#payroll
مدیریت، پردازش و رعایت حقوق و دستمزد برای کسبوکارهای همه اندازه‌ها
قانون استانداردهای کار منصفانه هیچ محرک تعداد کارمندی ندارد — پوشش سازمانی از ۵۰۰,۰۰۰ دلار در فروش ناخالص سالانه آغاز میشود، و پوشش فردی میتواند بسیار پایینتر از آن اعمال شود. در اینجا آنچه در آستانه تغییر میکند، پنج الزامی که تحمیل میکند، و یک چکلیست هفتمرحلهای که قبل از تماس بازرس باید اجرا کنید، آمده است.
طبق 29 CFR 778.114، حقوق ثابت میتواند تمام ساعات کار را جبران کند، بنابراین اضافهکاری فقط حق بیمه نیمنرخی دارد — بهجای ۳۰۰ دلار، ۸۰ دلار برای هفته ۵۰ ساعته با حقوق ۸۰۰ دلار. این راهنما ریاضیات، پنج شرط، قانون ۲۰۲۰ درباره پاداشها و ممنوعیتهای قانون ایالتی در آلاسکا، کالیفرنیا، نیومکزیکو و پنسیلوانیا را پوشش میدهد.
بخش 70113 قانون OBBBA بهطور دائمی کسر هزینههای جابه‌جایی و بازپرداخت معاف از مالیات کارفرما برای سال‌های مالیاتی پس از ۳۱ دسامبر ۲۰۲۵ را لغو کرد — هر دلار جابه‌جایی، از جمله پرداخت‌های مستقیم به تأمین‌کنندگان، اکنون به‌عنوان دستمزد تکمیلی محسوب میشود، به‌استثنای موارد مرتبط با جابه‌جایی دائمی نظامی در حال خدمت فعال و کارکنان جامعه اطلاعاتی.
سه پوستر فدرال — FLSA، OSHA 3165 و EPPA — تقریباً برای همه کارفرمایان خصوصی الزامی هستند، در حالی که اطلاعیه EEO «حقوق خود را بدانید» با ۱۵ کارمند و FMLA با ۵۰ کارمند الزامی میشود. همه این پوسترها بهصورت رایگان از دولت در دسترس هستند و راهنمای DOL به تیمهای کاملاً دورکار اجازه میدهد الزام نصب مداوم را بهصورت الکترونیکی برآورده کنند.
بازگرداندن کارکنان به محل کار بهطور همزمان مالیات حقوق، مزایا و کسرها را تغییر میدهد. برای سال 2026، معافیتهای بخش 132(f) ماهانه 340 دلار برای حملونقل/ونپول و پارکینگ واجد شرایط است که حدود 7.65٪ از هر دلار قبل از کسر مالیات برای کارفرمایان صرفهجویی میکند؛ کارکنان با فرم W-2 دیگر نمیتوانند هزینههای دفتر خانگی را کسر کنند، بنابراین تجهیزات را از طریق یک طرح مسئولانه تأمین کنید.
برای سال ۲۰۲۶، معافیت مراقبت از وابستگان بخش ۱۲۹ از ۵,۰۰۰ دلار به ۷,۵۰۰ دلار افزایش می‌یابد و بازپرداخت وام دانشجویی بخش ۱۲۷ دائمی میشود، بنابراین کارفرما میتواند تا ۱۲,۷۵۰ دلار به ازای هر کارمند را خارج از دستمزد منتقل کند. این راهنما قوانین برنامه کتبی و عدم تبعیض، اینکه هر مزیت در کدام باکس‌های W-2 قرار می‌گیرد — تمام مراقبت از وابستگان در باکس ۱۰، کمک هزینه تحصیلی معاف در هیچ‌کجا — و هفت خطایی که یک مزیت معاف از مالیات را به دستمزد مشمول مالیات تبدیل میکند را پوشش میدهد.
نامه عدم تطابق SSA (EDCOR) به این معناست که نام و شماره تأمین اجتماعی یک W-2 با سوابق SSA مطابقت ندارد — و بیش از ۷۰٪ از سوابق علامتگذاریشده متعلق به شهروندان آمریکایی متولدشده در این کشور است. در اینجا پاسخ چهارمرحلهای کارفرما، پنج اقدام که مسئولیت تبعیض INA را ایجاد میکنند، و سطوح جریمه IRS سال ۲۰۲۶ به مبلغ ۶۰، ۱۳۰ و ۳۴۰ دلار برای هر اظهارنامه نادرست آمده است.
