12ヶ月分の携帯電話料金と12ヶ月分の自宅インターネット料金を合計すると、ほとんどの自営業者は年間2,000ドルから4,000ドルを支払っていることになります。その電話とその回線で事業を運営している場合（顧客との通話、見積もり、請求書発行、メール、ビデオ会議、クラウドソフトウェア）、その金額のうちの実際の一部は通常の事業経費であり、税法上控除が可能です。ただし、ここでの要点は「一部」という言葉です。控除できるのは事業使用割合のみであり、その根拠を示せなければならず、さらに、この控除を行う際の最も一般的な方法は、税務調査で控除を失う最も早い方法でもあります。ここでは、その正しい方法を説明します。
両方の控除を支配する唯一のルール
携帯電話と自宅インターネットは、他のすべての事業経費と同じ基本的なテストの対象となります。その費用が事業にとって通常かつ必要なものでなければなりません。顧客との会話に使う電話や、請求書の送付やビデオ通話に使うインターネット接続は、どちらもこの基準を容易に満たします。
しかし、どちらも典型的な混合使用（事業用と個人用が混在）の経費であり、混合使用の経費は按分しなければなりません。電話の使用の60％が事業用であれば、請求額の60％を控除します。個人用の40％は、どのように分類しても決して控除できません。このガイドのすべては、この単一の考え方から派生しています。つまり、事業割合を誠実に算定し、その根拠を文書化し、その金額を控除することです。
携帯電話：控除可能だが、ほぼ100％は認められない
まず、記録保持に関する良い知らせから始めましょう。携帯電話はかつて「事業用資産」に分類され、煩雑な記録保持規則が課されていました。議会は2010年の中小企業雇用法で携帯電話をこのカテゴリーから除外しました（IRSはその後、Notice 2011-72で対応）。つまり、旧規則が要求していたような、走行距離記録のような同時代的な証明はもはや必要ありません。標準的な事業記録（請求書と割合の合理的な根拠）で十分です。
次に、より重要な警告です。どこにでも持ち歩く1台の電話は、100％事業用電話ではありません。 控除は事業使用分に限定され、家族の写真、個人的なテキスト、ソーシャルメディアアプリも入っている電話に100％を主張することは、まさに質問を招く記入項目です。全額控除には、2つの明確な道しかありません。
- 事業専用の2台目の電話。 個人使用がない専用の事業用回線は、サービス料も端末代も全額控除可能です。
- あなたには適用されない雇用者側の取り決め。 雇用者が主に事業目的で電話を提供する場合、その価値は労働条件フリンジ給付として従業員の所得から除外できます。事業主であるあなたの場合、このルールではなく、以下に説明するSchedule Cの控除が該当します。
すべてを1台の電話で済ませている場合は、妥当な割合を設定してその分を控除します。一日中クライアントからの電話を受けるフリーランサーは70〜80％になるかもしれません。電話が主に個人的な用途で、事業用メールが少しあるコンサルタントは30％になるかもしれません。その数字自体よりも、説明できるかどうかが重要です。
関連する落とし穴が1つあります。自宅の最初の固定電話回線は決して控除できません。 税法は、自宅への最初の有線回線の基本ローカルサービス料を、事業で頻繁に使用する場合でも、明確に控除対象外としています。その回線の事業用長距離通話料は控除可能であり、事業用に設置した2回目の回線は全額控除可能ですが、1回目の回線の基本料金は個人用のままです。
自宅インターネット：専用使用テストなしの同じ按分
自宅インターネットも同じ按分・控除のロジックに従いますが、ホームオフィス控除とは1つの重要な違いがあります。接続自体には専用使用の要件はありません。 ホームオフィスの規則では、部屋が事業のために定期的かつ専用的に使用されている場合にのみ、家賃や光熱費の一部をそのフォームで計上できます。インターネット料金にはそのようなテストはありません。現在の回線の事業使用分を控除するために、事業専用の接続を別途用意する必要はありません。
これにより、インターネットはオフィスよりシンプルですが、それでも按分は合理的でなければなりません。家庭内でその接続が実際にどのように使用されているかを考えてみてください。ビデオ会議やクラウド作業の時間と、夜のストリーミングやゲームの時間、あるいは事業用に存在するデバイスの割合などです。自宅でフルタイムで働く個人事業主は、仕事現場から帰宅後にソファでメールをチェックする人よりも高い割合を正当化できることがよくあります。いずれにせよ、数字を設定する際にその理由を書き留めてください。今書いた一文のメモは、2年後によみがえらせた記憶よりも価値があります。
Form 8829でホームオフィス控除を申請する場合は、インターネットの処理に一貫性を持たせてください。多くの事業主は、インターネットの事業割合を直接、公共料金として控除し、ホームオフィスの計算からは除外することで、同じ金額が二重にカウントされないようにしています。
擁護できる割合を設定する3つの方法
毎分毎秒を計測する必要はありません。合理的で、一貫して適用され、文書化された方法が必要です。次のいずれでも機能します。
1. 代表月サンプリング
四半期ごとに1つの代表的な月を選びます。その月について、項目別の電話請求書を確認し、事業用と個人用の通話をマークするか、総データ使用量に対する事業用データ使用量を集計します。4つのサンプルを平均して年間割合を算出します。マークアップした請求書または各サンプルの簡単な要約を保存します。これは、通信事業者自身の記録から構築されているため、最も強力な方法です。
2. 通話・データ記録のレビュー
