2026年の州別PFML（有給家族・医療休暇）プログラム：複数州で展開する雇用主のための源泉徴収、民間プラン、および第45S条税額控除ガイド

オレゴン州でリモートワーカーを1名採用するだけで、マサチューセッツ州に本社を置く雇用主は、Paid Leave Oregon（オレゴン州有給休暇）への登録、従業員と60/40で分担する1.00%の給与天引き、およびオレゴン州雇用局（Oregon Employment Department）への四半期ごとの報告義務が生じる可能性があります。これらはすべて、たった1通の内定通知書によって引き起こされます。2026年5月現在、米国の16の管轄区域で義務的な有給家族・医療休暇（PFML）保険プログラムが運用されており、それぞれ独自の拠出率、課税賃金上限、給付上限、民間プラン免除、およびW-2報告コードが設定されています。コンプライアンスの範囲はこの3年間で約2倍に拡大しました。2026年だけでもミネソタ州、メイン州、デラウェア州で新たに給付が開始され、ワシントン州の保険料は23%上昇しました。

本稿は、複数州に展開する雇用主が必要とする実践的なガイドです。2026年に源泉徴収が必要な州、民間プランによるオプトアウト方法、PFMLとFMLA（家族医療休暇法）およびADA（障害を持つアメリカ人法）との調整、そして新たに恒久化された連邦税法第45S条の税額控除と州の義務化制度との関連について解説します。

2026年のPFML概況

現在、16の管轄区域が、州が運営する家族・医療休暇基金への従業員または雇用主による拠出を義務付けています（または承認された民間の代替案を認めています）。拠出率と給付上限は、各州の平均週賃金、社会保障税の課税対象賃金上限、またはプログラムの資金ニーズに基づいて毎年変動します。

州別の有効なPFMLプログラム (2026年)

メリーランド州のFAMLIプログラムは2026年7月1日の拠出開始を予定していましたが、延期されました。現在の当局のガイダンスでは、2027年1月1日に拠出開始、2028年1月1日に給付開始とされています。給与計算を設定する前に、メリーランド州労働局（DOL）FAMLI部門の最新の広報を確認してください。バーモント州は、給与天引きによる州のプログラムではなく、ハートフォード社（The Hartford）を通じて完全に任意加入のVT-FMLI保険製品を提供しています。イリノイ州はPFML法案の議論を続けていますが、2026年時点では義務化されたプログラムはありません。

2026年の変更点

• ミネソタ州の有給休暇が2026年1月1日に開始 — 2026年に開始された最初の新しい州PFMLです。拠出と給付の両方が初日から開始され、最初の四半期拠出金の支払期限は4月30日でした。
• デラウェア州の有給休暇給付が2026年1月1日に開始 — 2025年の拠出を通じて準備金を積み立てた後、給付が開始されました。
• メイン州のPFML給付申請が2026年5月1日に開始 — こちらも1年間の先行拠出を経て開始されました。
• ワシントン州のPFML料率が0.92%から1.13%に急上昇 — 1月1日に実施された23%の相対的な保険料引き上げは、一部の給与計算ベンダーの不意を突く形となりました。
• コロラド州のFAMLIに12週間の義務的NICU（新生児集中治療室）給付が追加 — すべての承認済み民間プランは、更新時にこの内容を反映させる必要があります。
• カリフォルニア州がSDIの賃金上限を撤廃 — SB 951に基づき（2024年から施行されていますが、2026年には最大給付額が週1,765ドルに再上昇しました）。

保険料の源泉徴収の仕組み

各州のPFMLプログラムは、概ね同じ4つのステップのフローに従いますが、登録、送金、報告の詳細は州によって異なるため、ある州のプロセスが他の州にも適用されると思い込むと給与計算業務に支障をきたす恐れがあります。

ステップ1：最初の給料日までに登録する

ほとんどの州では、従業員数のしきい値に関わらず、対象となる従業員が1名でも州内に居住した時点で登録が必要です。把握しておくべきポータルは以下の通りです：

• カリフォルニア州：e-Services for Business (EDD)
• ニューヨーク州：NYSIFまたは認可された民間保険会社を通じた補償
• マサチューセッツ州：MassTaxConnect → DFML
• ワシントン州：SecureAccess Washington (SAW) → ESD
• オレゴン州：Frances Online
• コロラド州：MyFAMLI+
• ミネソタ州：Minnesota Paid Leave Employer Portal
• メイン州：Maine Paid Leave Portal
• デラウェア州：LaborFirst ポータル
• メリーランド州：Maryland Tax Connect（拠出開始時）
• ワシントンD.C.：DOESを通じた Office of Paid Family Leave

