200通の有効なフォームI-9を保持し、それぞれに1つの共通の誤りがある雇用主にとって、以前は書類上の問題は厄介ではあるものの、修正費用は安く済みました。当局は技術的または手続き上の不備に関する通知（Notice of Technical or Procedural Failures）を発行し、人事担当者に10営業日の修正期間を与え、通常はそこで解決していました。2026年3月16日に公開されたICE（移民税関捜査局）の改訂版検査ファクトシートの下では、全く同じ誤りに対して、その雇用主は現在57,600ドルから572,200ドルの書類不備罰金に直面する可能性があります。しかも、是正期間も、やり直しのチャンスも、罰金が課される前の是正の機会もありません。新規採用時の確認に関するコンプライアンスの基準が引き上げられたばかりですが、ほとんどの人事チームはまだそのプロセスを調整できていません。
フォームI-9は、40年近く人事コンプライアンスの目立たない一角を占めてきました。派手な見出しを飾ることも少なく、従業員が給与を受け取るために必須というわけでもなく、通常はファイルキャビネット（または人事情報システム：HRISモジュール）に保管され、ICEの監査官が戸を叩くまで二度と取り出されることはありません。監査が始まると、すべてのフォームが数万ドルの法的責任を負う可能性を秘めたものに変わります。このガイドでは、2026年にコンプライアンスを維持するために雇用主が何をすべきか、3月に何が変わったのか、そして外部の監査官が来る前に自分たちで自己監査を行う方法について解説します。
フォームI-9の本来の役割
フォームI-9（就労資格確認書）は、米国の雇用主が採用するすべての人について、その人物が自称通りの本人であること、およびこの国で働く法的権利を有していることの2点を確認するための連邦記録です。1986年の移民改革管理法（IRCA）により、就労資格のない人物を故意に雇用したり雇用し続けたりすることが違法とされ、フォームI-9はその禁止事項を執行するために議会が定めた書類手続き上のメカニズムです。
規模に関わらず、すべての雇用主は、1986年11月6日以降に米国で雇用されたすべての個人について、フォームI-9を作成しなければなりません。これには米国市民、法的永住権保持者、難民、亡命者、一時的な就労ビザ保持者、および米国内で行われた労働に対して報酬を支払われるすべての人が含まれます。ボランティア、無給のインターン、独立業務請負人は除外されますが、従業員を請負人として誤分類しても、I-9の要件は免除されず、移民問題の上に誤分類の問題が重なることになります。
フォーム自体には2つの主要セクションと2つの補足資料があります。セクション1は従業員が記入します。セクション2は雇用主（または雇用主に代わる正当な代理人）が記入します。補足資料Aは作成補助者や翻訳者が従業員のセクション1の記入を支援した場合に使用し、補足資料Bは、就労許可書類の期限が切れた際の再確認や、3年以内の再雇用を扱います。
多くの雇用主が陥りやすい期限のルール
2つの期限がI-9の完了を支配しており、いずれか一方でも逃すと、新しいICEの枠組みの下では実質的な違反とみなされます。
セクション1は、報酬が発生する雇用開始初日までに、従業員が完了させる必要があります。 従業員は内定通知を承諾した瞬間から記入できますが、セクション1を完了しない限り、有給の労働を開始することはできません。
セクション2は、従業員の有給雇用開始から3営業日以内に、雇用主が完了させる必要があります。 時計の針は、内定日やオリエンテーションの日、あるいは開始前の書類署名の日ではなく、最初の有給労働の日から動き出すことに注意してください。従業員が月曜日に開始した場合、セクション2は木曜日の終業時間までに完了していなければなりません。
3日ルールには1つの例外があります。雇用期間が3営業日未満の場合（例：1日の派遣業務など）、セクション2は従業員の最初の勤務日の終了までに完了させる必要があります。リモートワーカー、多忙な人事マネージャー、書類の欠落、オンボーディングソフトウェアの不具合などを理由とした例外は一切認められません。
受理可能な書類：リストA、B、およびC
従業員がセクション2の手続き（対面、代替手続きによるバーチャル、または代理人経由）に臨む際、提示する書類は従業員自身が選択します。雇用主は特定の書類を要求したり、有効な書類の受理を拒否したりすることはできません。そのような行為は「書類の乱用（document abuse）」にあたり、司法省の移民・従業員権利部門（IER）によって執行される別の違反となります。
従業員は、リストAから1つの書類、またはリストBとリストCからそれぞれ1つずつの書類を提示しなければなりません。受理可能な書類は合計で25種類あります。