تغییر سیستم حقوق و دستمزد در اول ژانویه تمیزترین گزینه است زیرا یک ارائهدهنده واحد مالک هر چهار فرم 941، فرم 940 و تمام W-2ها خواهد بود — اما این کار تقریباً دوازده هفته آمادهسازی نیاز دارد. این چکلیست جدول زمانی اکتبر تا ژانویه، دادههای سال تا تاریخ و مزایای جانبی که باید منتقل شوند، مجوز و لغو فرم 8655 و پنج اشتباه تحویل که منجر به صدور اخطاریههای IRS میشود را پوشش میدهد.
کارفرمایان می‌توانند تا سقف ۲٬۵۰۰ دلار برای هر کارمند در سال به حساب ترمپ فرزند او بهصورت معاف از مالیات کمک کنند و آن را در کادر ۱۲ فرم W-2 با کد جدید TA (که از فرم‌های سال ۲۰۲۶ آغاز میشود) گزارش دهند. این راهنما شامل برنامه کتبی بخش ۱۲۸، سقف برای هر کارمند (نه برای هر فرزند)، سقف مجموعی ۵٬۰۰۰ دلار برای هر فرزند، کسر حقوق در طرح کافه‌تریای فقط برای افراد تحت تکفل، آزمایش عدم تبعیض طبق بخش ۱۲۹، و کنترل‌های حقوق‌ودستمزد و تأیید حساب که این مزیت را از دستمزد مشمول مالیات خارج نگه می‌دارد.
هیچ قانون فدرالی برای دفعات پرداخت وجود ندارد—ایالتها حداقل را تعیین میکنند و کنتیکت، رود آیلند، نیوهمپشایر، ماساچوست، ورمونت و نیویورک سختگیرترینها هستند. پرداخت دوهفتگی تقریباً ۳۶ تا ۴۳ درصد کسبوکارهای خصوصی را پوشش میدهد، دو ماه سهچک در سال به همراه دارد و یک بیستوهفتمین روز پرداخت در سال ۲۰۲۶ دارد؛ ۲۴ دوره نابرابر دوماهانه هرگز با هفته کاری ۷ روزه FLSA که اضافهکاری را کنترل میکند، هماهنگ نمیشوند.
سال ۲۰۲۶ برای بسیاری از کارفرمایان ۲۷ روز پرداخت دو هفته ای دارد و حدود ۳.۸۵ درصد به هزینه سالانه حقوق کارمندان حقوق بگیر اضافه می کند. در اینجا نحوه انتخاب بین تقسیم حقوق بر ۲۷ و پرداخت چک اضافی، نحوه مدیریت کسورات بیمه درمانی، 401(k) و HSA در دوره اضافی، و اینکه برای مالیات کارفرما در پایه دستمزد تامین اجتماعی ۱۸۴,۵۰۰ دلار چه بودجه ای در نظر بگیرید، توضیح داده شده است.
برای سال ۲۰۲۶، سقف deferral انتخابی تحت بخش ۴۰۲(g) به‌ازای هر نفر ۲۴,۵۰۰ دلار است (با سهمیه جبرانی سن ۵۰ سال، ۳۲,۵۰۰ دلار؛ و ۳۵,۷۵۰ دلار در سن ۶۰ تا ۶۳)، که در همه ۴۰۱(k)، ۴۰۳(b)، SIMPLE IRA و SARSEP که در آن سال سهمیه واریز می‌کنید تجمیع میشود. مازادی که تا ۱۵ آوریل به همراه درآمد بازگردانده نشود، دو بار مالیات دارد: یکبار به‌عنوان دستمزد در سال سهمیه‌گذاری و بار دیگر در زمان توزیع. مراحل شامل جمع‌زنی تعداد deferral در جعبه ۱۲ فرمول W-2، اطلاع‌رسانی کتبی به طرح، خواندن کدهای 1099-R با کد P و 8، و محدود کردن پرداخت حقوق پس از تغییر شغل در اواسط سال است.