ステップ 2：各給与計算期間に従業員負担分を源泉徴収する

従業員負担分は総賃金から差し引かれ、税引後として扱われます。連邦所得税、FICA（社会保障税・メディケア税）、FUTA（連邦失業税）は依然としてこれらの金額に適用されるため、この控除によって手取り額は減少しますが、W-2のボックス1には（控除前の金額が）記載されます。

ステップ 3：四半期ごとに納付する（原則）

カリフォルニア州は例外で、前年度の負債額に応じてDE-9/DE-9Cを通じて毎月または四半期ごとに納付します。ニュージャージー州はWR-30を通じて報告します。それ以外のすべての州は暦四半期周期で運用されており、四半期終了後の翌月末までに申告期限が設定されています。

ステップ 4：正しいラベルを使用してW-2のボックス14で報告する

ボックス14の項目のラベルが誤っていると、毎年1に従業員側の州税申告ソフトで不具合が発生します。重要なコードは以下の通りです：

• CASDI — カリフォルニア州
• NYPFL — ニューヨーク州
• MAPFML — マサチューセッツ州
• WAPFML — ワシントン州（従業員負担分のみ）
• ORPFML — オレゴン州（従業員負担0.6%。雇用主負担分の0.4%は含めないこと）
• COFAMLI — コロラド州
• MNPFML — ミネソタ州（従業員負担分と雇用主による「肩代わり（pickup）」分の両方を含める）
• CTPL — コネチカット州
• DEPFL — デラウェア州
• MEPFML — メイン州

オプトアウト：民間プランによる免除

ほとんどのPFML導入州では、雇用主が州のプログラムを、同等以上の給付を提供する完全保険型または自己保険型の民間プランに置き換えることを認めています。Unum、MetLife、Lincoln、Sun Life、The Hartford、Guardian、Prudential、Standard、ShelterPoint、Reliance Matrixなどの保険会社は、賃金補填、FMLA（家族医療休暇法）の追跡、断続的な休暇の管理を短期・長期障害保険とセットにした、承認済みのPFML保険商品を販売しています。

民間プランが利用可能な州

「同等の給付」のルールは各州で共通しています。民間プランは、すべての州の給付内容（週ごとの上限額、期間、休暇の理由）と同等かそれ以上である必要があり、かつ従業員の負担コストが州のプログラムと同等以下でなければなりません。自己保険も通常は認められていますが、雇用主が倒産した場合に従業員の請求を保護するため、通常は1年間の推定給付額に相当する保証証券（Surety bond）が必要となります。

民間プランにおける落とし穴は、更新期間です。マサチューセッツ州、コロラド州、オレゴン州、デラウェア州では、民間プランが州の毎年更新される最大週間給付額を依然として満たしているかを確認することを雇用主に求めています。もし2025年のプランで給付上限を1,200ドルに設定しており、州が上限を1,230ドルに引き上げた場合、更新時に民間プランの免除が取り消される可能性があります。

リモートワーカーのための複数州間調整

従業員が複数の州で時間を分けて働いている場合、または雇用主が他に事業拠点を持たない州から完全にリモートで働いている場合、どのPFMLが適用されるのでしょうか。ほぼすべての州が、米国労働省の「サービスの所在性（localization of services）」の段階的基準を採用しています。これは失業保険（SUTA）の適用範囲を決定する際に使用されるのと同じ4つの要素によるテストです：

1. 所在性（Localization） — 業務の全体または大部分が1つの州で行われており、州外での業務は単なる付随的なものか？
2. 拠点の拠点（Base of operations） — 従業員が定期的に仕事をする場所（ホームオフィス、日常的に報告を行う雇用主の拠点）はどこか？
3. 指示または管理の場所（Place of direction or control） — 業務の指示はどこから出されているか？
4. 居住州（State of residence） — 最終的な決定要素。

マサチューセッツ州に本社を置く企業に勤務し、オレゴン州に住む完全リモートの従業員は、オレゴン州に所在するとみなされます。この場合、Paid Leave Oregonが適用され、マサチューセッツ州のPFMLは適用されません。ニューヨーク州で60％、ニュージャージー州で40％の割合で勤務する従業員は、「拠点の拠点」ルールに基づき、ニューヨーク州に所在するとみなされます。明確な主要州がない、真の意味で複数の州にまたがる従業員については、労働省の相互適用取決め（reciprocal coverage arrangement）に基づき、デフォルトで雇用主の本社がある州が適用されます。

