پرداخت حق بیمه سلامت کارکنان می‌تواند هر روز ۱۰۰ دلار به ازای هر کارگر برایتان هزینه داشته باشد

پنج کارمند دارید. توان مالی یک طرح سلامت گروهی را ندارید، پس کار بزرگوارانه‌ای می‌کنید: به هر کارگر ماهی ۵۰۰ دلار برای هر بیمه‌نامه فردی که خودش می‌خرد، بازپرداخت می‌کنید. همه خوشحال‌اند — تا وقتی که می‌فهمید همین ترتیب دقیق می‌تواند جریمه مالیات غیرمستقیم فدرال ۱۰۰ دلار در روز، به ازای هر کارمند، را فعال کند. برای پنج کارگر در طول یک سال کامل، این مبلغ ۱۸۲٬۵۰۰ دلار است. برای یک لطف.

این یک تله فرضی نیست. سازمان خدمات درآمد داخلی (IRS) بیش از یک دهه پیش آن را به روشنی بیان کرد، و کارفرمایان کوچک همچنان در آن می‌افتند چون این قاعده واقعاً غیرشهودی است: بازپرداخت حق بیمه سلامت به کارکنان، خودش می‌تواند یک طرح سلامت غیرقانونی باشد.

قاعده‌ای که نیت‌های خوب را به یک طرح سلامت گروهی تبدیل می‌کند​

طبق اطلاعیه ۲۰۱۳-۵۴ سازمان خدمات درآمد داخلی، ترتیبی که در آن کارفرما حق بیمه‌های بازار فردی را به کارکنان بازپرداخت می‌کند — یا خودش آن حق بیمه‌ها را مستقیماً پرداخت می‌کند — طرح پرداخت کارفرما نامیده می‌شود. و طرح پرداخت کارفرما، در نظر قانون، یک طرح سلامت گروهی است.

همین طبقه‌بندی همه‌چیز است. طرح‌های سلامت گروهی باید اصلاحات بازار قانون مراقبت مقرون‌به‌صرفه را برآورده کنند، از جمله دو الزامی که یک طرح پرداخت کارفرما ساختاراً قادر به برآورده کردنشان نیست:

• عدم وجود سقف دلاری سالانه بر مزایای سلامت ضروری (بخش ۲۷۱۱ قانون خدمات سلامت عمومی). بازپرداخت ماهی ۵۰۰ دلاری شما، طبق تعریف، یک سقف دلاری سالانه است.
• برخی خدمات پیشگیرانه بدون مشارکت در هزینه (بخش ۲۷۱۳ قانون خدمات سلامت عمومی). یک بازپرداخت ثابت اصلاً خدمات پیشگیرانه ارائه نمی‌دهد.

این اطلاعیه همچنین دریچه فراری که ممکن است به دنبالش بروید را می‌بندد: یک طرح پرداخت کارفرما نمی‌تواند با بیمه‌نامه‌های فردی که کارکنان برای برآورده کردن این اصلاحات می‌خرند ادغام شود. این ترتیب تنها می‌ایستد، تنها شکست می‌خورد، و تنها جریمه می‌شود.

چه چیزی به‌عنوان طرح پرداخت کارفرما محسوب می‌شود​

ترتیبات بیشتری از آنچه بیشتر مالکان تصور می‌کنند در این دسته قرار می‌گیرند:

• بازپرداخت حق بیمه‌های فردی به کارکنان، چه پیش از مالیات و چه پس از مالیات — حتی از طریق طرح کافه‌تریا بخش ۱۲۵
• پرداخت حق بیمه‌های بازار یا COBRA یک کارمند مستقیماً به شرکت بیمه
• ارائه «پول نقد در ازای» پوشش بیمه تنها در صورتی که کارمند مدرک پوشش بیمه فردی ارائه دهد — مشروط کردن پول نقد به بیمه، آن را به یک طرح پرداخت تبدیل می‌کند
• بازپرداخت هزینه‌های پزشکی از جیب خارج از یک HRA یا FSA منطبق

نخ تسبیح مشترک، مشروط بودن است: پولی که به دلیل پوشش سلامت جریان می‌یابد، یک طرح سلامت است. پولی که صرف‌نظر از پوشش جریان می‌یابد، فقط جبران خدمت است، چنان‌که در ادامه بحث می‌شود.

محاسبه ۱۰۰ دلار در روز طبق بخش ۴۹۸۰D​

بخش ۴۹۸۰D قانون خدمات درآمد داخلی، یک مالیات غیرمستقیم ۱۰۰ دلار در روز به ازای هر فرد تحت تأثیر را برای هر روزی که یک طرح سلامت گروهی اصلاحات بازار را برآورده نمی‌کند، تحمیل می‌کند. این یعنی ۳۶٬۵۰۰ دلار به ازای هر کارمند در سال — و با تعداد کارکنان و زمان، به‌صورت خطی افزایش می‌یابد.

