Choisissez une date de bascule, exportez la balance générale QuickBooks de la veille, et ouvrez votre grand livre Beancount avec un pad et un balance par compte de bilan. Quand bea check passe et que le solde des capitaux propres correspond à QuickBooks, vos comptes ont migré. Tout ce qui suit la bascule est enregistré dans Beancount.
Ce guide fonctionne pour QuickBooks Online et QuickBooks Desktop. Il ne dépend d'aucun importateur QuickBooks, car aucun n'est fourni avec Beancount. Vous transférez d'abord les soldes, puis vous décidez quelle part d'historique conserver.
Si vous hésitez encore à changer, lisez d'abord Beancount vs QuickBooks.
1. Déterminer la date de bascule et ce que vous conservez
Choisissez le premier jour d'un exercice fiscal, par exemple 2026-01-01. Une frontière annuelle permet de garder une année fiscale dans un seul système. Cela signifie aussi que votre premier compte de résultat Beancount démarre à zéro.
Décidez dès maintenant quelle part d'historique Beancount doit contenir :
- Soldes uniquement. Ouvrez à la date de bascule et conservez les rapports QuickBooks comme archive pour les années antérieures. C'est le chemin le plus rapide, et le reste de ce guide le suppose.
- Synthèses annuelles. Ajoutez une écriture de synthèse par année passée à partir de la balance générale de chaque année. Vos rapports pluriannuels fonctionnent alors dans Beancount.
- Historique complet des transactions. Convertissez l'export du Grand Livre avec un script. C'est le plus de travail, et la section 5 explique ce que cela implique.
Terminez le rapprochement de chaque compte bancaire et de chaque carte dans QuickBooks jusqu'à la veille de la bascule. Un solde non rapproché transfère son erreur dans votre nouveau grand livre.
2. Exporter depuis QuickBooks
Vous avez besoin de trois rapports, tous arrêtés à la veille de la bascule (2025-12-31 dans ce guide) :
| Rapport | Ce qu'il vous apporte |
|---|---|
| Liste des comptes | Chaque nom et type de compte, pour le mapping à l'étape 3 |
| Balance générale | Le solde final de chaque compte, qui devient vos soldes d'ouverture |
| Grand Livre | Chaque transaction, pour l'historique et pour votre archive |
QuickBooks Online. Allez dans Rapports, puis Rapports standard, et ouvrez chaque rapport par son nom. Sélectionnez Exporter/Imprimer, puis Exporter vers Excel. La Liste des comptes correspond au rapport du plan comptable. L'outil Exporter les données sous Paramètres, dans la colonne Outils, exporte un ensemble de rapports et de listes sous forme de fichiers Excel dans un seul fichier zip. Intuit documente les deux méthodes dans Export your QuickBooks Online data.
Ces exports QuickBooks Online sont des fichiers Excel. Ouvrez chacun dans un tableur et enregistrez une copie CSV si un script doit le lire.
Les pièces jointes sont exportées séparément. Dans QuickBooks Online, allez dans Paramètres, puis Pièces jointes, sélectionnez les fichiers et choisissez Actions groupées puis Exporter. Conservez le zip avec votre archive.
QuickBooks Desktop. Sous Windows, ouvrez chaque rapport depuis Rapports, puis Centre des rapports. Sélectionnez Excel, puis Créer une nouvelle feuille de calcul. La fenêtre suivante peut enregistrer un classeur Excel ou un fichier CSV directement, comme décrit dans Export reports as Excel workbooks. Desktop peut aussi exporter des listes, y compris le plan comptable, sous forme de fichier IIF : Fichier, puis Utilitaires, puis Exporter, puis Listes vers fichiers IIF. L'export IIF ne couvre que les listes. Intuit précise que vous pouvez importer des transactions mais pas les exporter, comme expliqué dans Export, import, and edit IIF files.
Conservez les exports originaux inchangés. Ils constituent vos preuves si un chiffre est contesté plus tard.
3. Mapper les comptes vers une hiérarchie Beancount
Beancount a cinq comptes racines. Chaque type de compte QuickBooks se range sous l'un d'eux :
| Type de compte QuickBooks | Compte Beancount |
|---|---|
| Banque | Assets:Bank:Checking, Assets:Bank:Savings |
| Comptes clients (A/R) | Assets:AccountsReceivable |
| Autres actifs courants, Immobilisations | Assets:Prepaid:…, Assets:Equipment:… |
| Carte de crédit | Liabilities:CreditCard:Visa |
| Comptes fournisseurs (A/P), Autres passifs courants | Liabilities:AccountsPayable, Liabilities:SalesTax |
| Passifs à long terme | Liabilities:Loans:… |
| Capitaux propres, Bénéfices non répartis, Solde d'ouverture | Equity:Opening-Balances |
| Produits, Autres produits | Income:Sales, Income:Interest |
| Coût des marchandises vendues | Expenses:COGS:… |
| Charges, Autres charges | Expenses:Rent, Expenses:Software |
Les noms de comptes commencent par une majuscule et ne contiennent pas d'espaces, donc « Office Supplies » devient Expenses:Office-Supplies. Les sous-comptes QuickBooks deviennent des segments plus profonds, comme Expenses:Vehicle:Fuel.
Les Bénéfices non répartis et le Solde d'ouverture se fondent dans un seul compte Equity:Opening-Balances. Beancount calcule le résultat de l'exercice en cours à partir de vos comptes de produits et de charges, donc aucun compte de bénéfices non répartis distinct n'a besoin d'être reporté.
