아무도 손을 들지 않아서 당신이 회계 담당자를 자원하게 되었습니다 — 그리고 이제 베이크 세일, 응원복 주문, 카니발 티켓 부스로 오가는 모든 달러에 대해 개인적으로 책임을 지게 되었습니다. 여기 불편한 진실이 하나 있습니다. 여러분의 단체가 연례 IRS 신고를 3년 연속 건너면, 경고장도 없이 면세 지위가 자동으로 취소됩니다. 다행인 점은 회계 담당자의 부기는 재능이 아니라 배울 수 있는 시스템이라는 것입니다. 이 플레이북은 장부를 설정하고, 자금을 안전하게 처리하고, 학부모에게 보고하고, 첫 회의부터 연말 재무 검토까지 규정을 준수하는 방법을 안내합니다.
PTA vs. PTO: 단체 유형이 장부를 바꾸는 이유
단 한 건의 거래를 기록하기 전에, 어떤 종류의 조직을 위해 장부를 작성하는지 알아야 합니다. 세금 서류가 다르기 때문입니다.
PTA는 주 및 전국 PTA의 인가 단위입니다. 이 회원 자격은 이미 갖춰진 규정 준수 우산을 제공합니다. PTA가 단체 면세 지위를 보유하고 있고, 여러분의 단위는 정상 회원 자격을 유지하고, 연례 990을 신고하고, 회비를 상부에 납부하는 한 그 산하 단체로서 보호를 받습니다. 또한 주 PTA는 정관, 회계 담당자 템플릿, 보험 옵션도 제공합니다.
PTO는 독립적입니다. 누구도 여러분의 면세 지위를 대신 책임져주지 않습니다 — 보통 501(c)(3) 공익 자선단체로서 자체적인 연방 면세 지위를 신청하고 스스로 유지해야 합니다. 수입이 적은 단체는 긴 Form 1023 대신 간소화된 Form 1023-EZ 신청서를 사용할 수 있습니다.
두 유형 모두 동일한 일상적인 부기 규율이 필요합니다. 차이는 그 주변의 서류 골격입니다. 따라서 전임 회계 담당자와 주 협회에 여러분의 단위가 이미 보유한 것이 정확히 무엇인지 — EIN, 면세 결정서, 주 법인 설립, 판매세 면세 증명서 — 확인하십시오.
자금이 움직이기 전에 장부를 설정하십시오
회계 담당자들은 회계 체계가 존재하기 전에 모금이 시작될 때 문제에 빠집니다. 첫 2주 안에 이 설정을 완료하십시오.
단체 명의의 전용 은행 계를 개설하십시오
PTA나 PTO 자금을 기록상 개인 계좌, 학교 계좌, 또는 누군가의 결제 을 통해 운영해서는 절대 안 됩니다. 조직의 법적 명칭과 EIN으로 당좌 계좌를 개설하고, 세 명의 선출된 임원을 수권 서명자로 등록하십시오 — 일반적으로 회계 담당자, 회장, 서기입니다. 서명자들은 서로 친족 관계가 아니어야 합니다. 선거 회의록과 EIN 서한을 지점에 가져가십시오. 보통 모든 서명자가 직접 방문해야 합니다.
모든 수표에 두 개의 서명을 요구하십시오
이중 서명을 정관 수준의 규칙으로 만드십시오. 모든 종이 수표에는 두 명의 수권 서명이 있어야 하고, 모든 전자 지불은 두 명의 임원이 승인한 수표 요청서로 뒷받침되어야 합니다. 서명자는 자신이나 "현금" 앞으로 수표를 절대 쓰지 않습니다 — 회계 담당자가 환급이 필요하면 나머지 두 서명자가 발행합니다. 은행에 계좌의 이중 서명 요건을 시행하도록 요청하되, 일부 은행은 단일 서명 수표도 처리한다는 점을 알아두십시오. 바로 그래서 정책보다 종이 흔적이 더 중요한 것입니다.
하나의 기록 시스템을 선택하고 지루하게 유지하십시오
대부분의 단체는 네 개의 탭 — 예산, 거래 대장, 월간 회계 담당자 보고서, 연간 예산 대 실적 — 으로 잘 정리된 스프레드시트로 충분히 운영됩니다. 학부모 단체를 위한 전용 도구도 존재합니다. 무엇을 선택하든 요구사항은 동일합니다. 모든 임원이 읽을 수 있는 하나의 공유 대장, 모든 지출에 첨부된 영수증, 그리고 단체 소유 위치 — 바인더와 단체 소유 클라우드 드라이브 — 에 보관된 기록이며, 한 자원봉사자의 개인 이메일에는 절대 두지 않습니다.
