2023年7月以降、ワシントン州の給与明細に新しい控除項目が現れるようになり、それに気づいた従業員の多くは雇用主に対して一つの疑問を抱いた。「これは何で、なぜ社会保障税のように上限がないのか」。今月、この話のもう半分がついに現実になる。2026年7月から、その控除が積み立ててきた基金が初めて長期介護給付の支払いを開始し、対象となる労働者1人あたり最大$36,500が支給される。ワシントン州を拠点に働く従業員が1人でもいれば、WA Cares Fundはもはやコンプライアンスカレンダーに恒久的に組み込まれる項目であり、対応を誤れば実際の財務リスクにつながる。
このガイドでは、ワシントン州の雇用主が実際に行うべきことを順に解説する。誰の分の保険料を負担する義務があるのか、いくら源泉徴収すべきか、適用除外はどのように機能するのか、2026年に何が変わったのか、そして申告を怠るとどうなるのかを取り上げる。
WA Cares Fundとは実際には何か
WA Caresは州が運営する、従業員拠出型の長期介護保険プログラムであり、全米で初めての制度だ。雇用主が費用を分担できるワシントン州の有給家族・医療休暇（Paid Family and Medical Leave）制度とは異なり、WA Caresの保険料は全額を従業員が負担する。雇用主としての役割は、賃金から保険料を源泉徴収し、それを保管したうえでスケジュールどおりに州へ納付することだ。雇用主側のマッチング拠出義務はないが、希望すれば従業員の負担分を任意で肩代わりすることも認められている。
保険料率は**従業員の総賃金の0.58%**であり、重要な点として賃金の上限は存在しない。社会保障税は従業員が年間の課税対象賃金基準額を超えると課税が止まるが、WA Caresはそのような仕組みではない。対象となる賃金はすべて、1年を通じて、従業員の報酬がどれほど高くなろうとも0.58%の控除対象となる。
誰の分の保険料を負担する義務があるのか
判断基準は会社の本社がどこにあるかではなく、従業員の勤務が「ワシントン州に所在する（localized in Washington）」かどうかである。実務上、これは次のことを意味する。
- ワシントン州を拠点とする従業員 — 会社の設立地や本社の所在地にかかわらず、原則として対象になる。
- ワシントン州に居住し、そこで働くリモート従業員 — 州外に拠点を置く雇用主であり、ワシントン州内に他の拠点がなくても対象になる。
- 複数の州にまたがって働く従業員 — 業務拠点、あるいは業務の大半がワシントン州にある場合は、一般的に対象になる。
- ワシントン州外に居住しながら、時折そこで働く従業員 — このケースは事実関係によって判断が分かれるため、ハイブリッド勤務や複数州にまたがるスタッフを抱えている場合は、簡単な法的確認をしておく価値がある。
自社の従業員の一部でもワシントン州に関わっているなら、給与計算ソフトが自動的に対応してくれていると思い込まないこと。給与計算サービスが有給休暇（Paid Leave）分だけでなく、WA Cares/Paid Leaveの統合報告を実際に提出しているかを確認しよう。
適用除外：自動的なものと、そうでないもの
従業員はWA Caresの保険料を免除される場合があるが、雇用主が一方的に適用除外を決めることは決してできない。州の承認が必要であり、源泉徴収を停止する前に承認レターを保管しておく必要がある。
認められている適用除外のカテゴリーには、次のものが含まれる。
- 2021年11月1日より前に、対象となる民間の長期介護保険に加入していた従業員
- ワシントン州外に居住する従業員
- 現役の米軍軍人の配偶者またはドメスティック・パートナー
- 民間の職に就いている現役軍人
- 一時的な就労ビザを保有する非移民ビザ保持者 — 2026年1月1日付けで、この適用除外は自動化された。つまり、従業員が自ら参加を選択（オプトイン）しない限り、雇用主はこれらの従業員に対する源泉徴収を原則として停止すべきである
この最後の変更は、2026年における最も影響の大きい更新の一つだ。自社の従業員に一時的な就労許可を持つビザ保持者がいる場合は、今すぐ源泉徴収の状況を見直すこと。今後は自動的に適用除外となる従業員から保険料を過剰徴収している可能性があり、どちらの場合でも記録を残しておく必要がある。
