매년 봄, 캘리포니아는 직원 100명 이상 기업에 임금 엑스레이를 요구합니다. 대부분은 3월이 되어서야 데이터 수집을 시작합니다.
귀사에 직원이 100명 이상 있다면 — 그중 캘리포니아에서 근무하는 직원이 단 한 명뿐이라도 — 인종, 민족, 성별별로 나눈 10개 직무 범주에 걸쳐 누가 얼마를 받는지에 대한 상세한 내역을 주 정부에 제출해야 합니다. 이는 건너뛸 수 있는 설문조사가 아닙니다. 캘리포니아 시민권부(CRD, Civil Rights Department)에 제출하는 연례 신고이며, 누락 시 직원 1인당 벌금이 부과되고, 실제 마감일보다 몇 달 앞서 관련 서류 작업이 시작됩니다. 이 보고서를 한 번도 작성해본 적이 없다면 가장 큰 위험은 신고 자체가 아니라, 4월이 되어서야 급여 시스템과 인사 시스템이 서로 깔끔하게 연동되지 않아 주 정부가 요구하는 질문에 답할 수 없다는 사실을 발견하는 것입니다.
임금 데이터 보고서가 실제로 무엇을 요구하는지, 누가 신고해야 하는지, 그리고 마감 몇 주 전에 허둥대는 대신 미리 대비하는 방법을 살펴보겠습니다.
누가 신고해야 하는가
서로 겹치는 두 종류의 고용주 그룹이 대상입니다:
- 급여 직원(Payroll employees): 캘리포니아에 근무지를 둔 직원이 한 명이라도 있고, 급여 대상 직원이 100명 이상인 민간 고용주는 급여 직원 보고서(Payroll Employee Report)를 제출해야 합니다.
- 노동 계약직 직원(Labor contractor employees): 인력 파견업체, PEO, 계약직 인력 공급업체 등 노동 계약업체를 통해 공급받은 근로자가 100명 이상인 민간 고용주는 — 해당 근로자들이 회사의 자체 급여 명부에 없더라도 — 별도의 노동 계약직 직원 보고서(Labor Contractor Employee Report)를 제출해야 합니다.
이 두 가지는 별도로 집계됩니다. W-2 직원이 90명이고 인력 파견업체를 통해 공급받은 계약직 근로자가 40명인 회사라도, 급여 인원만으로는 기준을 충족하지 못하더라도 계약직 인원을 포함하면 100명 기준을 충족하므로 계약직 보고서를 제출해야 합니다. 처음 신고하는 기업 중 상당수가 이 점을 놓치고 직접 고용한 직원만 계산에 포함된다고 오해합니다.
신고는 오직 CRD의 온라인 포털을 통해서만 이루어집니다. 이메일, 우편, 전화로 제출된 내용은 전면적으로 무시되며 — 최근 CRD의 지침 명확화에 따르면 — PEO나 외부 급여 관리업체를 포함한 제3자는 자신의 계정 정보로 고용주를 대신하여 신고할 수 없습니다. 신고는 반드시 등록된 고용주(employer of record) 본인이 직접 제출해야 합니다.
마감일은 매년 조금씩 달라지지만 — 스냅샷 기간 산정 방식은 그렇지 않습니다
2025 보고 연도 데이터의 신고 마감일은 2026년 5월 13일입니다. 이 날짜는 매년 조금씩 달라지므로(법령상 5월 둘째 주 수요일로 정해져 있음), 캘린더에 고정된 날짜라고 가정하지 말고 지난해 날짜에 의존하는 대신 매 주기마다 CRD 포털을 확인해야 합니다.
변하지 않는 것은 기본이 되는 스냅샷 산정 방식입니다. 고용주는 보고 연도의 10월 1일부터 12월 31일 사이에서 단일 급여 지급 기간(pay period)을 선택하고, 이를 보고서에 담길 모든 인원수, 인구통계, 급여 수치의 기준으로 삼습니다. 해당 급여 지급 기간 동안 재직 중이었던 사람은 이후 퇴사했는지, 혹은 그 기간 동안 실제로 급여가 지급되었는지와 무관하게 집계 대상이 됩니다. 스냅샷 기간은 신중하게 선택하세요 — 대규모 계절 채용 직후나 정리해고 직후의 급여 지급 기간을 고르면, 나중에 수치가 면밀히 검토받을 경우 설명하기 어려운 방식으로 보고서가 왜곡될 수 있습니다.
보고서에 실제로 포함되는 내용
현재 사용되는 10개 EEO-1 직무 범주(임원/고위 관리자, 초급/중간 관리자, 전문직, 기술직 등) 각각에 대해, 고용주는 인종, 민족, 성별로 나눈 직원 수를 보고한 뒤 이를 다시 임금 구간별로 세분화합니다. 캘리포니아는 미국 노동통계국(BLS)의 직업별 고용 통계(Occupational Employment Statistics) 조사를 본떠 만든 12개의 임금 구간을 사용합니다 — 즉 직원은 단순히 "집계"되는 것이 아니라, 자신의 직무 범주와 인구통계 그룹 내에서 특정 소득 구간에 배정되어 집계됩니다.