多くの複数州展開の雇用主が見落としがちなリスクは、四半期の途中で転居した従業員は、次の四半期の開始時にPFMLの適用範囲が変わるという点です。給与計算システムは、旧州での源泉徴収を停止し、新州での源泉徴収を同時に開始する必要があります。また、二重徴収や補償の空白を避けるために、四半期末までに州への登録を更新する必要があります。

PFMLとFMLA、ADA、PWFAの調整

州のPFMLは、有給の賃金補填を提供します。家族医療休暇法（FMLA）は、無給の雇用保障を提供します。障害を持つアメリカ人法（ADA）は合理的配慮を求めており、これには無給休暇が含まれる場合があります。妊婦労働者公平法（PWFA）は、妊娠に関する特定の配慮を追加するものです。これらの法律は異なる対象をカバーしており、異なる基準で運用されています。

Run FMLA concurrent with PFML — 書面による通知

休暇がFMLAと州のPFMLの両方の要件を満たす場合、すべての州でこれらを同時に（concurrently）消化することが認められています。ただし、雇用主が休暇の開始時に書面でFMLAとして指定した場合に限られます。この指定を怠ると、従業員は州支給の有給休暇に加えて12週間の無給FMLAを積み重ねることができ、雇用保障期間が24週間以上に倍増する可能性があります。指定通知は、休暇の通知を受けてから5営業日以内に、標準的な書式（DOLフォームWH-381および州固有の通知）を使用して従業員に送付する必要があります。

雇用保障と賃金補填は別物

ワシントン州は2026年に向けて、PFMLの雇用保障が従業員数25名以上、勤務日数180日以上の雇用主に適用されることを明確にしました。これはFMLAの基準（従業員50名以上、1,250時間、12ヶ月）とは異なります。従業員は連邦のFMLAの資格を満たさない場合でも、州の雇用保障付きPFMLの対象となる場合があります。PFMLの雇用保障期間中も、健康保険の特典は継続されなければなりません。

ADAとPWFAは別の枠組み

12週間のPFML/FMLA同時取得から復帰した従業員は、障害が継続している場合、ADA（障害を持つアメリカ人法）に基づく合理的配慮として、さらに無給休暇を取得する権利がある場合があります。同様に、PWFA（妊娠労働者公正法）により、PFMLではカバーされない勤務スケジュールの変更、軽作業、または休憩時間の配慮が必要になる場合があります。PFMLを使い果たしたからといって、義務がすべて完了したと見なしてはいけません。

第45S条雇用主税額控除 — 恒久化

One Big Beautiful Bill Act (OBBBA) により、連邦の有給家族医療休暇に対する第45S条雇用主税額控除は、2025年12月31日以降に開始する課税年度から恒久化され、3つの重要な点で拡張されました。

2026年の強化点

1. 段階的税額控除率: 雇用主が休暇中に従業員の通常賃金の少なくとも50%を支払う場合、対象賃金の12.5%が控除されます。50%を超える1%ごとに0.25ポイントずつ上昇し、100%支払う場合の最大25%までとなります。
2. 保険料ベース方式（新設）: 雇用主は、年間を通じて対象となる休暇を取得した従業員がいなかった場合でも、支払ったPFML保険料に基づいて控除を申請することを選択できます。これは、独立したPFML保険を維持している雇用主にとって大きな変更です。
3. 6ヶ月の勤務要件: 対象となる従業員の勤務要件が12ヶ月から少なくとも6ヶ月に短縮されました（雇用主がそれに応じて休暇取得資格を拡張する場合に限る）。

二重適用の禁止ルール

州または地域の義務的なPFMLプログラムに基づいて支払いが義務付けられている賃金は、第45S条の控除対象から除外されます。マサチューセッツ州のPFML、ニューヨーク州のPFL、またはワシントン州のPFMLですでに義務付けられている賃金に対して控除を申請することはできません。この税額控除は、州の義務を超える自主的な有給休暇（賃金補填の増額、州の制限を超えた期間の延長、またはPFMLプログラムのない州の従業員のカバーなど）を奨励するものです。

資格を得るには、雇用主は書面によるPFMLポリシーを維持し、対象となるフルタイム従業員に年間少なくとも2週間の有給家族・医療休暇を通常賃金の50%以上（パートタイムの場合は按分）で提供する必要があります。法人税またはパートナーシップの申告書とともにフォーム8994を提出してください。