چند ویژگی این جریمه را به‌طور غیرعادی خطرناک می‌کند:

• صرف‌نظر از اندازه کارفرما اعمال می‌شود. هیچ معافیتی برای کسب‌وکارهای کوچک وجود ندارد. یک کسب‌وکار سه‌نفره با همان نرخ سرانه یک شرکت بزرگ مواجه است.
• قرار است خودتان آن را گزارش دهید. این مالیات به‌صورت خوداظهاری در فرم ۸۹۲۸ گزارش می‌شود، که مهلت آن تا موعد اظهارنامه مالیات بر درآمد فدرال شماست — و تمدید مهلت اظهارنامه، مهلت فرم ۸۹۲۸ را تمدید نمی‌کند.
• کف‌هایی وجود دارد، نه فقط سقف. تخلف‌های ناشی از دلیل موجه (و نه غفلت عمدی) حداقل مالیات غیرمستقیم دارند — عموماً ۲٬۵۰۰ دلار، که وقتی تخلف‌ها بیش از مقدار ناچیز باشند به ۱۵٬۰۰۰ دلار افزایش می‌یابد. تخلف‌های غیرعمدی به کمتر از ۱۰٪ آنچه در سال قبل برای طرح‌های سلامت گروهی هزینه کرده‌اید یا ۵۰۰٬۰۰۰ دلار محدود می‌شوند — سقفی که بیشتر به حال کارفرمایان بزرگ مفید است تا کوچک.
• تسلیف انتقالی قدیمی مدتهاست از بین رفته. سازمان خدمات درآمد داخلی به کارفرمایان کوچک یک دوره مهلت داد که در اواسط ۲۰۱۵ پایان یافت. هر سال طرح از آن زمان به بعد کاملاً در معرض خطر بوده است.

چه کسی واقعاً معاف است​

فهرست کوتاهی از ترتیباتی که واقعاً خارج از این قواعد قرار می‌گیرند:

• طرح‌هایی که کمتر از دو شرکت‌کننده که کارمند فعلی هستند را پوشش می‌دهند — برای مثال، یک طرح فقط برای بازنشستگان یا ترتیبی فقط برای مالک بدون شرکت‌کننده عادی
• مزایای استثناشده مانند دندان‌پزشکی مستقل، بینایی، و بیشتر FSAهای سلامت که شرایط مزایای استثناشده را برآورده می‌کنند
• پوشش برای سهامداران شرکت S که بیش از ۲٪ مالکیت دارند، که حق بیمه‌هایشان از طریق قواعد گنجاندن در دستمزد شرکت S به‌جای اصلاحات طرح گروهی مدیریت می‌شود — اما توجه داشته باشید که این فقط مالکان را پوشش می‌دهد، نه سایر کارکنان شما

اگر ترتیب شما حتی حق بیمه فردی یک کارمند عادی را بازپرداخت کند، هیچ‌یک از این سپرها از شما محافظت نمی‌کند.

سه راه قانونی برای کمک به کارکنان در هزینه‌های سلامت​

قانون از شما نمی‌خواهد که هیچ چیزی ارائه ندهید. از شما می‌خواهد که از یکی از ابزارهای مجاز استفاده کنید — یا جبران خدمت بدون قید و شرط بدهید. اینجا هستند، از ساختاریافته‌ترین تا کم‌ساختارترین.

۱. QSEHRA: حساب بازپرداخت کارفرمای کوچک​

ترتیب بازپرداخت سلامت کارفرمای کوچک واجد شرایط (Qualified Small Employer Health Reimbursement Arrangement)، که کنگره در اواخر ۲۰۱۶ ایجاد کرد، راه‌حل ساخته‌شده دقیقاً برای همین مشکل است. اگر کمتر از ۵۰ کارمند معادل تمام‌وقت دارید و هیچ طرح سلامت گروهی ارائه نمی‌دهید، می‌توانید حق بیمه‌های فردی و هزینه‌های پزشکی را به‌صورت معاف از مالیات به کارکنان بازپرداخت کنید.