구간별 인원 세분화 외에도, 고용주는 각 직무 범주 내 모든 인종/민족/성별 조합에 대한 평균 및 중위 시간당 임금을 계산하여 보고해야 합니다. 이 부분이 수작업 스프레드시트에 의존하는 기업들을 곤란하게 만드는 지점입니다. 연봉제 급여를 표준화된 공식을 사용해 파일에 포함된 모든 직원에 대해 일관되게 시간당 임금 상당액으로 환산해야 하기 때문입니다 — 대략적인 추정치가 아니라, CRD가 요청 시 급여 기록과 대조 감사할 수 있는 실제 계산값이어야 합니다.
처음 신고하는 기업들이 당황하기 쉬운 몇 가지 세부사항:
- 원격 근무자는 실제 앉아 있는 곳이 아니라 배정된 곳을 기준으로 집계됩니다. 주 외 사무실에 배정되었지만 캘리포니아 자택에서 원격으로 근무하는 직원도, 기준 인원 산정 시 캘리포니아 고용주의 인원수에 포함됩니다 — 지리적 기준은 와이파이 공유기가 아니라 배정된 근무지를 따릅니다.
- 직무 범주 분류 방식이 곧 바뀝니다. 2027년 1월 1일부터 기존 10개 EEO-1 범주는 별도 법안(SB 464)에 따라 표준 직업 분류(SOC, Standard Occupational Classification) 체계에서 가져온 23개 범주로 대체됩니다. 이 보고서를 자동화하기 위한 내부 도구나 템플릿을 만들고 있다면, 기존 10개 범주 구조를 하드코딩하지 마세요 — 유효 기한이 있는 구조입니다.
- 인구통계 데이터는 이제 별도의 저장 체계가 필요합니다. 2026년 1월 1일부터 고용주는 이 보고서를 위해 수집한 인종/민족/성별 데이터를 일반 직원 인사 파일과 뒤섞지 않고 별도로 보관해야 합니다.
벌금은 신고 건당이 아니라 직원 1인당 부과됩니다
마감일을 놓쳤을 때 부과되는 벌금은 정액이 아닙니다. CRD는 최초 미신고에 대해 직원 1인당 100달러, 이후 재차 미신고할 경우 직원 1인당 200달러의 민사 벌금을 청구할 수 있습니다 — 여기서 "직원 1인당"이라는 표현은 벌금이 누락한 서식 수가 아니라 직원 수에 비례해 늘어난다는 뜻입니다. 직원이 250명인 회사라면, 최초 미신고 한 건만으로도 수만 달러에 달하는 최대 벌금 부담이 발생할 수 있으며, 노동 계약직 직원 보고서까지 미신고할 경우 이는 더 늘어납니다.
CRD는 민사 소송을 통해 이러한 벌금을 추징할 수 있으며 — 특히 주목할 점은 — 연중에 직원 수가 100명 기준을 넘었다는 사실을 단순히 인지하지 못했던 고용주에게 적용되는 "선의(clean hands)" 예외 조항이 법령에 남아 있지 않다는 것입니다. 보고 연도 중 어느 시점에든 직원 수가 100명을 넘었다면 신고 의무가 발생하며, 기준을 몰랐다는 사실은 항변 사유가 되지 않습니다.
이는 급여 범위 공개법과는 다른 별개의 의무입니다
캘리포니아 고용주들은 이미 별도의 임금 투명성 요건도 병행해서 관리하고 있습니다. 캘리포니아에서 채용될 수 있는 직무의 채용 공고에는 급여 또는 시급 범위를 공개해야 하며, 직원이 15명 이상인 고용주는 재직 직원이 요청할 경우 임금 체계표를 제공해야 합니다. 두 요건 모두 "임금"이라는 단어가 들어가고 임금 투명성이라는 더 큰 흐름에서 비롯되었기 때문에 임금 데이터 보고와 혼동하기 쉽지만, 이들은 발동 요건, 기준선, 집행 기관이 모두 다른 별개의 의무입니다.
급여 범위 공개법은 채용 전에 공개적으로 공시하는 내용에 관한 것입니다. 임금 데이터 보고는 채용 이후, 사후적으로, 집계된 형태로, 인구통계별로 나누어 주 규제기관에 비공개로 제출하는 내용에 관한 것입니다. 한 회사가 한쪽 요건은 완벽히 준수하면서도 다른 쪽은 놓칠 수 있습니다 — 두 제도는 신고 일정도, 인원 기준도, 제출 포털도 공유하지 않습니다. 채용 공고 공개를 위한 프로세스를 이미 구축했다고 해서 임금 데이터 보고 의무까지 충족된다고 가정하지 마세요. 두 가지는 담당자가 각기 다른 별개의 준수 체크리스트로 취급해야 합니다.