雇用主がよく犯す間違い

州のPFML導入から3年が経過し、雇用主の間で共通のコンプライアンスミスが見受けられます：

1. リモート従業員1名に対する登録漏れ。 ほとんどの州では、従業員数の閾値ではなく、雇用の初日から登録を義務付けています。テキサス州に拠点を置く2名のスタートアップであっても、コロラド州の従業員が1名いれば、コロラド州のFAMLI登録が必要になります。
2. カリフォルニア州の1.30%のSDI率を州外の賃金に適用。 EDDの料率は、カリフォルニア州内の賃金にのみ適用されます。カリフォルニア州専用の設定から移行した給与システムでは、誤ってリモート従業員にこの料率を適用し続けてしまうことがよくあります。
3. プライベートプランの申請期限を逃す。 MA、NJ, CO, OR, および DEはすべて、プライベートプランが発効する四半期より前に承認を得る必要があります。期限を逃すと、さらに1四半期の州への納付が必要になり、その後の更新サイクルも遅れます。
4. FMLAの同時適用を書面で指定し忘れる。 書面による指定がない場合、従業員は州のPFMLの上に連邦のFMLAを積み重ねることができます。
5. W-2のボックス14のコード誤り。 従業員負担分と雇用主負担分を誤った組み合わせで混在させると（MNは両方が必要、ORは従業員分のみが必要）、毎年1月の従業員の州税申告に支障をきたします。
6. ワシントン州の2026年の料率上昇の見落とし。 保険料率は0.92%から1.13%に上昇しました。2026年1月1日に新料率を反映しなかった給与システムでは、年間を通じて源泉徴収不足が発生しています。
7. メリーランド州が2026年に開始されると誤認する。 メリーランド州の拠出金開始は2027年1月1日に延期されました。一部の給与ベンダーが誤って2026年7月1日から源泉徴収を開始してしまいました。
8. 第45S条の二重適用。 州のPFMLですでに義務付けられている賃金に対して連邦税額控除を申請すること。フォーム8994の指示ではこれが明示的に禁止されており、IRSの調査で発覚します。
9. 断続的休暇を細かく追跡していない。 WA、MA、およびMNでは、最短4時間単位での休暇取得が認められています。全日単位でしか追跡していない場合、規制違反となり、未払い賃金の請求を受けるリスクがあります。
10. プライベートプランの給付上限が州の上限に追いついていない。 州の年次上限の更新に伴い、次回の更新時にプライベートプランの上限も更新する必要があります。そうしないと、免除が取り消される可能性があります。

複数州におけるPFML（有給家族・医療休暇）コンプライアンス体制の構築

10以上の州にわたるコンプライアンスを遵守したPFMLの源泉徴収、民間プラン、連邦税額控除の請求を管理する事務的負担を軽減するには、いくつかの実用的な習慣が役立ちます。

• 州ごとのマトリックスを維持し、毎年1月に新しい料率、給与上限額、最大給付額、民間プランの更新日、W-2コードで更新します。ほとんどの給与計算プロバイダーは独自の表を保持していますが、ベンダーを信頼するのではなく、州の機関と照らし合わせて確認してください。
• すべての従業員に主要な勤務州をHRISでタグ付けし、従業員が転居したり、永住住所を変更したり、州ごとの勤務時間の割合が変わったりするたびに再評価します。
• 四半期ごとの照合、W-2のボックス14の報告、およびセクション45Sの税額控除計算が、それぞれ同じ総勘定元帳からクリーンに抽出できるように、PFML控除用の給与計算コードを分離します。
• オプトアウトを選択したすべての州について、民間プランの更新期間をカレンダーに登録します。マサチューセッツ州やコロラド州で更新を忘れると、少なくとも1四半期は州への納付に戻らざるを得なくなります。
• FMLA（家族医療休暇法）の指定を単一のシステムで追跡します。理想的には、PFMLの民間プランを運用しているのと同じ保険会社またはサードパーティ管理会社（TPA）を利用し、PFMLの請求が開始されたときに同時指定が自動的に行われるようにします。

PFMLを単なる給与計算機能として扱うことは、コンプライアンス失敗の最大の原因です。これは給与計算、休暇管理、福利厚生、連邦税額控除、および州の雇用法の交差点に位置しており、その統合には明確な責任者が必要です。

PFMLコンプライアンスの拡大に合わせて財務を整理する

ビジネスが州を越えて拡大するにつれて、PFMLコンプライアンスの財務側面（給与控除、雇用主のマッチング拠出、民間プランの保険料、セクション45Sの税額控除の照合）は、明確で監査可能な記録を必要とする膨大な量の仕訳入力を生成します。Beancount.io は、すべての給与転記と税額控除の計算に対して完全な透明性とバージョン管理を可能にするプレーンテキスト会計を提供します。ブラックボックスやベンダーロックインはなく、州機関への申告書との照合も容易です。無料で始めることで、なぜ開発者や財務の専門家がプレーンテキスト会計に切り替えているのかを確かめてください。