リストAの書類は、本人確認と就労資格の両方を証明するものです。最も一般的なのは、米国パスポートまたはパスポートカード、永住権カード（フォームI-551、通称グリーンカード）、写真付きの就労許可証（フォームI-766）、および有効なI-551スタンプが押された特定の外国パスポートです。
リストBの書類は、本人確認のみを行うものです。州発行の運転免許証または写真付き身分証明書が圧倒的に一般的ですが、写真付きの学生証、有権者登録証、その他いくつかの書類も該当します。
リストCの書類は、就労資格のみを証明するものです。最も一般的なのは、制限のないソーシャルセキュリティーカード、出生証明書の謄本、ネイティブアメリカンの部族文書、および特定の非移民に対する国土安全保障省のフォームI-94です。
書類の審査は「合理的注意を払う普通の人」という基準で行われるべきものです。書類が真正であると合理的に判断でき、かつ提示した本人に関連するものであるように見える場合、雇用主はそれを受理しなければなりません。雇用主は書類の専門家ではなく、高度な偽造を見抜くことまでは期待されていません。しかし、有効期限が切れている書類や、明らかに目の前の人物と一致しない書類を受理しないことは求められています。
保存期間：3年または1年、いずれか遅い方
I-9フォームの保存には、監査時に雇用主を不意打ちする、一見単純なルールがあります。雇用主は、採用日から3年、または雇用終了日から1年の、いずれか遅い日付まで、各I-9フォームを保存しなければなりません。
実務上、これは以下を意味します：
- 2ヶ月間勤務した従業員：採用日から3年間I-9を保存する。
- 2年間勤務した従業員：退職日から1年間I-9を保存する（採用から3年は2周年の時点であり、退職から1年の方が遅いため）。
- 20年間勤務した従業員：退職日から1年間I-9を保存する。
フォームは、検査要求から3営業日以内に提示可能でなければなりません。つまり、亡くなった役員の鍵のかかったファイルキャビネットに保管していたり、現職スタッフの誰も操作方法を知らないHRIS（人事情報システム）内にあったりしても、要件を満たしたことにはなりません。
ベストプラクティスは、I-9を人事ファイルとは別に管理することです。I-9を懲戒記録、医療情報、業績評価などと混在させると、外部機関がファイルをレビューする際に証拠開示の問題が生じ、保護された情報が不注意に開示されるリスクが高まります。「有効なI-9」のバインダーまたはHRISフォルダと、廃棄可能日順に整理された「廃棄待ちの退職者I-9」フォルダを分けて管理することで、保存ルールの運用が容易になります。
電子保管も認められていますが、電子I-9システムは、フォームへのアクセス、作成、変更、修正が行われるたびに、安全で恒久的な監査証跡（オーディット・トレイル）を作成しなければなりません。システムは権限のある職員のみにアクセスを制限し、信頼性の高いバックアップを維持する必要があります。監査証跡のないスプレッドシートベースの「追跡ログ」は、準拠した電子I-9システムとはみなされません。
E-Verify：義務化される場合と任意の場合
E-Verifyは、米国市民権・移民局（USCIS）が運営する無料のウェブベースのシステムで、I-9の情報とUSCISおよび社会保障局（SSA）が保持する記録を照合します。結果として、「雇用許可（Employment Authorized）」、「暫定的不一致（Tentative Nonconfirmation）」、または「最終的不一致（Final Nonconfirmation）」のいずれかが返されます。
連邦レベルでは、E-Verifyは2つのグループに対して義務付けられています。1つはFAR（連邦調達規則）のE-Verify条項を含む契約を持つ連邦政府契約業者および下請業者、もう1つはE-Verifyを義務付けている州の雇用主です。連邦政府契約業者は、契約締結から30日以内にE-Verifyに登録し、登録から90日以内に対象従業員の確認を行わなければなりません。
2026年時点で、11の州がすべてまたはほとんどの民間雇用主にE-Verifyを義務付けています：アラバマ州、アリゾナ州、フロリダ州、ジョージア州、ルイジアナ州、ミシシッピ州、モンタナ州、ノースカロライナ州、サウスカロライナ州、テネシー州、ユタ州。他にもいくつかの州が、公的雇用主や公的契約業者にE-Verifyを義務付けています。州による罰則は多岐にわたります。例えばノースカロライナ州では、違反を繰り返すと、根底にあるI-9の誤りに対する連邦政府の罰金に加え、違反1件につき10,000ドル以上の民事罰が科される可能性があります。
複数の州で事業を展開する雇用主は、一貫性を保つため、またリモートでの書類確認のための「代替手続き」を利用できるようにするために、義務付けられていない地域であっても任意でE-Verifyに登録することを選択することがよくあります。
