20万ドル以上の連邦契約を1件でも保有しているなら、9月30日までに労働省へ従業員数報告を提出する義務があります——そして誰もリマインドしてくれません。退役軍人雇用訓練局（VETS）は、提出期間についてのメールも、期限の警告も、延滞通知も送ってきません。2026年のプラットフォームは8月1日に開設されましたが、期限を逃した契約者は高くつく形でそれを知ることになります。連邦契約遵守プログラム局（OFCCP）が監査の際に提出の証拠を求めてきたときです。
本ガイドでは、誰が提出しなければならないか、報告書にどのデータを記載するか、複数拠点の雇用主がどう対応するか、そしてスキップした場合に何が起こるかを解説します。
提出義務者：契約1件、20万ドル、従業員数は問わない
20万ドル以上の対象契約または下請契約を1件保有する非免除の連邦契約者または下請業者であれば、VETS-4212報告書を提出しなければなりません。このトリガーについて、中小企業が驚く点が3つあります。
合計連邦収益ではなく、契約1件である。 12万ドルの契約2件では義務は発生しませんが、20万ドルの契約1件では発生します。基準を超えさせた変更を含め、最大の単一契約を確認してください。
従業員数は無関係。 一般に従業員100人から始まるEEO-1報告とは異なり、VETS-4212は労働力の規模にかかわらず適用されます。対象となる契約を1件持つ5人の下請業者も、5,000人のプライム契約者と同じ報告書を提出します。
基準額はかつて15万ドルだった。 連邦調達規制評議会は調達基準のインフレ調整により、これを20万ドルに引き上げました。過去に15万ドルから20万ドルの契約で提出していた場合は、対象となると決め込む前に、依然として対象契約を保有しているか確認してください。また、唯一の契約が20万ドルをわずかに下回る場合、今回は義務を免れます。
「対象」契約とは、米国のあらゆる省庁または機関からの動産または非人的サービスの調達を意味します——公益事業、建設、運輸、研究、保険、資金預託契約を含みます。銀行およびFDIC保険付き金融機関も、単一の契約が基準を満たす場合には対象となります。連邦資金預託機関として、または米国貯蓄債券の発行・支払代理人として機能する契約も含まれます。
新規参入者にとって重要なタイミングのルールが1つあります。暦年中に対象契約を締結すると、翌年に提出義務が発生します。2026年に最初の対象契約を獲得した場合、最初のVETS-4212は2027年サイクルで提出します——しかし2025年のいずれかの時点で保有していた場合は、今回提出します。
報告書に記載するデータ
様式には報告拠点ごとに2つのデータセクションがあり、どちらも給与および人事記録から直接取得します。
労働力のスナップショット：職種カテゴリー別の保護退役軍人対全従業員。 列Aは保護退役軍人の数、列Bは全従業員数を報告し、それぞれが同じ10のEEO-1職業カテゴリー（役員・上級管理職、第一線・中間管理職、専門職、技術職、販売職、事務支援、熟練技能職、操作職、労働者・補助者、サービス職）に分けて記載されます。すでに従業員をEEO-1カテゴリーにマッピングしている場合は、そのマッピングを再利用してください。
採用活動：過去12か月間、カテゴリー別の内訳なし。 列Cは保護退役軍人の採用数、列Dは選択した給与期間終了日の直前12か月間の総採用数を報告します。スナップショットとは異なり、採用数は拠点全体の合計として報告されます。
会社の識別情報と拠点の詳細。 様式の上部には会社の識別子、報告拠点、および報告期間中の最大・最小従業員数が記載されます。
4つの「保護退役軍人」カテゴリー
「保護退役軍人」はベトナム戦争期退役軍人再調整支援法（VEVRAA）で定義された用語です。4つのグループを対象とします。
- 障がいのある退役軍人 — VA障がい補償を受ける権利がある（または服務に関連する障がいのために除隊した）。
- 最近除隊した退役軍人 — 現役からの除隊または解放後3年以内。
- 戦時または作戦従事章受章の現役任務退役軍人 — 戦争中、または作戦章が授与された作戦・遠征に現役任務で従事した。
- 軍隊服務メダル受章退役軍人 — 現役任務中に軍隊服務メダルを授与された。
報告するのは保護退役軍人の集計数1つであり、カテゴリー別の内訳ではありません。しかしカテゴリーはデータ収集において依然として重要です。「最近除隊」の地位は除隊後3年で失効するため、昨年保護退役軍人として計上された従業員が今年は計上から外れる可能性があります。自己識別記録が除隊日を捉えていなければ、年をまたいで正確に計上を維持することはできません。
複数拠点の雇用主は複数の報告書を提出する
単一拠点の契約者は、ウェブベースのシステムを通じて1件の報告書を提出します。複数の採用拠点で事業を展開している場合、ルールは分岐します。
- 本社または主管事務所を対象とする報告書を1件提出する。
- 従業員50人以上を雇用する各採用拠点について、個別の報告書を提出する。
- 従業員50人未満の拠点については、拠点ごとの個別報告書、またはそれらの小規模拠点を対象とする州ごとの統合報告書1件のいずれかを提出する。
提出方法は拠点数に従います。10を超える拠点を持つ契約者は電子データファイルを提出しなければならず（州統合報告書はそれぞれ1拠点としてカウント）、10以下の場合は依然として紙で提出できます。いずれの場合もVETSウェブベースシステムを通じた電子提出が推奨され、バッチアップロード、郵送、宅配便、メール添付の各オプションは様式の指示に明記されています。DOLのVETS-4212報告ページから始めてください。現在の提出システムと仕様へのリンクがあります。
