ある寄付者が、子供の識字プログラムに充てることを明確にした5万ドルの小切手を書きました。18か月後、その資金はひっそりと建物増築のために使われていました。この決定を下したのは事務局長でした。理事会は、資金が実際にどこへ行ったのか尋ねることなく、予算を承認しました。寄付者がこれを知ったとき、彼らは返金を求めただけでなく、提訴し、そして勝訴しました。
その理事会の誰もが、自分たちが何か間違ったことをしているとは思っていませんでした。彼らは職員を信頼し、会議に出席し、十分に読まなかった報告書に署名しました。それこそが問題なのです。非営利法人の理事としての役務は、履歴書に載せる名誉職ではありません。それは金銭的な責任を伴う法的役割であり、「知りませんでした」は、裁判所が受け入れる弁護とはほとんどなり得ません。
もしあなたが非営利法人の理事を務めている、または就任を考えているのであれば、あなたの受託者責任を理解することは任意の宿題ではありません。それは組織の使命を守るか、被告となるかの違いです。
「受託者責任」が実際に意味するもの
受託者とは、他の当事者（この場合は非営利法人と、それが奉仕する公衆）の最善の利益のために行動することを法的に義務付けられている人物を指し、理事自身の都合、エゴ、または個人的なコネクションのためではありません。すべての州で、理事の席を引き受けた瞬間に発生する3つの核となる義務が認識されています。
注意義務
これは「出席し、注意を払う」義務です。理事は、通常 prudent な人物が自身の事柄に適用するのと同じレベルの判断力と勤勉さを行使することが求められます。実際には、それは以下のことを意味します。
- 会議中ではなく、会議前に理事会資料を読む
- 財務諸表の数字が合わないときに質問する
- 何が起こっているかを実際に知るために、定期的に会議に出席する
- 組織のプログラム、収益源、および主要なリスクを理解する
注意義務は、理事に会計士であることを求めているわけではありません。しかし、数字がおかしいときにそれに「気づき」、安易に承認するのではなく、フォローアップすることを求めています。
忠実義務
この義務は、理事に自己の利益よりも組織の利益を優先することを求めます。具体的には、それは以下のことを意味します。
- 議論されているベンダー、請負業者、または取引との金銭的または個人的な関係を全て開示する
- 利害の衝突がある投票からは辞退する
- 理事としてのアクセスを利用して、自分自身や家族に契約、仕事、または寄付を誘導しない
- 機密情報を機密として保持する
忠実義務は、ほとんどの現実世界のスキャンダルが存在する場所です。自身が監督する非営利法人から「無競争契約」を自社が得たり、通常の手続きなしに親戚が雇用されたりする理事は、たとえ仕事自体が適切に行われていたとしても、忠実義務の問題です。
任務遵守義務
これは非営利法人に特有のものです。理事は、組織がその表明された使命に忠実であり、自身の定款に従い、免税法人を規定する法律を遵守することを確実にしなければなりません。上記で述べた識字基金の建物増築のように、使途が限定された寄付を無関係な目的に使うことは、任務遵守義務の典型的な違反であり、訴訟に加えて組織の免税資格を危うくする可能性があります。
財務監督：3つの義務が衝突する場所
理事会が責任を負うあらゆることの中で、財務監督は注意義務、忠実義務、任務遵守義務が最も直接的に集約され、理事会が最もトラブルに巻き込まれやすい場所です。この義務を果たすために財務の学位は必要ありませんが、数字を passively に受け取るのではなく、実際にそれらに関与するためのシステムが必要です。
財務諸表を真剣に検討する
最低限、理事会は四半期ごとの財務諸表を見るべきです。すなわち、貸借対照表、予算と比較した損益計算書、およびキャッシュフローの概要です。組織の収益が不安定であるか、急速に規模を拡大している場合は、代わりに月次レビューを求めましょう。目標は、すべての勘定科目を記憶することではありません。危機になる前に、意味をなさないパターンを捕捉することです。
有用な習慣として、各理事会資料には、キャッシュフロー、プログラム支出、またはコンプライアンス状況において異常な点を示す簡潔で平易な言葉の「リスクスナップショット」（1ページ）を含めるべきです。もし組織がそのようなものを作成しない場合は、それを要求してください。
予算差異を徹底的に調査する
「そのカテゴリでは予算を少し超えています」という言葉を、フォローアップの質問なしに通り過ぎさせてはいけません。以下のことを尋ねましょう。
- どのカテゴリで予算を超過または下回っているか、またその金額はいくらか？