リモート確認のための代替手続き
2023年、国土安全保障省（DHS）は、正式には「代替手続き（Alternative Procedure）」と呼ばれる、待望のリモート確認オプションを恒久化しました。この手続きの下では、以下の4つの条件が満たされている場合に限り、雇用主または権限を与えられた代理人が、対面ではなくライブビデオ通話を通じて従業員の書類を確認することができます：
- 雇用主がE-Verifyに登録しており、良好なステータスを維持していること。
- 従業員がビデオ確認の前に、すべての書類（該当する場合）の表裏のコピーを雇用主に送信すること。
- 雇用主が書類と従業員を同時に確認できるライブビデオ確認が行われること。
- 雇用主が従業員のE-Verifyケースを作成し、書類のコピーを保存すること。
重要な点として、I-9フォームのセクション2（および再確認用のサプリメントB）にある代替手続きのチェックボックスにチェックを入れなければなりません。2026年3月のICEの更新により、このチェックボックスの記入漏れは「重大な違反（Substantive Violation）」とみなされます。ビデオ確認自体も適切に記録される必要があり、コピーの保存、真のライブ確認の実施、またはフォームへの適切な記載を怠るなどのリモート確認に関連する手続き上の不備は、現在すべて重大な違反となります。
E-Verifyに登録していない雇用主もリモートワーカーの確認を行うことは可能ですが、その場合は「権限を与えられた代理人」を使用する必要があります。代理人とは、雇用主が自社に代わって対面でセクション2を完了させるために指定した人物（一般的には公証人、弁護士、UPSストアの従業員、あるいは新採用者の友人や家族など）を指します。代理人が犯した誤りについては、雇用主が全責任を負い続けます。
2026年3月のICE方針転換
2026年におけるI-9執行上の最大の変化は、法律や規制ではなく、ファクトシートの更新でした。2026年3月16日、ICEは「移民国籍法第274A条に基づくI-9フォーム検査」の改訂版を静かに公開しました。これは監査官が違反を分類するために使用する当局の文書です。以前のバージョンでは、多くの一般的な誤りを10営業日の是正期間が認められる「技術的または手続き上の不備」として扱っていましたが、新しいバージョンでは、それらを即座にフォーム単位の罰金の対象となる「重大な違反」に分類しています。
現在、重大な違反とされる誤りには以下が含まれます：
- セクション1における従業員の生年月日の記載漏れ
- セクション2における採用日の記載漏れ
- セクション2における雇用主または権限を与えられた代理人の氏名または役職の記載漏れ
- セクション2におけるリストA、B、またはCの書類データの欠落または誤り（書類のコピーを保存していたかどうかに関わらず）
- リモート確認を使用した際の、セクション2またはサプリメントBにおける代替手続きチェックボックスのマーク漏れ
- リモート確認に関連するほとんどの手続き上の不備
現在の連邦官報の調整による事務的違反の罰金額は、フォーム1枚あたり288ドルから2,861ドルです。この範囲は、エラーのあるフォームの割合と雇用主の過去の履歴によって決まります。不法就労者を故意に雇用したり、雇用し続けたりした場合の罰金ははるかに高く、再犯者の場合は違反1件につき最大28,619ドルに達します。
財務的な計算は容赦ありません。エラー率40%（これまで自主監査を行ったことがない雇用主では一般的です）の従業員500人の企業では、200枚の問題のあるフォームを抱えることになります。新しい罰金範囲の中間点で見積もっても、約315,000ドルの潜在的リスクとなります。高額なケースでは、50万ドルを超えることもあります。これらの罰金は、検査通知（Notice of Inspection）が届いた後に急いで修正しても減額されることはありません。
検査プロセス
ICE I-9 監査は、捜査官が検査通知書（NOI）を提示することから始まります。この通知では通常、雇用主に対し、I-9 フォームに加え、給与記録、現在の従業員名簿、定款、営業許可証などの裏付け書類を提出するために 3 営業日の猶予が与えられます。3 営業日は 3 週間ではありません。紛失したフォームを探したり、未作成のフォームを完成させたり、有意義な自主監査を行ったりするのに十分な時間はありません。作業はずっと前に行われていなければならないのです。