قواعد کلیدی برای ۲۰۲۶:

• سقف‌ها: ۶٬۴۵۰ دلار در سال برای پوشش فقط خود، ۱۳٬۱۰۰ دلار برای پوشش خانوادگی (سالانه بر اساس تورم تعدیل می‌شود)
• شرایط یکسان برای همه کارکنان واجد شرایط، با تنها تغییرات مجاز بر اساس سن و اندازه خانواده
• کارکنان باید پوشش ضروری حداقلی داشته باشند تا بازپرداخت‌ها را معاف از مالیات دریافت کنند
• اطلاعیه کتبی به کارکنان حداقل ۹۰ روز پیش از شروع سال طرح

یک نکته که باید به کارکنان هشدار دهید: بازپرداخت‌های QSEHRA اعتبار مالیاتی حق بیمه بازار را دلار به دلار کاهش می‌دهند و می‌توانند آنها را کاملاً از بین ببرند. کارمندی که تصور کرده بازپرداخت شما را روی یارانه انباشته می‌کند، باید این را قبل از دوره ثبت‌نام باز بشنود، نه در زمان مالیات.

۲. ICHRA: گزینه انعطاف‌پذیر در هر اندازه​

HRA پوشش فردی (Individual Coverage HRA)، که از ۲۰۲۰ در دسترس است، برای کارفرمایان در هر اندازه‌ای کار می‌کند و هیچ سقف قانونی مشارکت ندارد. شما طبقات کارکنان را تعریف می‌کنید (تمام‌وقت، پاره‌وقت، فصلی، حقوق‌بگیر، ساعتی، و دیگران — در مجموع یازده طبقه)، یک کمک‌هزینه ماهانه به ازای هر طبقه تعیین می‌کنید، و حق بیمه‌های پوشش فردی به‌علاوه هزینه‌های پزشکی را بازپرداخت می‌کنید.

مدیریت ICHRA سنگین‌تر است: طبقات کارکنان باید واقعاً متمایز باشند، کارفرمایان بزرگ‌تر باید محاسبات مقرون‌به‌صرفه بودن را که بر واجد شرایط بودن اعتبار مالیاتی حق بیمه تأثیر می‌گذارد، طی کنند، و اطلاعیه‌ها الزامی هستند. اما برای کسب‌وکاری در حال رشد که از سقف تعداد کارکنان QSEHRA فراتر رفته یا می‌خواهد مشارکت‌ها را بر اساس طبقه تغییر دهد، این مسیر منطبق است.

۳. افزایش حقوق پس از مالیات: تنها راه‌حل امن​

اگر HRAهای رسمی به‌نظر ماشین‌آلات بیش از حد می‌آیند، گزینه ساده‌تری وجود دارد: بدون هیچ شرطی، به کارکنان بیشتر بپردازید. یک افزایش حقوق، پاداش، یا کمک‌هزینه که کارکنان می‌توانند آن را برای هر چیزی خرج کنند — بدون هیچ الزامی برای خرید بیمه و بدون هیچ درخواست مدرک پوشش — اصلاً یک طرح سلامت گروهی نیست. این دستمزد است: برای شما قابل کسر از درآمد مشمول مالیات، برای آنها مشمول مالیات.

انضباط مورد نیاز کاملاً درباره چیزهایی است که انجام نمی‌دهید:

• آن را در پیشنهاد شغلی یا کتابچه راهنما مزیت سلامت ننامید
• آن را به حفظ پوشش بیمه یا ارائه کارت بیمه مشروط نکنید
• آن را بر اساس اینکه آیا کارمند جایی ثبت‌نام می‌کند یا نه تغییر ندهید
• آن را به‌صورت پیش از مالیات از طریق طرح کافه‌تریا اجرا نکنید

لحظه‌ای که پول به بیمه وابسته شود، شما یک طرح پرداخت کارفرما را بازسازی کرده‌اید. افزایش حقوق را واقعاً بدون شرط نگه دارید و رفتار مالیاتی از برچسب پیروی می‌کند: جبران خدمت عادی، که در فرم W-2 مانند هر دستمزد دیگری گزارش می‌شود.

اشتباهات رایجی که جریمه را فعال می‌کنند​

اجرای بازپرداخت‌ها از طریق یک طرح بخش ۱۲۵. برخی کارفرمایان تصور می‌کنند که هدایت بازپرداخت‌های حق بیمه فردی از طریق یک طرح کافه‌تریا آنها را قانونی می‌کند. این کار را نمی‌کند — ترتیب زیربنایی همچنان اصلاحات بازار را برآورده نمی‌کند، و ساختار کاهش حقوق یک مشکل انطباق دوم را اضافه می‌کند.

پرداخت مستقیم به شرکت بیمه. نوشتن چک به نام شرکت بیمه به‌جای کارمند، هیچ چیزی را تغییر نمی‌دهد. پرداخت مستقیم حق بیمه‌های فردی صراحتاً به‌عنوان طرح پرداخت کارفرما فهرست شده است.