一つ重要な制約がある。適用除外の対象ではない従業員の過去の給与から源泉徴収を怠っていた場合、今後の源泉徴収を単に省略することでその分を相殺し、遡って還付することはできない。徴収漏れとなった保険料は雇用主の債務であり、通常の四半期報告の中で徴収される。
保険料の納付方法と時期
WA Caresの報告は、有給家族・医療休暇と同じ四半期サイクルに乗っており、雇用保障局（Employment Security Department、ESD）への一つの統合申告で両方の制度（そしてほとんどの雇用主にとっては失業保険の報告も）をカバーする。期限は以下のとおりだ。
| 四半期 | 対象期間 | 期限 |
|---|---|---|
| 第1四半期 | 1月〜3月 | 4月30日 |
| 第2四半期 | 4月〜6月 | 7月31日 |
| 第3四半期 | 7月〜9月 | 10月31日 |
| 第4四半期 | 10月〜12月 | 1月31日 |
各報告では、賃金、労働時間、そしてその四半期に源泉徴収した保険料を申告する必要がある。報告が遅延または不備であった場合、重大度に応じて$25、$75、$250の段階的な罰金が科されるほか、未納保険料には月1%の利息が発生する。報告が提出されていない場合は延滞と見なされ、通常の税率通知を受け取れなくなる可能性があり、これが関係のない別の申告にまで波及して面倒を引き起こすことがある。
2026年7月から従業員にとって何が変わるのか
給付側の仕組みを理解しておくと、基金が実際に給付を始めた今、従業員から寄せられるであろう質問に答えやすくなる。
2026年7月から、対象となる労働者は生涯を通じて最大**$36,500**の長期介護給付を受け取れるようになる（この金額はインフレに連動して増額される仕組みになっている）。この給付は幅広いサービスに利用できる。専門的な在宅介護スタッフ、介護を提供する配偶者を含む適格な家族への支払い、手すりやスロープの設置といった住宅改修、食事の配達、医療輸送、そして介護用具などが対象となる。
給付を受けるには、労働者は次の二つの異なる基準を満たす必要がある。
- 拠出期間の要件。 満額の生涯給付を受けるには、10年以上拠出するか、申請時点までの過去6年間のうち3年間拠出するという二つの経路がある。また、1968年1月1日より前に生まれた労働者については、標準的な基準に到達する前に介護が必要になる時間的余裕が少ないため、拠出した年数に応じて給付額の10%（拠出1年あたり約$3,650）を按分で受け取ることができる。
- 介護必要度の要件。 申請者は、入浴、着替え、食事、服薬管理、移動といった日常生活動作のうち、少なくとも三つについて介助を必要とすると判定されなければならない。
承認後は、基金がサービス提供者へ直接支払いを行うため、受給者側で追いかけるべき払い戻し手続きは発生しない。2026年のもう一つの新機軸として、少なくとも3年間拠出し（対象年ごとに500時間以上勤務）した労働者がワシントン州を離れた場合、州を離れてから1年以内に手続きを行えば、給付の携行（ポータビリティ）を選択できるようになった。従業員が州外へ転居する予定がある場合は、伝えておく価値のある詳細だ。
今四半期のコンプライアンス・チェックリスト
- 給与計算システムが、ワシントン州に業務が所在するすべての従業員について、上限なく総賃金の0.58%を控除していることを確認する
- 保管している適用除外レターの一覧を取り出し、源泉徴収を停止している従業員と照合する
- 一時的な就労ビザで働く従業員がいる場合、2026年1月の自動適用除外が該当するかどうかを見直し、必要に応じて源泉徴収を更新する
- 2026年第2四半期の統合報告（賃金、労働時間、WA Caresおよび有給休暇の保険料）が7月31日までに提出されていることを確認する
- 人事または給与担当者に、このプログラムの給付側について説明しておく。給付支払いが始まった今、従業員からの質問が予想される
給与記録を整理しておこう
WA Caresのようなプログラムは、給与コンプライアンスが一度きりの設定作業ではなく、料率の変更、新たな適用除外カテゴリー、そして制度が成熟するにつれて変化する四半期の期限を伴う継続的な義務であることを思い起こさせてくれる。Beancount.ioはプレーンテキスト会計を提供し、あらゆる給与負債と納付についての明確でバージョン管理された記録を残せるため、源泉徴収した金額と州へ納付すべき金額の照合が推測作業になることはない。無料で始める、そして開発者や財務に精通した経営者が、実際に監査できる会計を好む理由を実感してほしい。