현금 기준, 기금 방식 회계를 사용하십시오
돈이 계좌에 들어올 때 수입을 기록하고, 돈이 나갈 때 비용을 기록하십시오. 이 현금 기준은 학부모가 생각하는 방식과 은행 명세서가 읽히는 방식에 부합합니다. 그런 다음 양쪽을 기금 또는 프로그램 — 회원 회비, 가을 모금, 북 페어, 교사 지원금, 응원복 — 별로 정리하여 각 활동이 자체 예산 항목과 자체 누계를 갖도록 하십시오. 이것이 축소판 기금 회계입니다. 제한된 달러는 일반 달러와 눈에 띄게 분리되어 유지되고, 카니발 수익금이 실수로 피자 데이 용품을 지불했는지 아무도 궁금해할 필요가 없습니다.
감사관이 지켜보는 것처럼 현금을 처리하십시오
모금 행사는 현금이 많고, 자원봉사자가 운영하며, 혼란스럽습니다 — 돈이 선의로든 아니든 사라지는 정확한 조건입니다. 철저한 현금 처리는 자금만큼이나 자원봉사자를 보호합니다.
- 항상 두 사람이 모든 것을 계산합니다. 각 행사에서 서로 친족이 아닌 두 자원봉사자가 함께 현금과 수표를 계산하고, 현금 계산서를 작성하고, 다 서명합니다. 회계 담당자는 수령 시 다시 계산하고 서명합니다.
- 모든 유입에 영수증을 발행하십시오. 받은 돈 — 회비, 기부금, 모금 제출금 — 에 대해 서면 영수증을 발행하고 사본을 번호순으로 보관하십시오.
- 즉시 예금하십시오. 현금을 다음 월례 회의까지가 아니라 며칠 안에 은행에 가져가십시오. 누군가의 집에 놓여 있는 미예금 현금은 자원사 단체 재무 검토에서 가장 흔한 발견 사항입니다.
- 현금이 아닌 수표 또는 추적 가능한 전자 지불로 지불하십시오. 모든 지출에는 청구서나 영수증과 승인된 요청서가 필요합니다. 자원봉사자에게 신속하게 환급하여 그들이 조용히 비용을 부담하는 것을 멈추게 하십시오. 그렇지 않으면 내년 예산이 조용히 과소 계상됩니다.
- 매달 모든 계좌를 조정하십시오. 은행 명세서 — 그리고 PayPal, Square, Stripe, Venmo 명세서 — 수권 서명자가 아닌 사람이 매달 대장과 조정해야 하며, 검토는 이니셜이나 이메일로 문서화되어야 합니다.
마지막 통제는 강조할 가치가 있습니다. 을 쓰는 사람이 계산을 확인하는 유일한 사람이 되어서는 절대 안 됩니다. 비서명자에 의한 월간 외부 검토는 오류가 여전히 수정 가능할 때 잡아내고 유혹이 형성되기 전에 제거합니다.
한 번 예산을 세우고, 매달 보고하고, 매년 검토하십시오
회원들이 실제로 투표하는 예산을 작성하십시오
작은 예산 위원회와 함께 작년 실적을 출발점으로 사용하여 연간 예산 초안을 작성하십시오. 학년 초에 회원 투표를 위해 제출하고, 승인된 예산을 지출 권한으로 취급하십시오. 임원은 승인된 항목 내에서 지출할 수 있지만, 신규 지출이나 예산 초과 항목은 승인을 위해 회원들에게 다시 회부됩니다. 모든 승인을 회의록에 기록하십시오 — 회의록은 장부의 일부입니다.
모든 회의에서 회계 담당자 보고서를 제출하십시오
은 월간 보고서는 한 페이지에 들어갑니다.
- 해당 기간의 기초 및 기말 잔액
- 예산 항목별 수입과 지출, 연간 누계 포함
- 초과가 조기에 드러나도록 예산 대 실적 비교
- 미결제 수표 및 대기 중인 환급 목록
회의가 없는 달에도 보고서를 생성하고, 기록에 보관하고, 회원들이 투표로 각 보고서를 승인하도록 하십시오. 매달 숫자를 보는 학부모는 돈이 어디로 갔는지 물을 필요가 없습니다.