- その差異は好ましいもの（より多くの収益、より少ない費用）か、好ましくないものか？
- 具体的に何がそれを説明しているのか？
大規模で説明のつかない差異は、予測の問題、経営上の問題、または最悪の場合、詐欺の最初の目に見える兆候であることがよくあります。予算と実績のレビューを安易な承認作業として扱う理事会は、不意打ちを食らうことになります。
準備金の位置を知る
組織が運転資金準備金（収益が停滞した場合に一定期間の運営費用をカバーするために準備された「不測の事態」のための資金）を維持しているかどうかを尋ねましょう。多くの非営利法人は3〜6か月分を目標としています。組織に準備金ポリシーがまったくない場合、それは無視すべきではなく、提起すべきガバナンスのギャップです。
提出される前にフォーム990を読み込む
IRSフォーム990は公開記録です。誰でもそれを参照し、組織がどのように資金を使い、役員に報酬を支払い、利益相反を管理しているかを確認できます。理事会は、提出後ではなく、提出前に完成したフォーム990を受け取り、レビューすべきです。フォーム自体が、組織が書面による利益相反ポリシーを有しているか、そしてそれがどのように執行されているかについて、的を射た質問をします。これは、ずさんな、または存在しないポリシーは、資金提供者、監視団体、ジャーナリストのいずれにも明らかになることを意味します。
真の利益相反ポリシーを書面で確立する
利益相反ポリシーは形式的なものではなく、法的な保護策です。効果的なポリシーは次のとおりです。
- 何が利益相反とみなされるかを定義します（金銭的利害、家族関係、競合組織など）。
- すべての理事、役員、主要従業員からの年次書面開示を義務付けます。
- 利益相反がある事項に関する議論や投票からの忌避を義務付けます。
- 利害関係のない理事に、取引が組織にとって実際に公正であるかどうかを評価することを義務付けます。
多くの組織は、従業員の近親者が理事長や会計担当者として務めることを禁止する特定の規則も採用しています。これは、明らかな抜け穴を塞ぐ小さな構造的改善です。
理事会が訴えられるとき
これは仮説的なリスクを煽るものではありません。裁判所は、非営利組織の理事に対し、財務管理の不備について個人的責任を負わせる判決を下してきました。これには、組織の役員が資金を不適切に管理していることが明らかになったにもかかわらず、行動しなかったことで、理事が注意義務を怠ったと判断され、数百万ドル規模の判決が下されたケースも含まれます。他のケースでは、制限付き寄付が関係のない目的に転用されることを許した理事会が、寄付者から全額と利息を求めて直接訴えられています。
また、より範囲は狭いものの、非常に現実的なリスクもあります。非営利組織が給与税を納付しなかった場合、IRSは未納額について「責任者」を個人的に追及することができます。このカテゴリには、給与を受け取るスタッフだけでなく、会計担当者や財務に対して実質的な管理権限を行使する理事も含まれる可能性があります。
ほとんどすべてのケースに共通しているのは、理事会が意図的に何か悪いことをしたわけではない、ということです。彼らはただ質問するのをやめただけなのです。
自分自身に課すべきシンプルな基準
組織の会計士になる必要はありません。あなたはいつでも、これらの質問に答えられる必要があります。
- この組織がどのように資金を稼ぎ、使っているかを、平易な言葉で理解しているか？
- 実際に前回の財務諸表を読んだか、それとも要約をざっと見ただけか？
- 予算どおりに進んでいるかを知っているか、そうでないなら、なぜか？
- 利益相反に見える可能性のある、私のすべての関係を開示しているか？
- この取引を記者、寄付者、または裁判官に説明することに抵抗がないか？
いずれかの答えに不安を感じるなら、それが声を上げるべき時です。監査が問題を見つけてくれるのを待ってからではありません。
実際に監督できる程度に帳簿をきれいに保つ
良好な理事会統治は、良好な基礎となる記録に依存します。ごちゃごちゃしたスプレッドシートやブラックボックス型の会計ツールを使っている会計担当者や簿記係は、理事会が注意義務を果たすことをはるかに困難にします。出典をたどれない数字について、鋭い質問をすることはできません。Beancount.ioは、非営利組織に完全な透明性とすべての取引の監査可能な履歴を提供するプレーンテキスト会計を提供します。ベンダーロックインや、元帳と理事会が見るレポートの間に隠れたロジックはありません。無料で始めることで、あなたの理事会に、受託者責任が実際に要求する種類の財務の可視性を提供します。