw" is, hoeft u automatische inschrijving mogelijk nog niet te implementeren. Sectie 414A onderscheidt vier categorieën:

1. Kleine werkgevers (10 of minder werknemers)

Indien u "gewoonlijk" 10 of minder werknemers in dienst heeft, is het mandaat niet van toepassing. De personeelsomvang volgt dezelfde standaard die de vrijstelling voor kleine werkgevers van de COBRA-voortzettingsdekking bepaalt: tel werknemers volgens het gemene recht binnen de gecontroleerde groep.

Zodra u de 10 werknemers overschrijdt, krijgt u een aanlooptijd. Het plan moet automatische inschrijving invoeren vanaf het eerste planjaar dat ten minste 12 maanden na het einde van het eerste belastingjaar begint waarin u gewoonlijk meer dan 10 werknemers in dienst had. In de praktijk geeft dit een snelgroeiende startup ten minste één volledig planjaar om de loonlijstintegratie en kennisgevingen op te zetten.

2. Bedrijven die minder dan drie jaar bestaan

Een plan dat wordt gesponsord door een bedrijf dat minder dan drie jaar bestaat (inclusief eventuele voorgangers van de werkgever), is vrijgesteld. De teller loopt vanaf de eerste dag dat de werkgever bestond, niet vanaf het moment dat de regeling werd ingevoerd.

Het plan moet aan het mandaat voldoen vanaf het eerste planjaar dat begint na de derde verjaardag van de werkgever. Dus een bedrijf dat is opgericht in januari 2024 en in 2025 een 401(k) heeft opgezet, heeft tot planjaar 2028 de tijd om automatische inschrijving toe te voegen.

3. Overheidsregelingen

Plannen van staten, graafschappen, gemeenten en federale 401(a)- en 403(b)-regelingen vallen buiten de reikwijdte. 403(b)-plannen van schooldistricten profiteren hier ook van.

4. SIMPLE 401(k)-plannen en kerkelijke regelingen

SIMPLE 401(k)-regelingen die vallen onder Code Section 401(k)(11) zijn vrijgesteld, evenals niet-opterende kerkelijke regelingen.

Gecombineerde vrijstellingen zijn van belang. Een twee jaar oude startup met acht werknemers kwalificeert zich onder zowel de regel voor kleine werkgevers als de regel voor nieuwe bedrijven. U verliest de vrijstelling pas als u op elke toepasselijke test faalt. Let goed op het omslagpunt: als u de grens van 11 werknemers overschrijdt op dezelfde dag dat uw bedrijf drie jaar bestaat, begint de kalender te lopen.

De EACA-kennisgeving: Vorm, timing en veelvoorkomende fouten

Elke werknemer die onder de EACA valt, moet een schriftelijke kennisgeving ontvangen waarin het volgende staat:

• Het niveau van de standaardbijdragen en een verklaring dat de werknemer zich kan afmelden of een ander percentage kan kiezen
• Hoe bijdragen worden belegd bij het ontbreken van een actieve keuze (de QDIA)
• De mogelijkheid tot toegestane opname binnen 90 dagen
• Het escalatieschema voor het planjaar

Timingregels

Lever de kennisgeving af voordat de werknemer voor het eerst in aanmerking komt (zodat ze een reële kans hebben om zich af te melden voordat de loonadministratie een dollar inhoudt), en opnieuw 30 tot 90 dagen voor de start van elk volgend planjaar zolang de werknemer automatisch ingeschreven blijft.

U hoeft de jaarlijkse kennisgeving niet te sturen naar deelnemers die zich hebben afgemeld, hoewel het de beste praktijk is om deze toch te sturen, aangezien de inschrijvingsstatus kan veranderen.

Wat er in de praktijk misgaat

De meest voorkomende fouten zijn gerelateerd aan timing. Een nieuwe medewerker treedt op vrijdag in dienst, de salarisverwerking vindt plaats op maandag en de kennisgeving komt op dinsdag na de eerste inhouding binnen. Dat is een fout. Zorg voor een koppeling tussen HR en de salarisadministratie waarbij de deelname wordt opgeschort totdat de kennisgeving is afgeleverd en bevestigd.

De op één na meest voorkomende fout is de beleggingskeuze. Als de beheerder bijdragen standaard in een geldmarktfonds stort in plaats van in een QDIA-conform target-date fonds of gebalanceerd fonds, verliest het plan de bescherming van ERISA Sectie 404(c)(5) en erft de sponsor de fiduciaire aansprakelijkheid voor de beleggingen van die saldi.

Nalevingsplanning: Wat te doen en wanneer

Operationele naleving moet voorafgaan aan de formele planwijziging. De IRS verwacht dat u het plan beheert alsof het vanaf 2025 gewijzigd is, en die operatie vervolgens in 2026 vastlegt in een schriftelijke wijziging. Op de ene manier handelen en op een andere manier wijzigen is een recept voor problemen met de vaststellingsbrief (determination letter).