«بیمه‌نامه‌ات را نشان بده تا پوشش بدهم.» پولی که به ارائه مدرک پوشش فردی مشروط شده، همان الگوی واقعیتی است که سازمان‌ها به‌طور خاص به آن اشاره می‌کنند. همین شرط است که طرح را ایجاد می‌کند.

فرض اینکه نرم‌افزار حقوق و دستمزد آن را مدیریت می‌کند. بیشتر تنظیمات حقوق و دستمزد کسب‌وکارهای کوچک با خوشحالی یک ردیف «کمک‌هزینه سلامت» تکرارشونده را پردازش می‌کنند، بدون هیچ هشداری که این طراحی غیرمنطبق است. نرم‌افزار همان چیزی را ثبت می‌کند که شما به آن می‌گویید؛ قضاوت درباره انطباق به عهده شماست.

فراموش کردن قواعد کارمند-مالک شرکت S. اگر یک شرکت S اداره می‌کنید، حق بیمه‌های سهامدارانی که بیش از ۲٪ مالکیت دارند باید در دستمزد کادر ۱ فرم W-2 آنها گنجانده شود (برای شرکت قابل کسر از درآمد مشمول مالیات، و برای سهامدار به‌عنوان بیمه سلامت خوداشتغالی در صورت برآورده شدن الزامات طرح، قابل کسر). اشتباه گرفتن این موضوع به‌صورت معکوس — یعنی خارج کردن حق بیمه‌های مالک از دستمزد — یک تعدیل حسابرسی جداگانه و رایج است.

اگر همین حالا یک طرح پرداخت کارفرما دارید چه کنید​

اگر ترتیب فعلی خود را در این مقاله تشخیص می‌دهید، آن را فوری اما قابل اصلاح بدانید:

۱. بازپرداخت‌های غیرمنطبق را متوقف کنید. هر روز اضافی این ترتیب، در معرض خطر بودن اضافی را انباشته می‌کند. ۲. آن را با یک ابزار منطبق جایگزین کنید — یک QSEHRA یا ICHRA راه‌اندازی کنید، یا دلارها را به جبران خدمت بدون شرط تبدیل کنید. ۳. با مشاور مالیاتی خود درباره فرم ۸۹۲۸ صحبت کنید. ممکن است در معرض خطر بودن گذشته نیاز به کمّی‌سازی و گزارش داشته باشد؛ تسلیف دلیل موجه و سقف‌های قانونی دقیقاً برای کارفرمایانی وجود دارند که اشتباهات را داوطلبانه اصلاح می‌کنند. ۴. اصلاح را مستند کنید. سوابق همزمان از زمان پایان یافتن ترتیب قدیم و آنچه جایگزین آن شد، بهترین شواهد حسن نیت شماست.

هر دلار سلامت را طوری پیگیری کنید که گویی یک حسابرس آن را خواهد خواند​

هر مسیر منطبق که انتخاب کنید، انضباط دفترداری یکسان است: پرداخت‌های مرتبط با سلامت باید از مجوز تا کارمند تا فرم مالیاتی قابل ردیابی باشند. سند طرح HRA، اطلاعیه‌های سالانه کارکنان، هر اثبات بازپرداخت، و سوابق حقوق و دستمزد مربوطه را در یک جا نگه دارید. برای افزایش حقوق‌های پس از مالیات، زبان پیشنهاد شغلی را که نشان می‌دهد پرداخت بدون شرط بود نگه دارید — آن سند همان چیزی است که در صورت بروز سؤال، دستمزد را از یک طرح سلامت گروهی جدا می‌کند. دفاتر تمیز و جداگانه برای مزایا در مقابل جبران خدمت، یک استعلام اعصاب‌خردکن را به بیرون کشیدن پرونده در ده دقیقه تبدیل می‌کند.

دفترداری مزایای خود را آماده حسابرسی نگه دارید​

انطباق مزایای سلامت در سوابق شما زنده می‌ماند یا می‌میرد — اسناد طرح، اطلاعیه‌ها، بازپرداخت‌ها، و ورودی‌های حقوق و دستمزد همه به‌طور تمیز به یکدیگر ارجاع می‌دهند. Beancount.io حسابداری متن ساده را ارائه می‌دهد که شفافیت و کنترل کامل بر داده‌های مالی شما را به شما می‌دهد، تا هر دلار مزایا قابل ردیابی و تحت کنترل نسخه باشد. رایگان شروع کنید و ببینید چرا توسعه‌دهندگان و متخصصان مالی به حسابداری متن ساده روی می‌آورند.