使用量が月ごとに安定している場合は、代表的な月について一度だけこの作業を行い、年に1回、または事業に大きな変化があったとき（新しい仕事の開始、子供たちが夏休みで家庭のストリーミングが増える、2回目の回線を追加するなど）に再確認します。記録にレビュー日を記載して、割合が古くなっているように見えないようにします。
3. 文書化された時間ベースの見積もり
項目別の記録が実用的でない場合（詳細が乏しい定額プランなど）、文書化された実態から見積もります。カレンダーや通話履歴からの事業用通話時間、総日数に対する稼働日数、テスト期間中の事業用アプリが消費したデータの割合などです。「ほとんどの日は…だから約60％」は推測です。「3月の通話履歴レビューで、発信通話96件中58件が顧客関連であったため60％、四捨五入」は方法です。あなたの方法を後者の種類に変える一文を書きましょう。
どの方法を選んでも、毎年、税務ファイルに3つのものを保管してください。年間請求書（または年末の要約）、割合の計算を示すワークシート、方法を説明する1段落のメモです。このフォルダーが、質問に耐えられる控除とそうでない控除のすべての違いです。
ハードウェアもお忘れなく
月額サービス料は控除の半分に過ぎません。接続に使用するデバイスや機器もカウントされます。
- 端末、ルーター、モデム、ブースター、ヘッドセット、充電器、ケース。 事業使用割合はサービスと同様に機器にも適用されます。
- 少額の費用は通常、全額経費計上できます。 ほとんどの自営業者は、de minimisセーフハーバー特例（監査済み財務諸表のない事業では、1品目あたり最大2,500ドル）を使用して、電話やルーターの事業分を購入年に減価償却せずに経費計上できます。この特例は、期限内に提出された申告書に明細書を添付して申請します。税務ソフトウェアや税理士がその手続きを処理します。
- 高額な設備は減価償却します。 設備がセーフハーバーを超える場合、または希望する場合は、事業分を耐用年数にわたって減価償却します。いずれにしても、個人使用分が機器の側面から紛れ込むことはありません。
申告書での控除の記載場所
Schedule C を提出する個人事業主または単一メンバーLLCの場合、電話とインターネットサービスは通常、25行目（公共料金） に事業使用額で計上されます。つまり、年間1,800ドルの電話料金で事業使用が60％の場合、1,080ドルの記入になります。セーフハーバーに基づいて経費計上した機器は、通常、27a行目（その他の経費）に「de minimis セーフハーバー」として、または減価償却する場合は減価償却の行に計上されます。ソフトウェアの指示または税理士の案内に従ってください。パートナーシップ、Sコーポレーション、Cコーポレーションは、同種の費用をそれぞれの申告書で報告し、自分自身の法人に雇用されている事業主は、通常、個人控除ではなく、説明責任のある計画に基づく払い戻しが必要です。思い込む前に税理士に相談する価値があります。
ここでの内容が誤解を招かないように、2つの境界線上の注意事項を述べます。第一に、W-2従業員：議会は2018年以降、従業員の未払い経費の控除を停止したため、収入が給与のみの場合、一般的に電話とインターネットの費用を自分で控除することはできません。このガイドは自営業者向けに書かれており、従業員は雇用者に払い戻しを求めるべきです。第二に、払い戻しは諸刃の剣です：事業からすでに非課税で払い戻しを受けた部分は、控除することもできません。実際に自己負担した額のみを控除してください。
この控除を失わせる5つの間違い
混合使用の電話に100％を主張する。 最も一般的なエラーであり、最も擁護が難しいものです。デバイスが本当に事業専用でない限り、割合を設定してください。
自宅の最初の固定電話回線を控除する。 1回目の回線の基本ローカルサービスは、法律により控除対象外です。代わりに、事業用の長距離通話料と2回目の事業用回線を控除してください。
記録を一切残さない。 緩和された記録保持規則は、旧来の事業用資産制度を撤廃しただけで、証明の必要性を撤廃したわけではありません。請求書＋割合ワークシート＋方法メモで全体の作業は完了です。これを省略すると、合法的な控除が証明不能なものになります。
請求書が他人名義で、紙の証跡がない。 配偶者のファミリープランにある電話や、パートナー名義のインターネット請求書でも、実際に支払った分の控除は可能です。ただし、支払いと事業使用を証明できる場合に限ります。使用記録とともに、支払いを示す銀行またはカード明細を保管してください。
一度設定した割合を永遠に固定する。 電話での営業活動で一日中過ごした年に設定した70％の按分は、営業担当者を雇ってほとんど電話をかけなくなった年には虚偽になる可能性があります。毎年その数字を見直してください。実際の生活と一致しなくなった古い割合は、他の信頼できる年まで損なう可能性があります。
年間30分のルーチン
毎年1月にこれをカレンダーに入れておけば、この控除はほぼ自動的に処理されます。年間の請求書を1つのフォルダーにダウンロードし、代表月のサンプルを1回実行（または昨年のものがまだ適合するか確認）し、割合ワークシートを更新し、購入または廃棄した機器をメモし、申告書と一緒に書類を保管します。年に1回、30分で、数百ドルの価値がある控除を保護できます。これは、申告書のすべての項目にわたって複利効果をもたらす、まさに小さな規律です。
財務管理を簡素化する
電話やインターネットの按分を正しく行うことは、すべての請求書が受信トレイや通信事業者のポータルに散在するのではなく、1つの検索可能な台帳に既に存在していれば、より簡単になります。Beancount.ioは、透明性があり、バージョン管理され、AI対応のプレーンテキスト会計を提供するため、事業使用割合のワークシートはいつでもすぐに参照できます。無料で始める そして、このような控除を初日から文書化しておきましょう。