OFCCPがVETSに提出する様式を重視する理由
報告書を管理するのはVETSですが、その周辺のエコシステムを執行するのはOFCCPです。コンプライアンス評価の際、OFCCPは付随するVEVRAA義務を確認します——VETS-4212を提出したかどうか、および義務的な求人掲載ルールが要求するように州の労働力機関に求人を掲載したかどうかを含めて。提出漏れは単独の違反であり、調停を通じて追及され得ます。VEVRAAの制裁は契約の取消し、停止または終了、出来高支払の保留、将来の連邦業務からの排除にまで及びます。
報告書データは、より広範なアファーマティブ・アクションの状況にも供給されます。VEVRAAは対象契約者に対し、保護退役軍人のための書面によるアファーマティブ・アクション・プログラムの維持、応募者および採用データの追跡、OFCCPの年間採用ベンチマークに対する採用の測定を要求します。VETS-4212の数値は、AAP記録が示す採用数と一致するはずです——両者が異なる話をしているのを見つけた監査人は、どちらが誤っているのかを問いただします。
2026年の状況：他の連邦雇用報告書が巻き戻しの圧力に直面する中、VETS-4212はそのまま存続しました——プラットフォームは予定通り8月1日に開設されました。そして期限のわずか数日前、OFCCPのセクション503最終規則が9月21日に発効し、AAPから障がい利用率目標の分析を削除する一方、書面による計画と退役軍人に関する義務はそのまま残しました。障がい関連の書類とともに退役軍人報告書も静かに消えることを期待していたなら、そうはなりませんでした。
追加の質問を招く3つのミス
古い「最近除隊」退役軍人を計上する。 これは有効期限を持つ唯一の保護カテゴリーであり、水増し計上の最も一般的な原因です。2022年に除隊した従業員は2023年から2025年サイクルでは保護列に属し、2026年には外れます。記録に除隊日がなければ、誰も加齢により除外できません——そのため計上数は増える一方となり、これはまさに監査人に裏付けを求めるきっかけを与えるパターンです。
スナップショットと採用数を異なる日付から取得する。 従業員数の列は1つの給与期間終了日を表し、採用の列はその同じ日で終わる12か月間を表します。急いでいる契約者はしばしば現在の従業員数と暦年の採用数を並べて報告し、各部分が異なる労働力を表す報告書を作成してしまいます。まず日付を選び、そこから両方の数値を取得してください。
小規模拠点を忘れる。 複数事業所の雇用主は本社と大規模拠点を覚えていても、50人未満の拠点を完全に見落とします——個別報告書も州統合報告書も提出しません。提出を始める前にすべての採用拠点を列挙し、州ごとの統合を事前に決めてください。
5日間のスプリント計画（および来年の仕組み）
9月30日まであと数日しかないので、期限から逆算して進めましょう。
- 今日、対象かどうかを確認する。 変更を含め、最大の単一連邦契約または下請契約を確認します。20万ドル以上なら提出します。それ未満なら、今年見送った理由を文書化し、来年のチームが推測しないようにしましょう。
- 基準日を固定する。 スナップショット用の給与期間終了日を選び、その日の従業員数とその前12か月の採用数を取得します。両方に同じ給与システムのエクスポートを使い、数値が一致するようにします。
- 退役軍人の自己識別データを精査する。 最近除隊としてフラグが立てられた全員の除隊日を確認します——3年を超えた人は保護計上から外れます。自己識別記録が乏しい場合は、手持ちの最良のデータで提出し、今後に向けて収集を改善します。誠実な完全提出は遅れた提出に勝ります。
- EEO-1職種カテゴリーにマッピングする。 EEO-1のマッピングがあれば借用します。なければ、各従業員を一度割り当て、クロスウォークを来年のために保存します。
- 電子的に提出し、確認を保管する。 VETSシステムを通じて電子提出し、受領確認をダウンロードし、AAP記録とともに保管します。そして来年の8月1日をカレンダーに登録しましょう——VETSはリマインドしてくれませんから。
来年に向けての持続的な解決策は、英雄的な努力ではなくプロセスです。入社手続きに退役軍人の自己識別を追加し、定期的に労働力の再調査を行い、保護退役軍人の採用数を毎年9月に再構築するのではなく四半期ごとに給与と照合しましょう。
従業員数データを年中監査対応可能に保つ
VETS-4212は結局のところ、あなたの雇用記録が要求に応じて正確な問いに答えられるかどうかの試練です。ここで何人が働き、どの役割で、誰が採用され、何人が保護退役軍人だったのか。毎年9月に慌てる契約者には、通常同じ根本的な問題があります——従業員数、採用数、職種カテゴリーが3つの異なるシステムに存在し、提出が問題を強制するまで誰も照合しないのです。
これは人事の規律であると同時に簿記の規律でもあります。給与記録、新規採用ログ、職種カテゴリーのマッピングが毎月同じ台帳に紐付けられていれば、9月の提出は発掘ではなくエクスポートになり、報告する数値は監査人が見つける数値と一致します。Beancount.ioはプレーンテキスト会計を提供し、財務および労働力データに対する完全な透明性と制御を実現します——ブラックボックスもベンダーロックインもありません。無料で始めるそして、開発者や財務専門家がなぜプレーンテキスト会計に移行しているのかを確かめてください。
