캘리포니아 급여 데이터 보고서는 2025년 보고 연도 기준 2026년 5월 13일까지 민권국(CRD)에 제출해야 합니다. 귀하가 급여 종업원 100명 이상인 민간 고용주이거나, 노동계약 근로자 100명 이상을 고용한 민간 클라이언트 고용주라면, 정부법(Government Code) §12999에 따라 매년 제출해야 하며, 2026년부터 규정이 더 엄격해집니다.
제출 대상
- 급여 종업원 보고서: 급여 종업원 100명 이상인 민간 고용주(캘리포니아 내외를 불문하되, 캘리포니아 소재 종업원 기준)
- 노동계약 근로자 보고서: 캘리포니아에서 노동계약업체를 통해 고용한 근로자가 100명 이상인 민간 클라이언트 고용주
- 사업장 단위 보고: 사업장, 급여 구간, 직무 범주, 인종, 민족, 성별별로 데이터를 세분화 — 연방 EEO-1과 유사하지만 CRD 포털과 Excel 템플릿을 통해 CRD에 별도 제출
연방 EEO-1만 제출한다고 캘리포니아 요구사항을 충족할 수 없습니다. EEOC가 연방 EEO-1 수집 종료를 검토 중인 가운데, CRD는 자체 제출을 요구합니다.
2026년 신규 사항, 2027년 변경 사항
2026년 5월 제출(2025년 데이터)의 경우, CRD는 직원 분류 및 근무 패턴 추적 확대와 더 엄격한 검증을 예고하는 예비 템플릿과 FAQ를 발표했습니다. 2025년 데이터에는 기존 급여 구간 구조(10개 직무 범주)가 여전히 적용됩니다.
2026년 데이터 보고(2027년 제출)부터 SB 464는 직무 범주 구조를 10개에서 23개 범주로 확대하고, CRD가 요청 시 미신고에 대한 벌칙을 의무적으로 부과하도록 변경합니다 — 재량적 집행에서 필수 집행으로 전환됩니다. 2027년까지 HRIS 범주 재구축을 미루는 고용주는 마감에 쫓겨 재매핑을 하게 됩니다.
제출 내용 및 방법
CRD 포털은 보고 유형(급여 vs. 노동계약)별 Excel 템플릿을 요구하며, 각 사업장을 별도 섹션으로 작성해야 합니다. 인구통계 데이터는 자발적 자기식별을 통해 수집되며, 급여 데이터는 W-2 박스 5(메디케어 임금)를 급여 구간에 매핑합니다. 근로 시간 및 신규 근무 패턴 필드는 급여 기록과 일치해야 합니다.
가장 흔한 제출 오류는 사업장 수 불일치입니다 — 본사와 각 물리적 또는 원격 법인 사업장을 급여 시스템의 근무지 파일과 조정해야 합니다. 3개 사무실에 120명의 종업원을 둔 캘리포니아 고용주는 하나의 합산 총계가 아닌 3개의 사업장 섹션을 제출해야 합니다.
벌칙 및 기록 보관
2026년부터 법원은 CRD가 미신고에 대해 벌칙을 요청할 경우 반드시 벌칙을 부과해야 합니다 — 종전 법률은 벌칙을 재량 사항으로 두었습니다. CRD는 또한 데이터 보관 의무를 강조했습니다: 제출 후 최소 3년간 급여 및 인구통계 데이터와 제출 기록을 보관하고, 감사 시 제시할 수 있어야 합니다.
늦은 제출이나 부정확한 제출은 CRD가 급여 데이터 세트 자체를 기반으로 수행하는 급여 형평성 및 채용 감사에서도 드러날 수 있습니다.
5월 13일 전 부기 및 HRIS 체크리스트
- 인원수 조정: CRD가 지정한 스냅샷 기간(일반적으로 2025년 10월 1일~12월 31일 사이의 단일 급여 기간) 기준으로 급여 부서와 대조하되, 휴직자를 포함한 HR 인원수와는 대조하지 마십시오.
- 인종/민족/성별 데이터 검증: 자발적 자기식별 양식과 대조하고, 추정하지 마십시오.
- 급여 구간 매핑: 박스 5 임금에서 급여 구간을 매핑하고 구간 합계를 급여 총계와 조정하십시오 — 구간 합계 차이는 제출 거부 사유입니다.
- 노동계약 데이터 별도 문서화: 계약업체 이름과 사업장별 근로자 수를 별도로 기록하십시오.
Beancount에서는 급여 데이터 제출 날짜와 적용 사업장 목록을 날짜가 있는 메모로 기록하여 5월 13일 마감이 매년 올바른 범위로 반복되도록 하십시오.
재무 관리 간소화
급여 데이터 보고는 HR 인구통계를 감사 대상 재무 기록의 영역으로 전환합니다. Beancount.io는 급여, 사업장, 인구통계 원장 항목을 버전 관리하여 제출하는 총계가 발행한 W-2와 직접 연결되도록 합니다. 무료로 시작하기 — 5월 13일을 허둥지둥이 아닌 제출로 만드세요.
