Patriot vs. OnPay vs. SurePayroll : la paie à service complet la moins chère pour une micro-entreprise

Une entreprise de trois personnes peut payer entre environ 50 dollars et environ 67 dollars par mois pour que quelqu'un d'autre calcule, déclare et dépose ses taxes sur les salaires — les mêmes déclarations, les mêmes dépôts, un écart de 34 pour cent. Se tromper de comparaison et vous payez trop chaque mois pendant des années ; se tromper de déclaration et la pénalité de l'IRS pour défaut de dépôt commence à 2 pour cent de la taxe impayée et monte jusqu'à 15 pour cent, avant que tout État n'ajoute la sienne. Pour une micro-entreprise qui gère la paie avec des marges serrées, l'option correcte la moins chère n'est pas un détail d'arrondi. C'est tout l'enjeu.

Ce guide compare les trois fournisseurs budgétaires à service complet que les micro-entreprises présélectionnent réellement — Patriot Full-Service Payroll, OnPay et SurePayroll de Paychex — sur le prix de base, les frais par travailleur, l'étendue des déclarations fiscales, le coût des formulaires de fin d'année et le support multi-états, avec le calcul mensuel détaillé pour un, cinq, dix et vingt-cinq travailleurs.

Ce que le « service complet » vous achète réellement​

Les fournisseurs de paie utilisent « service complet » pour signifier qu'ils vous retirent le travail de conformité, pas seulement l'arithmétique. Avant de comparer les prix, vérifiez que chaque offre inclut bien ces cinq éléments :

• Le calcul des taxes à chaque cycle : retenue fédérale sur le revenu, Social Security et Medicare, retenue d'impôt sur le revenu de l'État, assurance chômage de l'État (SUTA) et taxes locales là où elles existent.
• Les dépôts de taxes envoyés aux bonnes agences selon le bon calendrier, pour que vous ne touchiez jamais vous-même à une échéance EFTPS.
• Les déclarations fiscales préparées et soumises : formulaires 940 et 941 au niveau fédéral, plus les déclarations trimestrielles de l'État et les déclarations locales.
• Les formulaires de fin d'année : W-2 pour les employés et 1099 pour les sous-traitants, déposés auprès des agences et transmis aux travailleurs.
• La déclaration des nouvelles embauches à l'État, que la plupart exigent dans les 20 jours suivant l'embauche.

Patriot vend le service complet comme une offre supérieure ; son plan Basic moins cher calcule les taxes mais vous laisse les déclarations et les dépôts. OnPay propose une offre unique qui est à service complet par défaut. SurePayroll vend à la fois un plan libre-service et un plan à service complet, donc assurez-vous de comparer le prix du plan à service complet. Tous les prix ci-dessous correspondent à l'option service complet, taxes prises en charge.

Les trois prétendants en un coup d'œil​

Les trois exécutent des paies illimitées, paient les employés W-2 et les sous-traitants 1099 par dépôt direct, et déclarent les taxes sur les salaires aux niveaux fédéral, étatique et local. Les différences portent sur la structure des prix, ce qui coûte un supplément et la part de RH incluse.

Les prix sont les tarifs catalogue publiés par les fournisseurs au moment de la rédaction ; les trois lancent fréquemment des remises d'introduction, donc confirmez l'offre en cours avant d'acheter. Les frais par travailleur s'appliquent aux travailleurs effectivement payés dans le mois, ce qui compte si votre effectif varie avec de l'aide saisonnière.

Le calcul mensuel : qui est le moins cher à chaque taille ?​

Les prix catalogue trompent, car une base basse avec des frais par travailleur élevés croise une base haute avec des frais par travailleur bas à mesure que vous grandissez. Calculé pour un employeur dans un seul État :

Un travailleur (juste vous, salarié de votre propre S corp) :

• SurePayroll : 29 plus 7, soit 36 dollars
• Patriot : 37 plus 5, soit 42 dollars
• OnPay : 49 plus 6, soit 55 dollars

SurePayroll remporte le cas du propriétaire solo avec une avance nette de six dollars par mois.

Cinq travailleurs :

• Patriot : 37 plus 25, soit 62 dollars
• SurePayroll : 29 plus 35, soit 64 dollars
• OnPay : 49 plus 30, soit 79 dollars

Patriot prend la tête. Ses frais de cinq dollars par travailleur battent ceux de sept dollars de SurePayroll d'assez pour surmonter la base plus élevée.

Dix travailleurs :

• Patriot : 37 plus 50, soit 87 dollars
• SurePayroll : 29 plus 70, soit 99 dollars
• OnPay : 49 plus 60, soit 109 dollars

Patriot étend son avance à douze dollars par mois sur SurePayroll.

Vingt-cinq travailleurs :

• Patriot : 37 plus 125, soit 162 dollars
• OnPay : 49 plus 150, soit 199 dollars
• SurePayroll : 29 plus 175, soit 204 dollars

À vingt-cinq travailleurs, les frais de six dollars par travailleur d'OnPay finissent par battre ceux de sept dollars de SurePayroll, et Patriot reste le moins cher avec une large avance.