Implicaties voor kosten, cashflow en boekhouding

Voor werkgevers creëert Sectie 414A drie kostenposten en één voordeel:

Kosten:

• Hogere werkgeversbijdragen. Automatische inschrijving verhoogt de participatiegraad doorgaans van ongeveer 60% naar 90%+. Als uw plan bijdragen dollar-voor-dollar matcht tot 4%, verwacht dan dat uw kosten voor de werkgeversbijdrage navenant zullen stijgen.
• Administratiekosten. EACA's vereisen het genereren van kennisgevingen, het bijhouden van opt-outs, het verwerken van escalaties en de administratie van opnames binnen 90 dagen. Veel beheerders rekenen hiervoor een toeslag per deelnemer.
• Upgrades van salarissoftware. Kleinere aanbieders van salarissoftware kunnen kosten in rekening brengen voor het toevoegen van de escalatielogica en de aflevering van kennisgevingen.

Voordeel:

• Het Sectie 45E starterskrediet voor pensioenregelingen voor kleine werkgevers is aanzienlijk uitgebreid onder SECURE 2.0 en omvat een krediet voor automatische inschrijving van $500 per jaar gedurende drie jaar voor werkgevers met maximaal 100 werknemers die een EACA toevoegen. Zet dit af tegen het krediet voor de werkgeversbijdrage en het krediet voor administratiekosten, en veel kleine werkgevers zien de kosten van hun regeling voor de eerste drie jaar grotendeels gecompenseerd door het krediet.

Bijdragen en matches bijhouden op rekeningniveau

Zodra de automatische deelname actief is, moeten uw salarisregister en uw proefbalans elke betaalperiode met elkaar overeenstemmen. Verkeerd geboekte inhoudingen van werknemers leiden tot een schending van de fiduciaire plicht op het moment dat ze de algemene bedrijfsrekening verlaten en de deadline voor de storting in het fonds missen. Boekhouden op rekeningniveau—de inhouding van elke werknemer, elke euro aan werkgeversbijdrage, elke 'true-up' boeking aan het einde van het jaar—voorkomt het soort tijdsverschillen dat leidt tot een melding bij het Voluntary Fiduciary Correction Program van het Amerikaanse ministerie van Arbeid (DOL).

Veelgemaakte fouten om te vermijden

Na bestudering van de voorgestelde regelgeving en casestudy's van vroege gebruikers, komen steeds dezelfde vijf fouten naar voren:

1. Ervan uitgaan dat uw bestaande regeling onder de overgangsregeling valt zonder dit te controleren. Het samenvoegen van twee regelingen, het beëindigen en opnieuw instellen van een CODA, of het afsplitsen van een dochteronderneming creëert allemaal mogelijke blootstelling aan een "nieuwe regeling".
2. Het standaardpercentage instellen op 2%. Sommige salarissystemen hanteren een lager standaardpercentage voor het cashflowbeheer; dit voldoet niet aan de ondergrens van 3% en diskwalificeert de EACA.
3. Het missen van de jaarlijkse verhoging van 1%. Automatische deelname zonder verhoging voldoet niet aan Section 414A. Zorg ervoor dat uw administrateur het percentage daadwerkelijk jaarlijks verhoogt.
4. Standaard kiezen voor een geldmarktfonds of een stabiel waardefonds. Buiten de zeer strikte QDIA-regel voor de korte termijn van 120 dagen zijn geldmarktfondsen geen QDIA's. Gebruik een doeldatumfonds, een gebalanceerd fonds of een beheerde rekening.
5. Het niet nakomen van de logistiek rond de toegestane opname binnen 90 dagen. Sommige aanbieders dwingen een aanvraag in de stijl van een 'hardship withdrawal' af of brengen opnamekosten in rekening. Beiden brengen de EACA-status in gevaar.

Praktische checklist voor de inrichting in 2026

Gebruik deze lijst voordat uw volgende boekjaar begint:

• Bevestig schriftelijk bij uw administrateur dat de regeling als een EACA fungeert, inclusief de verhoging en de opnames binnen 90 dagen
• Stel het standaardpercentage voor inhouding vast (3%-10%) en leg het schema voor de verhogingen vast (1%/jaar tot ten minste 10%)
• Wijs een QDIA aan die voldoet aan de DOL-normen (doeldatumfondsen, gebalanceerde fondsen of beheerde rekeningen)
• Stel de EACA-kennisgeving op en verstrek deze aan alle nieuwe medewerkers; richt een loonadministratieworkflow in die de eerste loonbetaling blokkeert totdat de kennisgeving is verstrekt
• Plan de jaarlijkse kennisgeving 30-90 dagen voor elk boekjaar in de agenda
• Documenteer de vrijstellingsstatus voor kleine werkgevers of nieuwe bedrijven indien van toepassing, met een jaarlijkse herbeoordeling
• Coördineer met uw accountant om de Section 45E-belastingkorting voor automatische deelname te claimen op Formulier 8881
• Noteer de deadline voor de wijziging van de pensioenregeling op 31 december 2026 in de agenda

Houd uw pensioenadministratie klaar voor controle

Naleving van automatische deelname hangt af van documentatie: wie is wanneer op de hoogte gesteld, tegen welk tarief, met welke beleggingsrichting en welke opt-outs hebben plaatsgevonden. Beancount.io biedt plain-text accounting die pensioenuitvoerders en hun financiële teams volledige transparantie geeft in looninhoudingen, werkgeversbijdragen en stortingen in het fonds—geen black boxes, geen vendor lock-in, en elke boeking met versiebeheer voor de volgende audit van de regeling. Begin gratis en ontdek waarom developers en financiële professionals overstappen op plain-text accounting.