이 보고서가 서류상 보이는 것보다 어려운 이유
겉으로 보면 이는 회계와 무관한 인사 준법 업무처럼 보입니다. 하지만 실제로 이 보고서의 정확도는 그 기반이 되는 임금 데이터의 질에 좌우되며, 임금 데이터는 급여 처리 과정을 조정하는 시스템 어딘가에 존재합니다 — 그리고 그 시스템은 대개 급여 처리업체, 보너스와 커미션을 추적하는 스프레드시트, 그리고 "이 사람의 4분기 실제 시간당 상당 임금이 얼마였는가"라는 질문에 답하도록 설계된 적이 없는 총계정원장이 뒤섞인 형태입니다. 모든 급여 지급, 보너스, 계약직 지급이 특정 급여 지급 기간까지 추적 가능하도록 태그가 붙은, 깔끔하고 감사 가능한 재무 기록을 유지하는 기업은 이 보고서를 위한 수치를 반나절 만에 뽑아낼 수 있습니다. 반면 은행 명세서와 기억에 의존해 급여 이력을 재구성하는 기업은 몇 주를 소요하고도 최종 수치를 재차 의심하게 되는 경우가 많습니다.
이러한 격차는 인사 소프트웨어보다 회계 관행에서 먼저 드러나는 경향이 있습니다. 만약 여러분의 장부가 수작업 재구성 없이 지난 10월 특정 주에 모든 직원과 계약직에게 정확히 얼마가 지급되었는지 알려줄 수 없다면, CRD의 규정을 아무리 잘 이해하고 있어도 임금 데이터 보고는 고통스러운 작업이 될 것입니다.
내년 신고를 미리 대비하기
몇 가지 습관만으로도 연례 신고 부담을 크게 줄일 수 있습니다:
- 스냅샷 기간을 미리 선택하고 급여 캘린더에 표시해 두세요. 4월에 뒤늦게 소급하여 정하려고 허둥대지 마세요.
- 계약직 및 인력 파견업체 인원을 급여 인원과 별도로 연중 내내 태그하세요. 그래야 노동 계약직 보고서의 100명 기준이 갑자기 들이닥치지 않습니다.
- 보상 데이터를 세금 신고 시기뿐 아니라 최소 분기별로 조정하세요. 그래야 신고 기간이 열렸을 때 보너스, 커미션, 시간당 임금 환산 값이 이미 깔끔하고 내보내기 쉬운 형태로 준비되어 있습니다.
- 지금부터 2027년 직무 범주 변경에 대비하세요. 내부 보고서 템플릿을 만들고 있다면, 직무 범주 매핑을 하드코딩된 목록이 아니라 설정 가능한 필드로 구조화하세요.
자주 묻는 질문
캘리포니아 외 지역에 있는 회사도 원격 근무하는 캘리포니아 직원이 한 명 있으면 신고해야 하나요? 네. 100명 기준은 고용주 전체에 적용되며, 캘리포니아에 근무지를 둔 급여 직원이 단 한 명이라도 있으면 회사 전체 인원(캘리포니아 소속 인원만이 아니라)에 대한 신고 의무가 발생합니다.
계약직 인력을 위해 여러 인력 파견업체를 이용한다면 어떻게 되나요? 노동 계약직 직원 보고서의 100명 기준은 이용하는 모든 파견업체를 통틀어 노동 계약업체를 통해 공급받은 모든 근로자를 합산하여 계산합니다 — 업체별로 따로 계산하지 않습니다. 계약직 인원은 업체별이 아니라 전체 합산으로 추적하세요.
급여 처리업체나 PEO가 저희를 대신해 신고할 수 있나요? 아니요. CRD는 PEO와 급여 관리업체를 포함한 제3자가 자신의 포털 계정 정보로 보고서를 제출할 수 없다고 명확히 했습니다. 벤더가 기초 데이터를 준비하더라도, 신고는 반드시 등록된 고용주가 직접 해야 합니다.
아예 신고하지 않는 대신 늦게 신고하면 어떻게 되나요? 법령은 벌금 부과 목적상 "지연 신고"와 "미신고"를 명확히 구분하지 않습니다 — 마감일이 지나고 보고서가 미제출 상태로 남아 있으면 CRD는 민사 벌금을 추징할 수 있으므로, 비공식적인 유예 기간이 있다고 가정하지 말고 지연 신고도 미신고와 동일한 긴급성으로 다뤄야 합니다.
연중 내내 신고 준비가 된 재무 기록을 유지하세요
CRD 임금 데이터 보고서든, 임금 및 근로시간 감사든, 정기적인 연말 결산이든, 공통된 원칙은 동일합니다 — 여러분은 장부가 실제로 답할 수 있는 것만 보고할 수 있습니다. Beancount.io는 급여 지급, 계약직 지급, 보너스 발생액을 포함한 모든 거래를 투명하고 버전 관리되며 조회 가능하게 유지하는 일반 텍스트 회계(plain-text accounting)를 제공합니다. 그래서 준법 신고는 급하게 재구성한 데이터가 아니라, 이미 신뢰할 수 있는 데이터에서 곧바로 가져올 수 있습니다. 무료로 시작하기를 통해 개발자와 재무에 능숙한 운영자들이 왜 일반 텍스트 회계로 전환하고 있는지 확인해 보세요.