Le schéma : SurePayroll est le moins cher à un travailleur, Patriot est le moins cher à partir d'environ trois travailleurs, et OnPay n'est jamais le moins cher sur le seul prix affiché. Mais le prix affiché n'est que la mise de départ. Les petits caractères ci-dessous changent de vrais montants.

Les petits caractères qui changent le gagnant​

Frais multi-états​

Embauchez un travailleur à distance de l'autre côté de la frontière de l'État et le classement bascule. Patriot facture 12 dollars par État supplémentaire et par mois. SurePayroll facture un forfait de 9,99 dollars par mois pour le multi-états, quel que soit le nombre d'États supplémentaires. OnPay inclut les cinquante États sans frais supplémentaires.

Refaites l'exemple des cinq travailleurs avec des employés dans deux États : Patriot monte à 74 dollars, SurePayroll à environ 74 dollars, et OnPay reste à 79 dollars. Avec des employés dans quatre États, Patriot grimpe à 98 dollars tandis que SurePayroll reste proche de 74 dollars et OnPay reste à 79 dollars. Si votre équipe est dispersée entre les États, le forfait de SurePayroll et la couverture incluse d'OnPay effacent rapidement l'avantage de prix de base de Patriot.

Frais de formulaires de fin d'année​

Patriot et OnPay incluent la préparation et le dépôt des W-2 et 1099 dans le prix mensuel. SurePayroll facture les formulaires de fin d'année séparément — environ 5 dollars par formulaire plus des frais de traitement. Dix travailleurs signifient environ 50 dollars plus les frais chaque janvier, ce qui ajoute environ cinq dollars par mois au coût réel de SurePayroll une fois amorti. Cela inverse rarement le classement à lui seul, mais cela réduit l'avance de SurePayroll dans le cas du propriétaire solo et élargit son retard derrière Patriot à chaque taille plus grande.

Taxes locales​

Si vous opérez là où existent des taxes sur les salaires de ville ou de comté, confirmez que la déclaration locale est couverte. Patriot et OnPay incluent les déclarations et dépôts de taxes locales dans le service complet. SurePayroll gère les taxes locales dans de nombreuses juridictions mais traite certaines déclarations locales comme des options, donc chiffrez votre localité réelle plutôt que de présumer la couverture.

Sous-traitants​

Les trois paient les sous-traitants 1099 et déposent les 1099, mais l'économie diffère si les sous-traitants représentent l'essentiel de vos paiements. Patriot et OnPay comptent les sous-traitants comme travailleurs payés au même tarif par travailleur. Si vous ne payez que des sous-traitants et n'avez aucun employé W-2, aucun de ces trois n'est la réponse la moins chère — plusieurs fournisseurs vendent des plans réservés aux sous-traitants sans frais de base — mais parmi les trois, le tarif de cinq dollars par travailleur de Patriot est le coût par sous-traitant le plus bas.

RH, avantages et suivi du temps​

C'est là qu'OnPay récupère son prix affiché plus élevé. OnPay regroupe des outils RH, des modèles de lettres d'offre, le suivi des PTO, l'administration des avantages, les intégrations 401(k) et l'assurance accidents du travail au fur et à mesure dans son offre unique. Patriot facture séparément le logiciel RH et le suivi du temps, à six dollars de base plus deux dollars par employé chacun par mois. SurePayroll se situe entre les deux, avec un support RH intégré modeste plus un plan dédié aux employeurs de personnel de maison qu'aucun concurrent n'égale. Si vous alliez acheter ne serait-ce qu'une option RH chez Patriot, le prix tout compris d'OnPay devient soudain compétitif : Patriot service complet plus RH pour cinq travailleurs revient à environ 78 dollars, essentiellement à égalité avec les 79 dollars d'OnPay — et OnPay ajoute l'administration des avantages et les PTO en prime.

Lequel convient à votre micro-entreprise ?​

Propriétaire-exploitant solo qui ne se paie que lui-même. Le service complet de SurePayroll est l'option conforme la moins chère à environ 36 dollars par mois. Rappelez-vous simplement la facture des formulaires de janvier et confirmez que votre État ne réserve aucune surprise de taxe locale.

De deux à dix travailleurs dans un seul État. Patriot service complet gagne sur le prix et inclut les formulaires de fin d'année et les déclarations locales. C'est la réponse par défaut pour la micro-entreprise classique à site unique : le café, le cabinet dentaire, l'agence de cinq personnes.

Travailleurs dans trois États ou plus. Chiffrez-le de trois façons avant de vous engager. Le forfait multi-états de 9,99 dollars de SurePayroll gagne généralement sur le coût, le multi-états inclus d'OnPay plus les RH regroupées gagne souvent sur la valeur, et les frais par État de Patriot jouent contre lui à chaque État ajouté.

Un employeur de personnel de maison (nounou, aidant, gouvernante). Le plan dédié aux employés de maison de SurePayroll est conçu pour cela et c'est la raison pour laquelle de nombreuses familles le choisissent. Ni Patriot ni OnPay ne cible spécifiquement la paie des employés de maison.