4. Ouvrir le grand livre à la date de bascule
Cet exemple d'entreprise a une balance générale de quatre lignes au 2025-12-31. Les lignes de produits et de charges sont déjà intégrées aux Bénéfices non répartis. QuickBooks Online fait de même lorsqu'un nouvel exercice fiscal commence, comme décrit dans View retained earnings account details.
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Compte courant | 12 450,00 | |
| Comptes clients (A/R) | 3 200,00 | |
| Carte de crédit Visa | 1 875,40 | |
| Bénéfices non répartis | 13 774,60 | |
| Total | 15 650,00 | 15 650,00 |
Enregistrez ceci sous main.bean :
option "operating_currency" "USD"
2025-12-31 open Assets:Bank:Checking USD
2025-12-31 open Assets:AccountsReceivable USD
2025-12-31 open Liabilities:CreditCard:Visa USD
2025-12-31 open Equity:Opening-Balances USD
; Opening balances from the QuickBooks Trial Balance as of 2025-12-31
2025-12-31 pad Assets:Bank:Checking Equity:Opening-Balances
2025-12-31 pad Assets:AccountsReceivable Equity:Opening-Balances
2025-12-31 pad Liabilities:CreditCard:Visa Equity:Opening-Balances
2026-01-01 balance Assets:Bank:Checking 12450.00 USD
2026-01-01 balance Assets:AccountsReceivable 3200.00 USD
2026-01-01 balance Liabilities:CreditCard:Visa -1875.40 USD
2026-01-01 balance Equity:Opening-Balances -13774.60 USDChaque pad demande à Beancount d'insérer l'écriture qui rend vraie l'assertion balance suivante. La contrepartie de chaque pad va dans Equity:Opening-Balances. Une assertion balance est vérifiée au début de sa date, donc les pads sont datés de la veille de la bascule.
Les débits deviennent des nombres positifs et les crédits des nombres négatifs. C'est pourquoi le solde Visa est -1875.40 USD.
La dernière ligne est le rapprochement. Les capitaux propres doivent atteindre -13774.60 USD, le crédit des Bénéfices non répartis. Un chiffre d'actif ou de passif mal saisi modifie les capitaux propres ajustés par pad, et cette assertion échoue.
Pour une entreprise réelle, ajoutez un open, un pad et un balance pour chaque compte de bilan figurant sur la balance générale. Ventilez les comptes clients et fournisseurs en un sous-compte par client ou fournisseur si vous suivez les factures impayées par nom.
5. Importer l'historique
Après la bascule, enregistrez la nouvelle activité dans Beancount. Les relevés bancaires et de carte sont la principale source. Convertissez un export CSV bancaire dans le navigateur avec le convertisseur CSV vers Beancount, ou utilisez le guide d'import bancaire pour la ligne de commande.
Les années passées sont facultatives. Il n'existe pas d'import en un clic depuis un export du Grand Livre QuickBooks. Transférer cet historique est une étape de mapping scriptée ou manuelle :
- Enregistrez l'export du Grand Livre au format CSV.
- Regroupez ses lignes en transactions par date et par numéro de transaction.
- Renommez chaque compte selon votre mapping de l'étape 3.
- Écrivez chaque groupe comme une transaction Beancount dont les écritures s'équilibrent à zéro.
Si vous importez l'historique, ouvrez les comptes au début de cet historique plutôt qu'à la bascule. Conservez ensuite les assertions balance du 2026-01-01. Elles prouvent que l'historique converti aboutit aux mêmes soldes que ceux rapportés par QuickBooks.
6. Vérifier par rapport à QuickBooks
Vérifiez le grand livre, puis listez chaque solde :
bea --file main.bean check
bea --file main.bean query "SELECT account, sum(position) GROUP BY account ORDER BY account"bea check ne signale aucune erreur. La requête renvoie quatre lignes : Assets:AccountsReceivable à 3200.00 USD, Assets:Bank:Checking à 12450.00 USD, Equity:Opening-Balances à -13774.60 USD, et Liabilities:CreditCard:Visa à -1875.40 USD. Comparez chaque ligne avec la balance générale QuickBooks ligne par ligne, les crédits en nombres négatifs.
Nouveau sur la ligne de commande ? Installez bea avec le démarrage rapide de la CLI.
7. Ce qui ne suit pas
Une migration de grand livre transfère les soldes comptables et l'historique. Elle ne transfère pas les opérations que QuickBooks gère autour :
- Factures et liens de paiement. Les factures impayées subsistent comme soldes de comptes clients. Utilisez désormais un service de facturation distinct.
- Paie. Les cycles de paie, formulaires fiscaux et dossiers des employés restent chez votre prestataire de paie.
- Déclarations de taxe de vente. Beancount enregistre le passif. La déclaration reste une tâche distincte.
- Pièces jointes. Les reçus et documents sortent dans leur propre export zip, pas dans les rapports.
- Règles de flux bancaire et historique de rapprochement. Reconstruisez la catégorisation sous forme de règles d'import.
La page de comparaison le dit clairement : ne choisissez pas Beancount en supposant que quelques plugins recréeront toute la suite opérationnelle de QuickBooks. Choisissez-le lorsque le grand livre lui-même est votre système d'enregistrement de long terme.
Vous gérez une petite entreprise sur Beancount ? Voir Beancount.io pour les petites entreprises pour les grands livres hébergés, la synchronisation bancaire et la collaboration avec votre comptable.