실제 재무 검토로 연도를 마무리하십시오
회계 연도 말 — 대부분의 PTA는 7월 1일부터 6월 30일 — 에 완전한 장부를 비서명자로 구성된 검토 위원회에 넘기십시오. 그들은 모든 거래가 영수증과 일치하는지, 모든 은행 명세서가 조정되는지, 990이 신고되었는지, 보험이 유효한지 확인합니다. 회계 담당자가 연도 중에 교체되면 인계 시 중간 검토를 실행하여 새 회계 담당자가 미스터리를 물려받는 대신 검증된 잔액에서 시작하도록 하십시오.
건너뛸 수 없는 세금 신고
자원봉사 단체는 사기가 아니라 서류 때문에 면세 지위를 잃습니다. 세 가지 신고가 가장 중요합니다.
아무리 작아도 매년 Form 990을 신고하십시오. 버전은 총 수입에 따라 다릅니다. 일반적으로 $50,000 이하면 간단한 전자 Form 990-N e-Postcard이고, 수입 $200,000 미만에 자산 $500,000 미만이면 일반적으로 Form 990-EZ이며, 더 큰 조직은 전체 Form 990을 신고합니다. 마감일은 회계 연도 종료 후 5개월째 15일입니다 — 6월 30일 마감이면 11월 15일입니다. 3년 연속 치면 IRS가 면세 지위를 자동으로 취소하여 전체 재신청을 강제합니다.
EIN과 면세 결정서를 후임자가 찾을 수 있는 곳에 보관하십시오. 모든 회계 담당자 인계 시 EIN 확인서, IRS 결정서(또는 단체 면세 문서), 주 법인 설립 서류, 판매세 면세 증명서를 넘기십시오. 단체들은 이것들을 처음부터 재구성하느라 몇 달을 낭비합니다.
주 의무를 별도로 확인하십시오. 대부분의 주는 연방 신고 외에 자체 연례 보고서, 자선 모금 등록, 또는 추첨 허가를 요구합니다. 주 PTA나 주 비영리 협회가 체크리스트를 게시합니다 — 첫 달에 그것을 작업하십시오.
한 회계 담당자 실수 (그리고 각각의 해결책)
- 학교와 자금을 혼합하는 것. PTA/PTO는 별개의 법적 실체입니다. 그 돈은 자체 계좌에 있습니다. 끝입니다.
- 예산 투표를 건너뛰는 것. 승인된 예산 없이 지출하면 모든 지출이 기술적으로 승인되지 않은 것입니다. 먼저 투표하고, 나중에 지출하십시오.
- 한 사람이 모든 것을 하도록 놓아두는 것. 검토 없이 징수, 예금, 지출, 조정을 혼자 하는 회계 담당자는 오류와 횡령이 모두 발생하는 방식입니다. 작업을 분산하십시오.
- 영수증을 어버리는 것. 영수증 없으면 환급 없음 — 이사회부터 시작하여 친절하지만 예외 없이 시행하십시오.
- "우리는 신고하기에 너무 작다"며 990-N을 잊는 것. 소규모 조직은 e-Postcard를 신고합니다. 너무 작아서 신고할 수 없는 범주는 없습니다.
- 문서 없는 인계. 배우는 대로 절차를 적어 두십시오. 후임자는 보물찾기가 아니라 바인더와 드라이브를 물려받습니다.
평문 장부로 모든 것을 추적하십시오
회계 담당자의 가장 큰 적은 한 명의 자원봉사자만 이해하는 스프레드시트입니다. 동일한 예산 항목, 회비, 모금 수입, 환급을 평문 거래로 기록하면 누구나 읽고, 비교하고, 몇 년 후에도 감사할 수 있는 대장을 단체에 제공합니다 — 대차대조표는 항상 일치하고, 연말 검토는 고고학 프로젝트가 아 검증 작업이 됩니다.
학부모 단체의 재정을 투명하게 유지하십시오
모금, 회비, 교사 지원금을 통해 PTA나 PTO를 관리하면서 명확한 재무 기록을 유지하는 것이 학부모의 신뢰와 면세 지위를 온전하게 지키는 방법입니다. Beancount.io는 재무 데이터에 대한 완전한 투명성과 통제를 제공하는 평문 회계를 제공하며, 모든 거래가 버전 관리되고 검토 가능합니다. 무료로 시작하십시오 그리고 세심한 회계 담당자와 재무 전문가들이 왜 평문 회계로 전환하는지 확인하십시오.
