過去1年間に誰かを雇用したなら、Form I-9を完了したはずです。書類を確認し、署名し、提出する。しかし、増え続ける州では、もはやそれだけでは不十分です。新規雇用者を連邦の電子照会システムであるE-Verifyにかけることも義務付けられており、雇用日から3日以内に行わなければなりません。2026年、中西部と南部の2つの州が、この要件を大規模雇用主から全員に拡大しようとしています。
フロリダ州議会は、E-Verifyの対象を従業員25人以上の民間雇用主から、州内のすべての民間雇用主に拡大するHouse Bill 197を進めています。インディアナ州のFAIRNESS法は2026年7月1日に施行され、規模を問わずすべての雇用主を対象とし、民事罰金は最高1万ドル、繰り返し違反した場合は事業許可に関わる可能性もあります。これまでE-Verifyに登録したことがない小規模企業にとって、習得のための学習曲線は短いものの、違反した場合の罰則は決して軽いものではありません。
以下が2026年の対象範囲の地図と、初日から実行すべきワークフローです。
拡大する義務化の地図
連邦法では、すべての雇用についてForm I-9の取得が義務付けられていますが、民間雇用主にE-Verifyの使用は義務付けていません。連邦レベルでは、連邦政府の請負業者でない限り、登録は任意です。州がこのギャップを埋めています。
2026年現在、9つの州がすべてまたはほぼすべての雇用主にE-Verifyの使用を義務付けています（アラバマ州、アリゾナ州、フロリダ州（25人以上および公的機関）、ジョージア州（10人以上）、ミシシッピ州、ノースカロライナ州（25人以上）、サウスカロライナ州（全雇用主）、その他）。一方で、第二の波として対象を広げている州もあります：
- フロリダ州： 2023年以降、従業員25人以上の民間雇用主は、雇用日から3営業日以内にE-Verifyを使用し、照会記録を3年間保管する必要があります。公的雇用主および規模を問わず請負業者は2021年から対象です。2026年初めに委員会で可決されたHB 197は、25人の従業員しきい値を撤廃し、すべての民間雇用主に登録を義務付けるものです。これは、従来の任意/I-9のみの枠組みから、認識されている抜け穴を減らすための画一的義務へと移行するものです。2025年に施行予定だった初期版は、訓練とコストに対するビジネス界の反発を受けて上院規則委員会で廃案となりました。2026年の法案はその再挑戦です。
- インディアナ州FAIRNESS法： 2026年7月1日施行、すべての雇用主が対象となり、小規模事業主の免除はありません。この法律は、受理可能な居住証明書と身分証明書を確認した後、E-Verifyを実施することを義務付けており、違反1件につき最高1万ドルの民事罰金、さらに繰り返し違反した場合は事業停止の可能性もあります。この法律は、2025年から2026年にかけてのより広範な州の動きの一部であり、オハイオ州の Workforce Integrity Act（2026年3月19日施行、非住宅建設業向け、違反1件につき最高2万5千ドル）、アイダホ州、モンタナ州、テキサス州の全雇用主対象法案も含まれます。
傾向はしきい値からの脱却です。これまで州は10人、25人、100人といった従業員数の区切りを設定していましたが、新しい法案はフロリダ州HB 197の論理を反映しています。つまり、画一的適用は執行がより簡単で、しきい値ぎりぎりに留まろうとするインセンティブを排除します。
新規雇用者ごとに行うべきこと
登録は1つのステップに過ぎず、コンプライアンスの成否は雇用ごとのワークフローにかかっています：
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Form I-9を正確かつ期限内に完了する。 E-VerifyはI-9の代わりにはなりません。引き続き、原本を物理的に確認し（またはリモート代替手段のもとで許可された代表者を介して）、I-9に記録し、署名する必要があります。よくある間違い（期限切れ書類の受理、従業員の証明署名日付の欠落、I-9の誤ったバージョンの使用）は、一時的な不一致（TNC）を引き起こし、照会を遅らせます。
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雇用日から3営業日以内にE-Verifyケースを作成する。 時計は給与支払いの対象となる最初の就業日から始まります。オファー日ではありません。ケース作成が遅れた場合、最終的に従業員が確認されたとしても、それ自体が違反となります。
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一時的な不一致（TNC）を迅速に解決する。 TNCは従業員が不就労許可であることを意味するものではありません。多くの場合、名前の不一致（旧姓と結婚後の姓、ハイフネーション）や、DHS/SSAデータベースの更新遅れを反映しています。従業員に通知し、Further Action Noticeを渡し、異議申し立ての機会を与えます。TNCのみに基づいて解雇、停職、配置転換を行ってはなりません。
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採用前のE-Verify使用や再確認のための使用は行わない。 求職者をE-Verifyで事前審査したり、対象となる事由（例：就労許可の期限切れ）なしに既存従業員を再確認することは、プログラム規則に違反し、差別調査につながる可能性があります。
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記録を保管する。 フロリダ州の25人以上ルールではすでに3年間の保管が義務付けられており、FAIRNESS法や他のほとんどの義務付けも同様に3年間の保管を課しています。I-9、E-Verifyケース結果、および書類のコピー（コピーする場合）を一緒に保管しますが、人事ファイルとは別に保管してアクセスを制限します。
違反した場合のコスト
州の罰則は、現在では登録の事務コストをはるかに上回ります：
- インディアナ州： 違反1件につき最高1万ドル、違反パターンがある場合は事業運営に影響
- オハイオ州（建設業）： 違反1件につき最高2万5千ドル
- フロリダ州（現行の25人以上ルール下）： 州契約の失格、商務省によるランダム監査による執行。HB 197では、この対象がすべての雇用主に拡大されることになります
罰金に加えて、運用上のリスクとして採用停止があります。違反が見つかった雇用主は、登録を義務付けられ、特定の日以降に雇用されたすべての既存従業員を確認するよう求められる可能性があり、調査中に遡及的な作業が発生します。
連邦の差別リスクも、E-Verifyのずさんな使用によって高まります。名前、アクセント、外見に基づいて選択的に確認したり、E-Verifyを事前審査に使用したりすることは、司法省の移民・従業員権利課が執行する差別禁止条項に違反します。
5分でできるコンプライアンス設定
まだ登録していない場合は、次の採用の前ではなく、今すぐ行ってください：
- e-verify.govで登録する — 雇用主アクセス方法を選択（直接、またはE-Verify雇用主エージェントを通じて、ケースを代行してくれるプロバイダーを利用する場合）
- 1人または2人のユーザーを指定し、トレーニングを行う — チュートリアルと知識確認テストは1時間未満で完了
- オファーレターとオンボーディングチェックリストを更新し、3営業日以内のI-9 + E-Verifyケースを含める
- 3年間の保管と、期限付き就労許可の再確認リマインダーをカレンダーに登録する
- 採用ポリシーに非差別に関する注記を追加する：すべての新規雇用者にE-Verifyを実施、例外なし、事前審査なし
この設定は、従業員が2人でも200人でも同じです。だからこそ州は画一的適用に動いています。最小の雇用主も、もはやその期待から免除されなくなっています。
採用記録を監査可能に保つ
E-Verifyコンプライアンスは一度きりの登録ではありません。雇用ごとの規律であり、追跡可能でなければなりません。誰がI-9を完了したか、いつケースが作成されたか、結果は何だったか、記録がどこに保管されているか。3日以内のケース作成を強制する採用チェックリストと、I-9およびE-Verifyケースログの四半期ごとの自己監査は、監査人が見つける前に、遅延した提出や名前の不一致を発見します。
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