Une équipe qui a aussi besoin d'aide RH, PTO ou avantages. L'offre unique d'OnPay regroupe ce que les deux autres facturent en supplément ou n'ont pas. Comparez le montant tout compris d'OnPay avec Patriot plus ses options, pas avec la base nue de Patriot, et l'écart disparaît en grande partie.

Uniquement des sous-traitants, aucun employé. Demandez-vous si vous avez vraiment besoin d'une paie à service complet pour employés. Un plan réservé aux sous-traitants d'un autre fournisseur coûte généralement moins que l'un de ces trois ; si vous restez dans ce trio, le tarif par travailleur de Patriot est le plus bas.

Comptabiliser la paie dans votre propre grand livre​

Quel que soit le fournisseur choisi, son débit mensuel sur votre compte bancaire n'est pas une seule charge. Il regroupe les salaires bruts, la part employeur des taxes sur les salaires, les taxes retenues que vous ne faites que transmettre aux agences, et les frais propres du fournisseur — et vos livres doivent montrer chaque élément séparément, sinon votre compte de résultat sous-estimera le coût du travail et vos passifs ne se rapprocheront jamais.

Une écriture de paie typique de fin de mois en comptabilité en texte brut ressemble à ceci :

2026-10-31 * "October payroll" "Pay period 10/16-10/31"
  Expenses:Payroll:Wages            8,400.00 USD
  Expenses:Payroll:Employer-Taxes     642.60 USD
  Liabilities:Payroll:Withholding  -1,680.00 USD
  Liabilities:Payroll:Employer-Tax   -642.60 USD
  Assets:Checking:Operating        -6,720.00 USD

Les salaires bruts et la part des taxes employeur touchent des comptes de charges ; l'impôt sur le revenu retenu et les deux moitiés de la FICA restent dans des comptes de passif jusqu'à ce que le fournisseur les remette ; le salaire net sort du compte courant. Comptabilisez séparément les frais mensuels du fournisseur comme une charge administrative afin de voir ce que le traitement de la paie lui-même vous coûte par an. Si vous débutez en comptabilisation de la paie en partie double, la documentation vous guide pas à pas dans la configuration des comptes et le rapprochement.

Rapprochez le rapport du fournisseur de votre débit bancaire à chaque cycle de paie, pas seulement en fin d'année. Le désordre de paie le plus courant dans les petites entreprises est un débit du fournisseur que personne n'a rapproché d'un bulletin de paie pendant onze mois, découvert seulement quand les totaux du W-3 refusent de s'équilibrer en janvier.

Cinq erreurs qui coûtent plus que l'abonnement​

Acheter sur le seul prix de base. La base est la plus petite moitié de la facture pour presque tout employeur. Multipliez les frais par travailleur par votre effectif, ajoutez les frais multi-états et de fin d'année, puis comparez. Une base de 29 dollars avec des frais de sept dollars par travailleur coûte plus qu'une base de 37 dollars avec des frais de cinq dollars à tout effectif supérieur à quatre.

Oublier la facture de janvier. Les frais de formulaires de fin d'année arrivent une fois par an et sont omis de toutes les comparaisons mensuelles. Amortissez-les — environ cinq dollars par formulaire chez SurePayroll — avant de déclarer un gagnant.

Mal classer les travailleurs pour éviter les frais par travailleur. Laisser un travailleur hors de la paie pour économiser cinq dollars par mois risque des arriérés d'impôt, des pénalités et des intérêts qui dépassent une décennie de frais d'abonnement. Si quelqu'un ressemble à un employé selon le test de votre État, mettez-le sur la paie.

Présumer que votre État est couvert. Les trois déclarent dans les cinquante États, mais la couverture des taxes locales et les délais d'ouverture de compte varient. Confirmez vos enregistrements précis au niveau de l'État et du local avant votre première date de paie, pas après.

Ne jamais rapprocher. Le fournisseur dépose vos taxes ; il ne tient pas vos livres. Rapprochez chaque cycle de paie du débit bancaire et soldez les passifs de retenue chaque mois, pour que décembre n'ait aucune surprise.

Votre prochaine étape​

Comptez vos employés W-2 et vos sous-traitants 1099, listez les États où ils travaillent, et chiffrez les trois fournisseurs sur ces deux nombres — base plus frais par travailleur fois effectif, plus les options multi-états et de fin d'année qui s'appliquent à vous. Pour la plupart des micro-entreprises dans un seul État avec deux travailleurs ou plus, ce calcul pointe vers Patriot ; les propriétaires solos atterrissent généralement sur SurePayroll ; les équipes dispersées et quiconque a besoin des RH regroupées devraient chiffrer le plan tout compris d'OnPay avant de décider. Faites le calcul avec votre effectif réel, confirmez la couverture des taxes locales pour votre localité, et commencez l'essai gratuit un cycle de paie complet avant d'avoir besoin du premier dépôt effectué.