ICE はフォームを審査した後、1 つ以上の通知を発行します。「不審書類通知書（Notice of Suspect Documents）」は、当局が就労資格が有効でないと判断した従業員を特定するものです。雇用主は、解雇する前にそれらの従業員に弁明の機会を与えなければなりません。「技術的または手続き上の不備に関する通知書（Notice of Technical or Procedural Failures）」には、10 営業日以内に修正可能な技術的誤りがリストされますが、現在このカテゴリーは大幅に縮小されています。「制裁金賦課予告通知書（Notice of Intent to Fine）」は、実質的な違反や不法就労と知りながら雇用した違反に対する制裁金案を提示するものです。雇用主は 30 日以内に行政法判事による聴聞会を要求することができます。
有効期限が 2027 年 5 月 31 日の新しい I-9 フォームを使用する必要があり、電子 I-9 システムは遅くとも 2026 年 7 月 31 日までにこれに対応するように更新されなければなりません。その期日以降も旧バージョンを使い続けること自体が、書類作成上の違反となります。
ICE が来る前に自主監査を行う
すべての雇用主にとっての防御策は、次の四半期に NOI が届く可能性があると想定し、それに応じて内部自主監査を行うことです。適切な自主監査は 4 つのステップで構成されます。
1. 棚卸し。 I-9 ファイルを現在の給与名簿と照らし合わせます。1986 年 11 月 6 日以降に採用されたすべての現職従業員は、I-9 フォームを保持している必要があります。保存期間がまだ経過していない退職従業員も同様です。フォームの欠落は最も深刻な問題です。なぜなら、準拠した I-9 を遡って作成する方法はないからです。フォームは完成した日付を記入しなければならず、明らかにバックデートされたフォーム自体が別の違反となります。
2. レビュー。 上記のような実質的な違反がないか、すべてのフォームを確認します。誤りに気づいても、元の記入内容を消したり、上書きしたりしないでください。訂正は、誤った情報に一本線を引き、正しい情報を入力し、訂正日とイニシャルを記入することで行う必要があります。訂正を行う人は、可能であれば最初にそのセクションを記入した担当者、またはセクション 1 の記入については従業員本人であるべきです。
3. 再確認（Reverify）。 就労許可書類の期限が切れる従業員のリストを抽出します（米国市民、法的永住権保持者、および再確認の対象とならない特定のカテゴリーは除きます）。期限当日またはそれ以前に、サプリメント B を使用して再確認を行ってください。再確認の遅れは、ICE 監査で最も重い制裁が課される事項の一つです。なぜなら、許可が失効した後も雇用主が雇用を継続していたことを強く示唆するためです。
4. 監査の記録。 日付、範囲、方法、結果、および是正措置を記載したメモを作成します。記録された誠実な自主監査は、後に ICE が制裁金を課す際の軽減主張を裏付けることができ、また、監査の圧力下で初めてエラーを発見したのではなく、雇用主が継続的なコンプライアンス・プログラムを維持していたという証拠になります。
定期的（人員が安定している職場なら毎年、離職率の高い業界なら四半期ごと）な自主監査スケジュールを立てることで、I-9 コンプライアンスはパニックに陥る突貫プロジェクトから、管理可能な人事運営タスクへと変わります。
簿記と I-9 コンプライアンスのつながり
I-9 コンプライアンスと給与簿記は密接に関連しています。ICE の監査官は I-9 だけを単独で審査するわけではなく、給与記録と比較します。四半期ごとのフォーム 941 の提出、州の失業保険報告、または総勘定元帳の賃金費用として記載されているにもかかわらず、対応する I-9 がない従業員は、さらなる精査を引き起こす赤信号となります。逆に、給与、総勘定元帳、および I-9 ファイルの間で不整合がなければ、監査時間は劇的に短縮されます。
独立業務請負人の分類についても同様です。もし帳簿上に、勤務時間、監督体制、専属契約など、実態が従業員と同じである人物への支払いがあり、その人物を I-9 なしの 1099 請負業者として扱っていた場合、誤分類の問題に加えて入管法の問題が重なることになります。各当局は互いに連携しています。従業員と請負業者の関係を一貫して追跡し、賃金を特定の従業員 ID に結びつけ、いつステータスが変更されたかの監査証跡を維持するクリーンな簿記システムは、複合的なコンプライアンス違反に対する最善の防御策の一つです。
人事・財務記録を常に監査可能な状態に保つ
I-9 コンプライアンス、給与の正確性、および請負業者の分類はすべて、監査官が曖昧さなく追跡できる規律ある記録管理にかかっています。Beancount.io は、透明性が高く、バージョン管理が可能で、給与台帳、従業員名簿、四半期ごとの税務申告書との照合が容易なプレーンテキスト会計を提供します。これにより、外部機関が誰に、いつ、どのように支払ったかを問い始めた際に、最初から明確に回答できるようになります。無料で始めることで、人事ファイルと同様の厳格さを財務記録にもたらしましょう。